企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理思考

溫光遠(yuǎn)

[提要] 我國(guó)《會(huì)計(jì)法》中規(guī)定了財(cái)務(wù)檔案的分類和范圍，強(qiáng)調(diào)了企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性，要求企業(yè)不斷提高財(cái)務(wù)檔案管理水平。本文從企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作內(nèi)容入手，著重分析了企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作存在的問(wèn)題，并探索了企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理問(wèn)題的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；財(cái)務(wù)檔案管理；問(wèn)題；策略

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

收錄日期：2017年4月11日

在現(xiàn)代管理理念下，企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作十分重視財(cái)務(wù)檔案的管理，并對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理提出了更高的要求。但現(xiàn)階段，我國(guó)部分企業(yè)缺乏對(duì)財(cái)務(wù)檔案的重視，財(cái)務(wù)檔案管理工作相關(guān)要求并沒(méi)有真正落實(shí)到位，財(cái)務(wù)檔案管理效率不高。甚至有些企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作中存在著違法違規(guī)行為，嚴(yán)重影響企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作效率的提升。在這種情況下，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)重視財(cái)務(wù)檔案管理工作，積極探索財(cái)務(wù)檔案管理的科學(xué)策略。研究企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作問(wèn)題不僅能夠提高企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作水平，而且對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)工作的開(kāi)展有著直接的現(xiàn)實(shí)意義。

一、企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作的內(nèi)容

（一）財(cái)務(wù)檔案的收集。接收財(cái)務(wù)檔案是企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作的起點(diǎn)，也是企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。并且，企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的接收會(huì)影響到后期的財(cái)務(wù)檔案管理工作。因此，企業(yè)應(yīng)對(duì)規(guī)定財(cái)務(wù)檔案的接收程序和接收規(guī)范進(jìn)行明確，確保企業(yè)財(cái)務(wù)檔案接收的有效性。另外，企業(yè)應(yīng)積極搜集與企業(yè)財(cái)務(wù)檔案相關(guān)的資料，增強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的完整性和系統(tǒng)性，為后期財(cái)務(wù)檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。為此，企業(yè)在接收財(cái)務(wù)檔案的過(guò)程中應(yīng)明確財(cái)務(wù)檔案的數(shù)量、名稱和編號(hào)，并對(duì)每一卷財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行核對(duì)。并且在核對(duì)之后，企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)在短時(shí)間內(nèi)對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行整理并搬運(yùn)上架。

（二）財(cái)務(wù)檔案的整理。企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的整理主要包括分類、立卷、排列和編目。首先，分類主要根據(jù)財(cái)務(wù)檔案的名稱和類別進(jìn)行歸檔，確保財(cái)務(wù)檔案沒(méi)有遺漏。并且，財(cái)務(wù)檔案的分類應(yīng)該按照財(cái)務(wù)檔案自身的特點(diǎn)和規(guī)律進(jìn)行分類，保證各項(xiàng)財(cái)務(wù)檔案之間的關(guān)聯(lián)性和邏輯性，進(jìn)而形成嚴(yán)密的財(cái)務(wù)檔案體系；其次，立卷主要指財(cái)務(wù)檔案管理人員在堅(jiān)持立卷基礎(chǔ)上，保證檔案之間的聯(lián)系性和完整性，將財(cái)務(wù)檔案裝訂成冊(cè)，便于以后查找；再次，排列主要指對(duì)財(cái)務(wù)檔案按照類型、年份、保管期限等進(jìn)行順序排列，重視財(cái)務(wù)檔案的清晰度和美觀性；最后，編目主要指采用一定的方法和規(guī)定對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行編號(hào)和裝訂，并將財(cái)務(wù)檔案按照編號(hào)進(jìn)行固定，之后登記財(cái)務(wù)檔案的案卷目錄。

（三）財(cái)務(wù)檔案的保管。財(cái)務(wù)檔案的保管主要包括清潔、裝訂和保存工作。首先，清潔主要指對(duì)財(cái)務(wù)檔案和檔案盛放容具進(jìn)行消毒，盡可能徹底殺菌，保證財(cái)務(wù)檔案處于一個(gè)清潔的環(huán)境中；其次，裝訂主要指采用多種類型和規(guī)格的裝具對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行裝訂。為此，企業(yè)應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)檔案的外形尺寸制定多種類型的檔案盛放工具，并制作檔案的封面、卷背、目錄等。另外，企業(yè)應(yīng)建立財(cái)務(wù)檔案的檢索目錄、總賬和分類賬，為檔案查找提供方便；最后，企業(yè)應(yīng)在檔案室放置防蟲(chóng)藥品、吸潮物品等，并定期打掃檔案室衛(wèi)生，確保檔案保存的安全性。

