電算化會(huì)計(jì)賬務(wù)處理程序探究

陳英蓉

（攀枝花學(xué)院 經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院，四川 攀枝花 617000）

[摘 要]隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展及其在會(huì)計(jì)中的廣泛應(yīng)用，電算化會(huì)計(jì)取代手工會(huì)計(jì)已成為必然。本文首先比較分析電算化會(huì)計(jì)與手工會(huì)計(jì)賬務(wù)處理的差異，然后指出電算化會(huì)計(jì)單一財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化兩種不同模式下的賬務(wù)處理程序新規(guī)程。

[關(guān)鍵詞]手工會(huì)計(jì)；電算化會(huì)計(jì)；賬務(wù)處理程序

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.027

[中圖分類號(hào)]F232 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）10-00-02

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在我國(guó)會(huì)計(jì)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，電算化會(huì)計(jì)取代手工會(huì)計(jì)已成為必然。由于兩者的處理方式和方法不同，導(dǎo)致其取數(shù)途徑、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)、記賬過(guò)程等不同，因此，賬務(wù)處理程序的方法和步驟在手工會(huì)計(jì)和電算化會(huì)計(jì)兩種不同的處理方式下存在較大差別。為能更好地理解和應(yīng)用會(huì)計(jì)電算化，探究?jī)烧叩膮^(qū)別，以及電算化會(huì)計(jì)賬務(wù)處理的新規(guī)程尤為必要。

1 電算化會(huì)計(jì)與手工會(huì)計(jì)賬務(wù)處理的差異 崳？

電算化會(huì)計(jì)，也稱會(huì)計(jì)電算化，即由計(jì)算機(jī)代替手工記賬、算賬和報(bào)賬等。與手工會(huì)計(jì)相比，兩者在財(cái)務(wù)處理程序與步驟上差別較大。對(duì)兩者具體的差異進(jìn)行比較分析，有助于從全新的角度理解電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。

從表1可看出電算化會(huì)計(jì)與手工會(huì)計(jì)賬務(wù)處理的差異具體表現(xiàn)在以下幾方面。

1.1 準(zhǔn)備工作的差異

在手工會(huì)計(jì)方式下，會(huì)計(jì)的基本準(zhǔn)備工作比較簡(jiǎn)單；但在電算化會(huì)計(jì)方式下，首次使用則較為繁瑣。首次使用電算化系統(tǒng)需要安裝電算化系統(tǒng)、新建賬套、初始化賬套。初始化賬套主要包括設(shè)置操作員及其權(quán)限，錄入職員、部門、客戶、供應(yīng)商、存貨檔案及存貨計(jì)量單位，設(shè)置憑證類型和會(huì)計(jì)科目，設(shè)置賬務(wù)處理內(nèi)部控制參數(shù)，錄入期初余額等。若電算化會(huì)計(jì)賬套初始化未做好，將直接影響后續(xù)的電算化會(huì)計(jì)工作，甚至可能會(huì)導(dǎo)致后續(xù)會(huì)計(jì)處理工作無(wú)法開展。

1.2 憑證處理的差異

手工處理方式下，所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都需要手工填寫紙質(zhì)的記賬憑證，憑證填寫得是否正確、完整，需要仔細(xì)檢查才能發(fā)現(xiàn)，憑證只承載了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的主要內(nèi)容、所涉及的總賬、明細(xì)賬科目、方向、金額及原始憑證張數(shù)。

