社保業(yè)務(wù)檔案的利用特點及存在問題

王浦文

【摘要】社保作為我國社會主義建設(shè)過程中重要的建設(shè)方向，在長期的經(jīng)濟社會發(fā)展過程中，國家為其創(chuàng)造良好的制度環(huán)境。在現(xiàn)今社保改革不斷探索發(fā)展的情況下，應(yīng)加強對社保業(yè)務(wù)檔案的利用。本文針對其現(xiàn)存的問題進行分析，提出改善工作的措施。

【關(guān)鍵詞】社保業(yè)務(wù)檔案；利用；存在問題；改善措施

社保業(yè)務(wù)檔案的利用是社保管理中重要的一個方面，其具體指的是社保參與對象具體參與情況、詳細(xì)的繳費等方面的記錄。當(dāng)前，我國黨和政府在極力促進社保改革的過程中，其中異地結(jié)算和社保轉(zhuǎn)移等改革措施漸露頭角，這些改革措施要求社保業(yè)務(wù)檔案基礎(chǔ)性管理的完善，通過現(xiàn)代化信息技術(shù)電子檔案的管理，強化社保業(yè)務(wù)的管理水平，強化其自身特點的發(fā)揮，為現(xiàn)今社保改革的跨地區(qū)轉(zhuǎn)移持續(xù)發(fā)展發(fā)揮了重要的作用。

一、社保業(yè)務(wù)檔案利用的特點

（一）跨區(qū)域性。社保業(yè)務(wù)檔案作為社保數(shù)據(jù)資料基礎(chǔ)性的管理部分，社保業(yè)務(wù)檔案自身存在的屬性決定其在利用的過程中最為突出的特點就是跨區(qū)域性。眾所周知，社保業(yè)務(wù)檔案簡單而言就是記錄參保對象自身社保記錄重要的科學(xué)依據(jù)和數(shù)據(jù)資料，其講究真實性和規(guī)范化的管理?？鐓^(qū)域性的特點尤其是針對現(xiàn)今我國黨和政府在不斷推進社保改革的過程中表現(xiàn)尤為突出。當(dāng)下，我國社保改革的一個重要方向是在保證利益協(xié)調(diào)和分隔公平的基礎(chǔ)上，能夠?qū)崿F(xiàn)社保的跨區(qū)域轉(zhuǎn)移，從而實現(xiàn)社保人員的持續(xù)參保。作為這種發(fā)展方向的基礎(chǔ)，這就要求社保業(yè)務(wù)檔案能夠?qū)崿F(xiàn)管理的規(guī)范化，社保業(yè)務(wù)檔案中資料數(shù)據(jù)的跨區(qū)域利用是促進改革實現(xiàn)的一個關(guān)鍵部分。

（二）數(shù)據(jù)資料的針對性強。社保業(yè)務(wù)檔案是社保參與對象參保情況、個人背景資料登記的綜合記錄管理。其從登記到整理到最后的匯總是一個科學(xué)的收集數(shù)據(jù)資料的過程。在當(dāng)前信息化管理的情況下，社保業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)資料的登記管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)版管理轉(zhuǎn)化為電子檔案管理。無論是對傳統(tǒng)的還是現(xiàn)代化的社保業(yè)務(wù)檔案管理，其都是以實名制的方式對具體的參保對象進行單一化的登記管理，而且其數(shù)據(jù)資料的收集的標(biāo)準(zhǔn)也是非常嚴(yán)格的，總體而言社保業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)資料的針對性非常強。

（三）集成性和層次性的結(jié)合。社保業(yè)務(wù)檔案在登記管理以及利用的過程中是一個層次性登記管理與統(tǒng)籌使用的過程。其中層次性主要面對的是社保業(yè)務(wù)檔案的利用能夠在市、縣等區(qū)域中實現(xiàn)小規(guī)模的使用，但是現(xiàn)今我國不斷加強社保業(yè)務(wù)檔案的統(tǒng)籌使用，這也就是社保業(yè)務(wù)檔案的利用強化省級統(tǒng)籌管理利用，從省級統(tǒng)籌利用為當(dāng)前社保改革發(fā)展創(chuàng)造良好的制度環(huán)境。所以，社保業(yè)務(wù)檔案的利用是一個層次性和集成性利用的過程。

