高校基本建設(shè)檔案管理模式研究

劉鑫

（四川大學(xué)，成都 610065）

[摘 要]隨著高?；窘ㄔO(shè)工作的發(fā)展，基建檔案資料的管理還存在一定的不足，這是由高?；n案本身專業(yè)性強(qiáng)、建設(shè)周期長、完整性要求高、紙質(zhì)材料較多等特點(diǎn)決定的。要改進(jìn)高?；窘ㄔO(shè)檔案的管理工作，需要從健全管理體制、改善管理方式、努力實(shí)現(xiàn)數(shù)字化等方面入手?；诖?，本文分析了高校基本建設(shè)檔案管理的模式。

[關(guān)鍵詞]高校；基本建設(shè)；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.108

[中圖分類號(hào)]G275.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）10-0-02

0 引 言

近些年來，隨著我國高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，我國對(duì)高校的基本建設(shè)工作提出了更高的要求，許多高校新建、改造項(xiàng)目不斷，基建任務(wù)十分繁重，同時(shí)在基建管理和基建工程項(xiàng)目開展過程中，也產(chǎn)生了大量的基建工程檔案資料。這些資料不僅僅是工程建設(shè)過程的原始記錄，為基本建設(shè)項(xiàng)目建成后順利交付使用以及為工程項(xiàng)目將來的維修、管理、改造、擴(kuò)建等提供了重要依據(jù)，同時(shí)也記錄了高校建立、發(fā)展、演變的寶貴歷史過程。

《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》第十七條規(guī)定：“建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，及時(shí)收集、整理建設(shè)項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)的文件資料，建立健全建設(shè)項(xiàng)目檔案，并在建設(shè)工程竣工后，及時(shí)向建設(shè)行政主管部門或者其他有關(guān)部門移交建設(shè)項(xiàng)目檔案。”做好高?；n案管理工作不僅僅具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和歷史意義，同時(shí)也是國家法律要求建設(shè)單位必須履行的義務(wù)。

1 當(dāng)前高?；n案管理現(xiàn)狀

目前，我國高校的基本建設(shè)檔案管理模式一般有兩種，一種是由高校建設(shè)部門自行整理保存基建檔案資料，進(jìn)行日常的使用管理；一種是由高校建設(shè)部門在項(xiàng)目結(jié)束后，整體移交至高校檔案館統(tǒng)一歸檔管理的模式。這兩種管理模式在實(shí)際操作中各有利弊。

由高校建設(shè)部門自行整理保存基建檔案，優(yōu)點(diǎn)是建設(shè)部門專業(yè)對(duì)口，業(yè)務(wù)熟悉，整理檔案效率較高，同時(shí)檔案存放在建設(shè)部門十分便于日常查詢使用；缺點(diǎn)是建設(shè)部門往往沒有檔案整理的設(shè)備和檔案保管的專業(yè)空間，缺少專職人員完成大量的檔案整理、組卷、歸檔工作，檔案整理歸檔往往不及時(shí)、不規(guī)范，且保存質(zhì)量較差。

由檔案館統(tǒng)一整理保存基建檔案資料，優(yōu)點(diǎn)是檔案資料組卷、編號(hào)規(guī)范，有良好的保存條件和專業(yè)維護(hù)人員；缺點(diǎn)是非專業(yè)建設(shè)人員整理檔案對(duì)檔案的熟悉度不夠，整理效率不高，容易造成重復(fù)工作，此外，還有建設(shè)部門查詢使用不便、移交材料可能不齊等問題。

