基于電子信息技術(shù)的檔案備份與管理

張玉梅

【摘要】隨著信息化水平的不斷提高，電子信息技術(shù)的管理模式以高效、方便的優(yōu)勢逐漸取代傳統(tǒng)管理模式。而通過電子信息技術(shù)能在很大程度上提高檔案管理與檔案存儲(chǔ)備份水平，加大數(shù)字檔案資源的質(zhì)量保障，從而進(jìn)一步提高檔案資源分享效率。文章基于電子信息技術(shù)的檔案備份與管理進(jìn)行探討，并提出建議以供參考。

【關(guān)鍵詞】電子信息技術(shù)；檔案管理：檔案備份

一、電子信息技術(shù)的檔案備份涵義及必要性

（一）電子信息技術(shù)檔案備份的涵義。電子信息技術(shù)檔案備份所指的是為了防止檔案數(shù)據(jù)丟失，提前做好檔案數(shù)據(jù)的備份工作。只有這樣才能夠在數(shù)據(jù)丟失的情況下恢復(fù)檔案數(shù)據(jù)，這也是作為檔案信息化最后的安全保障。其主要的運(yùn)行原理是通過其中某種數(shù)據(jù)冗余機(jī)制，來實(shí)現(xiàn)現(xiàn)用檔案與備份檔案之間進(jìn)行隔離，在現(xiàn)用的電子檔案遭到損害或侵害時(shí)，可以通過檔案備份進(jìn)行完整的檔案數(shù)據(jù)恢復(fù)。通常情況下，電子檔案備份系統(tǒng)需由存儲(chǔ)硬盤、備份軟件與備份對策三個(gè)重要結(jié)構(gòu)組成。

（二）必要性。當(dāng)前，檔案信息化已是檔案工作的重要內(nèi)容。對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字資源化加工，更是檔案信息化工作的當(dāng)務(wù)之急。通過電子信息技術(shù)對大量生成的數(shù)字資源進(jìn)行有效管理，確保數(shù)字資源的安全，是目前公認(rèn)的管理方式。在完成電子檔案備份之后，當(dāng)原有的檔案資源受到病毒木馬、電腦硬盤損壞或管理人員錯(cuò)誤操作而使得檔案信息遭到破壞或刪除時(shí)，可以通過備份軟件來進(jìn)行原有檔案資源的修復(fù)，從而強(qiáng)化電子檔案的安全工作。

檔案信息化后進(jìn)行電子檔案備份有利于檔案資源能夠長期有效地保存。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案資源的積累也越來越多，而這些資源對于各項(xiàng)工作有著重要作用。另外，發(fā)揮著保存民族記憶的“印記”作用，然而其本身的原始性、唯一性特點(diǎn)決定了一旦遭到損毀，將永遠(yuǎn)消失。電子檔案備份從源頭上避免了檔案“永久”消失問題的發(fā)生。

電子檔案備份是檔案信息化不可或缺的重要內(nèi)容。電子檔案備份相關(guān)工作的完成是數(shù)字檔案資源安全的基礎(chǔ)保障。另外，對電子檔案進(jìn)行備份是建立檔案安全系統(tǒng)的重點(diǎn)所在，具有保障電子檔案的數(shù)據(jù)安全，防止意外造成數(shù)據(jù)丟失以及病毒入侵及時(shí)恢復(fù)等許多特點(diǎn)，而體現(xiàn)出電子檔案備份的必要性。

二、電子信息技術(shù)檔案備份與管理所面臨的問題及對策

通過采用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案備份與管理是創(chuàng)新型檔案工作，然而許多單位仍保留著傳統(tǒng)管理觀念，大部分的檔案管理人員仍習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工管理，缺乏電子信息化檔案相關(guān)專業(yè)知識，無法對數(shù)字檔案資源管理進(jìn)行有效管理，檔案管理人員的安全觀念長期受傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的影響，而對于電子檔案數(shù)據(jù)的安全管理認(rèn)識不夠深刻，簡單地認(rèn)為，只要把計(jì)算機(jī)保管妥當(dāng)就不會(huì)產(chǎn)生安全問題。隨著電子信息技術(shù)在檔案管理工作中的不斷發(fā)展，檔案的安全管理問題將面臨新的挑戰(zhàn)。

在數(shù)字檔案資源管理相關(guān)的安全工作中，出現(xiàn)頻率最高以及影響最為惡劣的安全問題就是計(jì)算機(jī)病毒的感染。在電子檔案遭遇到病毒感染之后會(huì)造成網(wǎng)絡(luò)通信阻塞，從而導(dǎo)致大量的數(shù)據(jù)與文件丟失，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)也難以將丟失或破壞的檔案資源進(jìn)行恢復(fù)，這樣將會(huì)給檔案資源帶來巨大的損失，尤其是在檔案資源當(dāng)中一些較為久遠(yuǎn)的數(shù)據(jù)丟失，將難以挽回。

