辦公自動化視角下的文書檔案管理探究

摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，新技術(shù)在生活和工作中的應(yīng)用越來越廣泛，直接推動了單位文書檔案管理工作的自動化程度。本文通過對于文書檔案管理工作的深入分析，基于現(xiàn)階段我國文書檔案管理存在的問題，提出了幾項提升辦公自動化視角下的文書檔案管理水平的對策。

關(guān)鍵字：辦公自動化；文書檔案管理；標準；信息化

1 前言

現(xiàn)階段我國文書檔案管理雖然取得了顯著的成就，但是和發(fā)達國家相比仍有不小差距，同時面對單位快速發(fā)展的新形勢，如何提升管理水平，應(yīng)對辦公自動化條件下的新挑戰(zhàn)，使本文的研究重點。

2 文書檔案管理具有重要意義

文書檔案管理的意義主要有以下三個方面：（1）做好文書辦公檔案管理工作能夠保守人員檔案機密。文書辦公檔案，真實的記錄了個人的成長，是個人經(jīng)歷的客觀記錄。目前，個人的工資漲幅、福利待遇、職務(wù)晉升、醫(yī)療保險等諸多方面都與文書辦公檔案有著密切的聯(lián)系。（2）雖然文書辦公檔案管理工作起步較晚，但是經(jīng)過近些年的發(fā)展，辦公檔案管理已經(jīng)在促進單位和諧發(fā)展方面發(fā)揮出巨大的潛力。做好辦公檔案管理能夠有力的保證辦公檔案的完整性，避免資料的遺失或損壞。（3）做好文書辦公檔案管理工作，便于辦公檔案的使用?？茖W(xué)有序的檔案保管就是為了方便合理的使用，是檔案得以高效使用的前提條件。

3 現(xiàn)階段我國文書檔案管理存在的問題

（1）文書辦公檔案管理工作量大，工作內(nèi)容繁瑣，需要相關(guān)工作人員具有較強的專業(yè)技術(shù)，相應(yīng)的崗位人員需求量大。目前，多數(shù)組織的文書辦公檔案管理人員配備數(shù)量不足。（2）檔案管理人員供求機制體制的不完善、不健全，是制約文書辦公檔案管理工作的客觀原因。良好的制度是文書辦公檔案管理工作高效運行的基礎(chǔ)，但是，目前條件下相應(yīng)的保障制度不完善，文書辦公檔案管理工作設(shè)施環(huán)境得不到保障，管理信息不通暢，這些因素都導(dǎo)致了文書辦公檔案管理工作無法高效運行，不能為單位和組織發(fā)展提供積極動力。（3）主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員沒有充分認識到文書辦公檔案管理工作的重要性，管理意識不足?，F(xiàn)階段的文書辦公檔案管理工作中，部分工作人員的思想不夠重視，還有部分工作人員缺少工作責(zé)任心。（4）文書檔案的保密性收到威脅。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔管理，電子文檔的數(shù)據(jù)安全收到更加研究的考驗。辦公自動化條件下文書檔案失去了特有的字跡辨識功能，同時字號和字體也統(tǒng)一起來，使用者無法通過印章和字跡來辨識文檔的真實性。另一方面，一旦管理系統(tǒng)受到攻擊或者崩潰，容易導(dǎo)致大量關(guān)鍵信息被竊取或者遺失損毀，造成的損失不可估量。

4 基于辦公自動化視角下的文書檔案管理探究

4.1 辦公自動化技術(shù)應(yīng)用于文書檔案管理的優(yōu)勢

（1）辦公自動化可以提高文書檔案管理的效率

在傳統(tǒng)文書檔案的管理過程中，工作人員主要依靠手工操作整理資料，不僅在收集與整理方面需要花費大量的時間，而且還要用紙與筆來分類與統(tǒng)計，這樣既難以保證文書檔案信息的準確性，又浪費工作時間，而運用計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)辦公自動化，能夠提高文書檔案管理中強大信息的處理能力，在文書資料收集、整理、分類以及儲存中得到優(yōu)化，同時也給文書檔案的統(tǒng)計與查閱等帶來便利，從而能夠較好地提高辦公效率。

（2）辦公自動化能夠有提升文書檔案檢索的效率

通過辦公自動化技術(shù)，實現(xiàn)了一次性完成文書檔案的整理而后錄入工作，這樣可以實現(xiàn)傳統(tǒng)管理方式所追求的檔案多次利用的問題。在今后的文書檔案管理中，只需要輸入文書的編號、簽發(fā)等信息就能夠極為便利的完成檔案的查閱和檢索，這樣的一體化操作是傳統(tǒng)管理模式下無法實現(xiàn)的目標。通過這種方便快捷的檢索功能，完成了文書檔案檢索效率的提升。

