淺談行政事業(yè)單位檔案的計算機管理

楊莎

摘要：檔案工作是行政事業(yè)單位工作的重要組成部分，檔案管理的好壞會直接影響到工作質量和效率。隨著改革開放和現(xiàn)代化事業(yè)的發(fā)展，檔案工作也越來越重要，做好檔案工作的難度也越來越大。本文從檔案工作管理的重要性出發(fā)，為如何做好檔案管理工作進行了積極思考。

關鍵詞：行政事業(yè)單位；檔案管理；計算機

中圖分類號：G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2017）009-00-01

隨著信息時代的到來以及計算機的普及，行政事業(yè)單位檔案管理工作面臨著巨大的改革利用計算機做好行政事業(yè)單位檔案管理的工作，是大勢所趨。

一、檔案計算機管理的重要性

檔案計算機管理主要是指的管理人員通過計算機的硬盤，軟盤，磁盤，光盤為載體對文字材料進行儲存的行為，常見的檔案計算機管理形式主要是電子文書，電子信件，電子圖表等等。

1.與時俱進的要求

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，信息技術在我國也得以飛速的發(fā)展，以計算機為核心的現(xiàn)代化信息技術已成為現(xiàn)下流行的趨勢。傳統(tǒng)的檔案管理主要是指的紙質檔案管理，紙質檔案管理在一定程度上存在著占用空間大，查閱非常不方便等弊病，所以運用計算機對機關檔案進行管理，是與時俱進的，它順應時代的發(fā)展，是行政事業(yè)單位的必然選擇。它不僅提高了檔案檢索的質量和速度，并且以電子形式儲存極大的節(jié)省了空間。

2.有利于增強管理人員的現(xiàn)代化意識

信息技術的發(fā)展會深入到現(xiàn)代化管理事業(yè)的方方面面，在一定程度上行政事業(yè)單位檔案工作的計算機管理能讓管理人員的信息化和現(xiàn)代化意識加強。行政事業(yè)單位檔案管理人員，有很多都是年齡偏大，對于新事物的接受能力比較弱，他們?yōu)榱诉m應現(xiàn)代化的社會，必須要加強信息化和現(xiàn)代化的意識，只有摒棄傳統(tǒng)的檔案管理方式，才能真正提高政府檔案工作的效率，節(jié)約大量的人力物力。

二、行政事業(yè)單位檔案計算機管理的建議

1.加深對檔案管理的認識

現(xiàn)階段，大多數(shù)行政事業(yè)單位單位都已經(jīng)運用計算機替代了傳統(tǒng)的紙質檔案管理，但是依舊有很多工作人員對于檔案管理的認識不夠。他們認為紙質的檔案有自身存在的優(yōu)勢，比如有需要時，可以直接隨手攜帶者紙質的檔案，比去打印店打印或者找一個電腦查看資料要方便得多；再比如紙質的檔案的信息都是敲定的，但是電子文件可以會被惡意的篡改等，故而很多人雖然在極力適應當前的計算機管理方式，但是還是沿襲著原來紙質檔案管理那一套。在這種情況下，一定要說服教育檔案管理人員，尤其是要讓一些年齡偏大的工作人員，讓他們深刻認識到，計算機檔案管理工作比起傳統(tǒng)的檔案管理要便捷得多。比如針對性的讓檔案工作人員直觀的感受到，計算機對與檔案管理工作的便捷之處，如利用計算機針對性的進行檢索所用的時間遠遠比傳統(tǒng)的檔案少得多。

其次加深對檔案管理的認識，還需要行政事業(yè)單位領導對與機關檔案管理工作引起重視，只有領導在領導的要求下，員工才會真正的摒棄傳統(tǒng)的工作方式，去認真的學習如何操作計算機，如何更好的對檔案進行管理。

2.加強對計算機技術的培訓

由于我國計算機運用起步比較晚，人們對于計算機的認識不夠深入，比如很多人認為會使用電腦就是會熟練操作電腦上的軟件。而對其他方面幾乎沒有涉及。所以在各行各業(yè)計算機的運用都不算很廣泛，在一定程度上計算機在管理行業(yè)經(jīng)驗不足。行政事業(yè)單位檔案管理方面也是如此，比如在需要管理大量考試人員的資料檔案時，可能會出現(xiàn)因為管理經(jīng)驗不足而產(chǎn)生混亂的現(xiàn)象。所以加強對于檔案管理人員的計算機技術培訓是非常有必要的。

首先是在條件允許的情況下，為檔案工作人員聘請計算機專業(yè)人才到單位為工作人員講解如何計算機知識，比如如何熟練的使用這個檔案管理的系統(tǒng)，如何對檔案資料進行更改，如何進行檢索等等。然后為了加強對于計算機的認識，還可以為工作人員講解其他關于計算機操作和應用的知識。通過對于計算機技術的培訓，結合實際的操作經(jīng)驗進行練習，對于操作的熟練度可以讓檔案管理工作人員更好的做好本職工作。

3.引進計算機檔案管理方面的人才

計算機檔案管理工作不僅需要工作人員有豐富的管理工作經(jīng)驗，也需要大量的計算機管理人才。沒有計算機方面的人才，行政事業(yè)單位檔案計算機管理的實施就是紙上談兵。而我國對于計算機運用比較晚，定期對于工作人員進行計算機技術的培訓，也只能是滿足基本的工作需要，而行政事業(yè)單位在實施檔案計算機管理中缺乏中堅人才，從某種程度上來說，引進人才是非常有必要的。

首先是政府投入財力聘請計算機管理人才，通過聘請計算機管理人才，讓管理人才擔任比較重要的職位，以點帶線的帶動員工工作。其次是培養(yǎng)大量計算機管理人員，通過對計算機管理人員的培養(yǎng)，一旦計算機出現(xiàn)了什么故障或者是安全隱患的時候，可以在第一時間檢查隱患。排除隱患增強計算機系統(tǒng)的安全性和可靠性。除此之外，還應該加大對于檔案管理工作的監(jiān)督，防止有外人出入，對檔案進行竊取或者是篡改，或者是有人通過破壞整個計算機系統(tǒng)導致檔案信息失真。所以檔案管理工作人員平時就可以將信息進行備份，防止信息被篡改時，能夠及時發(fā)現(xiàn)錯誤，挽回損失。

4.實施電子文件檔案管理工程

在加強員工的信息化現(xiàn)代化的意識，并且引進了計算機方面的人才之后，為了更好地實現(xiàn)檔案的計算機管理工作，就必須要做好檔案的歸檔工作，所以要求工作人員要落實好電子文件的處理工作，實現(xiàn)電子文件檔案管理工程的建立。電子文件檔案管理工程的建立，離不開行政事業(yè)單位的大力支持，比如為整個管理工程投入一定的人力物力財力，并且在實際落實的工作中加強對工作人員的監(jiān)督。只有政府的大力支持，和領導班子的重視，才能夠確保電子文件檔案管理工程的建立。

三、結語

行政事業(yè)單位檔案的計算機管理，一方面順應了時代發(fā)展的規(guī)律，與時俱進；另一方面通過培養(yǎng)和引進高素質人才可以提高行政事業(yè)單位工作的效率和服務質量。只有堅持與時俱進和現(xiàn)代化的觀念，以及不斷的堅持學習和更新自身的知識系統(tǒng)，才能讓行政事業(yè)單位發(fā)揮出更重要的積極作用。

參考文獻：

[1]申敬.淺談行政事業(yè)單位檔案計算機管理的有效應用[J].計算機光盤軟件與應用，2014（13）：42+44.