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案事業(yè)管理工作中的不斷應(yīng)用，檔案管理逐步向信息化發(fā)展，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用越來越廣闊，在進(jìn)行內(nèi)部信息與外部信息傳輸過程當(dāng)中，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)在傳輸過程中容易受到侵害而影響其他網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行。所以，在進(jìn)行檔案信息化時(shí)應(yīng)當(dāng)把公共服務(wù)器與其他信息管理服務(wù)器進(jìn)行隔離處理，避免因服務(wù)器共同使用而使得檔案資源外泄。另外，應(yīng)當(dāng)對外網(wǎng)的服務(wù)請求進(jìn)行檢查過濾，只允許正常通信的數(shù)據(jù)包到達(dá)相應(yīng)主機(jī)，其它的請求服務(wù)在到達(dá)主機(jī)之前就應(yīng)該遭到拒絕。

保障電子檔案的物理安全是構(gòu)造信息化系統(tǒng)安全的前提條件。在進(jìn)行檔案信息化過程當(dāng)中，如果沒有良好的物理性能，在遇到自然災(zāi)害或人為破壞的侵害時(shí)容易造成電子檔案信息資源的損失。因此，使用具有良好物理性能的儲(chǔ)存硬盤，設(shè)計(jì)雙機(jī)多冗余，保障機(jī)房環(huán)境設(shè)置報(bào)警系統(tǒng)，提高管理人員安全意識等。

三、電子信息技術(shù)檔案備份與管理的優(yōu)勢

首先，隨著信息化技術(shù)發(fā)展速度的逐漸加快，檔案資源也將越來越多，而這也一定程度上加大了其管理與備份的難度。如何合理地保存與管理信息資源，使其能夠充分地發(fā)揮作用是當(dāng)前急需解決的一大難題。通過電子信息技術(shù)來加強(qiáng)檔案備份與管理水平，其管理優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先通過相關(guān)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建設(shè)的電子檔案，能夠更加方便地保存檔案資料。以往是通過把檔案資料記錄在紙張上用于保存，數(shù)字化檔案只需要占據(jù)計(jì)算機(jī)的極小部分容量就能夠很好地把檔案資料保存下來。以往的紙質(zhì)檔案管理方法可能受天氣或時(shí)間的影響，記錄檔案的載體很容易就會(huì)發(fā)霉變質(zhì)，而所記錄的檔案信息也會(huì)因此而遭到損壞。數(shù)字化檔案可以完全不受此影響，能夠非常長久有效地保存檔案信息。

其次，數(shù)字檔案能夠在很大程度上便于查閱者查詢檔案。以往的檔案管理模式大多需要通過人工手動(dòng)完成，相關(guān)材料的收集、整理與歸檔都需要專業(yè)檔案人員來完成。這種模式極其消耗檔案人員的時(shí)間與精力，而且檔案人員不可避免出錯(cuò)，導(dǎo)致相關(guān)信息的準(zhǔn)確性有所降低。通過信息化技術(shù)能夠有效地防止這一問題的發(fā)生，這種模式的建立很大程度上方便了檔案管理人員，同時(shí)，也確保檔案信息的準(zhǔn)確性和有效性。隨著檔案數(shù)量的快速增加，也在一定程度上加大了查閱者查詢檔案資料的難度，查閱者只需要通過搜索關(guān)鍵字就能夠在短時(shí)間內(nèi)找到想要的檔案信息，這也在很大程度上提高了檔案的利用率，發(fā)揮出檔案資源的價(jià)值。最后通過檔案信息化徹底改變以往檔案管理模式。

四、改進(jìn)電子信息化技術(shù)檔案備份與管理的建議與方法

（一）注重檔案人員的服務(wù)意識與技術(shù)培養(yǎng)。優(yōu)化檔案管理的最終目的是為了能夠把檔案信息更方便、有效地提供給相關(guān)部門與相關(guān)人員參考利用。所以檔案工作人員應(yīng)當(dāng)牢記檔案信息化的最終目的，加強(qiáng)自身服務(wù)意識，堅(jiān)持服務(wù)相關(guān)部門與人員使用檔案的核心思想。改變以往的管理模式只注重保管而忽視檔案利用的觀念，在保證檔案資料的安全有效的前提下最大程度地發(fā)揮出檔案資料價(jià)值，使得檔案資料能夠更好地服務(wù)社會(huì)大眾。

