現(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式下檔案管理成本的探討

賈慕云

摘要：任何企業(yè)都以追求經(jīng)濟(jì)利益的最大化為目標(biāo)的，因此，為了提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，必須要有效的縮減開(kāi)支，減少不必要的支出，嚴(yán)格控制企業(yè)成本支出，檔案管理工作作為企業(yè)管理支出的一部分，也必須要加強(qiáng)控制成本的理念，才能夠使得企業(yè)檔案管理在最少的成本投入下創(chuàng)造最大的價(jià)值。因此，本文主要對(duì)現(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式下檔案管理成本進(jìn)行有效的探討。首先介紹現(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式下檔案管理成本的構(gòu)成，然后分析現(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式下檔案管理成本控制的有效途徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理模式；成本控制；成本構(gòu)成；有效途徑

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2017）009-0-01

在現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理的過(guò)程中，對(duì)于檔案管理的成本控制觀念不強(qiáng)，檔案管理的過(guò)程中成本意識(shí)比較差，各種浪費(fèi)的現(xiàn)象比較嚴(yán)重，因此，有必要加強(qiáng)現(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式下對(duì)檔案管理成本進(jìn)行管理和創(chuàng)新。為了有效的提高檔案管理的成本控制，要明確檔案管理的成本構(gòu)成和支出，然后才能夠解決檔案管理流程中的成本浪費(fèi)現(xiàn)象，完善檔案管理流程，加強(qiáng)成本的控制，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的最大化。

一、現(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式下檔案管理成本的構(gòu)成

當(dāng)下現(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式下檔案管理成本的構(gòu)成主要以下幾個(gè)要素：

首先，人工成本。無(wú)論是企業(yè)檔案管理人員和檔案的具體工作人員都是屬于企業(yè)檔案管理的人工成本支出。檔案管理人員和檔案具體工作人員的多少直接影響到整個(gè)企業(yè)的檔案管理的支出。

其次，設(shè)備和物資的成本?，F(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式下，企業(yè)進(jìn)行檔案管理，多數(shù)是經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行整理和維護(hù)工作，因此檔案管理的成本構(gòu)成自然包括了購(gòu)買(mǎi)計(jì)算機(jī)設(shè)備的投入和支出，之后對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備的維護(hù)也需要不斷的支出，另外，購(gòu)買(mǎi)正版的檔案管理軟件也需要資金的投入，還有就是通過(guò)計(jì)算打印所需要的紙張、訂書(shū)器等常規(guī)辦公用品，都屬于現(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式下檔案管理成本的構(gòu)成。

最后，檔案管理的場(chǎng)所和管理的流程中所需的投入。企業(yè)檔案比較的多，因此，占領(lǐng)的場(chǎng)地也比較大，每年都要支付場(chǎng)地費(fèi)，還有就是管理的流程中也需要一系列的投入。

檔案的管理流程比較的復(fù)雜，需要各個(gè)程序有序的推進(jìn)，才能夠提高檔案管理的成本控制。但是在當(dāng)下的企業(yè)檔案管理中，由于企業(yè)對(duì)檔案管理的不重視，使得檔案管理的流程比較的拖沓，這樣就會(huì)導(dǎo)致檔案管理存在較多的問(wèn)題，也不利于企業(yè)檔案管理中成本的控制。

二、現(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式下檔案管理成本存在的主要問(wèn)題

在現(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式下檔案管理成本中，存在著很多的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

第一，成本控制的理念比較差。在現(xiàn)代的企業(yè)檔案管理工作，部分企業(yè)認(rèn)為檔案管理工作涉及到的經(jīng)濟(jì)利益比較小，因此，過(guò)度的追求關(guān)注對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益最相關(guān)的部門(mén)或者是管理流程進(jìn)行重視，對(duì)其企業(yè)的檔案管理重視程度有限，對(duì)檔案管理的成本控制更是不加以重視，使得現(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式下檔案管理成本管理非常的不重視，檔案管理人員的成本控制意識(shí)也不強(qiáng)。

第二，浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重。在企業(yè)的檔案管理過(guò)程中，成本控制理念不強(qiáng)，所以，導(dǎo)致檔案管理的流程比較繁瑣，投入了更多的人力物力，造成了較大的浪費(fèi)。比如說(shuō)紙張的亂用以及人員的過(guò)多等；另外就是檔案管理中缺乏程序性，檔案管理非常的滯后，檔案的堆積現(xiàn)象比較的嚴(yán)重，不僅容易造成檔案的遺失，而且長(zhǎng)期堆放占有大公共空間，投入更多占地費(fèi)等。在設(shè)備的使用時(shí)不重視保護(hù)和更新或者是及時(shí)的刪除垃圾等，導(dǎo)致設(shè)備的損害，于是增加了企業(yè)的成本投入。

