高等院校網(wǎng)上自助報(bào)銷模式優(yōu)勢(shì)及現(xiàn)存問題分析

郝俏

[摘 要]隨著我國高?？蒲许?xiàng)目資金量不斷增加和互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的強(qiáng)勢(shì)介入，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)銷模式已逐步被網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷所取代。文章在系統(tǒng)介紹XJ大學(xué)網(wǎng)上自助報(bào)銷流程及優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)分析網(wǎng)上自助報(bào)銷運(yùn)行過程中出現(xiàn)的各類問題，并提出了相應(yīng)的解決方案和建議，為進(jìn)一步完善網(wǎng)上自助報(bào)銷模式、提升高校財(cái)務(wù)管理工作水平做出了有益探索。

[關(guān)鍵詞]高校財(cái)務(wù)；網(wǎng)絡(luò)；自助報(bào)銷

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.15.341

1 XJ大學(xué)背景介紹

XJ大學(xué)是我國教育部直屬重點(diǎn)大學(xué)，也是首批進(jìn)入國家“211”和“985”工程建設(shè)的國家重點(diǎn)綜合性院校，然而由于院系規(guī)模大，科研項(xiàng)目多，導(dǎo)致XJ大學(xué)的財(cái)務(wù)報(bào)銷一直存在現(xiàn)場(chǎng)排隊(duì)時(shí)間長、處理業(yè)務(wù)數(shù)量有限、財(cái)務(wù)人員易與報(bào)銷對(duì)象發(fā)生摩擦等問題，成為困擾XJ大學(xué)內(nèi)部管理工作的難題。

2 XJ大學(xué)傳統(tǒng)報(bào)銷模式的局限性分析

在XJ大學(xué)傳統(tǒng)的現(xiàn)場(chǎng)財(cái)務(wù)報(bào)銷制度中，整個(gè)財(cái)務(wù)報(bào)銷過程需要經(jīng)過票據(jù)整理、填寫報(bào)銷審批單、經(jīng)費(fèi)主管人簽批、現(xiàn)場(chǎng)等候辦理等多個(gè)環(huán)節(jié)，存在以下局限性。

2.1 財(cái)務(wù)報(bào)銷流程復(fù)雜

第一，審批流程復(fù)雜影響工作效率。報(bào)銷人員需要對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)銷流程、規(guī)章制度和相關(guān)信息有較為全面的了解才能夠順利完成財(cái)務(wù)報(bào)銷整體流程。第二，手工填寫單據(jù)導(dǎo)致錯(cuò)誤頻出。手工填寫的報(bào)銷單據(jù)經(jīng)常存在格式錯(cuò)誤、字跡不清、大小寫錯(cuò)誤等情況，容易造成核算錯(cuò)誤。第三，現(xiàn)場(chǎng)受理業(yè)務(wù)有限引發(fā)集中報(bào)賬：一方面，劇增的工作量和嘈雜擁擠的工作環(huán)境會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員超負(fù)荷工作并引發(fā)焦躁情緒；另一方面，教職工長時(shí)間等候卻無法完成報(bào)銷，極易引發(fā)雙方矛盾。

2.2 財(cái)務(wù)報(bào)銷信息失衡

XJ大學(xué)利用數(shù)字化校園網(wǎng)等信息平臺(tái)已實(shí)現(xiàn)學(xué)校財(cái)務(wù)制度和各類報(bào)銷管理辦法的公開化，但學(xué)校教職工僅在財(cái)務(wù)報(bào)銷存在問題時(shí)才對(duì)其進(jìn)行片面了解。同時(shí)，傳統(tǒng)報(bào)銷模式缺少能夠系統(tǒng)展示教職工科研經(jīng)費(fèi)管理及財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)狀態(tài)的平臺(tái)，導(dǎo)致教職工不能掌握財(cái)務(wù)報(bào)銷的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)，造成科研經(jīng)費(fèi)的結(jié)題審計(jì)困難。