電算化處理方式下的記賬憑證包括錄制的電子記賬憑證和機(jī)制的電子記賬憑證兩種。錄制的電子記賬憑證是指根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證直接在計(jì)算機(jī)屏幕上手工填制記賬憑證。機(jī)制的電子記賬憑證是指由電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)自動(dòng)生產(chǎn)的記賬憑證，它又分為兩類：一類是ERP業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)向會(huì)計(jì)系統(tǒng)自動(dòng)傳遞的記賬憑證；另一類是會(huì)計(jì)系統(tǒng)根據(jù)賬戶中已有數(shù)據(jù)產(chǎn)生的記賬憑證，如期末業(yè)務(wù)處理時(shí)，根據(jù)設(shè)置的轉(zhuǎn)賬憑證模板中取數(shù)公式由系統(tǒng)自動(dòng)取數(shù)生成的各種分?jǐn)偂⑻崛?、損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證等。在電算化處理方式下，電算化信息系統(tǒng)能運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)自動(dòng)檢測(cè)和調(diào)整記賬憑證的一些信息，如能自動(dòng)生成憑證編號(hào)，保證憑證編號(hào)的連續(xù)、完整，避免出現(xiàn)重號(hào)和漏號(hào)；能自動(dòng)對(duì)每一張記賬憑證的金額進(jìn)行平衡校驗(yàn)，如果出現(xiàn)借貸不相等的情況，不能保存，要求改正，直至相等為止；有輔助核算的科目，系統(tǒng)提示輸入輔助核算項(xiàng)目，否則不能保存；有現(xiàn)金流量核算的科目，系統(tǒng)提示輸入現(xiàn)金流量項(xiàng)目，否則也不能保存等。由此可見，電算化憑證承載的信息豐富，不僅可以承載經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的主要內(nèi)容、所涉及的總賬、明細(xì)賬科目、方向、金額以及原始憑證張數(shù)，還可承載客戶、供應(yīng)商及個(gè)人往來(lái)輔助核算信息，部門、項(xiàng)目輔助核算信息，現(xiàn)金流量輔助核算信息等。

1.3 記賬的差異

手工處理方式下，記賬指會(huì)計(jì)人員依據(jù)審核無(wú)誤的記賬憑證登記各種明細(xì)賬、日記賬和總賬。記賬時(shí)，按照崗位責(zé)任的劃分，由不同的會(huì)計(jì)人員按照不同科目，分別在不同的賬冊(cè)上加以記錄，工作量大，耗時(shí)費(fèi)力。這種記賬工作是由不同的人反復(fù)謄抄，容易出錯(cuò)，需要賬證核對(duì)、賬賬核對(duì)，對(duì)賬和月末結(jié)賬工作量大且復(fù)雜，效率低。

電算化處理方式下，記賬工作由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，其實(shí)質(zhì)是一個(gè)數(shù)據(jù)處理過(guò)程。通過(guò)“記賬”指令，電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)將“憑證臨時(shí)庫(kù)”轉(zhuǎn)移到“流水賬庫(kù)”中存放，并匯總各科目的發(fā)生額，更新各科目發(fā)生額及余額庫(kù)。采用這種記賬方式，若記賬憑證信息填寫準(zhǔn)確、完整，就無(wú)需對(duì)賬。會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)中的“對(duì)賬”功能主要是為檢查記賬過(guò)程中出現(xiàn)停電所造成的的漏記情況，以及憑證輔助信息填寫不完整的情況。對(duì)本月所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)記賬完畢后，可直接指令電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)，對(duì)選定月份進(jìn)行自動(dòng)結(jié)賬。如果該月有尚未記賬的憑證，或上月未結(jié)賬，則本月不允許結(jié)賬。結(jié)賬后，不能再輸入當(dāng)月的記賬憑證。可見，電算化會(huì)計(jì)記賬簡(jiǎn)單，易操作，效率高。

1.4 賬簿的差異

手工處理方式下，不同的賬務(wù)處理程序，其總分類賬簿格式、形式不一樣。當(dāng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)量比較少、使用會(huì)計(jì)科目不多且不需要單獨(dú)專設(shè)總賬崗位時(shí)，一般選擇日記總賬賬務(wù)處理程序，其總賬是訂本式或活頁(yè)試的多欄式賬頁(yè)。其他賬務(wù)處理程序的總賬一般是訂本式或活頁(yè)試的借、貸、余三欄式賬頁(yè)。日記賬采用的是借、貸、余三欄的訂本式；明細(xì)賬采用的是三欄式、數(shù)量金額式或多欄式的活頁(yè)賬。

電算化處理方式下，由于賬簿組合體系虛擬化，賬簿是以文件形式存在的，所以其賬頁(yè)格式可以多樣化，即每套賬可生成并打印出手工會(huì)計(jì)各種賬務(wù)處理程序中所有格式的賬表，如三欄式、數(shù)量金額式、外幣金額式和多欄式的日記賬、明細(xì)賬，逐項(xiàng)或匯總登記的三欄式和多欄式總賬，發(fā)生額、期初和期末余額平衡表，各級(jí)科目匯總表和匯總記賬憑證等。此外，也可根據(jù)企業(yè)管理的需要自行設(shè)置賬頁(yè)格式及取數(shù)公式，生成并打印出相應(yīng)的賬表。

