發(fā)揮職業(yè)院校檔案管理工作服務(wù)職能的有效途徑

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摘 要：職業(yè)院校的檔案中含有院校初始建設(shè)時(shí)的資料、教育管理的資料以及教師們科研工作的資料等，具有極大的利用潛能與管理價(jià)值。隨著社會(huì)的發(fā)展、科技的進(jìn)步，檔案的管理技術(shù)也在進(jìn)步，但是管理工作中的服務(wù)職能仍然是一大難題。本文對(duì)職業(yè)院校的管理工作中的服務(wù)職能現(xiàn)狀進(jìn)行分析，查找存在的問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題提出了一些解決的辦法。

關(guān)鍵詞：職業(yè)院校 服務(wù)職能 檔案利用

職業(yè)院校中的檔案是對(duì)學(xué)校的歷史的記載，記錄著學(xué)校教學(xué)、管理、培訓(xùn)等各方面的檔案資料，形成了大量對(duì)學(xué)校具有極大保存、利用價(jià)值的文獻(xiàn)。對(duì)檔案的管理就是對(duì)檔案資料分類整理的一系列管理活動(dòng)。國(guó)家設(shè)立職業(yè)院校就是為國(guó)家、為社會(huì)培養(yǎng)當(dāng)今社會(huì)所需的高技能人才。因此，國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)發(fā)展職業(yè)院校，由此院校招生增加，檔案的資料種類繁多，檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)。面對(duì)管理的現(xiàn)狀，職業(yè)院校的管理工作應(yīng)該充分發(fā)揮自己的各種職能，以更好地為學(xué)院服務(wù)，讓學(xué)院能夠更好地發(fā)展。

一、職業(yè)院校檔案管理工作現(xiàn)狀

1.檔案利用率低

在院校檔案的管理實(shí)際中發(fā)現(xiàn)，學(xué)校檔案的某些資料利用率并不高，還有一些資料的利用并不均衡，如對(duì)教學(xué)檔案的利用率達(dá)到30%，黨群類的檔案信息的利用率達(dá)到35%，而設(shè)備儀器檔案、出版檔案、技能鑒定檔案利用率只占1%。

在對(duì)學(xué)校檔案的推廣過(guò)程中，使用了微信這一載體，可其推進(jìn)的力度并不大，甚至一些教師、學(xué)生根本不了解它的作用。學(xué)生在查找有關(guān)檔案資料時(shí)，也不能及時(shí)地反饋相關(guān)信息。在傳送有關(guān)科研方面的資料時(shí)，也容易出現(xiàn)被他人改動(dòng)的重大問(wèn)題。由于微信平臺(tái)水平低，以至于存在各種安全隱患，例如一些用戶會(huì)故意散播不利的信息、病毒，甚至?xí)?duì)科研資料進(jìn)行改動(dòng)，科研資料的真實(shí)性受到侵犯。同時(shí)，由于在信息的傳播時(shí)，可能會(huì)出現(xiàn)無(wú)法識(shí)別的情況，從而對(duì)檔案的信息用戶產(chǎn)生不必要的影響。

2.檔案的服務(wù)種類單調(diào)

職業(yè)院校在提供檔案信息時(shí)，必須回到學(xué)校，讓工作人員進(jìn)行查詢，而非是建立檔案庫(kù)，對(duì)于某些用戶急需的檔案資料，卻又無(wú)法趕回學(xué)校時(shí)，不能及時(shí)獲得信息，而且在查詢檔案時(shí)也需要出示相關(guān)證件。這樣不僅不能滿足用戶的需求，而且嚴(yán)重影響工作的效率。

3.工作人員素質(zhì)低

大多數(shù)學(xué)校都會(huì)建立服務(wù)平臺(tái)來(lái)管理檔案，但在使用過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)有些工作人員，甚至某些高層領(lǐng)導(dǎo)并不重視。因此，在招聘管理人員時(shí)，門檻低，工作人員專業(yè)知識(shí)不夠，素質(zhì)低。在一些專業(yè)性的科研信息管理上立刻就表現(xiàn)出明顯的不足，缺乏相關(guān)技術(shù)，管理經(jīng)驗(yàn)不足，工作效率低，信息傳送慢，進(jìn)而出現(xiàn)更多的問(wèn)題。還有一些工作人員的服務(wù)意識(shí)較差，不能及時(shí)解答用戶的咨詢，或者工作人員對(duì)相關(guān)信息不了解，無(wú)法解答。還有的人在用戶進(jìn)行咨詢時(shí)，不注重與用戶的交流、溝通，造成用戶對(duì)這一部門的印象極差，部門的形象受損。在服務(wù)過(guò)程中，工作人員不重視服務(wù)方式，工作懶散，服務(wù)管理的效果不理想。

二、提高檔案管理服務(wù)水平的對(duì)策

1.建設(shè)網(wǎng)絡(luò)信息查詢服務(wù)平臺(tái)