2.3 財(cái)務(wù)報(bào)銷功能單一

經(jīng)費(fèi)主管人缺少在傳統(tǒng)報(bào)銷中獲取科研經(jīng)費(fèi)等相關(guān)信息的渠道，無法滿足XJ高校現(xiàn)階段財(cái)務(wù)管理工作中將預(yù)算進(jìn)度執(zhí)行權(quán)下放經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人手中的實(shí)際需求，同時(shí)，由于報(bào)銷過程中經(jīng)費(fèi)預(yù)算未設(shè)限制，財(cái)務(wù)工作人員無法在實(shí)際操作中杜絕超范圍、超額度支出現(xiàn)象，嚴(yán)重削弱了財(cái)務(wù)報(bào)銷在項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行過程中的控制作用。

3 XJ大學(xué)網(wǎng)上自助報(bào)銷流程及現(xiàn)有功能簡介

XJ大學(xué)網(wǎng)上自助報(bào)銷流程分為事前授權(quán)、網(wǎng)上申單、現(xiàn)場(chǎng)投遞、審核制單、差錯(cuò)修改四個(gè)環(huán)節(jié)：第一，經(jīng)費(fèi)授權(quán)。經(jīng)費(fèi)主管人可登錄綜合財(cái)務(wù)服務(wù)平臺(tái)，利用集中項(xiàng)目授權(quán)管理功能，將多個(gè)項(xiàng)目授權(quán)給不同經(jīng)辦人。第二，自助填單。經(jīng)辦人根據(jù)報(bào)銷內(nèi)容選擇不同的模式并輸入金額等相關(guān)信息，提交審核預(yù)約，打印報(bào)銷預(yù)約單據(jù)。第三，投遞單據(jù)。經(jīng)辦人在打印出預(yù)約單據(jù)后三日內(nèi)可將預(yù)約單、發(fā)票、合同等附件資料投遞至自助接單機(jī)中，由財(cái)務(wù)處人員統(tǒng)一處理。第四，查詢處理。對(duì)存在問題的單據(jù)，財(cái)務(wù)人員會(huì)采用電話或短信的方式“一對(duì)一”進(jìn)行處理，經(jīng)辦人也可通過財(cái)務(wù)綜合查詢系統(tǒng)實(shí)時(shí)查詢掌握?qǐng)?bào)銷進(jìn)度。

4 XJ大學(xué)網(wǎng)上自助報(bào)銷優(yōu)勢(shì)及成效分析

第一，實(shí)現(xiàn)自助投單零等候，有效解決排隊(duì)報(bào)銷難題。同時(shí)，經(jīng)辦人無須等待現(xiàn)場(chǎng)報(bào)銷，從根本上解決了教職工“排隊(duì)報(bào)銷難”的困難。

第二，改善財(cái)務(wù)人員工作環(huán)境，切實(shí)提升服務(wù)質(zhì)量。有效減輕了財(cái)務(wù)人員的工作壓力。經(jīng)辦人可按照網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)中的提示進(jìn)行申報(bào)，降低了申報(bào)出錯(cuò)率，有助于提升服務(wù)質(zhì)量。

第三，落實(shí)無現(xiàn)金報(bào)銷制度，降低現(xiàn)金使用風(fēng)險(xiǎn)。減少報(bào)銷人員預(yù)約、攜帶、管理現(xiàn)金的風(fēng)險(xiǎn)；有效降低出納人員點(diǎn)鈔配款的差錯(cuò)風(fēng)險(xiǎn)、假鈔風(fēng)險(xiǎn)以及赴銀行提取保管現(xiàn)金的風(fēng)險(xiǎn)，緩解了出納崗位的工作壓力。

第四，準(zhǔn)確傳遞財(cái)務(wù)信息，提高科研經(jīng)費(fèi)使用效率。登錄網(wǎng)上自助報(bào)銷系統(tǒng)，經(jīng)費(fèi)主管人和經(jīng)辦人可隨時(shí)查看每一筆業(yè)務(wù)報(bào)銷狀態(tài)并能收到系統(tǒng)發(fā)出的已完成業(yè)務(wù)的提示短信，確保經(jīng)費(fèi)執(zhí)行進(jìn)度順利完成。