二、社保業(yè)務(wù)利用檔案存在的問題

當(dāng)前，我國在竭力促進社保改革、強化社保統(tǒng)籌管理利用的過程中，作為社保數(shù)據(jù)資料登記管理的主要存在部分即社保業(yè)務(wù)檔案出現(xiàn)了一些問題，強化對這些問題的分析是促進社保業(yè)務(wù)檔案利用的基礎(chǔ)工作。

（一）完全的信息化管理并沒有實現(xiàn)，社保業(yè)務(wù)檔案電子歸檔的效率低。現(xiàn)今信息化技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)走進了人們生產(chǎn)生活的各個領(lǐng)域，其中在行政職業(yè)單位、政府等各個部門的業(yè)務(wù)管理中信息化建設(shè)的速度更是較快的。就這一方面而言，信息化的建設(shè)能夠極大提高社保業(yè)務(wù)檔案利用的效率和質(zhì)量，工作人員可以通過簡單的系統(tǒng)操作查閱以地區(qū)、個人、性別等為單位的具體的社保業(yè)務(wù)檔案資料，信息化管理相比傳統(tǒng)的社保業(yè)務(wù)檔案管理存在著很大的優(yōu)勢。但是現(xiàn)今存在的一個很大的問題就是，由于各個地區(qū)社會經(jīng)濟發(fā)展水平千差萬別，而較強的經(jīng)濟基礎(chǔ)優(yōu)勢是社保業(yè)務(wù)檔案進行信息化管理的關(guān)鍵，所以就造成社保業(yè)務(wù)檔案利用的信息化尚未完全實現(xiàn)。除此之外，由于現(xiàn)今社保業(yè)務(wù)檔案部分工作人員缺乏現(xiàn)代化管理利用意識，社保業(yè)務(wù)檔案電子歸檔效率比較低，這樣極大地妨礙了社保業(yè)務(wù)檔案跨區(qū)域利用的效率，這是現(xiàn)今社保業(yè)務(wù)檔案利用中最為突出的問題。

（二）網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系程度低，信息數(shù)據(jù)資源的共享程度有待加深。這一問題的出現(xiàn)是上一個問題衍生出來的，由于電子檔案的歸檔效率低及信息化建設(shè)的整體速度不一致，就會導(dǎo)致現(xiàn)今社保業(yè)務(wù)檔案之間網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系程度低，信息數(shù)據(jù)資源無法完全實現(xiàn)共享，對社保業(yè)務(wù)檔案的利用是非常不利的。社保業(yè)務(wù)檔案利用的主要方面就是對數(shù)據(jù)資料的使用，無論是層次性的還是集成性較高的使用來講，能夠創(chuàng)造條件實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享，為不同區(qū)域社保業(yè)務(wù)工作提供極大的方便。但是面對現(xiàn)今各個地區(qū)之間社保業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系基礎(chǔ)尚未真正建立起來，在一定程度上割斷了社保業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)資料的聯(lián)系渠道，條塊化、分割度比較強的數(shù)據(jù)資料存儲狀況極不利于社保業(yè)務(wù)檔案的利用。

（三）社保業(yè)務(wù)檔案利用缺乏科學(xué)的管理及法律法規(guī)。社保業(yè)務(wù)檔案是對參保對象參保記錄及具體背景資料的登記，其為了保護參保對象的個人隱私權(quán)，對其利用過程的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理程度要求非常高。但是現(xiàn)今面對的一個主要問題就是我國總體的社保業(yè)務(wù)檔案處在信息化建設(shè)的關(guān)鍵階段以及社保業(yè)務(wù)檔案利用轉(zhuǎn)型改革的關(guān)鍵時期，這一時期社保業(yè)務(wù)檔案出現(xiàn)了各個方面利用的漏洞，出現(xiàn)了泄露參保人員隱私的現(xiàn)象。而造成這一問題主要是現(xiàn)今關(guān)于社保業(yè)務(wù)檔案利用完善的科學(xué)法規(guī)尚未真正建立起來，沒有權(quán)威性、標(biāo)準(zhǔn)性高的法律法規(guī)的管理，社保業(yè)務(wù)檔案真正實現(xiàn)規(guī)范科學(xué)利用是比較困難的。 （下轉(zhuǎn)第151頁）（上接第143頁）

