簡述管理會計在企業(yè)信用控制中的重要作用

邱梅蓉

摘要：本文以管理會計的視角，對中小企業(yè)信用控制的諸多環(huán)節(jié)進行分析，討論存在的問題及可能給企業(yè)帶來的風(fēng)險，并就個人工作經(jīng)歷分享解決各種問題的對策，為確保企業(yè)及時收回應(yīng)收賬款提供財務(wù)支持，使企業(yè)有足夠的現(xiàn)金流，投入競爭激烈的商海中發(fā)展搏擊，應(yīng)對挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞：信用控制；內(nèi)部控制；管理會計；應(yīng)收賬款管理

中圖分類號：F234.3 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2017）009-0-02

信用控制是企業(yè)經(jīng)濟活動中必不可少的重要環(huán)節(jié)，是每個企業(yè)都需面臨的問題和財務(wù)管理的重要指標(biāo)。從某種程度上講，中小企業(yè)除了銷售業(yè)績和成本費用管理，最重要的就是信用控制，其決定了企業(yè)的現(xiàn)金流和存亡。信用控制在大眾眼中是會計的普通工作，即收賬；而從管理會計的角度去看，它是內(nèi)部控制的重要方面，是需要會計人員和銷售人員及其他相關(guān)部門共同溝通合作完成的重要工作，不是傳統(tǒng)會計坐等錢款到賬銷記錄，而是要想方設(shè)法確保及時收款，預(yù)防信用風(fēng)險。信用控制是銷售活動在企業(yè)生產(chǎn)、質(zhì)量、物流、財務(wù)的共同協(xié)作，從信用調(diào)查、風(fēng)險評估到合同簽訂、交付產(chǎn)品、送達發(fā)票單據(jù)、回籠資金的過程。信用控制是融合管理會計專業(yè)知識、溝通技巧、大局眼光乃至財務(wù)人員情商和財商的大智慧，而非陳舊觀念中的呆板工作。信用控制與現(xiàn)金流息息相關(guān)，正如現(xiàn)金流是企業(yè)生命的血液，信用控制則是為制造血液提供的必要營養(yǎng)，以下將簡述管理會計在中小企業(yè)的信用控制中發(fā)揮的積極作用。

一、除了規(guī)范信用控制管理制度、加強業(yè)務(wù)票據(jù)管理、對銷售、發(fā)貨、收款業(yè)務(wù)的系統(tǒng)控制外，實務(wù)中常遇到的具體問題

（一）銷售為完成目標(biāo)業(yè)績，在合同簽訂時沒有爭取最多的預(yù)付款，經(jīng)常出現(xiàn)銷售人員離職后，仍有尾款未收回的情況。

（二）信用控制部門沒有嚴(yán)格執(zhí)行銷售前的客戶資信背景調(diào)查，信用控制系統(tǒng)設(shè)置不到位。

（三）合同的簽訂和執(zhí)行中，沒有嚴(yán)格遵守文件管理環(huán)節(jié)。

（四）信用控制的工作在銷售人員和財務(wù)人員之間權(quán)責(zé)不明確，催收周期和力度不足導(dǎo)致無法準(zhǔn)時收回款項，部分客戶經(jīng)常拖欠貨款。

（五）部分企業(yè)存在銷售人員一人負責(zé)從簽訂合同-安排發(fā)貨-對賬-收款的所有環(huán)節(jié)，導(dǎo)致舞弊或銷售人員私吞貨款的重大風(fēng)險。

（六）發(fā)生銷售退貨時，出現(xiàn)未收到退貨退票先退款、收到的退貨質(zhì)量受損影響二次銷售的情況。

（七）對長期追討不回的應(yīng)收賬款缺乏科學(xué)的管理，除催收外無其他備選方案。

（八）在企業(yè)損失貨款和增值稅銷項稅金后，可確認的壞賬損失因等待期漫長而被忽略，導(dǎo)致無法抵扣所得稅。

二、針對以上問題，筆者作為管理會計通常分三步走，即事前評審客戶、合同，提示預(yù)付，事中提醒付款、優(yōu)化客戶、擴展銷售，事后處置不良資產(chǎn)、法律訴訟，以下就來分享管理會計在信用控制中采取的對策

