淺談物資系統(tǒng)在醫(yī)用耗材倉庫管理中的必要性

鹿倩倩 袁冶

摘要：在醫(yī)院的運行中，醫(yī)用耗材在醫(yī)療成本中的比重較大，且醫(yī)用耗材的種類也日益增多。物資系統(tǒng)能夠有效提高倉庫管理水平，使倉庫管理更加科學(xué)化、規(guī)范化，因此，本文就醫(yī)用耗材倉庫管理現(xiàn)狀、存在問題進(jìn)行分析，進(jìn)而指出物資系統(tǒng)的引進(jìn)在醫(yī)用耗材倉庫管理中的必要性。

關(guān)鍵詞：物資系統(tǒng) 醫(yī)用耗材 倉庫管理 必要

Abstract ：In the operation of the hospital， medical consumables in the proportion of medical costs are large， and the types of medical consumables are also increasing. The material system can effectively improve the level of storage management， and make the storage management more scientific and standardized， therefore， this article analyzed the status of medical consumables storage management and the problems exist， and then pointed out that the necessity of introducing the material system in the medical consumable storage management.

Key Words： material system medical consumables storage management necessity

隨著醫(yī)院規(guī)模的擴大、醫(yī)用耗材種類的日益增多，對醫(yī)用耗材倉庫管理水平的要求也必然更高。常規(guī)的倉庫管理模式難以應(yīng)對繁重的醫(yī)用耗材倉庫管理工作，容易導(dǎo)致倉庫貨物堆積、醫(yī)療成本增加、臨床供應(yīng)無法保障等問題的發(fā)生，甚至?xí)绊戓t(yī)院的正常運行。

一、庫管理現(xiàn)狀

（一）人員配置及職責(zé)

通常，醫(yī)用耗材倉庫配有專業(yè)倉庫管理人員與會計。其中，倉庫管理員主要負(fù)責(zé)倉庫耗材的驗收、登記、保管和發(fā)放工作，保證醫(yī)院工作正常、順利開展，提高物資利用效率，減少醫(yī)院物資的無能損耗。在目前醫(yī)院HIS系統(tǒng)狀況下，掌握庫房存量并每月一次提供采購計劃；對新物資入庫時要核實是否庫房所采購計劃物資。每月月底自行對倉庫物資進(jìn)行盤點，確保賬物相符；每個季度科室會計會同倉庫保管員盤點物資；每年年底科室主任和科室會計需與倉庫保管員一起盤點物資。入庫前核對訂單，與發(fā)票一致后在規(guī)定時間內(nèi)辦理入庫手續(xù)；科室領(lǐng)用物資后，及時辦理出庫手續(xù)。

會計主要負(fù)責(zé)建立健全醫(yī)用耗材、高值耗材、低值易耗品明細(xì)帳，做到帳帳相符、帳實相符。 按財務(wù)管理要求負(fù)責(zé)編制每月材料物資進(jìn)銷存報表，每月終了與財務(wù)處核對賬目。協(xié)助庫房定期進(jìn)行資產(chǎn)盤點，建立相關(guān)的資產(chǎn)盤點、調(diào)撥、轉(zhuǎn)移和報廢制度。加強與倉庫保管員的聯(lián)系。驗收、入庫、領(lǐng)用、報廢手續(xù)完備，經(jīng)常檢查庫存情況，做到帳物清楚。根據(jù)科內(nèi)安排同時負(fù)責(zé)對所采購物資的價格復(fù)核，如有異議及時與采購員核準(zhǔn)；做好醫(yī)用耗材的資質(zhì)檔案收集與整理。

（二）工作流程

目前，倉庫采用物資下送及臨時領(lǐng)用相結(jié)合制度，臨床科室每月兩次上報申領(lǐng)計劃，倉庫管理員于每月上旬及下旬匯總科室計劃，進(jìn)行下送。每月底進(jìn)行倉庫物資盤點，制定下月采購計劃，上報采購員訂貨。月初進(jìn)行收貨，核實上月發(fā)票進(jìn)行入庫，月底集中對申領(lǐng)單進(jìn)行出庫。