檔案工作人員在更新傳統(tǒng)管理觀念的同時(shí)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)自身專業(yè)素養(yǎng)。檔案信息化需要檔案人員具有足夠的專業(yè)技能才能得以實(shí)現(xiàn)，數(shù)字檔案資源管理需要具有較高專業(yè)素養(yǎng)的綜合型人才，提高檔案管理及相關(guān)人員的專業(yè)素養(yǎng)對于檔案信息化工作具有重大意義。

（二）提高檔案信息化管理水平。在先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的推動(dòng)下，通過使用計(jì)算機(jī)相關(guān)軟件能夠加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。通過相關(guān)計(jì)算機(jī)管理軟件能夠?qū)π畔⒒瘷n案的管理工作起到積極作用，使得檔案管理的核心內(nèi)容朝檔案信息化方向發(fā)展，另外應(yīng)加大電子檔案使用設(shè)備的投入，搭建高效的檔案信息化平臺系統(tǒng)，從而為電子檔案的相關(guān)活動(dòng)的開展打下良好基礎(chǔ)。電子檔案雖不能帶來實(shí)際效益，但是可以在服務(wù)社會(huì)中發(fā)揮潛在的經(jīng)濟(jì)效益。通過合理的選擇相關(guān)計(jì)算機(jī)管理軟件，是對電子檔案有效利用的關(guān)鍵所在，但是也不能夠少了檔案人員及相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，前后兩者均對提高電子檔案管理質(zhì)量起到重要作用。

（三）加強(qiáng)檔案信息管理。在進(jìn)行檔案信息化過程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)提前制定好相關(guān)工作流程，在整個(gè)建設(shè)過程中都應(yīng)保持認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度。檔案信息化應(yīng)當(dāng)結(jié)合當(dāng)前社會(huì)需求進(jìn)行規(guī)劃，從而實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理模式。構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺，應(yīng)能夠保障網(wǎng)絡(luò)平臺具有擴(kuò)展性、靈活性等特點(diǎn)，以結(jié)合社會(huì)需求，拓展開發(fā)相關(guān)功能、更新軟件系統(tǒng)，保證檔案信息化硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)的有效配合，以此保證檔案信息化工作正常開展。

（四）電子檔案備份系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要求。電子檔案是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，電子檔案能夠起到與紙質(zhì)檔案相同的資源管理的作用，但電子檔案的易修改性、不安全性等特點(diǎn)使電子檔案存在不穩(wěn)定因素。在進(jìn)行電子檔案備份系統(tǒng)的建設(shè)過程中，不但要對電子檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)容量、容災(zāi)能力等要求進(jìn)行重點(diǎn)考慮，而且應(yīng)當(dāng)設(shè)定一套高效、完善的備份系統(tǒng)。這套備份系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具有全面性、容錯(cuò)性、實(shí)時(shí)性及自動(dòng)備份等功能。另外，應(yīng)當(dāng)把電子檔案備份需要較高的硬件設(shè)備與軟件要求等因素結(jié)合在內(nèi)，再結(jié)合自身要求進(jìn)行存儲(chǔ)硬盤與備份軟件的選擇，從而設(shè)計(jì)達(dá)到實(shí)際要求的電子檔案備份系統(tǒng)。

數(shù)字檔案管理相關(guān)人員應(yīng)從以往的檔案實(shí)體管理往檔案信息化管理模式轉(zhuǎn)變。制定具有多樣性、多渠道、實(shí)時(shí)性的檔案信息化規(guī)劃，另外應(yīng)注重對專業(yè)人才的培養(yǎng)，同時(shí)對相關(guān)培訓(xùn)與考評逐步改革，從而能夠整體提高檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)與工作能力。

電腦的廣泛使用以及網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)發(fā)展給檔案管理帶來了巨大的便利，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過相關(guān)管理軟件提高檔案管理效率。采用相關(guān)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所構(gòu)建的網(wǎng)絡(luò)平臺不僅能夠使得檔案信息更具真實(shí)性，還能夠有效地提高檔案利用率。

五、結(jié)語

總而言之，通過紙張來進(jìn)行檔案備份的傳統(tǒng)管理方式，已經(jīng)滿足不了當(dāng)今社會(huì)的需求。只有通過電子信息技術(shù)來大大提高檔案管理水平。因此，檔案信息化已經(jīng)成為優(yōu)化檔案管理質(zhì)量的最佳方法，相關(guān)管理單位應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，結(jié)合社會(huì)需要，構(gòu)建高效的檔案信息化平臺，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，全面提高檔案管理水平與檔案備份水平，注重相關(guān)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，從而更好地推動(dòng)檔案工作發(fā)展進(jìn)程。

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