請(qǐng)假管理：既要靠制度，也要有溫度

趙文雯

弄清請(qǐng)假管理的目的

最近一兩年來，管理人員對(duì)員工請(qǐng)假的抱怨越來越多。一方面管理者受制于工作壓力，不愿意員工缺勤過多；另一方面是面對(duì)員工請(qǐng)假，又往往束手無策。那么，作為基層管理者，究竟該如何管理員工請(qǐng)假，進(jìn)而保障出勤呢？

談管理之前，首先要了解管理的目標(biāo)。有人說，對(duì)員工請(qǐng)假進(jìn)行管理，目的當(dāng)然是員工請(qǐng)假越少越好。這種想法有些片面。管理者確實(shí)有必要減少員工缺勤的數(shù)量，但不考慮實(shí)際情況一味強(qiáng)調(diào)出勤，勢(shì)必會(huì)引起員工的反感，有時(shí)即便勉強(qiáng)把人“拴”在單位，也難以讓其安心工作。筆者認(rèn)為，在管理員工請(qǐng)假問題上，管理者應(yīng)堅(jiān)持一個(gè)原則，即以制度為準(zhǔn)繩，在一定程度上凸顯管理的溫度，在請(qǐng)假管理中做到：

實(shí)現(xiàn)員工生活與工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。員工請(qǐng)假的理由五花八門，例如家長會(huì)、買賣房產(chǎn)、親人生病等等。這些原因也是員工生活的一部分，企業(yè)如果讓員工完全犧牲個(gè)人生活只顧埋頭工作是不現(xiàn)實(shí)的。因此，管理者必須站在員工的角度去思考，幫助員工在生活與工作之間尋找平衡。

實(shí)現(xiàn)員工個(gè)人利益與集體利益的融合。個(gè)人與集體的關(guān)系不言自明，關(guān)鍵是看如何調(diào)控。請(qǐng)假管理也和其他管理一樣，需要企業(yè)向員工傳遞一個(gè)明確的信號(hào)：個(gè)人利益要服從集體利益，要與集體共進(jìn)退；但是，當(dāng)個(gè)人真的有需要時(shí)，集體也要竭力創(chuàng)造條件關(guān)心、支持和幫助個(gè)人。

管理者，尤其是基層管理者有時(shí)很矛盾，因?yàn)槿粘９ぷ髦兄苯优c員工打交道，所以即便有時(shí)不愿意員工請(qǐng)假，但也不太好直接得罪人，所以常寄希望于一個(gè)強(qiáng)勢(shì)的領(lǐng)導(dǎo)或嚴(yán)格的制度來幫助自己說"不"。若管理者想要打造一個(gè)積極的團(tuán)隊(duì)，面對(duì)員工請(qǐng)假時(shí)，首先不是站在對(duì)立面考慮是否批準(zhǔn)，而是先去了解一些問題：員工為何請(qǐng)假？是真的有事還是另有原因？若員工真遇到困難，團(tuán)隊(duì)能否為他提供幫助和支持？為此是否需要調(diào)劑工作？了解清楚以上問題后，是否批假其實(shí)只是解決問題的手段之一。

通常情況下，員工會(huì)認(rèn)為自己的事都是大事，不請(qǐng)假不能解決。那么管理者是不是就要一味遷就？當(dāng)然不是。除了法定假之外，請(qǐng)假審批的唯一標(biāo)準(zhǔn)就是看員工的請(qǐng)假事由是否成立，并且是否必須要離開工作崗位去處理。

拿捏準(zhǔn)請(qǐng)假管理的分寸

制度管人和人性化管理，究竟該用哪種方式進(jìn)行管理？其實(shí)兩者并不對(duì)立。制度是管理的基本原則，而人性化是管理的方法。制度需要人性化作為補(bǔ)充，而人性化又必須在執(zhí)行制度的前提下進(jìn)行。對(duì)于員工請(qǐng)假的管理，首先一定要有可行的管理制度。沒有制度，管理者的主觀出發(fā)點(diǎn)再好，那也只是隨意管理。當(dāng)然，制度是剛性的，執(zhí)行制度時(shí)也要具體問題具體分析，否則就會(huì)顯得死板與教條。

●制度要管理普遍現(xiàn)象

制度的制定與運(yùn)用有兩點(diǎn)需要考慮：一是規(guī)范日常行為，管理普遍現(xiàn)象。對(duì)員工日常工作的要求、共性的問題要盡量規(guī)范到制度里。二是正面積極。既不可違背法律法規(guī)與普遍價(jià)值觀，也不能為了杜絕個(gè)別現(xiàn)象而損害大多數(shù)人的情感與積極性。對(duì)個(gè)別現(xiàn)象和個(gè)別人，制度更多的是約定解決途徑和權(quán)限，而非具體限定措施，否則會(huì)落入“制度越來越細(xì)，管理越來越死，鉆空子的機(jī)會(huì)反而越來越多”的怪圈。

