淺談事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀及改進(jìn)措施

魏凌云

摘 要：本文結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的不完善、不盡如人意的問題，就如何提高檔案管理水平，創(chuàng)新檔案管理方法提出了個(gè)人意見。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)狀；改進(jìn)措施

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

隨著科技的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，辦公形式也逐步向現(xiàn)代化、自動(dòng)化靠攏，這些變化都影響著檔案管理工作的發(fā)展，檔案工作越來越受到重視，但當(dāng)前檔案管理工作中存在諸多不盡如人意的地方。主要體現(xiàn)在以下五個(gè)方面：

（1）對(duì)檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不夠。事業(yè)單位檔案管理工作是單位內(nèi)部管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，不但需要檔案管理人員自身的責(zé)任心，也需要單位其他科室人員的配合，而在許多單位檔案管理人員只盡到了保管員的責(zé)任，檔案的價(jià)值并沒有真正發(fā)揮出來，特別是一些基層事業(yè)單位，沒有配備專職檔案管理人員，對(duì)于檔案的收集整理歸檔問題不重視，還存在很多不完善的問題，使得許多歸檔材料的整理和保管不規(guī)范。

（2）檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，需要較強(qiáng)的專業(yè)水平，但是由于人事制度的改革，使得事業(yè)單位編制有限，人員緊張，有些事業(yè)單位只能將一些年齡較大、能力水平不高的人員安排進(jìn)檔案管理部門，這些人員一般沒有經(jīng)過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，這就使得檔案的收集、整理、歸檔等方面出現(xiàn)不規(guī)范現(xiàn)象，影響了檔案管理工作的發(fā)展。

（3）執(zhí)法文書與檔案管理沒有形成有機(jī)統(tǒng)一。事業(yè)單位特別是一些執(zhí)法類事業(yè)單位，涉及執(zhí)法文書的歸類存檔，當(dāng)前許多執(zhí)法類事業(yè)單位將執(zhí)法文書與檔案管理分別管理，沒有形成統(tǒng)一的管理體制，這種分體式的管理使得執(zhí)法文書與檔案沒有形成有效銜接，不利于統(tǒng)一的管理和利用。

（4）檔案管理的信息化水平不高。隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，對(duì)檔案信息化工作要求越來越高，雖然目前許多單位不同程度地實(shí)行檔案管理信息化建設(shè)，但絕大部分只是初步實(shí)現(xiàn)了利用管理軟件進(jìn)行檔案目錄的著錄、編目、排序及檢索，并沒有把其擁有的檔案信息實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，還不能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)上資源共享，使得檔案資源利用率低，工作效率低，降低了檔案在社會(huì)中的需求作用。

（5）部分檔案收集歸納不全面。部分事業(yè)單位只注重執(zhí)法文書檔案的歸檔整理，對(duì)一般檔案不重視，特別是一些文字類、聲像類檔案，歸檔不及時(shí)，這部分檔案如果掌握在個(gè)人手中，這部分人員如果出現(xiàn)調(diào)崗、退休等情況，那么這部分檔案不可避免的發(fā)生遺失情況，后期工作如果出現(xiàn)問題，需要查找該檔案造成很大難度，造成檔案丟失風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也不利于單位檔案的全面建設(shè)。

二、事業(yè)單位檔案工作改進(jìn)措施

提升檔案管理的水平和能力，將事業(yè)單位檔案管理水平進(jìn)行提升，要從根本上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理思想和理念，充分明確提升檔案管理的必要性，重點(diǎn)加強(qiáng)以下幾方面的工作：

（1）提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。要使檔案管理工作取得良好效果，就要提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。一是要建立健全檔案管理制度。要從規(guī)章制度抓起，建立完善合理、合規(guī)、可操作性強(qiáng)的管理制度，并嚴(yán)格貫徹落實(shí)；二是要加大檔案管理工作資金投入力度，配備軟硬件設(shè)施，并將檔案管理工作納入年度考核，形成人人重視、人人參與的良好氛圍；三是明確檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)，責(zé)任人員。將工作任務(wù)進(jìn)行分解，明確目標(biāo)、落實(shí)到人，確保檔案管理工作取得實(shí)效。