2 高?；n案管理工作難的原因

高?；n案管理工作的難度主要是由高?；n案本身的特殊性所決定的。

2.1 專業(yè)性強(qiáng)，行業(yè)特點(diǎn)十分鮮明

基建工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，體現(xiàn)在基建檔案上就是按照一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的時(shí)間順序，大體共分為9大部分，分別為立項(xiàng)資料、設(shè)計(jì)資料、前期管理資料、招投標(biāo)資料、合同資料、施工管理資料、材料設(shè)備管理資料、竣工驗(yàn)收資料和基建財(cái)務(wù)資料。其中，施工管理資料一般又分為土建工程竣工資料、給排水竣工資料、電氣（強(qiáng)弱電）竣工資料、通風(fēng)與空調(diào)工程竣工資料、消防工程竣工資料、裝飾（幕墻、內(nèi)裝）、鋼結(jié)構(gòu)工程竣工資料、電梯工程竣工資料、室外工程竣工資料以及監(jiān)理單位有關(guān)質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見等部分。而每個(gè)竣工資料部分又分為開竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審紀(jì)要、設(shè)計(jì)變更通知單、技術(shù)核定單、工程洽商記錄、原材料材質(zhì)證明、試驗(yàn)記錄、質(zhì)量事故處理記錄、分部分項(xiàng)工程驗(yàn)收記錄以及竣工圖等很多小項(xiàng)。又例如，前期管理資料中包含諸多前期審批、許可資料，如項(xiàng)目選址意見書、規(guī)劃許可證、用地紅線圖、建設(shè)用地批準(zhǔn)書、規(guī)劃設(shè)計(jì)條件通知書、環(huán)保審核意見書、文物審查意見表、排水審查意見表、消防設(shè)計(jì)申報(bào)表、白蟻防治表、防雷檢測表、人防審查意見、市政審查意見、園林審查意見、施工許可證以及建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督書等，收集整理歸檔內(nèi)容繁雜、專業(yè)性要求很高。

2.2 建設(shè)周期長，且對(duì)資料完整性要求高

高校基本建設(shè)項(xiàng)目從無到有，從立項(xiàng)到竣工交付使用往往要經(jīng)歷較長的周期，少則半年、一年，多則幾年，甚至有的醞釀時(shí)間較長的基本建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)到最終建成會(huì)經(jīng)過十幾年的時(shí)間。完整保存好每一個(gè)階段的建設(shè)資料十分艱巨，這既要求建設(shè)部門有著完善的管理體制和制度約束，又要求建設(shè)工作人員有著良好的工作習(xí)慣，這對(duì)業(yè)務(wù)工作原本就十分繁重的建設(shè)部門來說，是有一定難度的。

此外，長周期的建設(shè)項(xiàng)目結(jié)束后，對(duì)基建檔案資料的完整性要求很高。建設(shè)過程中不同階段的必要資料一樣都不能少，尤其是一些十分重要的資料必須全部收集歸檔。同時(shí)，由于每一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目都具有自己的特點(diǎn)，很多資料又是不必要的，例如在施工過程中設(shè)計(jì)發(fā)生了變更，便會(huì)產(chǎn)生設(shè)計(jì)變更通知單，沒有變更就不會(huì)產(chǎn)生，所以每一個(gè)項(xiàng)目的變更通知單都是無法估計(jì)的，必須以事實(shí)為準(zhǔn)，這導(dǎo)致基建檔案資料的完整性很難把握。

2.3 原始紙質(zhì)材料較多，數(shù)字化難度較大

基本建設(shè)檔案資料幾乎都是在基本建設(shè)過程中產(chǎn)生的，包含大量的原始文書、簽字、蓋章原件，具有唯一性。數(shù)量龐大的原始紙質(zhì)材料直接導(dǎo)致基建檔案數(shù)字化管理的難度和工作量加大，其中，大量大尺寸的圖紙對(duì)掃描、輸入設(shè)備的要求較高，這些都制約著基建檔案的妥善保存和后期的使用查詢。近些年，很多省級(jí)、市級(jí)的城建檔案館會(huì)投入大量的資金、人力、物力，推動(dòng)基建檔案的數(shù)字化處理，并通過建立網(wǎng)上管理系統(tǒng)、利用大尺寸掃描儀等方式，將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案信息，且取得了較好的效果。但作為高校來講，投入如此大量的資金、人力、物力進(jìn)行基建檔案的數(shù)字化管理還是具有一定難度的。