（3）辦公自動化可以實現(xiàn)信息的共享性

隨著自動化辦公技術(shù)的發(fā)展，將文書檔案中的信息和載體實施分離，從而能夠?qū)崿F(xiàn)它與其他的信息系平臺之間的共享性，經(jīng)過橫向和縱向、現(xiàn)實和歷史信息的記錄，這有利于文書檔案管理信息能夠?qū)崿F(xiàn)交流與共享。此外，在工作人員的日常辦公中，易出現(xiàn)文件在傳遞途中丟失的現(xiàn)象，而且傳統(tǒng)文件的傳遞主要是通過郵政系統(tǒng)，因此會因為距離的長短而受到時間的限制。而當(dāng)前自動化辦公的環(huán)境下，對文書檔案的管理可以直接運用網(wǎng)絡(luò)與計算機技術(shù)實施傳遞，這不但能夠極大縮短文件傳遞時間，也能極大的提升辦公文檔的共享性。

4.2 規(guī)范管理體制，實行統(tǒng)一標準

在辦公自動化的條件下完成文書檔案的管理工作，需要在管理體制機制和制定管理標準兩方面開展工作。首先，在文書檔案管理的管理規(guī)范制定中，應(yīng)該深入調(diào)研本單位的實際情況和現(xiàn)有文書檔案管理技術(shù)水平，并結(jié)合未來辦公自動化條件下的管理新舉措和新手段，制定一套適合本單位使用的機制。其次，建議將文件管理和檔案管理合二為一，進行統(tǒng)一的管理，這樣能大幅降低管理人員的工作量，提升工作效率。此外，統(tǒng)一管理也能實現(xiàn)對兩者管理工作的統(tǒng)一監(jiān)督，避免責(zé)任不清導(dǎo)致的管理漏洞。最后，考慮到辦公自動化條件下的，應(yīng)考慮管理系統(tǒng)的兼容性問題，諸如軟件兼容性和數(shù)據(jù)接口的兼容性。使用同一的安全標準和數(shù)據(jù)傳輸標準才能保證檢索工作的順利進行。

4.3 改善硬件環(huán)境

要實現(xiàn)文書檔案管理的自動化，需要依賴互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計算機技術(shù)，這些技術(shù)的實現(xiàn)需要購置一定規(guī)模的硬件設(shè)備，像計算機、網(wǎng)絡(luò)接口、數(shù)據(jù)傳輸線等。因此需要相關(guān)部門抓緊進行硬件設(shè)備的購買的安裝，只有首先完成文書檔案管理硬件設(shè)備的配制，才能確保檔案管理工作人員掌握自動化辦公環(huán)境下的操作技術(shù)，最終實現(xiàn)辦公自動化條件下的數(shù)字化、智能化文書檔案管理。

4.4 推進信息化建設(shè)

通過加強信息化建設(shè)，建立更加完善的文書辦公檔案管理體系。良好的信息溝通是單位和組織發(fā)展的積極因素。將現(xiàn)代化的統(tǒng)計分析技術(shù)與傳統(tǒng)的文書辦公檔案管理模式相結(jié)合，能夠更加有效地促進文書辦公檔案管理工作開展和高效發(fā)展，使得文書辦公檔案管理與快速的社會和經(jīng)濟發(fā)展相適應(yīng)。

4.5 提升網(wǎng)絡(luò)安全等級

現(xiàn)階段最有效的提升單位內(nèi)文書檔案管理系統(tǒng)安全等級的手段是實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的有效隔離。具體有兩種手段，首先是利用路由器實現(xiàn)內(nèi)部IP地址的識別和外部網(wǎng)絡(luò)連接的拒絕訪問功能，只有通過檢查的網(wǎng)絡(luò)IP能夠進入該系統(tǒng)進行操作；其次，通過防火墻的隔離功能，實現(xiàn)對于網(wǎng)絡(luò)惡意攻擊的識別和防護，同時禁止一些非法操作，對系統(tǒng)內(nèi)的操作事項權(quán)限設(shè)置，低級別用戶只能進行查閱和瀏覽，不能對關(guān)鍵信息進行修改。

5 結(jié)語

辦公自動化是時代發(fā)展的大勢所趨，對于單位內(nèi)文書檔案的管理效率有著直接影響。另一方面，能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案管理的完整性和使用的便捷性是衡量一個單位文書檔案管理水平高低的重要指標。

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作者簡介

楊玉鳳（1987-），女，山東省濟寧市汶上縣人，本科，畢業(yè)于山東省棗莊學(xué)院，助理館員；研究方向：檔案。endprint