高校檔案利用的新途徑及檔案利用服務(wù)能力提升研究

摘 要：通過研究，將高校檔案利用新途徑進行了分析，認識到了檔案管理服務(wù)能力提升的重要意義，核心目的是通過對高校檔案管理工作的策略優(yōu)化，提升高校檔案管理的科學(xué)性，為高校信息資源管理策略的優(yōu)化提供穩(wěn)定支持。

關(guān)鍵詞：高校檔案；新途徑；檔案利用；服務(wù)能力

伴隨信息時代的發(fā)展，高校信息化建設(shè)呈現(xiàn)出快速性的發(fā)展狀態(tài)，這一現(xiàn)象的出現(xiàn)為高校信息流通性、快速性的管理提供了良好支持，因此，信息化的檔案管理機制可以為檔案服務(wù)理念的創(chuàng)新提供有效支持。但是，在現(xiàn)階段高校檔案管理的過程中，傳統(tǒng)的檔案管理的收集、整理以及利用不能充分滿足時代的發(fā)展需求，并在根本上對檔案服務(wù)管理體系的提升造成了嚴重的制約。因此，在現(xiàn)階段高校檔案利用及途徑優(yōu)化中，需要優(yōu)化檔案的利用服務(wù)機制，提升檔案管理的基本途徑。

1 高校檔案管理的現(xiàn)狀分析

高校發(fā)展中，檔案信息化作為科學(xué)化的檔案管理體系，可以有效拓展檔案部門的服務(wù)管理機制，并提升檔案管理中的服務(wù)功能，實現(xiàn)檔案管理的服務(wù)創(chuàng)新。對于信息化的檔案管理工作而言，其新途徑的設(shè)計需要充分滿足時代的發(fā)展需求，并通過檔案管理工作的服務(wù)創(chuàng)新，優(yōu)化計算機的管理途徑，提升檔案的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)機制，為現(xiàn)代化檔案管理途徑的創(chuàng)新提供支持。但是，在一些高校檔案管理工作設(shè)計中，由于區(qū)域的差異性，在高校檔案管理工作設(shè)計中，很多高校發(fā)展呈現(xiàn)出不均衡、差異性的運行狀態(tài)。而且，一些高校檔案管理工作的構(gòu)建相對滯后，其具體的問題體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，檔案信息化的管理意識相對淡薄。對于專業(yè)性的高校檔案管理工作而言，管理者對信息化的檔案工作構(gòu)建意識相對薄弱，而且，對專業(yè)性的檔案性了解不足，很多檔案工作缺乏創(chuàng)新精神。第二，檔案管理人員沒有掌握專業(yè)性的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，導(dǎo)視檔案服務(wù)工作相對落后。其原有的服務(wù)模式也相對滯后，專業(yè)性的檔案工作不能與現(xiàn)代化的信息的服務(wù)相結(jié)合。第三，在高校檔案工作設(shè)計中，檔案部門雖然配備了計算機、復(fù)印機以及打印機等專業(yè)性的設(shè)備，但是，在檔案管理服務(wù)體系設(shè)計中，其數(shù)據(jù)管理體系的設(shè)計仍然存在著一定的制約因素，導(dǎo)致檔案項目設(shè)計無法實現(xiàn)自動化的管理體系，同時為管服務(wù)的創(chuàng)新帶來了制約[1]。

2 高校檔案利用的新途徑及檔案利用服務(wù)的優(yōu)化機制

2.1 構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

在高校檔案管理體系優(yōu)化創(chuàng)新中，數(shù)字化的檔案構(gòu)建逐漸成為檔案服務(wù)創(chuàng)新的基本需求，并為檔案管理工作的優(yōu)化及服務(wù)體現(xiàn)的創(chuàng)新提供良好支持。高校檔案管理者需要加大檔案管理的資金投入，并購買全新、先進的設(shè)備管理系統(tǒng)，完善檔案保存以及查詢系統(tǒng)，引進學(xué)科化的檔案管理體系。同時，在數(shù)字化檔案管理工作構(gòu)建的過程中，需要注意以下幾點問題：第一，安全問題。在檔案管理體系構(gòu)建中，需要注意紙質(zhì)檔案的保存；第二，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)換中，需要充分保證原材料使用的真實性。

2.2 建立健全的人才培養(yǎng)機制

對于檔案管理工作而言，為了實現(xiàn)檔案管理的途徑創(chuàng)新，需要全面提高管理隊伍的整體素養(yǎng)，強化檔案管理隊伍人員的素養(yǎng)，優(yōu)化檔案管理的服務(wù)職能。所以，在工作構(gòu)建中需要做到以下幾點內(nèi)容：第一，通過思想工作的強化，加強檔案管理人員的教育職能，使其形成良好的價值觀念，將檔案利用者的服務(wù)作為核心，提升檔案管理的滿意度。第二，在檔案管理人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)提升中，需要提高管理人員的基本素養(yǎng)、檔案管理結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)素養(yǎng)等，及時轉(zhuǎn)變檔案管理工作陳舊化的現(xiàn)象。第三，定期對檔案管理人員進行培養(yǎng)，培訓(xùn)的知識有信息處理、計算機使用以及現(xiàn)代化管理技術(shù)等。通過多樣化人才培養(yǎng)體系的確立，可以為檔案管理工作的優(yōu)化提供創(chuàng)新途徑。

2.3 構(gòu)建豐富性的檔案內(nèi)容

在高校檔案管理工作設(shè)計的過程中，豐富檔案管理工作可以提升檔案的服務(wù)體系。在整個過程中需要做到以下幾點內(nèi)容：第一，在檔案材料使用的過程中，需要將檔案服務(wù)作為基礎(chǔ)，構(gòu)建科學(xué)化的檔案材料收集技術(shù)，豐富檔案的內(nèi)容，為檔案材料的收集及使用提供良好支持。第二，豐富檔案的管理材料，在檔案內(nèi)容審核、檢查及驗收的過程中，需要充分保證材料的真實性及可靠性，避免檔案資源的泄漏問題的發(fā)生。第三，在檔案材料驗收結(jié)束之后，檔案管理人員需要將檔案內(nèi)容進行分類處理，并通過檔案材料進行排擋，為檔案資源的查詢提供有效支持，通過檔案內(nèi)容的豐富，優(yōu)化檔案管理的基本途徑，彰顯檔案管理中最基本的服務(wù)型需求[2]。

3 結(jié)束語

總而言之，在現(xiàn)階段高校檔案管理工作設(shè)計的過程中，需要拓寬全新的檔案管理途徑，通過管理服務(wù)系統(tǒng)的優(yōu)化，保證檔案管理工作的有效創(chuàng)新。同時，高校檔案管理中，也需要逐漸提高專業(yè)人員的檔案整理素養(yǎng)，嚴格對檔案管理工作進行把關(guān)，提高檔案管理的整體效率，促進高校檔案管理工作的穩(wěn)定創(chuàng)新。

參考文獻

[1] 劉秀花. 檔案利用服務(wù)基本問題研究文獻綜述 [J]. 辦公自動化，2015，17：34-35+7.

[2] 計佳. 略論高校檔案利用服務(wù)工作擴展提升的途徑 [J]. 才智，2012，25：332.

作者簡介

林晨（1973-），女，廣西桂林人，壯族，助理館員，本科，研究方向：檔案管理。endprint