高校圖書館采編業(yè)務(wù)外包環(huán)境因素及質(zhì)量風(fēng)險控制探析

唐燕

摘 要：采編業(yè)務(wù)外包是近年來圖書館外包業(yè)務(wù)中最廣泛的一種形式，以彌補(bǔ)內(nèi)部人員不足、降低運(yùn)營成本、提高工作效率等特點受到圖書館業(yè)界的表睞。從采編業(yè)務(wù)外包形成的環(huán)境因素這一視角出發(fā)，介紹采編業(yè)務(wù)外包中所面臨的風(fēng)險，并提出控制風(fēng)險的可行性方案。

關(guān)鍵詞：采編業(yè)務(wù)外包；外包商；環(huán)境因素；控制分析

中圖分類號：G258.6 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-291X（2017）15-0175-02

隨著圖書市場的發(fā)展與書商服務(wù)的日趨成熟，圖書市場線上線下的激烈競爭迫使書商不斷創(chuàng)新，在圖書館服務(wù)方面衍生了大量的人性化服務(wù)，從簡單的手工加工到復(fù)雜的技術(shù)業(yè)務(wù)，書商不斷地優(yōu)化客戶服務(wù)，以提高市場競爭力。隨著編目工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的推進(jìn)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，業(yè)務(wù)外包服務(wù)快速地融入了圖書館的加工環(huán)境中。此外，CALIS、國圖等書目數(shù)據(jù)公共服務(wù)體系的相繼建立，也為圖書館的編目業(yè)務(wù)外包提供了技術(shù)平臺。20世紀(jì)80年代，歐美、日本等國家圖書館已開始逐漸采用編目外包策略，21世紀(jì)初，國內(nèi)一些圖書館開始嘗試將部分業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)給承包商或數(shù)據(jù)公司完成，至今采編業(yè)務(wù)外包在國內(nèi)許多圖書館已得到不同程度的開展。

一、業(yè)務(wù)外包背景研究

第一，業(yè)務(wù)外包的概念。外包業(yè)務(wù)（Outsourcing）也稱資源外取，是20世紀(jì)80年代源于工業(yè)企業(yè)的一種創(chuàng)新的經(jīng)營管理方式，是將一些傳統(tǒng)上由企業(yè)內(nèi)部人員負(fù)責(zé)的非核心業(yè)務(wù)，以外加工方式發(fā)包給專業(yè)的、高效的產(chǎn)品（服務(wù)）提供商，以充分利用企業(yè)外部最優(yōu)秀的專業(yè)化資源，從而降低成本，提高效率，目的是增強(qiáng)自身的競爭力[1]。業(yè)務(wù)外包既節(jié)省了企業(yè)內(nèi)部的人力資源，又更加專業(yè)地完成了產(chǎn)品，既保留了核心業(yè)務(wù)，在技術(shù)上又區(qū)別于外包公司，企業(yè)將資源與人力集中于更加高端的技術(shù)領(lǐng)域，建立自己的競爭優(yōu)勢，為企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展提供條件。外包業(yè)務(wù)開創(chuàng)了雙贏的局面，受到了多領(lǐng)域的認(rèn)可。

第二，圖書館業(yè)務(wù)外包。圖書館業(yè)務(wù)外包（Library Outsourcing）是高校圖書館采編業(yè)務(wù)社會化發(fā)展的趨勢，是指圖書館利用外部的專業(yè)化資源，將一些非核心的、次要的或輔助性的業(yè)務(wù)以合約的方式委托外部服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理，以克服內(nèi)部人員不足、降低運(yùn)營成本、強(qiáng)化核心服務(wù)、提高圖書館服務(wù)水平[2]。企業(yè)外包模式為圖書館的業(yè)務(wù)社會化提供了新思路，為圖書館的發(fā)展開辟了新型的思維管理模式。圖書館業(yè)務(wù)外包最廣泛的是采編業(yè)務(wù)，中國知網(wǎng)（CNKI）知識服務(wù)平臺顯示，2005—2016年期間“采編外包”方面的論文191篇，編目外包論文348篇。通過知網(wǎng)平臺可知，大范圍的采編業(yè)務(wù)外包文獻(xiàn)是從2005年之后開始投入研究，業(yè)務(wù)外包發(fā)展這十年里呈現(xiàn)快速增長趨勢。

二、采編業(yè)務(wù)外包形成的環(huán)境因素

第一，高校擴(kuò)招及教學(xué)評估的需求因素。高校不斷擴(kuò)招導(dǎo)致圖書館經(jīng)費(fèi)不斷增加，為圖書館帶來機(jī)遇的同時也增加了繁重的任務(wù)量，加之教育部對高校教學(xué)評估措施的推進(jìn)，對生均紙質(zhì)資源提出了明確的要求，圖書館為了經(jīng)費(fèi)的有效使用及評估達(dá)標(biāo)而大量購進(jìn)圖書，工作量劇增、編目人員卻沒有同步增加，大量圖書積壓待編，圖書館不得不考慮采編業(yè)務(wù)外包這條捷徑。

