新建本科院校民生檔案工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

摘要： 21世紀(jì)以來(lái)，我國(guó)高等教育已從精英教育走向了大眾化，新建本科院校也由此茁壯成長(zhǎng)，其作用在高等教育大眾化進(jìn)程中舉足輕重。隨著各種高新技術(shù)的快速發(fā)展，人類社會(huì)的各個(gè)層面已經(jīng)被信息技術(shù)所滲透，新建本科院校也在所難免，這對(duì)高校的服務(wù)功能提出了新的挑戰(zhàn)的同時(shí)，也讓高校的民生檔案工作面臨種種困難，尤其是新建本科院校的民生檔案工作。

關(guān)鍵詞：新建本科院校；民生檔案

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2017）010-00-02

高校民生檔案是教工在履行“教學(xué)、科研、社會(huì)服務(wù)”三大活動(dòng)中形成的，它是維護(hù)師生合法權(quán)益的原始憑證，具有較強(qiáng)的查考性、嚴(yán)肅性和權(quán)威性。[1]它含有民主政治、教工人事、教師科研、工資福利、師資培養(yǎng)、招生、就業(yè)、學(xué)籍、醫(yī)療、社會(huì)保障、聘用合同、房管、校企改革等與廣大師生息息相關(guān)的各類檔案，其種類之多，范圍之廣，決定了其在為廣大師生服務(wù)的過(guò)程中具有不可替代的作用。新建本科院校的民生檔案工作在承擔(dān)為教學(xué)、科研、管理、社會(huì)服務(wù)的責(zé)任的同時(shí)，還背負(fù)著一個(gè)比較重要的使命，即本科教學(xué)工作水平評(píng)估，但新建本科院校的民生檔案工作卻存在種種問(wèn)題

一、新建本科院校民生檔案工作存在的問(wèn)題

第一，職責(zé)不明確。新建本科院校大都是在一所專科學(xué)?；驇姿鶎？茖W(xué)校合并的基礎(chǔ)上組建而成的，和許多老牌本科院校相比，其基礎(chǔ)薄弱不但表現(xiàn)在教學(xué)質(zhì)量、辦學(xué)水平、辦學(xué)條件方面，在學(xué)校規(guī)章制度的建立健全方面，差距甚遠(yuǎn)。隨著辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大、辦學(xué)層次的提升，各系部形成的各種檔案資料的數(shù)量已今非昔比，但學(xué)校又無(wú)暇顧及，沒(méi)有明確的規(guī)章制度將各系部的檔案工作提上議事日程，導(dǎo)致各系部不重視檔案工作、沒(méi)有確定專門(mén)的檔案工作人員，致使檔案資料不完整、甚至遺失，且大多院校的職能部門(mén)、院系沒(méi)有專職檔案人員，檔案管理人員身兼多職，無(wú)暇顧及檔案工作，部門(mén)之間協(xié)作能力極差。

第二，管理不規(guī)范、不科學(xué)，民生檔案資源嚴(yán)重不足。檔案資料的收集是檔案工作的基礎(chǔ)部分，由于職責(zé)不明確，檔案資料的收集工作不到位，原始材料、資料的完整性、安全性等都沒(méi)有保障，加之各兼職檔案人員業(yè)務(wù)能力有限，不能正確地鑒定資料的價(jià)值，且大多兼職檔案員都屬編外合同工，工資待遇、前景發(fā)展等因素致使其流動(dòng)性大，這些都使許多寶貴的檔案資料被當(dāng)作廢紙丟棄，導(dǎo)致許多民生檔案不完整。

第三，服務(wù)能力差，服務(wù)形式單一。民生檔案工作幾乎處于人工狀態(tài)，檔案人員現(xiàn)代信息服務(wù)理念差，數(shù)字化建設(shè)雖有一定基礎(chǔ)，但檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和發(fā)展仍是空白，服務(wù)仍停留在以人工服務(wù)為主，封閉被動(dòng)，不能提供檢索和利用民生檔案信息的便利平臺(tái)。這和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、檔案工作人員缺乏現(xiàn)代信息服務(wù)理念密切相關(guān)，把教學(xué)工作放在了首要位置，大多都認(rèn)為，只要把教學(xué)搞好了，學(xué)生的就業(yè)等問(wèn)題就解決了，因而往往忽略了一些特別的民生檔案工作的重要輔助作用，如近年來(lái)，筆者在工作實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，用人單位對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案、畢業(yè)證、學(xué)位證等利用率特別高，但學(xué)校的服務(wù)形式只停留在單一的日常服務(wù)工作上，且手續(xù)復(fù)雜，這對(duì)用人單位工作效率造成不良影響的同時(shí)，更不利于學(xué)生的順利就業(yè)，不能體現(xiàn)當(dāng)前以人為本的科學(xué)發(fā)展觀，也充分反映出了民生檔案服務(wù)能力的弱勢(shì)。