三、社保業(yè)務(wù)檔案改進的措施分析

（一）強化與地方社保管理網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)系，建立從參保到退休的全部電子檔案。為了強化社保業(yè)務(wù)檔案的利用，促使社保業(yè)務(wù)檔案自身存在的價值真正發(fā)揮出來，需強化各級地方社保業(yè)務(wù)檔案之間管理的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系，在為參保對象建立從參保之初到退休之時的全部電子檔案，為社保業(yè)務(wù)檔案的跨區(qū)域和跨部門利用奠定基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，各級社保業(yè)務(wù)檔案要主動的建立或參與局域網(wǎng)或特定網(wǎng)絡(luò)流程和數(shù)據(jù)庫的建立，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與其他地區(qū)之間建立聯(lián)系，通過完善的數(shù)據(jù)資料提高社保業(yè)務(wù)檔案的利用率。

（二）強化省級統(tǒng)籌電子檔案系統(tǒng)的管理，加強頂層設(shè)計，強化與外網(wǎng)的聯(lián)系。社保業(yè)務(wù)檔案利用的最大化必須在統(tǒng)籌層次較高的管理下才能夠正常進行。所以，為了提高社保業(yè)務(wù)檔案的利用率，省級管理部門應(yīng)該從政策、資金及技術(shù)等方面強化社保業(yè)務(wù)檔案建立管理的一體化建設(shè)，強化統(tǒng)籌管理，通過頂層設(shè)計，不斷為省內(nèi)各級社保業(yè)務(wù)檔案的利用創(chuàng)造良好的制度環(huán)境，通過特定政策的出臺，為社保業(yè)務(wù)檔案不同地區(qū)、不同層次的使用提供政策依據(jù)。其次，政府還應(yīng)加大財政資金對社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范利用的支持，為社保業(yè)務(wù)檔案自身信息化建設(shè)以及與外網(wǎng)的聯(lián)系提供基礎(chǔ)物質(zhì)支撐，以此提高社保業(yè)務(wù)檔案利用的效率和水平。

（三）強化科學(xué)管理機制的形成，依法進行社保業(yè)務(wù)檔案的利用。當(dāng)前社保業(yè)務(wù)檔案的利用需要在面對社保改革的現(xiàn)實狀況下進行，為了能夠保證社保業(yè)務(wù)檔案利用的科學(xué)化及規(guī)范化，必須出臺相應(yīng)的法律法規(guī)，依靠法律法規(guī)為社保業(yè)務(wù)檔案的利用設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)和界限。社保業(yè)務(wù)檔案法律法規(guī)的形成一方面應(yīng)在原有法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，在深刻結(jié)合當(dāng)前社保業(yè)務(wù)檔案利用的形勢下適當(dāng)?shù)馗倪M，這樣做不僅能夠保存社保業(yè)務(wù)檔案利用的基礎(chǔ)，而且其適用性也比較強。另一方面，社保業(yè)務(wù)檔案法律法規(guī)的形成應(yīng)在總體形成的基礎(chǔ)上進一步細(xì)化，建立針對性較強的不同層次的法律法規(guī)，真正做到社保業(yè)務(wù)檔案利用每個環(huán)節(jié)、每個部分都能有法可依，以此提高社保業(yè)務(wù)檔案利用的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

四、結(jié)語

綜上所述，社保業(yè)務(wù)檔案的利用應(yīng)在其跨區(qū)域性利用、數(shù)據(jù)資料針對性較強的前提下，能夠通過其現(xiàn)存的業(yè)務(wù)檔案利用狀況中存在的問題，省級政府及相關(guān)部門應(yīng)強化統(tǒng)籌管理，強化與外網(wǎng)的聯(lián)系，從電子檔案歸檔效率提高以及科學(xué)管理機制等方面促進社保業(yè)務(wù)檔案利用效率和水平的提高。

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