信息時代下照片檔案管理及利用淺談

何文斌

摘 要：如今信息時代的發(fā)展也推動了照片檔案的出現(xiàn)，照片檔案在檔案管理中占有重要作用。然而在照片檔案發(fā)展的過程中也出現(xiàn)了一些問題，如照片檔案管理措施不完善等。在當(dāng)今時代下如何對照片檔案進行有效管理并利用是人們應(yīng)該思考的問題。本文對照片檔案管理中存在的問題進行分析，并提出有效管理照片檔案的措施，最大化發(fā)揮照片檔案的價值。

關(guān)鍵詞：信息時代；照片檔案；管理；問題；措施

如今使用數(shù)碼相機等設(shè)備可拍攝出數(shù)碼相片，并可將其儲存在磁盤等載體中，使用現(xiàn)代信息設(shè)備對其進行處理，可通過互聯(lián)網(wǎng)將其上傳，保存在數(shù)據(jù)庫中。由此產(chǎn)生了照片檔案，對檔案管理有重要影響。相關(guān)人員應(yīng)認識到照片檔案管理的重要性，對照片檔案進行科學(xué)管理并充分利用。

1 信息時代照片檔案管理存在的問題

1.1 照片檔案管理人員管理意識不足

多數(shù)檔案管理人員沒有認識到照片檔案管理存在的重要性，照片當(dāng)按出現(xiàn)的時間較晚，管理人員對其沒有形成全面的認識，多數(shù)人員認為照片檔案處于紙質(zhì)檔案的附屬位置，在檔案管理中并不重要，這就容易造成忽視照片檔案的問題，而更多的去關(guān)注紙質(zhì)檔案，難以對照片檔案進行科學(xué)管理。在對照片檔案進行搜集時需要關(guān)注較廣的范圍，搜集照片的工作人員也不固定，檔案管理單位為方便調(diào)用照片檔案，通常不對其進行歸檔，甚至一些人員將一些照片據(jù)為己有，攝像人員在拍完照片后也沒有及時對其進行整理，容易發(fā)生照片檔案丟失等問題，為日后檔案工作的管理帶來困難。出現(xiàn)這些問題的原因主要是因為檔案管理人員缺乏照片檔案管理意識，對其重要性認識不夠造成的。

1.2 照片檔案管理制度不全面

在照片檔案管理方面，雖然有相關(guān)的《照片檔案管理規(guī)范》，但該規(guī)范主要針對傳統(tǒng)照片檔案管理來說的，在數(shù)碼照片檔案管理方面還缺乏相應(yīng)的管理規(guī)范，即使存在相關(guān)的管理標(biāo)準，但相關(guān)檔案管理部門并沒有建立全面的檔案管理制度，比如對照片檔案歸檔時間、要求、存儲條件、利用方法等都沒有進行明確。同時也缺乏對檔案管理部門的監(jiān)督，對照片檔案管理的職責(zé)范圍也沒有進行明確，難以找到相關(guān)責(zé)任人。照片檔案管理缺乏相應(yīng)的標(biāo)準依據(jù)，管理人員難以開展工作，不利于對照片檔案進行合理管理。

1.3 照片檔案管理條件較差

照片檔案管理部門檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施并不完善，部門條件較差，缺乏足夠的財政支撐，檔案保存環(huán)境也沒有達到標(biāo)準要求，將照片進行歸檔后容易出現(xiàn)變色等問題，影響照片質(zhì)量。在對數(shù)碼照片檔案進行保存時，相應(yīng)的存儲設(shè)備如計算機等的性能較差，管理人員通常不對照片進行備份，照片一旦發(fā)生丟失問題就無法找回，造成極大損失。檔案管理部門應(yīng)不斷對相關(guān)設(shè)施進行完善，充分利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)對照片檔案進行管理。

1.4 數(shù)碼照片檔案具有較高復(fù)雜性

數(shù)碼照片為大檔案管理帶來了一定的復(fù)雜性，在對數(shù)碼照片進行搜集時難以找到相關(guān)依據(jù)，同時搜集的一些照片也存在質(zhì)量問題，也有一些照片缺乏利用價值，而且搜集到的照片也具有較多數(shù)量，檔案人員對照片進行歸檔時會碰到諸多困難，這些都為照片檔案管理工作帶來了難度。在對照片進行整理時要對其進行鑒別、重命名，并進行必要的文字說明，需要經(jīng)過較多的環(huán)節(jié)，數(shù)碼照片因其具有易改性、易損性等特點具有較大的安全風(fēng)險。