第四，編研工作不容樂(lè)觀。檔案編研工作作為檔案工作的重要組成部分，即是檔案工作人員編研能力的象征，亦是體現(xiàn)檔案價(jià)值的重要途徑，通過(guò)編研，即能充分整合各民生檔案資料，又能更好地為社會(huì)、師生服務(wù)，將其作用充分發(fā)揮，但大多新建本科院校不能建立專門(mén)的檔案信息處理平臺(tái)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享，沒(méi)有很好的服務(wù)平臺(tái)，不能充分發(fā)揮這些二次三次文獻(xiàn)的作用，這不但會(huì)阻礙學(xué)校檔案工作的發(fā)展，也將嚴(yán)重影響編研人員的工作積極性。

二、解決民生檔案工作問(wèn)題的對(duì)策

隨著高等教育改革的不斷深化，高校與社會(huì)的聯(lián)系日益密切，民生檔案信息服務(wù)社會(huì)已成必然，新建本科院校要想在競(jìng)爭(zhēng)激烈的信息時(shí)代立于不敗之地，必須全面持續(xù)地發(fā)展，做好各項(xiàng)工作，民生檔案工作亦如此，找到解決其存在的諸多問(wèn)題的對(duì)策，才能更好地為師生、社會(huì)服務(wù)。

第一，加強(qiáng)檔案意識(shí)。民生檔案工作雖存在種種客觀因素的影響，但作為分管檔案工作的校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員及不同程度參與民生檔案工作的教師都要更新傳統(tǒng)觀念，努力增強(qiáng)檔案意識(shí)。首先，分管領(lǐng)導(dǎo)在給予檔案工作人員職責(zé)的同時(shí)，亦不能忽視其職權(quán)，否則工作人員無(wú)法開(kāi)展工作，對(duì)檔案人員的按需設(shè)崗、辦公設(shè)備的配備、繼續(xù)培養(yǎng)及檔案工作監(jiān)督落實(shí)等環(huán)節(jié)都要給予充分的重視、支持和理解；其次，作為科班出身的檔案工作人員，要不斷開(kāi)拓思想、勤學(xué)若練，努力提高自身的專業(yè)素質(zhì)、業(yè)務(wù)技能、現(xiàn)代化信息管理和應(yīng)運(yùn)技術(shù)，不斷加強(qiáng)各種相關(guān)學(xué)科知識(shí)的學(xué)習(xí)，并將其科學(xué)合理地運(yùn)用于檔案工作，在檔案工作中，要以身作則、依法治檔；兼職人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心，通過(guò)培訓(xùn)、自學(xué)、進(jìn)修等方式，努力提高自身的檔案工作能力，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)和各相關(guān)教師的支持。

第二，建立健全規(guī)章制度，明確責(zé)任。國(guó)家要依法治國(guó)，學(xué)校亦要依法治校，民生檔案工作亦要有法可依。學(xué)校要加強(qiáng)分管領(lǐng)導(dǎo)、專兼職人員對(duì)《檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，讓檔案工作有法可依、工作人員依法治檔；建立健全學(xué)校民生檔案歸檔范圍、時(shí)間、案卷質(zhì)量等規(guī)章制度，以督促各系部重視相關(guān)資料的收集工作，保證資料的完整和安全，確保有檔可歸；建立健全民生檔案工作人員的崗位職責(zé)和獎(jiǎng)懲制度相結(jié)合的規(guī)章制度，明確其崗位職責(zé)，責(zé)任到人，并與年終考核、相關(guān)獎(jiǎng)懲制度相掛鉤，充分調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性；建立健全獨(dú)立歸檔、統(tǒng)一管理的規(guī)章制度，統(tǒng)一保管民生檔案，能確保檔案的安全，利于檔案的利用，亦能體現(xiàn)學(xué)校管理模式科學(xué)與否，并利于工作人員依法護(hù)檔；建立健全民生檔案的查檔、借閱制度，讓社會(huì)各單位、師生依法用檔，確保檔案的完整、安全。

第三，加大民生檔案工作的經(jīng)費(fèi)投入力度。學(xué)校要想民生檔案工作在信息技術(shù)飛速發(fā)展、競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)的21世紀(jì)健康快速地發(fā)展，必須改變以往陳舊落后的管理模式，不能再將檔案管理工作邊緣化，民生檔案工作管理水平的高低也是高校整體管理水平的體現(xiàn)，因此，將民生檔案工作經(jīng)費(fèi)納入學(xué)校經(jīng)費(fèi)預(yù)算是做好民生檔案工作的基本保障，檔案工作人員亦要克服種種困難，盡量少花錢多辦事。

