微機(jī)在公文管理和信息交流中的應(yīng)用

武曉橋++程役超++王偉東

【摘要】隨著公文信息量的成倍增加，促使人們越來越多地使用現(xiàn)代化的工具——微機(jī)，以擺脫傳統(tǒng)的公文處理模式，適應(yīng)現(xiàn)今社會信息化高度發(fā)展的需要。本文主要介紹了微機(jī)在公文管理和信息交流中的應(yīng)用，并簡述了其工作中存在的問題。

【關(guān)鍵詞】微機(jī)；系統(tǒng)；公文管理；信息交流

在當(dāng)今社會，在辦公室業(yè)務(wù)的處理中，已經(jīng)越來越普及微機(jī)這一現(xiàn)代化工具。微機(jī)及其相關(guān)技術(shù)的使用很大程度上方便并提高了工作辦事效率及規(guī)范化管理，讓如今的公文管理工作及信息交流工作進(jìn)入了一個新的高速發(fā)展階段。

一、微機(jī)在公文管理工作中的應(yīng)用

公文就是指各種企事業(yè)單位在實行各項管理的公務(wù)活動中，為處理公務(wù)而形成的具有一定格式的文字材料。換言之，公文即為單位在處理其事務(wù)時利用的各種書面文字工具的總稱。

在公文管理中，大部分單位都會設(shè)立管理公文的專項部門，配備相關(guān)工作人員，使用較為傳統(tǒng)的公文管理方式。這樣在公文的管理方面，工作量就比較大。而且在公文的傳閱、回收方面，由于可能經(jīng)手的人員較多，送達(dá)地點分散，對某些保密性的公文，其不僅手續(xù)復(fù)雜，而且保密性也不能保障，同時還會影響公文的及時傳達(dá)與落實。尤其是在單位為了對某項工作進(jìn)行調(diào)研時，需要查閱相關(guān)的公文，公文管理部門總是要花費很多精力尋找所需要的公文，這將嚴(yán)重降低各項工作的效率。綜上所述，筆者將針對目前的傳統(tǒng)公文管理工作中的問題，闡述利用微機(jī)及其相關(guān)技術(shù)對公文進(jìn)行管理相比于傳統(tǒng)管理模式的優(yōu)點。

（一）保證保密性。一般來說，公文分為普通公文、保密公文兩大類，其中保密公文又可按其所需的保密等級分為秘密、機(jī)密和絕密三種。在利用微機(jī)系統(tǒng)時，根據(jù)公文的保密密級和可能的閱讀人員，可分別設(shè)計不相同的用戶名稱與密碼及其相對應(yīng)的閱讀權(quán)限，在使用者輸入正確的用戶名及密碼時，就可以閱讀到其使用權(quán)限許可范圍內(nèi)的公文，如果出現(xiàn)數(shù)次輸入錯誤，則系統(tǒng)自行關(guān)閉一定時限。這樣可以從根本上避免傳統(tǒng)管理方法中對紙質(zhì)文件不能完全保證保密性的問題。

（二）便于查閱。使用統(tǒng)一的公文格式，設(shè)計各種關(guān)于公文特征的查閱方不用費時費力可從文件堆中尋找到所需的公文。

（三）方便管理?？蓪⒐牡氖褂萌藛T分為幾個等級。最高級也就是第一級用戶為公文管理部門的工作人員，他們可按照規(guī)定對公文進(jìn)行各項管理工作；第二級用戶可調(diào)閱所有公文；第三級用戶可閱讀除絕密公文之外的所有公文；第四級用戶可調(diào)閱秘密和一般公文；第五級用戶只能調(diào)閱普通公文。同時，為能獲悉各類公文的使用情況，以便針對使用情況及時調(diào)整系統(tǒng)，可以在設(shè)計系統(tǒng)時考慮能夠記錄調(diào)閱各類公文的人員的各種相關(guān)情況。這樣，可比傳統(tǒng)的公文管理模式更加快捷迅速準(zhǔn)確地掌握調(diào)閱公文人員的各種情況。同時，為使管理人員便于管理，可以將原書面公文歸檔變?yōu)殡娮哟姹P，此舉能充分利用微機(jī)的各類信息處理功能，既更有利于保密，而且也可以比傳統(tǒng)管理模式更能節(jié)省紙張。

以上幾方面就是筆者認(rèn)為的微機(jī)及其相關(guān)技術(shù)在公文管理工作中相比于傳統(tǒng)管理模式的優(yōu)點。

二、微機(jī)在信息交流中的應(yīng)用

與公文管理相同，微機(jī)也可用于信息交流管理工作，而且對于信息交流工作的實時傳遞，更能保證其時效性。在如今，微機(jī)及其相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用在信息交流方面，主要有以下兩種形式，其一是通過可移動數(shù)據(jù)盤來交流信息，其二是利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)以電子郵件的方式，直接進(jìn)行信息交流。因為信息交流主要是利用第二種方式，所以筆者在此主要介紹利用微機(jī)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)在信息交流工作的應(yīng)用。

在信息交流越來越要求高效性與時效性的現(xiàn)今，傳統(tǒng)的信息交流形式，不僅效率與速率低下，而且還有遺失、泄密的隱患。所以，信息交流處理的微機(jī)網(wǎng)絡(luò)化已是大勢所趨。以下筆者分析微機(jī)網(wǎng)絡(luò)在信息交流工作中的各方面應(yīng)用及其優(yōu)點。

