行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

賈添羽

（黃河檔案館）

摘 要： 在社會經(jīng)濟體制深化改革的基礎上，行政事業(yè)單位通過轉(zhuǎn)型、重組、重構等獲得了新發(fā)展，其中檔案管理工作是行政事業(yè)單位工作實踐過程中的重要一環(huán)，需要積極展開服務功能的拓展，提高公共服務水平，促使檔案管理建設與社會發(fā)展的總體方向保持高度的一致性。目前行政事業(yè)單位的檔案管理工作中存在著很多的問題，需要及時對這些問題進行解決。本文主要通過分析目前行政事業(yè)單位檔案管理的具體現(xiàn)狀和存在的問題，探討行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路，旨在為我國行政事業(yè)單位的檔案管理實踐提供參考。

關鍵詞： 行政事業(yè)單位；檔案管理；存在問題；創(chuàng)新思路

傳統(tǒng)行政事業(yè)單位封閉型檔案管理模式已經(jīng)不能滿足社會檔案管理建設需求，提高檔案管理科學化水平是深入貫徹落實科學發(fā)展觀的必然要求，所以急需對檔案工作體系進行改革和創(chuàng)新，實現(xiàn)從傳統(tǒng)型檔案管理向現(xiàn)代檔案管理轉(zhuǎn)變，提高檔案工作中公共服務水平和質(zhì)量。尤其檔案管理工作能夠?qū)π姓聵I(yè)單位起到協(xié)調(diào)、統(tǒng)一的作用，必須結合現(xiàn)代我國信息化的進程，盡快實現(xiàn)檔案建設和管理的數(shù)字化、信息化，有效地開發(fā)利用檔案信息資源。本章就行政事業(yè)單位檔案管理的具體現(xiàn)狀展開分析，探究如何改革創(chuàng)新行政事業(yè)單位檔案管理工作。

一、行政事業(yè)單位檔案建設管理原則

（一）規(guī)范、靈活相統(tǒng)一

行政事業(yè)單位的各項工作都需要以國家的相關標準作為依據(jù)，其中行政事業(yè)單位的檔案管理工作也要按照國家和政府的意志實現(xiàn)管理制度對的規(guī)范化和標準化。另外每一個行政事業(yè)單位的工作性質(zhì)是不同的，所以在實行檔案管理的時候應該具備一定的靈活性，切忌千遍一律，結合自身事業(yè)單位工作的特點，以及發(fā)展的方向針對性的展開檔案管理工作。所以行政事業(yè)單位應該遵循檔案管理規(guī)范性和靈活性相統(tǒng)一的原則。

（二）職責、權益兼顧

參與檔案管理工作的人員必須要有一定權責的限制，才能保證其工作的有序性和規(guī)范性，將具體的職責落實到每一個人員的身上，明確每一位工作人員的管理職責和義務，如果在檔案管理過程中出現(xiàn)管理的偏差，相關人員要承擔相關的責任。同時，要保護和尊重工作人員的合法權益，將工作效率和薪資將近直接掛鉤，激發(fā)工作人員的工作熱情，實現(xiàn)職責、權益兼顧。

（三）靜態(tài)、動態(tài)相結合

穩(wěn)定、完善的制度體系是行政事業(yè)單位檔案管理工作良好展開的基礎保障，但是穩(wěn)定的制度并不是一成不變的制度，事業(yè)單位應該結合時代變化的趨勢，以及社會的動態(tài)變化，做出動態(tài)的反應，將檔案管理工作的保障制度進行適度的調(diào)整，將穩(wěn)定的制度的體系和動態(tài)的社會發(fā)展狀態(tài)相結合，不斷健全和完善自身檔案管理工作的制度。

二、當前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

（一）領導對檔案管理的認識不足

大部分行政事業(yè)單位的領導認為行政事業(yè)單位的檔案管理工作僅僅是對事業(yè)單位的發(fā)展歷程的一種記錄工作，對檔案管理工作沒有一個根本性的認知，以及對行政事業(yè)單位的未來發(fā)展沒有明確的認識和規(guī)劃，忽視了對行政事業(yè)單位檔案的嚴格管理。甚至有些領導將需要投入檔案管理建設的財力、物力、人力等資源挪為他用，使得行政事業(yè)單位檔案工作處于應付地位，導致行政事業(yè)單位的檔案管理基礎設施投入不足，最終造成管理不到位，檔案信息損壞、丟失等現(xiàn)象發(fā)生。