第四，加大人才引進(jìn)力度，重視專兼職人員的素質(zhì)培養(yǎng)。首先，按需設(shè)崗，確保專業(yè)人員、專業(yè)技術(shù)人員的引進(jìn)，改善民生檔案隊(duì)伍的學(xué)歷、職稱結(jié)構(gòu)。其次，為順應(yīng)信息、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的要求，重視復(fù)合型檔案人員的引進(jìn)，這即是高校檔案工作發(fā)展的趨勢(shì)，亦是國(guó)家檔案工作發(fā)展的需要。最后，加強(qiáng)民生檔案隊(duì)伍的崗位培訓(xùn)工作，支持鼓勵(lì)其積極參加學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，努力將其培養(yǎng)成為具有優(yōu)良的政治素質(zhì)、崇高的職業(yè)道德素質(zhì)、較強(qiáng)的檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)的高素質(zhì)人才。

第五，加強(qiáng)編研工作。民生檔案編研工作不但能體現(xiàn)檔案工作人員的能力、價(jià)值，還是檔案價(jià)值得以體現(xiàn)的重要途徑。編研能更深層次地挖掘檔案資料中有利于學(xué)校教育和管理的信息資源，讓檔案的價(jià)值不止停留在最原始狀態(tài)；編研是檔案資料的再利用，通過(guò)編研，檔案工作人員能夠反思檔案工作中存在的不足，并能在此過(guò)程中，不斷加強(qiáng)檔案意識(shí)，這將十分有利于促進(jìn)民生檔案工作的完善和發(fā)展。

第六，提升服務(wù)能力，優(yōu)化服務(wù)形式。民生檔案工作要時(shí)刻以人為本、重視民生。首先，豐富民生檔案資源，檔案工作者要切實(shí)從師生的利益出發(fā)，將與師生密切相關(guān)的民生檔案資料納入歸檔范圍，使民生檔案內(nèi)容不斷完整，確保有檔可查，并積極整合，實(shí)現(xiàn)民生檔案資源共享；其次，改變傳統(tǒng)封閉、被動(dòng)的服務(wù)形式，優(yōu)化服務(wù)手段，不斷創(chuàng)新服務(wù)途徑，努力優(yōu)化各職能部門(mén)復(fù)雜的利用手續(xù)，為師生、社會(huì)努力構(gòu)建一站式服務(wù)，充分利用現(xiàn)代信息服務(wù)手段，改變紙質(zhì)利用為唯一利用手段的觀念；依托現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)發(fā)展技術(shù)，建立民生檔案信息平臺(tái)，切實(shí)加強(qiáng)學(xué)校民生檔案的信息化建設(shè)。

第七，以評(píng)促建，以評(píng)促管。本科教學(xué)水平評(píng)估是國(guó)家對(duì)高校進(jìn)行宏觀管理的一種手段，是對(duì)高校實(shí)行監(jiān)督和考核的主要形式。[2]學(xué)校要把教育部對(duì)學(xué)校本科教學(xué)工作水平評(píng)估的挑戰(zhàn)當(dāng)作機(jī)遇，以評(píng)估為契機(jī)，嚴(yán)格按照教育部對(duì)本科教學(xué)工作水平評(píng)估的指標(biāo)要求，在學(xué)校的招生、教學(xué)、科研和管理等工作中將各種有價(jià)值的民生檔案資料第一時(shí)間完整地收集、規(guī)范地整理歸檔并保管、利用和開(kāi)發(fā)，讓其成為學(xué)校順利通過(guò)評(píng)估的支撐材料的同時(shí)，也為民生檔案工作尋找一條持續(xù)、科學(xué)發(fā)展的道路。

三、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前民生檔案工作存在的種種問(wèn)題，在各高校、社會(huì)各界的民生檔案工作中都或多或少存在這樣那樣的問(wèn)題，這無(wú)疑要求所有的檔案工作者仍然要與時(shí)俱進(jìn)，不斷努力，為檔案事業(yè)貢獻(xiàn)自己的聰明和才智。

參考文獻(xiàn)：

[1]蔡穎，梁鳴.試論高校民生檔案的創(chuàng)新管理[J].蘭臺(tái)世界，2010（2）：52-53.

[2]楊春惠.淺析檔案工作與新建本科院校教學(xué)水平評(píng)估之關(guān)系[J].機(jī)電兵船檔案，2008（1）：29.

作者簡(jiǎn)介：陳正嬌，女，云南宣威人，文山學(xué)院黨政辦公室館員，主要從事檔案學(xué)研究。