由于賬簿登記方式不一樣，所以手工會(huì)計(jì)更正錯(cuò)賬的方法不再完全適用于電算化會(huì)計(jì)，如劃線更正法就不適用于電算化會(huì)計(jì)。電算化會(huì)計(jì)中，凡是已經(jīng)記賬的憑證數(shù)據(jù)不能更改，只能采用紅字沖減法和補(bǔ)充登記法更正。

1.5 編制報(bào)表的差異

在手工會(huì)計(jì)處理方式下，依據(jù)總賬和相關(guān)的明細(xì)賬數(shù)據(jù)逐項(xiàng)匯總填制報(bào)表的各欄目。在電算化會(huì)計(jì)處理方式下，可依據(jù)預(yù)先定義的報(bào)表取數(shù)公式直接生成各種報(bào)表。

2 電算化會(huì)計(jì)賬務(wù)處理的新規(guī)程

賬務(wù)處理流程可簡(jiǎn)單概括為填制憑證—登記賬簿—編制報(bào)表。手工會(huì)計(jì)人員的工作重點(diǎn)是登記賬簿，即由不同的會(huì)計(jì)人員依據(jù)審核無(wú)誤的記賬憑證分別登記各種日記賬和分類賬，在這期間，登記日記賬、登記明細(xì)分類賬、登記總分類賬、試算平衡、對(duì)賬和結(jié)賬等諸多程序，要經(jīng)過(guò)多數(shù)人的手工才能完成，增加了數(shù)據(jù)處理差錯(cuò)的可能性。而電算化會(huì)計(jì)則與之不同，數(shù)據(jù)一旦通過(guò)填制會(huì)計(jì)憑證進(jìn)入系統(tǒng)，記賬、對(duì)賬、匯總編制會(huì)計(jì)報(bào)表等，都是由計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理完成，即實(shí)現(xiàn)數(shù)出一門（都從憑證上來(lái)），數(shù)據(jù)共享（同時(shí)產(chǎn)生所需賬表）。整個(gè)賬務(wù)處理流程具有高度的連續(xù)性、嚴(yán)密性，呈現(xiàn)出一體化趨勢(shì)，極大提高了財(cái)務(wù)報(bào)告的時(shí)效性。因此，手工會(huì)計(jì)中根據(jù)登記總賬依據(jù)不同而劃分的不同賬務(wù)處理程序已沒有必要，電算化會(huì)計(jì)改變了原來(lái)的記賬規(guī)則和組織結(jié)構(gòu)。由于記錄載體改變，原來(lái)需要手工登記的各種賬簿現(xiàn)在變?yōu)橛?jì)算機(jī)登記，記賬中如果出現(xiàn)錯(cuò)誤，原來(lái)的改正方法也不再適用。原來(lái)以賬簿種類、記賬程序和記賬方法不同來(lái)劃分組織結(jié)構(gòu)和崗位分工，現(xiàn)在則是通過(guò)判斷數(shù)據(jù)處理的形態(tài)來(lái)劃分，改變了原來(lái)的組織結(jié)構(gòu)和賬務(wù)處理程序。

筆者認(rèn)為，電算化會(huì)計(jì)賬務(wù)處理程序分為單一財(cái)務(wù)賬務(wù)處理程序和業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化賬務(wù)處理程序兩種。