第三，流程或者管理不當(dāng)也不利于成本的有效控制。檔案的管理流程比較的復(fù)雜，需要各個(gè)程序有序的推進(jìn)，才能夠提高檔案管理的成本控制。但是在當(dāng)下的企業(yè)檔案管理中，由于企業(yè)對(duì)檔案管理的不重視，使得檔案管理的流程比較的拖沓，這樣就會(huì)導(dǎo)致檔案的管理存在較多的問(wèn)題，也不利于企業(yè)檔案管理中成本的控制。

三、現(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式下檔案管理成本的有效舉措

首先，完善企業(yè)檔案管理的成本控制理念。只有加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的成本控制理念，才能夠讓檔案管理人員在管理的過(guò)程中提高節(jié)約意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)成本的控制，尤其是在使用材料或者是設(shè)備的過(guò)程中，能提高對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和管理，能減少材料的浪費(fèi)，尤其是紙張的浪費(fèi)，從而有效的縮減成本。所以，最重要的就是提高企業(yè)的檔案管理人員的一種成本控制的理念，本著節(jié)約的態(tài)度開(kāi)展檔案管理工作。

其次，加強(qiáng)檔案人員的素質(zhì)，嚴(yán)格檔案管理的流程，避免成本支出。只有加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)，才能夠在保證檔案管理工作的正常開(kāi)展下使用最少的工作人員，讓每一位員工都能夠積極發(fā)揮自己的一份作用，加強(qiáng)分工和合作，把檔案的管理工作有序的開(kāi)展好。這樣就可以縮減檔案管理成本中人工費(fèi)用的支出。所以，企業(yè)要不斷加強(qiáng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的力度，通過(guò)培訓(xùn)讓現(xiàn)有工作人員提高方案管理的技術(shù)和所需的技能，在工作中能夠更加有效率的、保質(zhì)保量的完成檔案管理的一系列工作，更加科學(xué)的設(shè)置檔案流程，不拖拉，不推諉，提高檔案管理的各項(xiàng)工作。

最后，建立成本控制預(yù)算，提高檔案管理的科學(xué)性。只有建立了檔案管理成本的預(yù)算，才能夠使得檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程對(duì)于成本的投入有一個(gè)概念，從而在管理中縮減不必要的開(kāi)支，尤其是一些重要支出，比如說(shuō)設(shè)備的更新等，一定要提前上報(bào)計(jì)劃和預(yù)算，才能夠保證在檔案管理的過(guò)程中成本得到嚴(yán)格的控制，縮減開(kāi)支，維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。

四、結(jié)語(yǔ)

“成本的控制是獲取經(jīng)濟(jì)利益的重要保證”，為了有效的加強(qiáng)現(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式下檔案管理成本的控制，必須要采取有效的舉措，通過(guò)提高成本管理意識(shí)、完善檔案管理的流程、加強(qiáng)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)以及提高檔案管理人員的素質(zhì)等方式，切實(shí)提高現(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式下檔案管理成本的控制，從而完善現(xiàn)行的企業(yè)管理模式，讓企業(yè)獲取更多的經(jīng)濟(jì)利益。

參考文獻(xiàn)：

[1]方秋生，石華平，廖勇軍.企業(yè)檔案管理成本比較性經(jīng)濟(jì)分析——以成都市為例[J].檔案學(xué)研究，2013（1）：18-20.

[2]史文靜，沈思琪.中小勞動(dòng)密集型企業(yè)健康管理經(jīng)濟(jì)成本分析——以山東省濰坊市制造業(yè)為例[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2014，26（21）：17-19.

[3]沈曉雪，安寧.現(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式下檔案管理成本研究[J].中國(guó)檔案，2016（1）：56-58.

[4]張羽.現(xiàn)代企業(yè)制度下的檔案管理模式探索——以南鋼為例[J].檔案與建設(shè)，2014（6）：87-88.

[5]劉蓓.知識(shí)管理背景下的化工企業(yè)檔案管理模式研究[J].當(dāng)代化工研究，2016（10）：91-92.