2 照片檔案管理及利用措施

2.1 完善照片檔案管理制度

為適應(yīng)現(xiàn)代化社會的發(fā)展，國家應(yīng)出臺相應(yīng)的照片檔案管理規(guī)范措施，為照片檔案管理工作提供必要的依據(jù)。應(yīng)對照片搜集與歸檔工作進行完善。在搜集照片時，要對相關(guān)人員的職責(zé)進行明確，要對照片的尺寸、格式、背景信息等進行規(guī)范。另外要注意對拍攝數(shù)碼照片時形成的EXIF文件進行保存，該文件中含有照片的屬性信息，還包括元數(shù)據(jù)等信息，有著不小的價值。要對元數(shù)據(jù)表進行完善，明確軟硬件環(huán)境、規(guī)格等信息。管理人員在將照片進行歸檔時前要對其實施整理，即應(yīng)對照片進行鑒別，明確可以歸檔的照片都有哪些，然后按照相關(guān)格式要求對其進行歸檔，將每張照片進行編號并給予具體說明。確定哪些照片需要進行歸檔后要對其做出相關(guān)規(guī)范，即不可對其進行刪改，同樣不可對其進行壓縮處理，需對其進行有效性檢驗，并做好檔案照片登記表，相關(guān)人員要對表中信息進行檢查，確保照片信息的真實性，并查看其是否存在不完整性，是否具有可利用性、可識別性等。責(zé)任人要在表上進行簽字，處理完畢后可進行歸檔，對照片檔案進行有效管理。

2.2 增強照片檔案管理人員管理意識

檔案管理部門要對照片檔案管理的重要性進行宣傳，嚴格貫徹相關(guān)法律法規(guī)，如《檔案法》等，檔案管理部門可根據(jù)當(dāng)?shù)鼐唧w情況制定相應(yīng)標(biāo)準，便于照片檔案管理工作順利開展，相關(guān)部門要培養(yǎng)照片檔案管理人員科學(xué)的管理觀念，強化照片檔案管理人員管理意識，有效對檔案進行搜集和接收，讓檔案管理人員認識到照片檔案對歷史、教育、經(jīng)濟等的作用，提高照片檔案的管理效率。

2.3 對照片檔案管理投入必要的資金

相關(guān)部門要對照片檔案管理工作進行資金投入，為照片檔案的發(fā)展提供支持，檔案管理部門要購進先進的科學(xué)設(shè)備，完善照片檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，充分利用現(xiàn)代信息化技術(shù)對照片檔案進行管理，同時檔案管理部門要對管理人員進行培訓(xùn)，讓其掌握管理照片檔案所需的信息技術(shù)知識，學(xué)會使用信息技術(shù)設(shè)備，提升其照片檔案管理的專業(yè)能力。檔案管理部門可建立相應(yīng)的照片檔案信息管理系統(tǒng)，將照片保存在硬盤中，對照片信息進行規(guī)范，同時做好信息說明，即對照片時間。地點、人物等進行說明，還應(yīng)對照片標(biāo)注分類號和主題詞等信息，便于對照片信息進行檢索，增強照片信息的共享性特征。在信息管理系統(tǒng)中要注意對照片檔案進行保存，因為信息系統(tǒng)有可能受到病毒侵害而致使照片信息丟失，照片檔案管理人員要將照片進行備份或者適時遷移，防止照片檔案信息出現(xiàn)損壞的問題。

2.4 對照片檔案進行有效利用

在信息時代下的照片具有較強的便利性，能夠?qū)⒄掌畔⑦M行快速傳播并實現(xiàn)共享。檔案管理部門可將相關(guān)照片信息進行發(fā)布、必要的宣傳、記錄歷史等，可通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對照片檔案進行利用，如管理人員可在閱覽室為相關(guān)人員提供檢索功能，也可通過電子郵件等方法向人們提供相關(guān)照片信息。如今照片檔案管理還在發(fā)展的初級階段，相關(guān)人員要不斷研究照片檔案管理理論與技術(shù)，保證照片檔案信息的真實性，原始性及可利用性，充分發(fā)揮照片檔案的價值。同時要不斷優(yōu)化照片檔案管理環(huán)節(jié)，搜集有利用價值的照片信息，并提高照片檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高照片檔案管理效率，做好照片檔案信息保護措施，促使檔案管理工作往簡便化、規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展。

3 結(jié)語

在信息時代下照片檔案的管理及利用工作也遇到了機遇與挑戰(zhàn)，相關(guān)管理人員要不斷對照片檔案管理進行研究，發(fā)現(xiàn)在管理及利用過程中存在的問題，對照片檔案進行綜合性管理，要不斷增強檔案管理人員的專業(yè)能力，完善檔案管理相關(guān)法規(guī)，加大照片檔案管理的資金投入，健全相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施，不斷優(yōu)化照片檔案管理環(huán)節(jié)，并保證照片檔案信息的真實有效性。相關(guān)人員要注意促使照片檔案管理與現(xiàn)代化信息技術(shù)相結(jié)合，創(chuàng)建照片檔案管理信息化平臺，注意保證照片檔案信息的安全性，實現(xiàn)其信息化與共享性發(fā)展。

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