2.1 單一財(cái)務(wù)電算化賬務(wù)處理程序

單一財(cái)務(wù)電算化，又稱為獨(dú)立賬務(wù)電算化，是指企業(yè)只安裝使用了賬務(wù)處理模塊或總賬模塊的電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)。其財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是孤立的，與企業(yè)其他管理信息系統(tǒng)不集成使用，且相互間的數(shù)據(jù)不共享。這種單一財(cái)務(wù)電算化適用于規(guī)模小、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)量不多的企業(yè)。其賬務(wù)處理程序的步驟為：①經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，依據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證或原始憑證匯總表，在電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中填制記賬憑證；②依據(jù)原始憑證或原始憑證匯總表，在電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中審核記賬憑證；③指令計(jì)算機(jī)根據(jù)審核無(wú)誤的記賬憑證，自動(dòng)登記各種日記賬、明細(xì)分類賬、輔助賬和總分類賬，自動(dòng)匯總科目匯總表和匯總記賬憑證；④月末，在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，先指令計(jì)算機(jī)自動(dòng)核對(duì)各日記賬、明細(xì)賬、輔助賬和總賬，再對(duì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)賬處理；

⑤月末，指令計(jì)算機(jī)依據(jù)會(huì)計(jì)報(bào)表取數(shù)公式生成會(huì)計(jì)報(bào)表。

2.2 業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體電算化賬務(wù)處理程序

隨著社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)的管理從原來(lái)的縱向一體化轉(zhuǎn)為橫向一體化，企業(yè)逐漸開始進(jìn)行流程重組，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程重組是企業(yè)流程重組的重要組成部分。在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)重組中，需要以業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化為導(dǎo)向。業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化賬務(wù)處理是以經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)財(cái)務(wù)處理，建立基于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)的業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化信息處理流程，使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)融為一體。當(dāng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，利用業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)來(lái)記錄財(cái)務(wù)信息，將企業(yè)的財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)和管理信息集中于一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)。企業(yè)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化發(fā)展導(dǎo)致會(huì)計(jì)的重心發(fā)生變化，體現(xiàn)在會(huì)計(jì)管理實(shí)際職能的變化上。

筆者認(rèn)為，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，會(huì)計(jì)人員必須了解和熟悉研發(fā)、設(shè)計(jì)、采購(gòu)、制造、運(yùn)營(yíng)、物流、營(yíng)銷等各個(gè)經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)，精通業(yè)務(wù)流程，才能把財(cái)務(wù)體系與整個(gè)業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)緊密地結(jié)合起來(lái)，才能使財(cái)務(wù)前置，參與業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)等方式，從而加強(qiáng)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)度。通過(guò)流程再造轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)工作方式和思維定式，將事后核算型財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橐?guī)劃型管理會(huì)計(jì)，進(jìn)一步拓展財(cái)務(wù)的管理職能。

業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體電算化賬務(wù)處理程序的步驟為：①經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，指令計(jì)算機(jī)依據(jù)ERP業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)的原始憑證自動(dòng)生成記賬憑證；或依據(jù)ERP系統(tǒng)外審核無(wú)誤的原始憑證或原始憑證匯總表，在電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中填制記賬憑證；②依據(jù)原始憑證或原始憑證匯總表，在電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中審核記賬憑證；③指令計(jì)算機(jī)根據(jù)審核無(wú)誤的記賬憑證，自動(dòng)登記各種日記賬、明細(xì)分類賬、輔助賬和總分類賬，自動(dòng)匯總科目匯總表和匯總記賬憑證；④月末，在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，先指令計(jì)算機(jī)自動(dòng)核對(duì)業(yè)務(wù)賬與財(cái)務(wù)賬，再對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)賬處理；⑤月末，在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，先指令計(jì)算機(jī)自動(dòng)核對(duì)各日記賬、明細(xì)賬、輔助賬和總賬，再對(duì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)賬處理；⑥月末，指令計(jì)算機(jī)依據(jù)會(huì)計(jì)報(bào)表取數(shù)公式生成會(huì)計(jì)報(bào)表。

在業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化下主要實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程和會(huì)計(jì)流程的結(jié)合，在出現(xiàn)業(yè)務(wù)活動(dòng)的情況下，存在大量業(yè)務(wù)事件數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)將會(huì)被實(shí)時(shí)采集、存儲(chǔ)到業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)中。信息使用者發(fā)出請(qǐng)求后，如匯總科目匯總表、匯總付款憑證等，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)能根據(jù)要求自動(dòng)產(chǎn)生相應(yīng)的信息報(bào)告，發(fā)送給使用者，即信息用戶可依照相關(guān)規(guī)則與數(shù)據(jù)庫(kù)得到自己需要的信息。

主要參考文獻(xiàn)

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