（四）財(cái)務(wù)檔案的利用。財(cái)務(wù)檔案的利用主要包括基礎(chǔ)性利用和針對(duì)性利用?；A(chǔ)性利用主要指財(cái)務(wù)檔案信息資源調(diào)查、數(shù)據(jù)提供、解決經(jīng)濟(jì)糾紛、資料需求調(diào)查等工作對(duì)財(cái)務(wù)檔案的利用。針對(duì)性利用主要指企業(yè)在外部競(jìng)爭(zhēng)和企業(yè)反傾銷訴訟等過(guò)程中對(duì)財(cái)務(wù)檔案的利用。

（五）財(cái)務(wù)檔案的鑒定和銷毀。大多數(shù)企業(yè)都會(huì)定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定并對(duì)達(dá)到保存期限的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行銷毀。而企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的鑒定和銷毀需要有企業(yè)的財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)人員帶頭組成專門的工作小組，檢查需要鑒定檔案的內(nèi)容、數(shù)量和順序。并且，財(cái)務(wù)檔案管理人員需要保存仍有經(jīng)濟(jì)糾紛或債務(wù)糾紛的財(cái)務(wù)檔案。最后，財(cái)務(wù)檔案管理人員需要根據(jù)檔案鑒定結(jié)果對(duì)需要銷毀的檔案建立銷毀清冊(cè)并辦理相關(guān)的審批手續(xù)，之后將需要銷毀的檔案送到銷毀單位，由銷毀單位進(jìn)行銷毀并永久保存銷毀清冊(cè)。

二、企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）基本管理問(wèn)題。首先，部分財(cái)務(wù)檔案管理人員缺乏對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)，財(cái)務(wù)檔案意識(shí)不高，尤其對(duì)信息化財(cái)務(wù)檔案管理工作發(fā)展趨勢(shì)認(rèn)識(shí)不足，缺乏信息化的財(cái)務(wù)檔案管理方式。另外，部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員只重視企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和企業(yè)的運(yùn)行發(fā)展，缺乏對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作的重視，沒(méi)有制定財(cái)務(wù)檔案管理工作的相關(guān)規(guī)范和制度，嚴(yán)重影響財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)范化發(fā)展；其次，部分企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理制度不健全，尤其在信息化檔案管理發(fā)展趨勢(shì)下，很多企業(yè)都沒(méi)有及時(shí)轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)檔案管理模式，缺乏與企業(yè)信息化發(fā)展相配套的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制，導(dǎo)致企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作沒(méi)有章法可循；再次，部分企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案立卷、歸檔和銷毀工作不夠完善，沒(méi)有嚴(yán)格按照工作要求開(kāi)展工作。例如，企業(yè)財(cái)務(wù)檔案立卷填制不仔細(xì)、檔案歸檔不夠完整、檔案沒(méi)有進(jìn)行定期銷毀等；最后，部分企業(yè)財(cái)務(wù)檔案保管模式十分落后，仍然采用傳統(tǒng)的人工保管和紙質(zhì)保管的方式，財(cái)務(wù)檔案保管需要花費(fèi)大量的時(shí)間和人力。

（二）檔案利用問(wèn)題。首先，部分財(cái)務(wù)檔案管理人員缺乏對(duì)財(cái)務(wù)檔案利用的客觀認(rèn)識(shí)，認(rèn)為財(cái)務(wù)檔案主要指為了行政檢查和外部審計(jì)而開(kāi)展的，無(wú)法為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。在這種情況下，很多企業(yè)都不重視財(cái)務(wù)檔案的管理工作。另外，還有些企業(yè)缺乏對(duì)電算化財(cái)務(wù)檔案管理的認(rèn)識(shí)，不了解現(xiàn)代化的信息數(shù)據(jù)和信息媒介，財(cái)務(wù)檔案的利用效率不高；其次，部分財(cái)務(wù)管理部門過(guò)度強(qiáng)調(diào)財(cái)務(wù)檔案的保密工作，要求財(cái)務(wù)檔案的利用必須經(jīng)過(guò)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員書面批準(zhǔn)。并且，大多數(shù)企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案只能由財(cái)務(wù)檔案管理人員進(jìn)行查閱，保密措施十分到位。但是，這種過(guò)度保密會(huì)將很多檔案使用者拒之門外，嚴(yán)重影響檔案利用效率的提升；最后，企業(yè)財(cái)務(wù)檔案利用方式單一。大多數(shù)企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案都在檔案室保存著，檔案利用需要跟檔案管理人員進(jìn)行溝通。并且，檔案查找工作需要花費(fèi)大量的時(shí)間，單一的人工措施無(wú)法滿足檔案利用的需求。

