關(guān)于對辦公室公文精益化管理的思考

白茹

【摘要】近幾年，在辦公室精益化管理理念的指引下，辦公室公文管理水平得到顯著提高，極大促進(jìn)了各項(xiàng)工作的順利開展，但也存在一定的問題。本文主要分析了辦公室公文管理中存在的問題，并探討其改善思路。

【關(guān)鍵詞】精益化管理；公文

辦公室工作由比較瑣碎、繁雜的眾多細(xì)節(jié)所組成，任何一個小的忽略或馬虎，都可能導(dǎo)致問題出現(xiàn)。近年來，辦公室公文管理水平得到顯著提高，但也存在不精細(xì)的問題，需要不斷改善工作思路，從而推進(jìn)管理的規(guī)范化和精益化。

一、辦公室公文管理存在的問題

（一）收文登記分類不清晰。收文指的是及時接收外部送達(dá)單位機(jī)關(guān)或公司的公務(wù)文書，主要包括文件、信函、資料、電報等。辦公室在收文登記中存在分類不清晰的問題，一般公文、涉密公文等不同類型的公文沒有進(jìn)行精細(xì)化分類，也沒有根據(jù)文件的輕重緩急進(jìn)行分類登記，為辦公室收文接下來的工作造成不便。

（二）公文傳閱記錄不完善。公文傳閱指的是單位或公司文秘部門按照領(lǐng)導(dǎo)簽署的傳閱意見，及時將接收的公文資料等信息提供給相關(guān)負(fù)責(zé)人和其他部門人員閱辦。辦公室公文傳閱記錄存在不完善問題，公文傳閱記錄不完善會影響控制公文的行蹤和傳閱速度，造成公文積壓，或出現(xiàn)丟失文件等嚴(yán)重問題。

（三）公文流轉(zhuǎn)效率低。公文流轉(zhuǎn)是辦公室重要業(yè)務(wù)之一?，F(xiàn)代化辦公流程基本都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)自動化，但是實(shí)際操作過程中依然存在公文流轉(zhuǎn)效率不高的現(xiàn)狀，主要問題包括公文流轉(zhuǎn)辦理的時間長，各個部門之間的協(xié)調(diào)工作沒有處理好等，這些問題都造成公文流轉(zhuǎn)不及時。

（四）公文歸檔交接不清晰。公文歸檔中對于應(yīng)歸檔公文與不需歸檔公文的區(qū)分不明確，造成工作效率降低；在公文歸檔交接過程中各項(xiàng)登記記錄不完善，易造成公文歸檔錯誤；歸檔交接手續(xù)辦理前，對公文的檢查不到位，出現(xiàn)交接公文數(shù)量的缺失。

二、辦公室公文管理的改善思路

（一）建立收文相關(guān)登記表格，規(guī)范收文登記，做到分類清晰精益管理。1.市委、市政府涉密公文單獨(dú)分類登記保存。在涉密文件的收發(fā)、登記等工作上，嚴(yán)格按照《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)處理。及時對涉密文件單獨(dú)登記，根據(jù)其相互的聯(lián)系、特征和保存價值分類登記，保證公文信息的準(zhǔn)確、完整。省局紙質(zhì)公文要與一般公文、涉密公文等區(qū)別開來，單獨(dú)進(jìn)行登記和保存。2.紙質(zhì)公文單獨(dú)登記保存。按照規(guī)定要求完成局（公司）紙質(zhì)公文的登記、編號、蓋章、發(fā)送、保管工作。公文的登記要按照登記表進(jìn)行詳細(xì)記錄，保證文件的合理分類和保存。3.外來郵件登記。收到外來郵件及時進(jìn)行拆封，按照要求在來文登記表中進(jìn)行登記、編號，涉密文件要單獨(dú)登記，提交部門主要負(fù)責(zé)人擬辦，呈送領(lǐng)導(dǎo)批示，按領(lǐng)導(dǎo)批示意見呈送部門辦理，并在公文傳閱表中進(jìn)行登記。及時收回傳閱文件，妥善保管。

（二）建立公文傳閱登記表，對公文傳閱實(shí)行登記跟蹤，防止公文在傳閱環(huán)節(jié)積壓或丟失。辦公室要嚴(yán)格按照流程對文件進(jìn)行登記，采用傳閱登記表，登記內(nèi)容主要包括文件號、送閱部門、接收人、接收時間、退回時間、備注等信息，實(shí)行登記跟蹤，防止公文在傳閱環(huán)節(jié)積壓或丟失，信息泄露等問題，并且在出現(xiàn)問題后能夠從公文傳閱登記表上找到責(zé)任人。

（三）加強(qiáng)公文流轉(zhuǎn)的督辦工作，提高辦文效率。首先，對公文流轉(zhuǎn)提出時限要求，重要公文在1日內(nèi)處理完畢；一般復(fù)雜公文或涉及多個部門的公文在3日內(nèi)處理完畢。需要及時處理的公文信息要詳細(xì)記錄，按照公文要求在處理箋上標(biāo)注出處理時限。公文管理部門要根據(jù)公文辦理的輕重緩急及時詢問處理情況，多督促相關(guān)部門按時完成公文流轉(zhuǎn)，避免職責(zé)不明、無人辦理現(xiàn)象的發(fā)生。其次，要做好督辦工作，建立公文催辦制度。一般事項(xiàng)15個工作日內(nèi)通報一次，重大事項(xiàng)及時督辦通報，有利于提高公文流轉(zhuǎn)速度，改善工作作風(fēng)，提高管理水平。

（四）做好與檔案管理員的公文交接登記手續(xù)。首先，要區(qū)分歸檔與不歸檔的案卷，應(yīng)歸檔文件及時移交給檔案管理員。其次，要將交接的文檔目錄復(fù)印成一式三份，移交部門與接收部門各一份，檔案盒內(nèi)保留一份，還要附有《移交備考表》，詳細(xì)記錄移交人、接收人、交接時間等各項(xiàng)信息?，F(xiàn)代化的檔案管理軟件有利于提高檔案管理效率，是當(dāng)前辦公室廣泛應(yīng)用的管理方式。一方面，公文交接時，交接雙方要嚴(yán)格檢查文件質(zhì)量，另一方面，檢查案卷內(nèi)文件的數(shù)量，與移交目錄內(nèi)所列的數(shù)量是否吻和。最后，嚴(yán)格辦理公文交接等手續(xù)，對符合要求的公文文件辦理移交手續(xù)，移交目錄雙方各一份，在核對無誤后雙方簽字登記。辦公室公文交接要做到每半年OA公文及紙質(zhì)公文交接一次。

（五）收發(fā)文件做好文檔歸檔和保密工作。辦公室工作應(yīng)及時將傳閱完畢、辦理結(jié)束的局（公司）文件進(jìn)行整理歸檔，涉密文件要單獨(dú)保存在保險柜中，確保文件資料的完整和安全。在次年的3月底前將文件資料移交檔案室。

三、結(jié)語

隨著現(xiàn)代社會分工越來越專業(yè)和精細(xì)，一個精益化的工作和管理時代已經(jīng)來臨。新形勢下，將精益化管理理念融入辦公室公文管理之中，實(shí)現(xiàn)辦公室從粗放型管理向精益化管理的快速轉(zhuǎn)變，才能不斷提升辦公室工作質(zhì)量和服務(wù)效能。

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