二、倉庫管理存在的問題

目前，許多醫(yī)院正在使用藍(lán)德系統(tǒng)，只能進(jìn)行簡單的入庫、出庫、臺賬查詢、報表統(tǒng)計等功能，其他眾多工作只能通過人工完成，無形中增加了工作的繁瑣程度。通過分析，總結(jié)出以下幾點問題：

（1）倉庫收貨時，人工核對貨物信息，然后手工登記在臺賬本上，包括品名、數(shù)量、供應(yīng)商、生產(chǎn)商、生產(chǎn)日期、有效期、注冊證等。如果一次收貨品種較多，可能存在漏登記，或登記信息錯誤的情況。

（2）科室申領(lǐng)物資時，填寫Excel申領(lǐng)表格，之后通過OA系統(tǒng)發(fā)給倉庫管理員，由倉庫管理員再統(tǒng)一進(jìn)行匯總，然后下送科室。倉庫管理員對科室申領(lǐng)數(shù)量、品種及現(xiàn)有庫存無法控制，可能存在過量領(lǐng)用，物資積壓囤積現(xiàn)象，造成資金浪費。

（3）貨物發(fā)票一部分隨貨到，一部分在貨到后延期送過來，這就造成了所收貨物不能及時入庫，進(jìn)而在出庫時顯示庫存不足，無法出庫。同時造成了在月底盤點時，可能出現(xiàn)部分賬物不符的現(xiàn)象。

（4）倉庫管理員發(fā)貨時，手工書寫領(lǐng)物單，由申領(lǐng)人簽字確認(rèn)。在出庫時工作量較大，可能存在數(shù)量、名稱等錯誤的情況；極個別申領(lǐng)單未能及時簽字的，在出庫時無法出庫。

（5）現(xiàn)在系統(tǒng)沒有庫存不足預(yù)警功能，月底可能出現(xiàn)部分貨物備貨不足，無法領(lǐng)用的情況。

三、物資系統(tǒng)引進(jìn)的必要性

醫(yī)院物資管理系統(tǒng)是醫(yī)院對所需各種物資進(jìn)行計劃、采購、保管、供應(yīng)等各項工作信息化管理的綜合系統(tǒng)。首先，該系統(tǒng)能夠保證庫存信息的真實性，有利于醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層做出科學(xué)決策；其次，該系統(tǒng)能夠保證信息的及時性，有利于各項工作調(diào)度的合理安排；最后，該系統(tǒng)能夠保證庫存信息的一致性，有利于物資利用率的提高及資金的占用。本文主要從物資系統(tǒng)在倉庫管理中醫(yī)用耗材計劃、采購、保管、供應(yīng)四個方面進(jìn)行論述，闡明物資系統(tǒng)引進(jìn)的必要性。

（一）物資系統(tǒng)是倉庫管理中醫(yī)用耗材計劃的重要工具

為了使倉庫管理中醫(yī)用耗材計劃得更加準(zhǔn)確、及時，物資系統(tǒng)設(shè)計了入庫、出庫、移庫、退庫、調(diào)撥單生成以及查詢、統(tǒng)計匯總功能，同時，還具有延伸到二級庫的查詢功能、總存量匯總查詢報警功能。醫(yī)用耗材計劃是實現(xiàn)對醫(yī)院物資耗材進(jìn)行全過程管控的基礎(chǔ)，物資系統(tǒng)針對醫(yī)用耗材過去的價格、數(shù)量、規(guī)格、使用情況進(jìn)行全面統(tǒng)計分析，根據(jù)未來醫(yī)用耗材的需求量，輔助醫(yī)院的管理人員制定科學(xué)的采購計劃，實現(xiàn)醫(yī)用耗材供求平衡，避免物資積壓囤積、資金浪費。因此，物資系統(tǒng)是倉庫管理中醫(yī)用耗材計劃的重要工具。

