電子會計檔案管理探索與實(shí)踐

于魯霞

【摘要】財政部、國家檔案局于2016年1月1日頒布了新的《會計檔案管理辦法》，從根本上解決了會計檔案電子化管理的問題，明確了會計檔案電子化管理勢在必行。本文重點(diǎn)從會計檔案電子化管理的制度、程序、安全保障等幾個方面進(jìn)行分析探討。

【關(guān)鍵詞】電子會計檔案 ； 檔案管理 ；元數(shù)據(jù)

為高效推進(jìn)電子會計檔案管理，財政部、國家檔案局自2012年起歷時4年的時間經(jīng)過多次試點(diǎn)工作，對原《會計檔案管理辦法》進(jìn)行了修改和完善，制定了新《會計檔案管理辦法》，并于2016年1月日起實(shí)施。新《管理辦法》將電子會計檔案的管理列為此次修訂的重點(diǎn)。

一、實(shí)行電子會計檔案管理的重要性

隨著社會的不斷進(jìn)步和發(fā)展，各行各業(yè)對現(xiàn)代化信息要求越來越高，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用的成熟，電子會計業(yè)務(wù)規(guī)模不斷擴(kuò)大，這些都要求會計檔案管理要與時俱進(jìn)，推進(jìn)電子會計檔案管理對未來會計檔案的管理和利用具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。

（一）有利于綠色環(huán)保，減少資源浪費(fèi)。會計工作耗材成本巨大，日報、月報、年報所需紙張加上色帶、打印機(jī)等各類耗材，無以計算，造成資源浪費(fèi)、環(huán)境污染。由于大量的會計報表、報銷單據(jù)及記賬憑證等都以紙質(zhì)檔案呈現(xiàn)，給檔案管理及檔案利用帶來諸多不便，以我校為例，一些科研項(xiàng)目結(jié)題審計、學(xué)科評估、教學(xué)評估等等不僅需要大量的原始票據(jù)憑證，還需要例如合同、協(xié)議、文件等原始憑證等，這些文件材料大部分都附在會計原始單據(jù)后面，這樣一來，一個項(xiàng)目查下來就要翻閱少則一年多則五、六年，甚至十年的原始會計憑證，另外由于復(fù)印、照相、掃描不清不詳，還要往返檔案館查找多次，耗資耗力耗材，給會計檔案的利用帶來諸多不利。如果實(shí)行電子會計檔案管理就不一樣了，新《會計檔案管理辦法》規(guī)定，符合條件的電子會計資料和電子會計憑證都可以同紙質(zhì)檔案一同歸檔立卷。這樣會計檔案利用者就可以通過電子會計平臺迅速查到自己需要的會計原始憑證，既節(jié)省了時間又降低了耗材成本，節(jié)能減排，綠色環(huán)保。

（二）提高會計工作的效率，便于會計檔案管理。紙質(zhì)檔案在形成和保管、利用的實(shí)踐過程中，投入大量的人力、物力和財力，近年來紙質(zhì)會計檔案，尤其是記賬憑證成倍增加，占用了大量的空間，一些館所由于缺少現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案庫房管理，出現(xiàn)會計憑證擺放雜亂、無序的現(xiàn)象，給工作帶來極大不利，甚至造成嚴(yán)重的安全隱患。電子會計檔案管理的出臺，以它獨(dú)特的便捷性，提高了會計工作的效率，加速了會計信息資源的傳遞速度，進(jìn)而提升了會計檔案的利用率。

（三）有利于現(xiàn)代化會計大數(shù)據(jù)事業(yè)的發(fā)展?，F(xiàn)代化信息時代的發(fā)展，要求財務(wù)會計大數(shù)據(jù)的支持。通過一些會計數(shù)據(jù)的分析和研究，可以為決策者提供有價值的依據(jù)和決策。新《會計檔案管理辦法》的出臺，將有利地推動電子會計大數(shù)據(jù)的實(shí)現(xiàn)，為機(jī)關(guān)企事業(yè)管理者提供更準(zhǔn)確、更真實(shí)、更可靠的一手?jǐn)?shù)字信息，為社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做好參謀。

二、建立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?、?guī)范的電子會計檔案管理制度

電子會計檔案的管理需要以科學(xué)的態(tài)度、完善的管理進(jìn)行，它與紙質(zhì)檔案的管理無論在制度管理，還是業(yè)務(wù)流程，以及安全防范方面都存在著很大差別，為保證電子會計檔案的管理科學(xué)、規(guī)范，最大限度地開發(fā)、利用，應(yīng)該從規(guī)范管理、組織流程、建立安全防范體系幾個方面落實(shí)。

（一）制定完善的電子會計檔案的制度。新《管理辦法》明確了電子會計檔案的管理，規(guī)定電子會計檔案在接收、傳輸、保管、利用等環(huán)節(jié)，要遵循建立與紙質(zhì)會計檔案相關(guān)聯(lián)的會計檔案檢索系統(tǒng)，并且強(qiáng)調(diào)同時要符合長期保管的條件。規(guī)定從外部接收的符合存檔條件的電子會計資料，同時其電子簽名必須符合《中華人民共和國電子簽名法》的要求。

（二）健全電子會計檔案的移交手續(xù)。規(guī)定指出，電子會計檔案在移交時，應(yīng)嚴(yán)格遵守電子會計檔案與其元數(shù)據(jù)一同移交的規(guī)定，并且要求電子會計檔案在形成過程中的文件格式必須符合國家檔案管理的相關(guān)規(guī)定。強(qiáng)調(diào)如果是特殊的電子格式必須連同電子會計檔案的讀取平臺一同移交歸檔保存。

三、建立健全科學(xué)完善的電子會計檔案安全保障制度

電子會計檔案歸檔，應(yīng)當(dāng)從它形成的全過程加以監(jiān)控。首先應(yīng)當(dāng)從電子會計檔案的收集、傳輸、整理、保管開始，到最后的移交，形成電子信息一體化的電子會計檔案管理體系；對其形成過程中的準(zhǔn)確性、完整性、可用性及安全性一一進(jìn)行嚴(yán)格的檢測把關(guān)，真正符合規(guī)定的會計資料才可以接收歸檔。

（一）建立電子會計檔案安全保障體系。從管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)傳輸、到電子會計檔案的利用，檔案部門應(yīng)協(xié)同會計部門、信息技術(shù)管理部門一同建立安全有效的防范體系，嚴(yán)防電子會計檔案利用中的丟失及篡改。

（二）建立電子會計檔案的備份制度。防止自然災(zāi)害及人為破壞。

（三）建立電子檔案查閱權(quán)限的控制機(jī)制。防止電子會計檔案內(nèi)容的篡改或泄露。

（四）在系統(tǒng)管理的安全保障上，采用相應(yīng)的IT安全保障系統(tǒng)。保證各授權(quán)人員規(guī)范化操作，防范電子會計檔案歸檔前不被篡改。

在電子會計檔案管理過程中，要明確職責(zé)，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)、風(fēng)險控制關(guān)，保證電子會計檔案質(zhì)量及管理工作的安全。財務(wù)會計部門要確保會計資料形成過程中業(yè)務(wù)流程安全；檔案管理部門確保管理利用過程中的權(quán)限操作程序安全。真正實(shí)現(xiàn)電子會計信息與電子會計檔案的融合，實(shí)現(xiàn)電子會計管理的信息規(guī)范化、統(tǒng)一一體化、網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化管理，為電子會計檔案科學(xué)化管理工作打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。

【參考文獻(xiàn)】

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