第五，推進(jìn)財(cái)務(wù)信息公開化，助力學(xué)校內(nèi)控建設(shè)。高?？蒲薪?jīng)費(fèi)需要由學(xué)院財(cái)務(wù)處、科研院等多部門協(xié)同管理，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的共享性，實(shí)現(xiàn)校內(nèi)財(cái)務(wù)信息公開化，建立更加完善的監(jiān)督格局和內(nèi)控系統(tǒng)。

5 XJ大學(xué)網(wǎng)上自助報(bào)銷現(xiàn)存問題

5.1 實(shí)際操作問題

第一，網(wǎng)上自助報(bào)銷對(duì)經(jīng)辦人要求較高。網(wǎng)上自助報(bào)銷要求報(bào)銷經(jīng)辦人利用財(cái)務(wù)綜合服務(wù)平臺(tái)和網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)，自主學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)報(bào)銷知識(shí)并正確填寫報(bào)銷信息、金額，無形中增加了經(jīng)辦人報(bào)銷前期準(zhǔn)備工作的難度，在一定程度上阻礙了網(wǎng)上自助報(bào)銷的全面推廣。

第二，網(wǎng)上自助報(bào)銷單據(jù)返工情況較嚴(yán)重。由于經(jīng)辦人的不固定性和不專業(yè)性，網(wǎng)上自助報(bào)銷中問題單據(jù)比率不斷上升，導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員必須耗費(fèi)大量精力處理遺留的問題單據(jù)。

第三，網(wǎng)上自助報(bào)銷與國庫集中支付資金和教育部專項(xiàng)資金報(bào)銷不兼容。隨著我國財(cái)政改革的推進(jìn)和高校資金監(jiān)管的不斷增強(qiáng)，這一問題將會(huì)在很大程度上制約網(wǎng)上自助報(bào)銷系統(tǒng)的持續(xù)運(yùn)行和發(fā)展。

第四，網(wǎng)上自助報(bào)銷受到簽批制度和紙質(zhì)票據(jù)限制。經(jīng)辦人仍需由經(jīng)費(fèi)主管人親自簽批報(bào)銷審批單并附紙質(zhì)發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷，不能滿足未來財(cái)務(wù)報(bào)銷發(fā)展的趨勢(shì)。

5.2 網(wǎng)絡(luò)安全問題

網(wǎng)上自助報(bào)銷系統(tǒng)推行后，大量的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)在網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)中傳遞，若網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭遇病毒攻擊導(dǎo)致自助報(bào)銷系統(tǒng)崩潰，勢(shì)必造成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)丟失和外泄，造成巨大的安全隱患。

5.3 數(shù)據(jù)共享問題

XJ大學(xué)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)尚未與校內(nèi)其他行政部門形成信息資源共享機(jī)制，容易造成財(cái)務(wù)處與其他部門的核算數(shù)據(jù)存在統(tǒng)計(jì)口徑、使用范圍不對(duì)應(yīng)等問題，不利于建成全校信息集成平臺(tái)。

5.4 預(yù)算控制問題

XJ大學(xué)現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)在經(jīng)辦人錄入報(bào)銷信息時(shí)存在預(yù)算控制滯后問題，以差旅費(fèi)報(bào)銷為例，由于報(bào)銷人填寫的金額不包含出差補(bǔ)助，接單會(huì)計(jì)在核算時(shí)無法判斷項(xiàng)目余額是否足以支出含補(bǔ)助的差旅費(fèi)報(bào)銷額。

6 XJ大學(xué)網(wǎng)上自助報(bào)銷的完善對(duì)策

6.1 做好網(wǎng)上自助報(bào)銷的宣傳及人員培訓(xùn)工作

對(duì)網(wǎng)上報(bào)銷實(shí)施過程中新出現(xiàn)的各種疑難問題，財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)充分利用指南手冊(cè)、PPT、微信公眾平臺(tái)等多種宣傳渠道，加強(qiáng)基層財(cái)務(wù)工作人員專業(yè)技能考核，確保其對(duì)網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)充分掌握，以便廣大教職工及時(shí)更新網(wǎng)上自助報(bào)銷的相關(guān)信息。

6.2 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)