（三）管理人員問(wèn)題。首先，財(cái)務(wù)檔案管理人員素質(zhì)不高。部分財(cái)務(wù)檔案管理人員缺乏對(duì)先進(jìn)管理知識(shí)和財(cái)務(wù)檔案管理技能的學(xué)習(xí)，無(wú)法勝任財(cái)務(wù)檔案管理工作。并且在當(dāng)今信息化時(shí)代，財(cái)務(wù)檔案的信息化管理已經(jīng)成為財(cái)務(wù)檔案管理的重要發(fā)展方向。但是，部分財(cái)務(wù)檔案管理人員缺乏基本的信息技能，無(wú)法適應(yīng)信息化的財(cái)務(wù)檔案管理，業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提升；其次，部分財(cái)務(wù)檔案管理人員存在著一定的職業(yè)道德問(wèn)題。有些企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理人員在崗工作中缺乏誠(chéng)信意識(shí)，沒(méi)有做到廉潔自律，利用工作崗位之便偽造或篡改檔案數(shù)據(jù)，給企業(yè)帶來(lái)重大的經(jīng)濟(jì)損失。

三、企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作建議

（一）完善財(cái)務(wù)檔案的基本管理。首先，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理人員的檔案意識(shí)，使財(cái)務(wù)檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性，提高財(cái)務(wù)檔案管理人員對(duì)本職工作的重視程度；其次，企業(yè)應(yīng)重視對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理制度的完善，積極制定財(cái)務(wù)檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，并真正落實(shí)財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)章制度。同時(shí)，我們還應(yīng)將財(cái)務(wù)檔案管理工作上升到法律高度，增強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的法制化程度。如，企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)章制度的制定需要根據(jù)我國(guó)財(cái)務(wù)檔案管理的相關(guān)法律，積極完善原有財(cái)務(wù)檔案管理制度的漏洞，明確財(cái)務(wù)檔案管理各部門的管理責(zé)任和管理目標(biāo)，確保財(cái)務(wù)檔案管理工作有序開(kāi)展；再次，企業(yè)應(yīng)積極規(guī)范財(cái)務(wù)檔案的立卷、歸檔和銷毀工作，明確財(cái)務(wù)檔案立卷、歸檔和銷毀工作的流程和標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案立卷、歸檔和銷毀的規(guī)范性；最后，企業(yè)應(yīng)促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理的信息化發(fā)展，將信息技術(shù)運(yùn)用于財(cái)務(wù)檔案管理過(guò)程中，積極購(gòu)置設(shè)施完備的信息化設(shè)備，加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)通信建設(shè)，引進(jìn)信息化財(cái)務(wù)檔案管理人員，不斷提高財(cái)務(wù)檔案管理的信息化水平。

（二）提高財(cái)務(wù)檔案利用效率。首先，企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理部門應(yīng)積極樹(shù)立服務(wù)觀念，堅(jiān)持以人為本的理念開(kāi)展財(cái)務(wù)檔案管理工作，將財(cái)務(wù)檔案管理工作的重點(diǎn)放在為普通群眾服務(wù)上，建立為人民群眾服務(wù)的財(cái)務(wù)檔案利用體系。并且，企業(yè)針對(duì)涉及人民群眾切身利益的財(cái)務(wù)檔案要充分考慮財(cái)務(wù)檔案利用者的需求；其次，企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理部門應(yīng)積極更新服務(wù)方法，采用多樣化的服務(wù)方式。為此，企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理部門應(yīng)積極開(kāi)展口頭咨詢、電話咨詢、書面咨詢、網(wǎng)絡(luò)咨詢等多樣化的財(cái)務(wù)檔案信息服務(wù)工作，在提高檔案服務(wù)水平的同時(shí)提升檔案的利用程度。

（三）提高管理人員素質(zhì)。首先，企業(yè)應(yīng)不斷提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代化管理知識(shí)和財(cái)務(wù)檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，完善財(cái)務(wù)檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，使財(cái)務(wù)檔案管理人員深入了解管理工作要求和操作程序。并且，企業(yè)應(yīng)組織財(cái)務(wù)檔案管理人員參加業(yè)務(wù)實(shí)踐，不斷提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的管理能力，鼓勵(lì)財(cái)務(wù)檔案管理人員運(yùn)用現(xiàn)代化管理技能開(kāi)展財(cái)務(wù)管理工作；其次，企業(yè)應(yīng)結(jié)合財(cái)務(wù)檔案管理法律法規(guī)，加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理人員的職業(yè)道德教育，提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的法律意識(shí)和自律意識(shí)，不斷提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)，在最大程度上避免財(cái)務(wù)檔案管理人員違規(guī)操作情況的發(fā)生。

主要參考文獻(xiàn)：

[1]趙艷敏.當(dāng)前企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題及對(duì)策研究[J].品牌（下半月），2013.Z2.

[2]黃宏杰.電算化會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀和對(duì)策[J].南京醫(yī)科大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2002.2.

[3]張曉芳.財(cái)務(wù)檔案管理中的問(wèn)題和對(duì)策分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015.23.

[4]李沛.財(cái)務(wù)檔案管理工作中存在的問(wèn)題和解決對(duì)策[J].黑龍江檔案，2016.4.