●管理者要關(guān)注異常

管理是有成本的，事無巨細(xì)地去探究每一個(gè)行為是不可能的。所以，管理者更重要的是管理異?，F(xiàn)象。對(duì)員工請(qǐng)假行為，制度給出了每一種假的類別、請(qǐng)假方式、請(qǐng)假手續(xù)。在合規(guī)的手續(xù)下，管理者并不需要對(duì)每一個(gè)請(qǐng)假反復(fù)研討，而是著眼于員工請(qǐng)假的事由、總次數(shù)、時(shí)長等是否與通常情況有所不同。例如，吵架后或受到批評(píng)后的請(qǐng)假、員工普遍請(qǐng)假、請(qǐng)超長假、員工頻繁請(qǐng)假或請(qǐng)假與實(shí)際情況有明顯不符等。

●將團(tuán)隊(duì)的需求作為制度的補(bǔ)充

基層管理者往往不直接參與制度的制定，而制度制定者也不能對(duì)基層團(tuán)隊(duì)規(guī)定過死。這就要求基層管理者在遵守制度的大前提下，補(bǔ)充制定適合團(tuán)隊(duì)的具體要求。這些要求可以是針對(duì)工作性質(zhì)的差異化，也可以是針對(duì)特定的工作時(shí)段。通常這些要求由管理者提出，并通過團(tuán)隊(duì)討論達(dá)成共識(shí)，形成共同遵守的準(zhǔn)則。這種做法既讓管理的普遍性與特殊性相結(jié)合，又有助于樹立管理者的威望。

●管理人員必須是執(zhí)行制度的帶頭者

基層團(tuán)隊(duì)的一個(gè)明顯特征就是，管理者是員工最直接的榜樣與參考。一個(gè)管理者想要得到員工的支持，想要員工服從制度，自己必須首先遵守制度。這不僅包括上級(jí)機(jī)構(gòu)制定的制度，也包括團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的要求。否則，不僅無法樹立制度的權(quán)威，也容易造成身份對(duì)立，難以理直氣壯地管理他人。

●要具體問題具體分析

制度不能傷害大多數(shù)人的積極性，這就要求制度具有一定的彈性，要為員工預(yù)留一定的用于協(xié)調(diào)私人情況的空間。但再好的制度也難免有漏洞，這就要求管理者具體問題具體分析，并采取不同的方法來處理。

五個(gè)有效的管控方法

基層管理人員常抱怨缺乏管理工具。的確，基層管理者既沒有罰款的權(quán)力，也沒有調(diào)崗或開除員工的權(quán)力，所以總是寄希望于制度能夠明確限制請(qǐng)假天數(shù)、要求高額扣錢以及無比復(fù)雜的請(qǐng)假手續(xù)等等。但當(dāng)這些措施普遍化后，會(huì)讓那些真正有事需要請(qǐng)假的員工感到不近人情，卻又不能杜絕鉆空子的行為。因此，除了制度明確規(guī)定這一途徑外，還有一些其他管理方法可以用來規(guī)范請(qǐng)假事宜。

●合理利用換休、調(diào)休

對(duì)于確實(shí)需要請(qǐng)事假的員工，通?？蓛?yōu)先批準(zhǔn)使用換休與年休假，既保證員工能夠處理緊要事務(wù)，同時(shí)又能控制全年總假期，提高員工獲得全勤獎(jiǎng)的機(jī)會(huì)。

●年假要在團(tuán)隊(duì)內(nèi)提前規(guī)劃、統(tǒng)籌安排

年假是勞動(dòng)者的合法權(quán)益，必須予以保障。管理者應(yīng)在每年初協(xié)助團(tuán)隊(duì)員工制訂休假計(jì)劃，盡量避免休息與工作發(fā)生沖突。制訂年假計(jì)劃通常要注意以下幾點(diǎn)：一是假期分布要兼顧業(yè)務(wù)的淡旺季。沒有業(yè)務(wù)淡旺季之分的，假期盡量均勻分布。二是優(yōu)先保障有小孩的員工在寒暑假休假。三是每個(gè)人的年假都應(yīng)預(yù)留一定天數(shù)作為事假備用。四是年假計(jì)劃制訂后要及時(shí)公布。五是出現(xiàn)突發(fā)情況無法執(zhí)行休假計(jì)劃的，應(yīng)及時(shí)調(diào)整，并在團(tuán)隊(duì)內(nèi)部做出說明。

