高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)思考

[提要] 為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，高校財(cái)務(wù)檔案從原來(lái)的傳統(tǒng)管理模式逐漸向信息化進(jìn)行轉(zhuǎn)變，把先進(jìn)的信息化技術(shù)應(yīng)用到對(duì)檔案資源的管理上，這對(duì)于高校的教育事業(yè)、科研事業(yè)、財(cái)務(wù)管理以及行政管理等方面發(fā)揮著現(xiàn)實(shí)的作用。為促進(jìn)信息環(huán)境下高校財(cái)務(wù)檔案管理更好地發(fā)展，筆者從高校財(cái)務(wù)檔案信息環(huán)境下的內(nèi)涵入手，分析高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的必要性，指出在高校財(cái)務(wù)檔案管理上存在的問(wèn)題，并提出合理解決方案。

關(guān)鍵詞：高校；財(cái)務(wù)檔案；信息化

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

收錄日期：2017年4月12日

一、信息環(huán)境下高校財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)涵

信息環(huán)境下的高校財(cái)務(wù)檔案，指的是利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行收集、整理、歸類(lèi)、保存和開(kāi)發(fā)。改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)的保存形式，讓高校財(cái)務(wù)檔案以電子的形式進(jìn)行存檔，方便了工作人員的查閱，大大減小了工作量。這對(duì)于傳統(tǒng)的檔案保存模式無(wú)疑是一場(chǎng)巨大的革命。但是，利用信息技術(shù)對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行管理，這是一項(xiàng)浩大的工程，系統(tǒng)對(duì)于信息的處理和歸納分類(lèi)等步驟都需要程序計(jì)算，并正確地將高校財(cái)務(wù)信息進(jìn)行存檔。所以這就對(duì)高校的財(cái)務(wù)工作人員發(fā)出了新的要求，人員要做到各司其職，在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)下對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行分類(lèi)，分級(jí)保存，最后對(duì)檔案進(jìn)行存檔和對(duì)檔案的信息進(jìn)行保密。

檔案的信息化處理，方便了高校人員的查閱（除保密信息以外），為大眾提供了方便的平臺(tái)。對(duì)需要的信息可以在學(xué)校的官方網(wǎng)站查閱，節(jié)省了與財(cái)務(wù)人員的交涉時(shí)間，除去了一些不必要的環(huán)節(jié)，比如說(shuō)：領(lǐng)導(dǎo)的審批簽字、學(xué)院的蓋章等，方便人們的同時(shí)也提高了財(cái)務(wù)檔案管理的水平和服務(wù)質(zhì)量。

二、高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的必要性

對(duì)高校的檔案進(jìn)行信息化管理，適應(yīng)了時(shí)代發(fā)展的要求，緊跟時(shí)代的步伐，將紙質(zhì)時(shí)代的檔案管理推向了信息化管理，與今天高速發(fā)展的信息時(shí)代接軌。在關(guān)于全國(guó)檔案管理的重要會(huì)議中，多次提出了關(guān)于對(duì)大數(shù)據(jù)的檔案信息，做好科學(xué)精準(zhǔn)分類(lèi)和保密管理，在這個(gè)高速發(fā)展的時(shí)代，越來(lái)越多的信息撲面而來(lái)，尤其財(cái)務(wù)信息的增加更是前所未有，做到快捷方便的提取信息是很有必要的。如果利用人工將其進(jìn)行整理歸納，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間。在這方面，還需要配備工作人員，不僅要對(duì)高校的財(cái)務(wù)信息進(jìn)行筆錄，還要進(jìn)行檢查，不能出現(xiàn)任何的錯(cuò)誤，這就要求對(duì)財(cái)務(wù)工作人員的工作能力做出進(jìn)一步的要求，這樣傳統(tǒng)的檔案管理方式會(huì)對(duì)學(xué)校的資源造成浪費(fèi)。所以，這就要求利用現(xiàn)代化的技術(shù)，將信息化的手段應(yīng)用到對(duì)財(cái)務(wù)檔案的處理上，運(yùn)用強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)程序，對(duì)高校財(cái)務(wù)信息做出精準(zhǔn)的判斷和分類(lèi)。增加了需要進(jìn)行保密的信息的安全性，很大程度上節(jié)省了學(xué)校的空間資源，更大大減少了財(cái)務(wù)工作人員的工作量，實(shí)現(xiàn)資源的合理分配，也方便了大眾對(duì)信息的查閱。提高了高校的辦事效率和辦事質(zhì)量。

三、高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

一個(gè)新時(shí)代的崛起必定會(huì)引起一場(chǎng)全新的變革，也會(huì)受到傳統(tǒng)模式的影響，所以在信息化時(shí)代下對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行管理，遇到了很大的困難和問(wèn)題。