（2）加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。在所有的工作中人是第一位的因素，檔案管理工作也不例外，因此做好檔案管理必須加強(qiáng)對(duì)管理人員綜合素質(zhì)的培訓(xùn)。一是加強(qiáng)人員隊(duì)伍培訓(xùn)。隨著科技的發(fā)展，檔案管理也在與時(shí)俱進(jìn)，因此必須加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)知識(shí)能力和職業(yè)道德建設(shè)，從而提升檔案管理水平和能力；二是保持檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定。檔案管理工作專業(yè)性、實(shí)踐性和操作性都很強(qiáng)，若不具備豐富的實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，檔案收集、管理規(guī)范是很難達(dá)到要求，為此，要減少檔案管理人員的頻繁調(diào)動(dòng)，更有利于隊(duì)伍穩(wěn)定。

（3）加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。當(dāng)前，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，做好檔案的信息化管理工作也是現(xiàn)代檔案管理工作的需要，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，不僅能夠減少管理工作中人為處理檔案的工作，使計(jì)算機(jī)發(fā)揮更大的作用，提高工作效率，還能夠更加清晰的做好檔案管理，可通過信息管理軟件，準(zhǔn)確快速的查找，避免人工查閱的耗時(shí)耗力。為了順利的實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，可結(jié)合本單位、本部門的實(shí)際和工作需要，學(xué)習(xí)和借鑒先進(jìn)的管理方法和經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化，有效地發(fā)揮檔案的利用工作，準(zhǔn)確反映檔案信息，更加快捷、靈活，最大限度地為各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作和廣大人民群眾服務(wù)。

（4）加強(qiáng)檔案管理的保密工作。在檔案管理工作中，還有一項(xiàng)非常重要的就是保密工作，主要有兩類檔案涉及保密：保管檔案和保密檔案。保管檔案是對(duì)已有檔案進(jìn)行保存，在以后需要翻閱時(shí)能及時(shí)找到；保密檔案是指包含的內(nèi)容在一定時(shí)期內(nèi)關(guān)乎國(guó)家或者個(gè)人安全和利益的，泄露將會(huì)對(duì)國(guó)家或者人員造成危害。作為事業(yè)單位而言，應(yīng)把檔案的保密工作作為檔案管理的重要內(nèi)容，檔案的存放應(yīng)該按照國(guó)家的規(guī)定執(zhí)行，保密檔案庫房設(shè)施牢固，要安裝24小時(shí)的防盜系統(tǒng)，并且有專人看管，人員的進(jìn)出應(yīng)該嚴(yán)格遵照管理規(guī)定；借閱、查閱檔案要嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，對(duì)不符合規(guī)定要求的，絕不允許借閱、查閱檔案資料，防止泄密事件的發(fā)生，確保檔案管理工作萬無一失。

（5）完善檔案管理工作規(guī)章制度。隨著社會(huì)的發(fā)展，人們?cè)絹碓揭庾R(shí)到檔案的重要性，為滿足檔案的服務(wù)性質(zhì)，更好的服務(wù)中心工作、服務(wù)人民群眾，應(yīng)加強(qiáng)檔案工作規(guī)章制度的建設(shè)，根據(jù)檔案管理工作中的實(shí)際，制定切實(shí)可行的工作方案，既包括對(duì)檔案管理工作的要求，也包括對(duì)檔案管理人員的要求，使檔案工作有法可依、有章可循，保證檔案管理工作規(guī)范有序。

檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展至關(guān)重要，然而現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作的狀況不容樂觀，隨著我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷發(fā)展，檔案管理的重要性逐步體現(xiàn)，為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作科學(xué)化、信息化和規(guī)范化，不斷提升檔案工作的管理水平，我們必須充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，抓住機(jī)遇，創(chuàng)新思維，以科學(xué)理論為指導(dǎo)，利用科學(xué)的辦法不斷完善檔案管理制度，面對(duì)新機(jī)遇，迎接新挑戰(zhàn)，采取新措施，不斷推動(dòng)檔案管理工作取得新成效，為事業(yè)單位的發(fā)展提供有較高價(jià)值的參考，走上可持續(xù)發(fā)展的道路！

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