第二，回溯建庫的內(nèi)需因素。回溯建庫是圖書館的一項大工程，完成少則數(shù)十萬冊圖書的回溯建庫工作，只依靠館員大概需一年多時間，如此長的工期，若能外包給專業(yè)的圖書公司，不僅縮短了周期，還能提高工作質(zhì)量，館員也有時間去完成更多專業(yè)領(lǐng)域的工作，節(jié)省了人力和時間，回溯建庫為業(yè)務(wù)外包提供了土壤。

第三，市場環(huán)境的影響因素。圖書市場已經(jīng)從多年前新華書店為市場主導(dǎo)發(fā)展為多家書店共營的局面，加之網(wǎng)絡(luò)書店的崛起與快速發(fā)展，導(dǎo)致實體書店的銷售環(huán)境越來越不理想。高校圖書館是書商力爭的客戶，為了迎合客戶需求，書商打破了單一的銷售模式，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及圖書管理軟件，有效地將圖書銷售與配送相結(jié)合以獲取市場空間。這項增值服務(wù)受到了多數(shù)圖書館的認(rèn)可，同時也為圖書館細(xì)化和深化自己的業(yè)務(wù)提供了有利的條件。采編業(yè)務(wù)外包以降低運(yùn)作成本、提高工作效率的有效途徑正在被越來越多的圖書館所接納采用。

第四，技術(shù)日趨發(fā)展的環(huán)境因素。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展使得人們對數(shù)據(jù)資源共建共享的需求越來越迫切，針對圖書館信息化建設(shè)，各種書目數(shù)據(jù)中心應(yīng)運(yùn)而生。1990年起，北京等各地成立了本地區(qū)圖書館聯(lián)合采編中心，1998年隨著國家圖書館聯(lián)合編目中心和全國高等教育文獻(xiàn)保障體系的成立，采編業(yè)務(wù)社會化程度在不斷推進(jìn)中。圖書館機(jī)讀目錄普遍采用的是MARC格式，這種統(tǒng)一的可供交換的數(shù)據(jù)格式以其規(guī)范性、專業(yè)性、標(biāo)準(zhǔn)性的特點為編目外包業(yè)務(wù)提供了技術(shù)平臺，書目數(shù)據(jù)共享在任何圖書館及軟件系統(tǒng)中都可以實現(xiàn)。

三、圖書館采編業(yè)務(wù)外包

圖書館采編業(yè)務(wù)外包流程各館不盡相同，清單訂購模式是應(yīng)用較為廣泛的一種，即圖書館提供征訂書目，讀者參與選書，采訪人員匯總、查重并審核確定最終的購書清單并交由書商代購。這種模式具有館藏要求相對較高、經(jīng)費(fèi)充足、訂購量大、圖書主題明確等特點，高校圖書館采用這種模式既可提高工作效率，還可獲得圖書的價格優(yōu)勢。圖書館在采編業(yè)務(wù)外包過程中必須控制好訂購數(shù)據(jù)的批量驗收及數(shù)據(jù)的審核，這個環(huán)節(jié)直接影響數(shù)據(jù)的質(zhì)量，是采編業(yè)務(wù)外包的核心環(huán)節(jié)。分配索書號后，書商即可以進(jìn)行完整的圖書加工，圖書驗收也是關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是最后的一道關(guān)卡。整個外包過程中圖書館是主導(dǎo)，把握好各個環(huán)節(jié)才能保證采編外包質(zhì)量的有效控制。

四、采編業(yè)務(wù)外包質(zhì)量控制分析

（一）書商風(fēng)險因素

由于市場客觀條件及圖書館自身需求的影響，選擇外包商時圖書館更多的是從資源范圍及供貨能力的角度去考慮，而外包項目的需求往往作為了次之條件。圖書供應(yīng)商不僅能提供圖書采購的市場，還開辟了后續(xù)的數(shù)據(jù)提供和手工加工等針對圖書館的一站式需求服務(wù)，基本上已經(jīng)占據(jù)了圖書館業(yè)務(wù)的外包市場。然而，圖書館和書商的最終目的不同，圖書館需要通過采編業(yè)務(wù)外包節(jié)約成本和人力資源，獲得產(chǎn)品服務(wù)最大化、效率最優(yōu)化；書商則希望采編業(yè)務(wù)外包這一附加服務(wù)成本最低化、利益最大化。在這種利益目的的驅(qū)使下，外包商有可能會向圖書館提供不充分或不真實的信息，使圖書館難以做出科學(xué)的外包決策。在履行合同時，圖書館無法觀察到外包服務(wù)商的某些行為或外部環(huán)境的變化，而外包服務(wù)商可能采取不利于圖書館的一些機(jī)會性行為，不誠實地追求自身利益最大化[3]。一旦受市場環(huán)境、成本上漲等因素影響，書商無法獲得計劃利潤時，有可能導(dǎo)致采編業(yè)務(wù)質(zhì)量出現(xiàn)問題，從而影響?zhàn)^藏建設(shè)的連續(xù)性和完整性。