（一）財(cái)務(wù)工作人員素質(zhì)水平參差不齊。由于受傳統(tǒng)應(yīng)聘模式的影響，在高校工作的部分財(cái)務(wù)人員的基本職業(yè)素質(zhì)過(guò)低，由于傳統(tǒng)的工作模式，人們各司其職，人們的工作內(nèi)容也只是單純的一兩項(xiàng)，這就導(dǎo)致人員的基本職業(yè)素養(yǎng)過(guò)低，在運(yùn)用信息化進(jìn)行管理操作的時(shí)候，對(duì)業(yè)務(wù)的操作流程不夠熟悉，不能快速有效地對(duì)信息進(jìn)行分類(lèi)整理。一部分財(cái)務(wù)工作人員墨守成規(guī)不愿意改變?cè)瓉?lái)的工作模式，因?yàn)樾畔⒒芾砟Ｊ揭筘?cái)務(wù)人員全方位的發(fā)展，這對(duì)工作人員造成了負(fù)擔(dān)，不只是單純的做一項(xiàng)工作，而是將工作內(nèi)容進(jìn)行糅合，對(duì)每項(xiàng)工作進(jìn)行熟練的掌握。再就是，在信息化沖擊的時(shí)代下，很多老員工對(duì)信息技術(shù)的接受能力有限，不能快速掌握計(jì)算機(jī)的基本使用知識(shí)。而且高校對(duì)于財(cái)務(wù)人員的計(jì)算機(jī)技能的培養(yǎng)不夠重視，導(dǎo)致了工作人員不能很好的利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行處理，這就大大浪費(fèi)了工作時(shí)間，造成了資源了浪費(fèi)。

（二）財(cái)務(wù)檔案信息化處理界限不明確。由于高校的辦學(xué)體系和辦學(xué)流程對(duì)財(cái)物檔案進(jìn)行信息化管理的規(guī)定下達(dá)不夠明確，財(cái)務(wù)工作人員不能夠精準(zhǔn)的接受到領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的信息，而且領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息化的界限也不夠明確。管理財(cái)務(wù)檔案的人員沒(méi)有能夠及時(shí)地與學(xué)校的行政部門(mén)和科研部門(mén)進(jìn)行溝通和合作；對(duì)網(wǎng)絡(luò)部門(mén)的信息化管理流程和數(shù)字資源不夠信任，不能全然的相信信息技術(shù)給財(cái)務(wù)工作帶來(lái)的便利、懷疑計(jì)算機(jī)手段是否能安全的對(duì)材料檔案做出保密。

（三）學(xué)校信息化設(shè)備落后，信息處理設(shè)備不夠健全。由于學(xué)校的資金問(wèn)題，很多高校的信息化設(shè)備還不夠健全，學(xué)校的計(jì)算機(jī)資源不能在財(cái)務(wù)部門(mén)投入使用，即使財(cái)務(wù)部門(mén)分配到計(jì)算機(jī)設(shè)備，很多計(jì)算機(jī)的容量小，不能大量的儲(chǔ)存檔案信息，運(yùn)行速度緩慢，不能滿(mǎn)足工作需求，這就要求學(xué)校對(duì)財(cái)務(wù)部門(mén)撥款，制備新的計(jì)算機(jī)設(shè)備，建設(shè)新的工作系統(tǒng)，但是資金問(wèn)題是一個(gè)大問(wèn)題，這也是學(xué)校頭疼的問(wèn)題，所以這也是財(cái)務(wù)處對(duì)學(xué)校的檔案進(jìn)行信息化管理面臨的一大難題。再者，傳統(tǒng)模式下的財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)檔案的管理沒(méi)有劃分統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這就造成了對(duì)現(xiàn)有的檔案進(jìn)行錄入的困難，工作人員需要對(duì)信息進(jìn)行重新細(xì)致的整理，增加了人員的工作量，引起了工作人員的反感。但是，無(wú)論如何，信息化是這個(gè)時(shí)代的主流趨勢(shì)，我們想要適應(yīng)時(shí)代，就得緊跟時(shí)代的步伐，將財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行信息化。

四、高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)思路

（一）加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)。信息化才是這個(gè)時(shí)代的主旋律，要想適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展就必須將財(cái)務(wù)檔案信息化，通過(guò)對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)他們對(duì)于信息化的概念，響應(yīng)時(shí)代的號(hào)召，不僅要加強(qiáng)財(cái)務(wù)工作人員對(duì)這方面的認(rèn)識(shí)還需要加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這方面的認(rèn)知。要想建立一個(gè)具有實(shí)力的高校，這跟時(shí)代背景是密不可分的，只有適應(yīng)了時(shí)代，學(xué)校的發(fā)展才有意義，學(xué)校才能在眾高校中占據(jù)一席之地。信息化對(duì)于學(xué)校的發(fā)展是很有必要的，信息化不僅為學(xué)校的檔案信息的查閱提供了便利，還節(jié)省了學(xué)校的資源。讓學(xué)生也能更方便的查閱資料，節(jié)省了時(shí)間，提高了學(xué)習(xí)效率。