XJ大學(xué)財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全基礎(chǔ)設(shè)施投入，規(guī)避使用不良軟件造成的安全風(fēng)險(xiǎn)；另外，應(yīng)當(dāng)設(shè)定內(nèi)部管理人員并建立嚴(yán)格的準(zhǔn)入制度，同時(shí)定期檢查系統(tǒng)的安全性，做到防患于未然，并不斷完善銀行系統(tǒng)和網(wǎng)上報(bào)銷體系的對(duì)接狀況，采取相應(yīng)的技術(shù)手段保護(hù)財(cái)務(wù)信息。

6.3 引入網(wǎng)上簽批和電子票據(jù)

財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)在網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)中設(shè)置經(jīng)費(fèi)簽字審批功能，報(bào)銷人員在完成預(yù)算報(bào)銷單后直接將其發(fā)送至經(jīng)費(fèi)主管人的系統(tǒng)中進(jìn)行審批。但是，鑒于電子發(fā)票推廣尚需一定時(shí)間，可以選擇由經(jīng)辦人將原始票據(jù)通過拍照或掃描方式轉(zhuǎn)化為電子資料上傳至網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的方式，系統(tǒng)根據(jù)該項(xiàng)目預(yù)設(shè)的審批權(quán)限自動(dòng)提交簽批。

6.4 增加網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的通用性

為掙脫經(jīng)費(fèi)用款計(jì)劃對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)銷的枷鎖，可在現(xiàn)有網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)中引入用款計(jì)劃填報(bào)平臺(tái)，該平臺(tái)可直接從網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)中調(diào)取數(shù)字，對(duì)國庫集中支付項(xiàng)目的填報(bào)數(shù)、使用數(shù)和支付數(shù)進(jìn)行準(zhǔn)確的記錄，以確保財(cái)務(wù)審核人員能夠?qū)崟r(shí)了解并監(jiān)督項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)用款計(jì)劃的變化情況。

6.5 強(qiáng)化網(wǎng)上報(bào)銷的預(yù)算控制功能

可引入項(xiàng)目分段動(dòng)態(tài)管理模式，將特殊經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目的預(yù)算信息加入網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)，由指定人員根據(jù)項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行情況實(shí)行分段預(yù)算額度控制，當(dāng)經(jīng)辦人在網(wǎng)上填寫報(bào)銷申請(qǐng)單時(shí)，一旦申報(bào)金額超過了本階段預(yù)算額度，就會(huì)收到相應(yīng)的提示，從而對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的預(yù)算控制起到有力的支持作用。

綜上所述，網(wǎng)上自助報(bào)銷相較傳統(tǒng)報(bào)銷方式存在明顯的優(yōu)勢(shì)，能有效緩解XJ大學(xué)等國內(nèi)一流高校面臨的現(xiàn)場(chǎng)報(bào)賬壓力大、教職工報(bào)銷難等問題，受到了財(cái)務(wù)人員和廣大師生的一致肯定。但是，受環(huán)境及自身特點(diǎn)影響，其在實(shí)行的過程中出現(xiàn)了實(shí)際操作、網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)、信息共享、預(yù)算監(jiān)控等問題，嚴(yán)重影響了網(wǎng)上自助報(bào)銷的運(yùn)行，甚至可能威脅高校財(cái)務(wù)信息安全，因此只有針對(duì)網(wǎng)上報(bào)銷面臨的各類問題制訂相應(yīng)的解決方案并積極實(shí)施，才能保證其為高校財(cái)務(wù)工作的高效、和諧奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]孟祥康.高等院校網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷模式研究[J].經(jīng)濟(jì)師，2016（8）.

[2]陳靜.基于一卡通的高等院校財(cái)務(wù)報(bào)賬流程再造設(shè)計(jì)[J].東北大學(xué)學(xué)報(bào)：社會(huì)科學(xué)版，2015（5）.

[3]楊茜.高校財(cái)務(wù)報(bào)銷新模式探討——開展網(wǎng)上自助報(bào)銷[J].商，2016（26）.

[4]王涵，張永冀，朱曼亞.BL高校網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷模式的建立與改進(jìn)[J].財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)，2015（11）.