●分段給假，持續(xù)跟進(jìn)超長請(qǐng)假

員工請(qǐng)超長假期應(yīng)是極個(gè)別現(xiàn)象，通常是遇到了重大事項(xiàng)。遇到這種情況，管理人員不應(yīng)武斷地 “同意”或是“不同意”，而應(yīng)首先了解員工的請(qǐng)假緣由。其次，對(duì)確需離崗的事假，可先給予年休假、換休假或少量事假等，確保員工優(yōu)先處理緊急事務(wù)。此后，跟進(jìn)了解員工事件處理情況，協(xié)助員工制訂下階段的工作與請(qǐng)假計(jì)劃。通常，員工能在一個(gè)可接受的時(shí)間范圍內(nèi)處理好或者不影響主要工作任務(wù)的，則向上級(jí)和團(tuán)隊(duì)成員充分說明情況后予以支持；若員工無法兼顧工作，則需要員工自己在工作與生活中做出相應(yīng)的選擇和長遠(yuǎn)打算。

●小病可當(dāng)事假管理

病假往往有嚴(yán)格的手續(xù)要求，但現(xiàn)實(shí)生活中，如果可以通過短暫休息就康復(fù)的小病也要求員工出具繁瑣的證明，不僅不近人情，還徒增員工的痛苦。建議對(duì)于可通過短暫休息來恢復(fù)的小病，可視同事假處理。

●上下級(jí)溝通協(xié)作，處理特殊情況

對(duì)于特殊情況而言，需要制定特定的管理方案。例如對(duì)虛假請(qǐng)假或鉆制度空子來刻意逃避工作的員工，可實(shí)行替崗、調(diào)崗、待崗等處理方式。在執(zhí)行這些處理方式前，管理者要充分收集該員工的出勤情況，提出處理意見，并與上級(jí)充分溝通，杜絕此類現(xiàn)象蔓延。

管理考勤，日常工作要做足

缺勤增加、請(qǐng)假成風(fēng)導(dǎo)致員工主動(dòng)工作的意愿大大降低，這種現(xiàn)象除了混雜員工的個(gè)人真實(shí)需求外，往往也是團(tuán)隊(duì)氛圍出現(xiàn)問題的征兆（其實(shí)很多管理問題都來源于此）。因此，管理考勤不僅要在員工請(qǐng)假時(shí)管，在日常工作中也要做足工作。

●樹立集體意識(shí)與團(tuán)隊(duì)精神

在日常管理中，管理者必須樹立團(tuán)隊(duì)整體概念。團(tuán)隊(duì)內(nèi)的事務(wù)盡量共同討論，部門的工作目標(biāo)要讓每個(gè)崗位的員工都充分了解，當(dāng)然，工作成果也要共同分享。要讓員工知道，雖然分工不同，但自己的行為是與團(tuán)隊(duì)相輔相成的。

●管理信息要公開透明

有時(shí)候，管理者批準(zhǔn)了某位員工的假，其他員工可能認(rèn)為不公平；或者準(zhǔn)了一個(gè)員工的假，其他員工也想方設(shè)法效仿。這種情況往往源自員工的認(rèn)識(shí)與管理信息產(chǎn)生偏差。在團(tuán)隊(duì)中，管理者應(yīng)主動(dòng)及時(shí)地將員工的請(qǐng)假信息向團(tuán)隊(duì)其他成員說明，取得所有團(tuán)隊(duì)成員的理解與支持，讓請(qǐng)假者知道是團(tuán)隊(duì)分擔(dān)了自己的工作，也讓團(tuán)隊(duì)其他成員對(duì)分擔(dān)工作的緣由非常清晰。此外，將請(qǐng)假事由擺在明面上，既有利于監(jiān)督，也更易達(dá)成共識(shí)。

●異常情況務(wù)必探究明確

管理者務(wù)必要定期關(guān)注各種管理數(shù)據(jù)。對(duì)于員工請(qǐng)假，管理者雖然采取信任的態(tài)度，但對(duì)于數(shù)據(jù)顯示異常的情況，例如員工請(qǐng)假頻繁，次數(shù)或天數(shù)超常等，一定要摸清緣由，必要時(shí)可以與請(qǐng)假異常的員工進(jìn)行面談。在談話前，管理者要提前準(zhǔn)備員工過往的請(qǐng)假數(shù)據(jù)、與其他員工的對(duì)比情況；明確需要向員工了解的情況，請(qǐng)員工對(duì)異常數(shù)據(jù)進(jìn)行充分解釋；與員工共同談?wù)摻鉀Q方案，確保后期工作不受影響；對(duì)談話內(nèi)容記錄在案，以便在未來管理中參考使用。

責(zé)編/張曉莉