（一）減少工作量，提高工作效率與質(zhì)量。微機(jī)網(wǎng)絡(luò)，簡單地說，就是將分散的微機(jī)終端、外圍設(shè)備、工作站等各類設(shè)備通過其之間的線路相互連接在一起，能夠?qū)崿F(xiàn)通信的一個系統(tǒng)。微機(jī)網(wǎng)絡(luò)的建立，極為有利于加快信息交流的速度，發(fā)文單位利用微機(jī)將所需送達(dá)的公文通過微機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送給收文部門，收文部門收到信息后就能做出回應(yīng)，若公文需再轉(zhuǎn)發(fā)，可將原件視情況另外加上其它信息并再次利用微機(jī)網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)發(fā)向其它部門，此項功能使公文管理部門大大減少了文件轉(zhuǎn)發(fā)的工作量。

微機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的保存功能能將所接收的公文予以保存，使其以后可以調(diào)閱。微機(jī)系統(tǒng)能夠設(shè)置成在無人操作時可以自動進(jìn)行接收記錄及存儲模式。通過微機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)送功能，能把信息發(fā)到極遠(yuǎn)的接收部門，同時發(fā)送系統(tǒng)還可以設(shè)置為“需要回應(yīng)”，請接收部門在收到信息后反饋接收信息。而對于某項保密信息，微機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送系統(tǒng)能利用加密方式，當(dāng)接收部門在收到信息文件后需要應(yīng)答正確的密碼才能收到保密信息文件。

微機(jī)網(wǎng)絡(luò)在能進(jìn)行文字信息交流的基礎(chǔ)上，還可以進(jìn)行諸如圖片、聲音等信息的傳遞與交流，而且在微機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的今天，此類功能一定會進(jìn)一步發(fā)展完善。由于網(wǎng)絡(luò)不受時間、地理等方面的影響，所以其可以做到不限時通信和不限距離傳遞，而且極大程度上削減了書面工作，甚至可以做到不用紙張進(jìn)行信息的交流與傳遞，避免了書面文件的錯別字、紙張的丟失與損毀，大大提高了辦文的準(zhǔn)確率和效率。

（二）傳真技術(shù)快捷方便。傳真技術(shù)屬于微機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的一種，其在公文信息處理與交流工作中的作用是現(xiàn)代辦公中所不可或缺的。傳真技術(shù)就是通過掃描的方法，利用微機(jī)網(wǎng)絡(luò)或電話線，把書面信息包括文字及圖像等信息發(fā)送到接收地，該種信息傳遞方式具有快捷、方便、收發(fā)同時等優(yōu)點，因此被廣泛應(yīng)用于公文處理與信息交流工作中。利用傳真機(jī)發(fā)送和接收信息文件時，傳真機(jī)需要連接電話線，以此作為與對方的信息連接路線。當(dāng)本方要發(fā)送信息時，把所需傳送的文件放在傳真機(jī)，再撥打?qū)Ψ降奶柎a，若接收方需要接收信息時，本方再將信息傳送，信息就送達(dá)到接收的傳真機(jī)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，以后的傳真機(jī)將可以把傳真、微機(jī)和通信技術(shù)更完美地結(jié)合起來，向著智能化、高效化發(fā)展，所傳遞的信息量也必將會有更大地提高，在信息交流處理工作中將發(fā)揮更為巨大的作用。微機(jī)在信息交流工作中的應(yīng)用，簡化了傳統(tǒng)信息交流模式下很多繁瑣的工作環(huán)節(jié)，極大程度地減少了發(fā)送方及接收方的工作量，在信息交流工作中，增加了以微機(jī)為物質(zhì)基礎(chǔ)的新型網(wǎng)絡(luò)。使用微機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息交流，大大提高了信息工作的時效性，（下轉(zhuǎn)第180頁）（上接第188頁）賦予了信息交流工作新的活力。

三、微機(jī)的應(yīng)用在公文管理和信息交流中存在的問題

微機(jī)系統(tǒng)本身設(shè)計問題。微機(jī)系統(tǒng)本身設(shè)計問題主要包括以下幾方面：某些系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫設(shè)計方面存在不合理，使反應(yīng)速度緩慢，降低公文處理速度。某些系統(tǒng)操作流程繁瑣，部分功能脫離實際需要。某些系統(tǒng)功能過于單一，遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于實際需求。

微機(jī)系統(tǒng)實際應(yīng)用中的問題。公文管理部門對微機(jī)系統(tǒng)的使用管理不到位，極大地增加了公文的處理工作量，使用效率低下，極不利于及時有效地發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

微機(jī)系統(tǒng)的維護(hù)問題。微機(jī)系統(tǒng)的管理部門對系統(tǒng)進(jìn)行升級或?qū)ο到y(tǒng)其它模塊進(jìn)行調(diào)整后，常常會在較長時間內(nèi)大大影響系統(tǒng)的穩(wěn)定性，因此影響到其它系統(tǒng)部分的運行，進(jìn)而降低系統(tǒng)的實用性。

四、結(jié)語

利用微機(jī)處理公文和信息交流，還要注意一個互相配套、協(xié)調(diào)的問題，這就要特別強(qiáng)調(diào)工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化同時要注意提高的工作人員微機(jī)操作水平，使微機(jī)能真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用。近年來微機(jī)及其相關(guān)技術(shù)發(fā)展很快，所以，相關(guān)工作人員更要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)，迎接信息社會的到來。以上是筆者對關(guān)于微機(jī)在公文管理和信息交流中的應(yīng)用的一些淺見。