（二）檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)參差不齊

在信息時代背景下，行政事業(yè)單位的檔案管理工作不在是單純的政策性工作，而是一項具有專業(yè)技術性工作，這就對管理人員的基本素質(zhì)和技術能力提出了更高的要求，但是從現(xiàn)在行政事業(yè)單位的整體管理人組成情況來看，由于沒有形成高度的重視，檔案信息管理人員的地位不高，很多行政事業(yè)單位管理成為可有可無的工作，管理人員的配置缺乏專業(yè)性的考慮，大部分檔案管理人員的素質(zhì)能力較低，與現(xiàn)代社會對檔案管理的需求難以保持高度的協(xié)調(diào)性和同步性。

（三）檔案管理的方法單一，缺乏創(chuàng)新

在市場經(jīng)濟環(huán)境中，我國行政事業(yè)單位的需要處理的有業(yè)務工作越來越繁瑣，檔案信息的處理的難度也在不斷的提高，傳統(tǒng)單位的紙質(zhì)檔案管理方法已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代檔案管理工作的需求，檔案管理工作方法的創(chuàng)新是大勢所趨。但是，目前行政事業(yè)單位對檔案的管理

停留在過去的簡單管理水平上，難以處理龐大的檔案信息，導致大量的檔案數(shù)據(jù)信息丟失、損壞，對事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生了不利的影響。

三、行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

（一）建立完善的行政事業(yè)單位檔案管理制度

完善可行的管理機制是行政事業(yè)單位檔案管理工作順利展開的重要保證，也是事業(yè)單位正常運轉(zhuǎn)的基本前提，行政事業(yè)單位領導必須樹立管理出效益的意識，制定合理可行的行政檔案管理制度機制，包括約束機制和獎罰機制，不僅可以有效越是檔案管理人員的管理行為方式，還能有效的通過獎罰機制提高員工工作的積極性。其次，行政事業(yè)單位應該結合自己的實際情況，優(yōu)化事業(yè)單位內(nèi)部結構、制定工作人員行政管理條則，為事業(yè)單位的良好穩(wěn)定的發(fā)展奠定基礎。

（二）加強領導對檔案管理重要性的認識

領導應該加強對檔案信息管理重要性的學習和認識，改變傳統(tǒng)的檔案管理工作認識和方式，加大對檔案管理工作財力、物力、人力的投入，在此基礎上制定可執(zhí)行的檔案管理建設方案，引進先進的檔案管理技術，提高行政事業(yè)單位行政檔案管理的效率，對行政事業(yè)單位的發(fā)展建設產(chǎn)生積極的影響。

（三）提升行政事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

行政事業(yè)單位要加強管理人員的管理技能實踐訓練，針對具體的崗位發(fā)展的需求，經(jīng)常性的開展各種崗位操作訓練，讓檔案管理人員真實體驗到崗位工作實踐的全部過程。其次，提高檔案管理人員發(fā)現(xiàn)問題、分析問題和解決處理問題的能力。加強管理人員之間的互動和溝通，培養(yǎng)他們的合作、溝通意識，這些都是作為高素質(zhì)人才必備的基本素質(zhì)。最后，應該加強實訓崗位的建設，并要建立合理的考核體系，檢驗檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)的成果，將理論、實踐測試等多種方式能力測試相結合，注重人才素質(zhì)的全面考核，將其培養(yǎng)成應用型創(chuàng)新人才，為行政事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展創(chuàng)新提供動力。

（四）加強檔案管理的信息化建設

在信息時代背景下，行政事業(yè)單位檔案管理需要建立網(wǎng)絡化、多元化的組織機構，在基于人性化管理的基礎上提高自身管理的效率，實現(xiàn)管理者和管理事務之間的權利、義務的平衡。其次，構建適合行政事業(yè)單位內(nèi)部管理發(fā)展需求的檔案信息資源網(wǎng)絡服務平臺，為檔案管理工作提供更便捷，更人性化的條件。檔案資源信息的存儲、處理、通信和交互于一體。最后，現(xiàn)在已經(jīng)進入“互聯(lián)網(wǎng)+”網(wǎng)絡時代，智慧型手機已經(jīng)逐漸成為人們信息獲取的主導，行政事業(yè)單位的檔案管理工作中，可以建立微信公眾平臺，微博公眾號等為單位內(nèi)部內(nèi)部建設提供全方位數(shù)字化的檔案服務，也可以適當?shù)拈_放給社會民眾，提高事業(yè)單位的檔案管理水平。

結語

綜上所述，檔案管理工作是行政事業(yè)單位工作實踐過程中的重要一環(huán)，需要積極展開服務功能的拓展，提高公共服務水平，促使檔案管理建設與社會發(fā)展的總體方向保持高度的一致性。行政事業(yè)單位應該建立完善的行政事業(yè)單位檔案管理制度，加強領導對檔案管理重要性的認識，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，結合現(xiàn)代我國信息化的進程，促進檔案建設和管理的數(shù)字化、信息化，有效地開發(fā)利用檔案信息資源，實現(xiàn)型檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變。

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