（二）對(duì)信息化的界限做出明確的規(guī)定。想要對(duì)信息化的界限做出明確的規(guī)定，這就要求對(duì)信息化的概念進(jìn)行充分的了解，這就要求學(xué)校對(duì)工作人員進(jìn)行多次培訓(xùn)，對(duì)這一概念進(jìn)行強(qiáng)化，在推行信息化的過(guò)程中學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該簡(jiǎn)化推行步驟，對(duì)財(cái)務(wù)工作人員進(jìn)行明確的指示，讓工作人員充分的了解領(lǐng)導(dǎo)的意愿。

配備合理的工作人員，對(duì)傳統(tǒng)模式工作的老人員進(jìn)行合理的分配，對(duì)于學(xué)習(xí)能力差的人員，可以接手一些不需要運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作的事情，比如說(shuō)可以從事窗口接待、電話(huà)接待等工作。對(duì)工作人員進(jìn)行全面的培訓(xùn)，保證人人掌握全套的財(cái)務(wù)檔案操作技能，提高工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)要求，對(duì)于新應(yīng)聘的人員，提高應(yīng)聘門(mén)檻，篩選符合信息化時(shí)代的要求和具備一定計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)的人員，做到資源的合理分配和利用，避免人力資源和財(cái)力資源的浪費(fèi)。

（三）加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理部門(mén)的經(jīng)費(fèi)投入。將學(xué)校的資源做到優(yōu)化處理，因?yàn)楦咝５倪M(jìn)步離不開(kāi)時(shí)代的背景，當(dāng)今的社會(huì)是信息化的社會(huì)，所以高校想要發(fā)展，想要進(jìn)步就必須適應(yīng)時(shí)代的變革，將學(xué)校的資金進(jìn)行合理的利用，財(cái)務(wù)管理部門(mén)的計(jì)算機(jī)設(shè)備缺乏問(wèn)題需要盡快的解決，建立一個(gè)適應(yīng)信息化的財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，更新內(nèi)存小、運(yùn)行速度慢、不能滿(mǎn)足工作需要的計(jì)算機(jī)設(shè)備。另外，需要加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的保密機(jī)制，因?yàn)橛行┎环ǚ肿釉谛畔⒒谋尘跋拢眠€不夠健全的操作系統(tǒng)，將一些保密的材料進(jìn)行竊取販賣(mài)，謀取利益。所以學(xué)校對(duì)于這一方面絕對(duì)不能掉以輕心，建立一個(gè)安全的防御系統(tǒng)很有必要，因?yàn)檫@關(guān)乎學(xué)校的切身利益和學(xué)校的發(fā)展。對(duì)工作人員的要求也要加大，簽訂保密協(xié)議。對(duì)信得過(guò)的考察合格的人員進(jìn)行錄用。

（四）學(xué)習(xí)借鑒各高校的財(cái)務(wù)檔案管理經(jīng)驗(yàn)。在學(xué)習(xí)中進(jìn)步，通過(guò)跟各個(gè)高校之間的交流和溝通，來(lái)啟發(fā)自己學(xué)校的管理和進(jìn)步。我們調(diào)查日本一所綜合的檔案管理會(huì)館，這對(duì)于我們的啟發(fā)很大，因?yàn)樵?0年不到的時(shí)間里，該會(huì)館制備出一套相當(dāng)健全的檔案管理體系，早在1971年建立了檔案館，到現(xiàn)在信息化的管理模式已經(jīng)相當(dāng)成熟，他們利用一定的數(shù)字對(duì)不同的檔案進(jìn)行分類(lèi)和編排，在進(jìn)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)下，可以得到想要的材料。這樣的形式也方便了大眾的查閱和管理人員對(duì)檔案的管理，人員出現(xiàn)離職或者升職的情況也能夠方便地調(diào)動(dòng)已有檔案，重新對(duì)資源進(jìn)行分配，對(duì)于原來(lái)的工作人員的檔案進(jìn)行備份存檔，以備不時(shí)之需。這樣人性化的管理對(duì)我們有很大的啟發(fā)，這樣的做法很值得我們借鑒。

五、結(jié)論

信息化已經(jīng)是時(shí)代的主要發(fā)展趨勢(shì)，這引起了各高校的重視，高校采取了相應(yīng)的措施來(lái)緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步。就高校的對(duì)財(cái)務(wù)檔案的管理而言，各高校采取了相應(yīng)的措施，積極努力提高自己學(xué)校的水平，不過(guò)還有很多需要繼續(xù)努力和改進(jìn)的地方，相信各高校在響應(yīng)時(shí)代號(hào)召的前提下，能夠探索出適合自己發(fā)展的道路。

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