3 高校基建檔案管理工作的改進(jìn)措施

3.1 改進(jìn)高?；n案管理體制，做到專業(yè)、專人、專注

基建檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性、持久性、系統(tǒng)性的工作，它要求工作人員既要有檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，又要有建設(shè)項(xiàng)目管理方面的專業(yè)知識(shí)，還要具備良好的觀察、分析、識(shí)別、歸納能力，同時(shí)還要愛崗敬業(yè)、細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)，具備強(qiáng)烈的責(zé)任心和事業(yè)心。而作為一項(xiàng)工作量很大的工作，必須要盡量安排專人專職負(fù)責(zé)基本建設(shè)檔案的收集、整理、歸檔和保存管理工作。具體到高?；n案管理，就是要改進(jìn)高?；n案管理體制，做好學(xué)校建設(shè)部門同檔案管理機(jī)構(gòu)的銜接、溝通，一方面避免檔案館統(tǒng)一管理帶來的專業(yè)性不強(qiáng)的弊端，一方面又要避免建設(shè)部門管理規(guī)范性不強(qiáng)的弊端，只有充分揚(yáng)長避短，才能高效、系統(tǒng)、完整的管理基建檔案資料。

3.2 充分認(rèn)識(shí)工程建設(shè)檔案的長期性，實(shí)行“動(dòng)態(tài)管理”

一套完整的基建檔案的形成周期較長，資料繁雜，且涉及面廣，事后核實(shí)困難，因此，需要基建部門的檔案工作人員在項(xiàng)目建設(shè)之初就及時(shí)建檔立案。檔案資料的收集必須與工程建設(shè)同步進(jìn)行，注意對(duì)工程進(jìn)展中產(chǎn)生的資料進(jìn)行核實(shí)，對(duì)不符合規(guī)范要求的要及時(shí)更正、補(bǔ)充，保證文件材料的可靠性、完整性和準(zhǔn)確性，及時(shí)整理歸檔，最大限度保證檔案資料的完整性和質(zhì)量。隨著工程竣工并交付使用后，由于各種原因，建筑物的維修改造不可避免，這時(shí)原有的基建檔案便對(duì)維修改造提供了直接參考，同時(shí)，檔案管理者還應(yīng)注意對(duì)改變的建筑物資料進(jìn)行及時(shí)的收集整理和歸檔，記錄好變更內(nèi)容，使學(xué)校的基建檔案得到不斷的充實(shí)和完善。

3.3 提高對(duì)基建檔案管理的重視度，加大數(shù)字化建設(shè)投入

高?；n案具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和歷史意義，是學(xué)校的寶貴財(cái)富，相關(guān)人員要充分認(rèn)識(shí)到基建檔案的重要性，加大對(duì)基建檔案管理工作的投入力度。在信息化高速發(fā)展的今天，數(shù)字化管理有助于資料的保存、分類、查閱、統(tǒng)計(jì)和使用。高校應(yīng)加強(qiáng)硬件建設(shè)，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。先進(jìn)的檔案管理?xiàng)l件是提高檔案利用率的基礎(chǔ)，它具有操作簡便、查詢搜索快捷、統(tǒng)計(jì)功能強(qiáng)大、存貯安全等優(yōu)點(diǎn)，能提高工作效率和質(zhì)量，把檔案管理人員從傳統(tǒng)的“手工勞動(dòng)”中解放出來。對(duì)于基建檔案來說，如果能充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)基建檔案的全面數(shù)字化管理，把長期擺放在檔案盒里的紙質(zhì)資料解放出來，把檔案館、基建檔案資料室變成網(wǎng)上的高校信息資源利用中心，這對(duì)高校的建設(shè)發(fā)展會(huì)產(chǎn)生巨大的促進(jìn)作用。

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