（二）物資系統(tǒng)是倉庫管理中醫(yī)用耗材采購的有效手段

在醫(yī)用耗材采購方面，物資系統(tǒng)具有采購訂單的生成、查詢、統(tǒng)計及匯總功能、形成預(yù)入庫、訂單分批入庫功能、采購訂單與入庫單對應(yīng)后會計記賬過賬功能以及供應(yīng)商評價、注冊證、有效期報警功能。其中，采購物資對應(yīng)編碼的唯一性，有利于各科室對物資規(guī)格、型號、單位編碼的識別。這樣能夠有效地避免因一次收貨品種較多而造成的漏登記、錯登記的發(fā)生。因此，物資系統(tǒng)是倉庫管理中醫(yī)用耗材采購的有效手段。

（三）物資系統(tǒng)是倉庫管理中醫(yī)用耗材保管的重要途徑

在醫(yī)用耗材保管方面，物資系統(tǒng)具有物資有效期報警功能、物資管理月報、年報報表打印功能、物資管理字典維護(hù)功能、最低庫存量的預(yù)警機制功能等。當(dāng)出現(xiàn)貨物發(fā)票一部分隨貨到，一部分在貨到后延期送過來的情況時，可以通過查看物資管理月報、年報了解醫(yī)用耗材到貨與否，避免無法出庫、賬物不符現(xiàn)象的發(fā)生。與此同時，系統(tǒng)設(shè)計了庫存不足預(yù)警功能，這樣能提前做好醫(yī)用耗材采購準(zhǔn)備，有效避免貨物備貨不足的情況。因此，物資系統(tǒng)是倉庫管理中醫(yī)用耗材保管的重要途徑。

（四）物資系統(tǒng)是倉庫管理中醫(yī)用耗材供應(yīng)的有效方式

在醫(yī)用耗材供應(yīng)方面，物資系統(tǒng)具有供應(yīng)室閉環(huán)系統(tǒng)、追溯功能、高值耗材使用情況追溯功能、按科室申請、領(lǐng)用以及匯總查詢功能、按月查詢，按年查詢功能、二級庫使用與收費聯(lián)動功能等。物資系統(tǒng)能夠使醫(yī)院決策層快速準(zhǔn)確地掌握各種醫(yī)用耗材庫存信息，進(jìn)而能夠及時供應(yīng)醫(yī)用耗材，以便合理安排工作、提高工作效率。因此，物資系統(tǒng)是倉庫管理中醫(yī)用耗材供應(yīng)的有效方式。

四、結(jié)束語

隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)用耗材的種類及需求量也在不斷增長，如何實現(xiàn)倉庫管理的科學(xué)化、規(guī)范化已經(jīng)成為倉庫管理人員面臨的重要議題。本文主要從人員配置及職責(zé)和工作流程兩方面論述了倉庫管理現(xiàn)狀，并從倉庫收貨、科室申領(lǐng)物資、貨物發(fā)票、倉庫管理員發(fā)貨等方面闡述了傳統(tǒng)倉庫管理存在的問題。在此基礎(chǔ)上，從倉庫管理中醫(yī)用耗材計劃、采購、保管、供應(yīng)四個方面對物資系統(tǒng)引進(jìn)的必要性進(jìn)行了論證。研究表明物資系統(tǒng)在醫(yī)用耗材倉庫管理中具有重要作用，有利于解決倉庫貨物堆積、醫(yī)療成本增加、臨床供應(yīng)無法保障等問題，為倉庫管理的科學(xué)化、規(guī)范化奠定了基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]呂明，仝青英，高云.醫(yī)用耗材倉庫管理信息系統(tǒng)應(yīng)用研究[J].中國醫(yī)療設(shè)備，2011.26（12）： 71—73

[2]徐智廣，周杏櫻，黎云鳳. RFID倉庫管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J].電子技術(shù)與軟件工程， 2016（06）： 205—207

[3]劉蓮花.醫(yī)院倉庫耗材的管理的探討[J].現(xiàn)代企業(yè)文化， 2016， （8）：87

[4]王順民.醫(yī)院庫房物資管理系統(tǒng)的分析與應(yīng)用[D].成都：電子科技大學(xué)，2006