（一）制定健全規(guī)范的內(nèi)部信用控制機制和應(yīng)收賬款管理制度，清晰確定具體操作流程和規(guī)章條例，營造可靠規(guī)范的內(nèi)控信用環(huán)境。加強對銷售人員的培訓(xùn)管理，明確銷售具體職責(zé)和KPI考核指標(biāo)，將信用控制的收款任務(wù)納入其KPI考核與獎金發(fā)放計算中。激勵督促銷售人員爭取最多預(yù)付款和最短的付款期。對銷售人員設(shè)定的KPI指標(biāo)，包括銷售收入、應(yīng)收賬款的回款金額和比率、銷售利潤等。管理會計建議：只有在收回合同尾款后才可發(fā)放獎金。這不僅督促其在簽訂合時爭取最多的預(yù)付款，也降低銷售人員離職后的收款風(fēng)險，可謂事半功倍。管理會計還可通過核算資金成本，提出薄利多銷和現(xiàn)金折扣的實施方案、對優(yōu)質(zhì)客戶推行信用等級折扣的方式提高預(yù)付比例，降低應(yīng)收賬款金額。誰的業(yè)務(wù)、誰收賬、誰拿獎金，權(quán)責(zé)清晰，落實到位、高效節(jié)能，既促進銷售業(yè)績，也減輕了財務(wù)人員的工作負擔(dān)。

（二）中小企業(yè)因規(guī)模較小，沒有專職信用控制部門，但此職能不可或缺。中小企業(yè)對客戶的資信調(diào)查常流于形式，基本由銷售人員搜集客戶的基本信息，如營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、銀行開戶及增值稅發(fā)票信息。一旦發(fā)生賒賬風(fēng)險，這些信息不足以對尋求法律保護提供進一步的有利幫助。信用控制是企業(yè)把控和確保收回應(yīng)收賬款的第一道保障環(huán)節(jié)，是企業(yè)信用控制的重要任務(wù)。筆者曾就新、老客戶采取不同的信用控制措施：

1.對新客戶的信息搜集通常僅限于客戶的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、增值稅發(fā)票等基本信息。作為管理會計，筆者在企業(yè)要求更多詳細資料，如：客戶在國家工商行政管理總局網(wǎng)站上的公示信息、銀行基本戶開戶信息、誠信檔案、有無抵押擔(dān)保記錄、中國人民銀行征信中心的記錄等。這些信息可反映客戶的基本經(jīng)營、資金、誠信等狀況和償債能力，便于企業(yè)對客戶做出準(zhǔn)確的信用等級評定和信用期限的審核。特別要確認客戶是獨立法人還是集團公司？有無關(guān)聯(lián)方企業(yè)？是否有限責(zé)任公司？當(dāng)客戶資不抵債時，有否關(guān)聯(lián)企業(yè)為其擔(dān)保或代位償付？如能提供債務(wù)擔(dān)保，還需進一步對提供擔(dān)保質(zhì)押的企業(yè)做信用調(diào)查。（獲取這些信息的用途將在第七點中詳述）。信用調(diào)查工作繁瑣冗長，但這是中小企業(yè)保護自身的基石，也是對客戶進行風(fēng)險評估的最好機會，唯有如此深入調(diào)查得出的評估才是真實可靠的。

2.對老客戶，雖然與其有過合作，但仍不能放松信用控制。隨著全球經(jīng)濟低迷及我國經(jīng)濟仍處在下降通道等原因，每家企業(yè)的經(jīng)營狀況隨時都可能發(fā)生變化。倒閉、破產(chǎn)、資不抵債、被收購合并的例子屢見不鮮，所以對老客戶的信用控制不可懈怠。管理會計建議：財務(wù)在與客戶對賬中、銷售人員在與客戶溝通中都應(yīng)保持密切的關(guān)注，對于老客戶的經(jīng)營狀況和現(xiàn)金流狀態(tài)，管理會計和銷售人員需在企業(yè)內(nèi)部保持高度順暢，提早制定有效的應(yīng)對機制以防壞賬發(fā)生。