在開展檔案管理服務(wù)工作時(shí)，首先要建造網(wǎng)絡(luò)信息查詢平臺(tái)，來(lái)提高工作的效率，當(dāng)然可以使用微信服務(wù)平臺(tái)，但在使用時(shí)，一定要選擇適于信息傳遞的載體，同時(shí)要充分考慮檔案信息的特點(diǎn)，先對(duì)可能出現(xiàn)的種種情況進(jìn)行分析，加以改善，提前預(yù)防，也要注意到網(wǎng)絡(luò)癱瘓時(shí)可能引起的問(wèn)題，提出解決辦法。建立平臺(tái)首先需要考慮到的就是平臺(tái)的穩(wěn)定性，能夠?qū)⑿畔⒓皶r(shí)發(fā)送，同時(shí)保障不會(huì)出現(xiàn)信息的安全問(wèn)題，提高工作的效率。

2.保障資料的準(zhǔn)確性

要提供良好的服務(wù)，信息的準(zhǔn)確性是最基本的要求，不僅要對(duì)平臺(tái)的建設(shè)有技術(shù)要求，而且還要保證信息的及時(shí)性。通過(guò)利用現(xiàn)有的技術(shù)，過(guò)濾出不利信息與帶有病毒的信息，維護(hù)正常的信息，職業(yè)院校進(jìn)而對(duì)這些信息進(jìn)行分類，建立獨(dú)特的信息系統(tǒng)。

3.加強(qiáng)教育培訓(xùn)與宣傳

要培養(yǎng)優(yōu)秀的管理檔案信息的技術(shù)型人才，通過(guò)各種形式開展檔案信息的培訓(xùn)活動(dòng)，幫助管理人員學(xué)習(xí)更多的專業(yè)知識(shí)與技能。開展管理人員的交流活動(dòng)，鼓勵(lì)管理人員學(xué)習(xí)新技術(shù)，營(yíng)造良好的學(xué)習(xí)氛圍。

加強(qiáng)工作的宣傳，可以通過(guò)舉辦各種展覽，來(lái)展現(xiàn)檔案資源的文化價(jià)值。

4.提高服務(wù)管理工作人員的素質(zhì)

提高檔案管理工作的整體形象，重點(diǎn)是要培養(yǎng)高素質(zhì)的工作人員。管理檔案，不僅要建立管理機(jī)制，而且要對(duì)服務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn)。學(xué)?？梢云刚?qǐng)專業(yè)人員進(jìn)行管理，也可讓專家定期到學(xué)校進(jìn)行培訓(xùn)，提高服務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)。還可以開展各種優(yōu)秀檔案管理的學(xué)習(xí)活動(dòng)，更好地提高服務(wù)人員的素質(zhì)。加強(qiáng)工作人員的服務(wù)意識(shí)，為用戶提供更好的服務(wù)。

5.提高工作效率

當(dāng)今時(shí)代是科技高速發(fā)展的時(shí)代，所有的工作要求都要高效率、高收益，速度快、效率高必然是未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)。在進(jìn)行檔案信息的錄入時(shí)，為了保證信息的安全性，要建立計(jì)算機(jī)防護(hù)系統(tǒng)，對(duì)重要的信息備份。同時(shí)建立檔案信息的數(shù)字化檔案庫(kù)，方便對(duì)信息的下載，提高工作效率。

6.增加服務(wù)渠道

在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，我們應(yīng)該充分利用網(wǎng)絡(luò)的各種優(yōu)勢(shì)，豐富我們的服務(wù)方式。但這并不代表我們要拋棄原有的服務(wù)方式，例如，工作人員親自辦理，或是可委托他人辦理的服務(wù)方式都可保存下來(lái)。同時(shí)增加新的服務(wù)方式，可以利用電話、QQ、微信等方式解答用戶的問(wèn)題，并利用各種傳送介質(zhì)的載體向用戶發(fā)送所需資料，以此節(jié)約雙方的時(shí)間。我們還可以對(duì)檔案管理進(jìn)行展覽，例如，以設(shè)立網(wǎng)頁(yè)專題、在學(xué)校內(nèi)展覽區(qū)展覽等方式進(jìn)行，以此來(lái)加深大家對(duì)檔案管理工作的了解，讓用戶可以通過(guò)多種方式來(lái)解決他們的問(wèn)題。其次，工作人員可以將各種信息存入電腦，并編寫好目錄，將信息進(jìn)行分類整理，方便用戶的查詢。

三、小結(jié)

目前職業(yè)院校的管理水平不斷提高，院校內(nèi)的檔案資料種類、數(shù)量也更加豐富，雖然各種服務(wù)手段也進(jìn)一步完善，可服務(wù)職能仍舊處于低水平的狀態(tài)。本文針對(duì)各種問(wèn)題和安全隱患，提出了各種對(duì)策，希望有利于改善當(dāng)前的情況。職業(yè)院校在進(jìn)行檔案管理服務(wù)時(shí)，首先要對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，充分利用現(xiàn)代科技對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，提供良好的服務(wù)，增強(qiáng)管理人員的服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)工作人員與用戶的交流、溝通，提高使用檔案的效率。

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（作者單位：濟(jì)寧市技師學(xué)院）