（二）質(zhì)量風(fēng)險控制可行性方案

1.明確本館特點，制定可行細(xì)則。外包模式雖有共性，但也要根據(jù)本館的自身特點，明確采編業(yè)務(wù)外包的目的、范圍、形式、成本管理等具體問題[4]。每個圖書館規(guī)模、人員、特色等實際情況都有差異，在自身特點的基礎(chǔ)上制定本館的外包細(xì)則，核算成本管理等具體問題，不可模擬他館的外包模式，以免帶來不必要的風(fēng)險。

2.對外包商進(jìn)行合理評估。外包市場比較復(fù)雜，外包商的實力、水平參差不齊，其人員結(jié)構(gòu)、技術(shù)水平、資金實力、市場信譽(yù)等對其工作、服務(wù)質(zhì)量起決定性作用，也是業(yè)務(wù)外包成敗的關(guān)鍵。選擇合適的外包商，在確定外包商之前必須考察和調(diào)研，建立科學(xué)有效的外包商評估。了解外包商的信譽(yù)，考察其是否具有較高的誠信度；外包商是否具有以客戶為導(dǎo)向的服務(wù)理念；外包商的服務(wù)管理水平及員工素養(yǎng)是否具備可調(diào)整的靈活條件和良好的環(huán)境適應(yīng)性[4]。慎重選擇外包商，是確保業(yè)務(wù)外包的基本保障，對外包商的合理評估是采編業(yè)務(wù)外包能否順利進(jìn)行的基礎(chǔ)鋪墊。

3.合理招標(biāo)，防止業(yè)務(wù)壟斷。高校圖書館多數(shù)是以招標(biāo)的形式確定書商，外包業(yè)務(wù)基本已是書商的售后附加產(chǎn)品。加強(qiáng)對外包商的咨信調(diào)查，選擇多個外包商進(jìn)行實地考察，綜合比較價格及到書率，書商的規(guī)模及數(shù)據(jù)質(zhì)量等都是待選的條件，多選幾家書商來防止業(yè)務(wù)壟斷，是圖書館采編業(yè)務(wù)外包成功的重要環(huán)節(jié)。

4.約束力較強(qiáng)的合同是采編業(yè)務(wù)外包成功的保障。業(yè)務(wù)外包無論從圖書館還是外包商的角度都是一個雙向增值的業(yè)務(wù)，雙方都可以在這個過程中獲取最大的收益。收益的本體不同，所以難免產(chǎn)生矛盾，因此簽署有效的合同約束雙方，保證各自的利益不受侵害，其中包括服務(wù)水平及標(biāo)準(zhǔn)等。合同內(nèi)容要明確風(fēng)險承擔(dān)、賠償責(zé)任及終止合同的權(quán)利及違規(guī)處罰條款，規(guī)定外包商應(yīng)嚴(yán)格遵循并執(zhí)行的編目規(guī)范，要求外包商保證編目人員隊伍的穩(wěn)定性等[5]。合同中具有本館特色的分類等要求應(yīng)明確成文，做到盡可能完備。后續(xù)的加工業(yè)務(wù)應(yīng)有嚴(yán)格的細(xì)則規(guī)范，書商應(yīng)對加工人員進(jìn)行有效管理，保證書籍加工的統(tǒng)一性及外觀的標(biāo)準(zhǔn)化。

5.加強(qiáng)驗收，有效監(jiān)控。采購訂單與外包流程里的圖書是否一致，是驗收環(huán)節(jié)的第一步。書商以營利為目的，為了追求更大的利潤，一些書商會把未訂購的圖書混參進(jìn)來，驗收時必須嚴(yán)格控制書單的明細(xì)，杜絕此類事件的發(fā)生。除了核對清單的書目信息及價格外，還要對復(fù)本數(shù)等關(guān)鍵項目進(jìn)行核對，對館藏章、條碼、書標(biāo)等書籍必備的細(xì)節(jié)進(jìn)行檢測，尤其是磁條的檢測必不可少，關(guān)系到入藏后圖書的安全管理工作。圖書館應(yīng)保持對外包業(yè)務(wù)性能的隨時監(jiān)控，定期檢查。書目數(shù)據(jù)的審核要嚴(yán)格遵循標(biāo)準(zhǔn)，查重館藏數(shù)據(jù)，避免索書號有誤。

五、結(jié)語

外包業(yè)務(wù)的開展并不意味著采編業(yè)務(wù)的減負(fù)，而是開始了又一種更為復(fù)雜的管理模式，不僅擴(kuò)充了工作人員及工作地點的管理，還要通過和外包商溝通達(dá)到最佳的工作效率。目前的圖書館業(yè)務(wù)外包模式比較分散，業(yè)務(wù)外包應(yīng)通過建立行業(yè)性規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化外包機(jī)制來有效管理，雖然業(yè)務(wù)外包有其特有的優(yōu)勢，市場需求也為外包行業(yè)提供了機(jī)遇，但外包行業(yè)的健康發(fā)展還需整個社會的監(jiān)督才能得以規(guī)范化運(yùn)行。

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[責(zé)任編輯 李曉群]