3.充分利用ERP系統(tǒng)，將客戶信息和對其審定的信用期限配置，用于生成對賬單和自動提醒催收，確保催討工作常規(guī)化、定期化。

（三）對銷售合同在符合公司定價政策下，必須經(jīng)專人審核簽字蓋章（審核內(nèi)容包括銷售產(chǎn)品的中英文品名、數(shù)量、單價、總價、含增值稅總金額、預(yù)付比例、付款期限、發(fā)票稅率等細節(jié)）。管理會計從內(nèi)控角度，要求銷售配合按審核等級、信用期限嚴(yán)格執(zhí)行合同的簽訂。如有特別申請，需總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可簽訂。不論新老客戶，都必須堅持所有合同加蓋客戶正本公章。除了簽訂合同，在合同執(zhí)行中相關(guān)的發(fā)票、貨物簽收單、對賬單、催收通知書、質(zhì)保維修記錄等文件都需做嚴(yán)格的管理，確保單據(jù)齊全，以備發(fā)生信用風(fēng)險時為法律訴訟提供證據(jù)。

（四）對于信用控制的工作，銷售人員和財務(wù)人員應(yīng)保持良好的溝通與合作。應(yīng)收賬款的信息多來源于財務(wù)賬冊或ERP系統(tǒng)，財務(wù)人員是經(jīng)辦人，催賬單可由財務(wù)人員直接給客戶或轉(zhuǎn)交銷售人員傳遞給客戶。財務(wù)認為應(yīng)收賬款源于銷售簽訂的合同及商談的付款條件，應(yīng)由銷售負責(zé)收賬。銷售則認為客戶有多筆業(yè)務(wù)往來，每個合同的金額、付款條件、流水信息都由財務(wù)處理，故應(yīng)由財務(wù)負責(zé)，由此導(dǎo)致職責(zé)分工不明確、催收周期長、力度不到位的結(jié)果。此外，還常出現(xiàn)客戶以各種借口拖延付款，如：采購員未遞交申請、付款在審批中、審批人出差休假、以產(chǎn)品質(zhì)量為由延遲付款。此時，需購銷雙方的財務(wù)人員和業(yè)務(wù)人員共同溝通協(xié)調(diào)才能順利收賬。筆者作為管理會計應(yīng)對這些情況時應(yīng)因地制宜：

1.對于客戶內(nèi)部單據(jù)流轉(zhuǎn)流程，管理會計應(yīng)配合銷售人員及時提供相關(guān)單據(jù)，每天更新客戶內(nèi)部付款進程的狀態(tài)，對客戶提出的合理要求及時反饋，協(xié)助配合提供相關(guān)資料。對于客戶付款審批的周期，管理會計應(yīng)和業(yè)務(wù)人員計劃在前，掌握到位，利用已知信息抓緊催討。尤其是遇到節(jié)假日、月、季、年初末等休假高峰，應(yīng)提早實施催收工作，避免付款審批人或各環(huán)節(jié)經(jīng)辦人因出差休假而貽誤收款時間。如：信用期是月底到期，則在當(dāng)月20日就開始催討，而非等到30日。對常規(guī)催收，應(yīng)設(shè)置發(fā)貨當(dāng)天、信用期到期前10天、逾期15天、每月、每季、半年的賬單催收，并保留相關(guān)對賬記錄和雙方往來電子郵件。

2.對于客戶因質(zhì)量問題拖欠付款，管理會計應(yīng)將客戶意見及時通知銷售人員并解決問題。實務(wù)中，老客戶因投訴未得到妥善解決而拒付，筆者經(jīng)常主動召集銷售、售后、企業(yè)負責(zé)人開會商議解決方案：對重大金額的應(yīng)收賬款，經(jīng)集體決策即總經(jīng)理或董事會討論一致通過后減免部分款項，順利快速收款。每年處理該類客戶5家左右，快速解決拖延3年的款項共計人民幣100多萬元。既彌補了客戶對質(zhì)量的不滿，也加快資金回收，有效解決長期懸而未決的老大難問題，其目標(biāo)不僅是收回應(yīng)收賬款，也幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)問題、提高質(zhì)量、促進技術(shù)研發(fā)、帶動企業(yè)競爭力，可謂一舉多得。對呆賬的思路：在合理合法及雙方都接受的情況下，將應(yīng)收賬款打折或以新合同讓利為條件順利收回尾款，想方設(shè)法，能收回多少就收多少。

3.對經(jīng)常逾期付款的客戶，其并非資金緊張，而是想通過拖欠付款獲得短期免息貸款，對供應(yīng)商的催賬單熟視無睹，信用賬齡越長其越不重視欠款。某種程度上，客戶的不良習(xí)慣常常是由供應(yīng)商默認和培養(yǎng)起來的。實踐說明，收賬的成功率和催賬的頻率成正比，與拖欠時間成反比。對此類客戶只有執(zhí)行高頻率催收才有效，因為客戶只會付款給其最大壓力源。

（五）根據(jù)企業(yè)內(nèi)控中的不相容職務(wù)相分離的要求，銷售人員只搜集客戶信息、簽訂合同事宜，而發(fā)貨、收款等環(huán)節(jié)必須由其他職能部門操作。尤其是銷售人員不得收取現(xiàn)金，必須經(jīng)財務(wù)人員確認進賬才能保證資金安全。對信用超期又簽訂新合同的客戶，筆者作為管理會計，堅持即便收到新合同的預(yù)付款，也要求必須付清欠款后才可執(zhí)行新合同。

（六）發(fā)生退貨退款的，銷售必須先說明退貨原因并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，在質(zhì)檢確認不影響二次銷售，收到退回發(fā)票并沖減銷項稅金后，方可辦理退款申請。同時，管理會計會以企業(yè)的運營資金計劃為重，在不影響企業(yè)日常業(yè)務(wù)的情況下方可安排退款。

（七）對追討無果的應(yīng)收賬款，只要合同蓋章、單據(jù)一應(yīng)俱全，可采取法律武器捍衛(wèi)自身權(quán)益。在資訊發(fā)達的今天，客戶的法人等信息在工商、公安、信用誠信平臺都可查詢。如客戶倒閉，可尋求其關(guān)聯(lián)企業(yè)或擔(dān)保質(zhì)押人及可執(zhí)行財產(chǎn)；還可申請以其個人財產(chǎn)擔(dān)保執(zhí)行清償。企業(yè)應(yīng)在得知對方無償還能力的第一時間申請起訴，爭取法定清償程序中的償還份額，得到法律的保護。同時，還可靈活運用金融工具，如保付代理。當(dāng)企業(yè)評估客戶清償?shù)目赡苄源蠓档蜁r，可選擇將債權(quán)出售給銀行和保險公司（無追索權(quán)的保理），必須是不可贖回的保理，即將債權(quán)的所有權(quán)完全有償?shù)剞D(zhuǎn)嫁給第三方，降低經(jīng)營和資金風(fēng)險。采取保付代理雖有費用，但能切實降低壞賬風(fēng)險。此外，企業(yè)還可通過與客戶協(xié)商將債權(quán)轉(zhuǎn)股權(quán)或以客戶資產(chǎn)抵債等方式解決收款問題。

（八）當(dāng)確認壞賬損失時，應(yīng)做好資產(chǎn)損失記錄和相關(guān)文件的搜集工作，在等待期滿后向稅務(wù)機關(guān)做專項資產(chǎn)損失備案，獲批后抵扣企業(yè)所得稅，使損失降到最低。

作為管理會計，而非普通記賬人員，應(yīng)將信用控制牢記于心，運用健全規(guī)范的制度條例，采取行之有效的措施，深化制度落實到工作中去，加強對各部門關(guān)于信用控制和應(yīng)收賬款KPI指標(biāo)考核，全面提升信用控制的管理水平和效果，降低資金風(fēng)險，為企業(yè)在商海的激烈競爭中提供最強有力的資金支持。同時，也應(yīng)加強對銷售人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和順暢溝通，及時了解客戶的經(jīng)營狀況，一旦發(fā)現(xiàn)其經(jīng)營不善或資金困難，對方采購、財務(wù)人員調(diào)離，應(yīng)立即商議對策、采取行動順利對接、加快收款的速度，確保不因外部變動因素而受到影響，抵御信用風(fēng)險和損失。

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