移動(dòng)終端檔案服務(wù)發(fā)展及其策略

張代琪

摘 要：數(shù)字檔案的大量產(chǎn)生以及移動(dòng)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，促使檔案信息服務(wù)逐漸走向移動(dòng)終端。本文通過(guò)分析數(shù)字檔案資源借助移動(dòng)終端發(fā)展的條件以及移動(dòng)終端檔案服務(wù)用戶的構(gòu)成，對(duì)移動(dòng)終端檔案服務(wù)方式提出幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：移動(dòng)終端；檔案服務(wù)；數(shù)字檔案

一、數(shù)字檔案資源借助移動(dòng)終端發(fā)展的條件

（一）數(shù)字檔案資源安全保障體系建設(shè)

國(guó)家檔案局為確保電子文件的安全保管和有效利用，提出“大力推進(jìn)信息化建設(shè)，加快電子文件中心建設(shè)，對(duì)各機(jī)關(guān)電子文件進(jìn)行統(tǒng)一備份和集中管理”的要求，為了對(duì)其進(jìn)行貫徹落實(shí)、推進(jìn)檔案信息的共建共享來(lái)滿足社會(huì)各個(gè)方面的需要，多省開始展開電子文件和數(shù)字檔案登記備份工作，以浙江省為例從2009年起，開展了對(duì)全省電子文件和數(shù)字檔案管理情況的集中調(diào)研。在全面普查的同時(shí)，對(duì)人力、保障等14家省級(jí)主要涉民單位及系統(tǒng)的電子數(shù)據(jù)安全備份情況進(jìn)行了重點(diǎn)調(diào)查。在深入調(diào)研，充分論證，開展試點(diǎn)的基礎(chǔ)上，啟動(dòng)了浙江省電子文件和數(shù)字檔案登記備份工作。[1]極大促進(jìn)了數(shù)字檔案資源的安全保障體系建設(shè)，為移動(dòng)終端的數(shù)字資源利用提供了安全保障。

（二）移動(dòng)終端技術(shù)的蓬勃發(fā)展

根據(jù)GMS預(yù)測(cè)，到2019年，包括平板電腦、筆記本、智能手機(jī)在內(nèi)的移動(dòng)終端保守估計(jì)將超過(guò)70億。[2]移動(dòng)終端的多元性便于用戶利用碎片化時(shí)間隨時(shí)隨地處理信息。其相較于傳統(tǒng)媒介所特有的，整合數(shù)字、圖片、音頻、視頻等所構(gòu)成的趣味性，使檔案這種較為嚴(yán)肅的信息種類變得活潑起來(lái)，拉近了與公眾的距離。并且可以更加多角度的對(duì)實(shí)物、口述等檔案類型進(jìn)行展示。

二、移動(dòng)終端用戶分析

瀏覽型用戶：該類用戶多是利用移動(dòng)終端去滿足自己的好奇心，很少對(duì)組織成果進(jìn)行二次深度加工。以以快餐式瀏覽為目的的用戶占總數(shù)的絕大部分。此類用戶在利用過(guò)程中要求成果的形式有聲有色，易于理解。

研究型用戶：研究性用戶較瀏覽型用戶為少數(shù)用戶群體。此類用戶利用移動(dòng)終端的新穎性與及時(shí)性發(fā)現(xiàn)所關(guān)注信息的最新動(dòng)態(tài)與前沿后，會(huì)通過(guò)更為專業(yè)的檢索途徑進(jìn)行相關(guān)資料收集。

三、服務(wù)方式實(shí)現(xiàn)角度

（一）面向檔案信息服務(wù)人員

1.庫(kù)房監(jiān)控。全程監(jiān)控庫(kù)房情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常危害檔案安全的情況。利用遠(yuǎn)程傳輸監(jiān)控系統(tǒng)報(bào)警觸發(fā)向接收端反向撥號(hào)報(bào)警的功能，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)庫(kù)房異常情況并及時(shí)做出反應(yīng)。通過(guò)移動(dòng)終端對(duì)燈光持續(xù)時(shí)間、溫濕度進(jìn)行查看與核實(shí)，及時(shí)在發(fā)生異常時(shí)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，通過(guò)智能密集架控制，可以對(duì)所需案卷進(jìn)行定位；提高定位的效率。更好地整體把握相關(guān)資源。

2.同行業(yè)人員相互交流學(xué)習(xí)。移動(dòng)終端越來(lái)越成為各類檔案機(jī)構(gòu)發(fā)布機(jī)構(gòu)動(dòng)態(tài)、館藏資源、研究成果的新途徑。通過(guò)對(duì)移動(dòng)終端這一便捷的方式獲取同行業(yè)的前沿動(dòng)態(tài)，了解各個(gè)機(jī)構(gòu)的長(zhǎng)處與優(yōu)勢(shì)，為今后的機(jī)構(gòu)間互動(dòng)與開展合作打下基礎(chǔ)。通過(guò)對(duì)其他機(jī)構(gòu)特色服務(wù)的了解，對(duì)自己的工作予以反思，不斷提高自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

（二）面向社會(huì)公眾

1.公共服務(wù)功能。檔案最重要的憑證價(jià)值決定他要為人所用。移動(dòng)終端檔案信息服務(wù)使用者類型決定檔案部門所發(fā)布的服務(wù)內(nèi)容、項(xiàng)目以及社會(huì)反饋，利用檔案信息滿足自身或是團(tuán)體需求并獲益的實(shí)例是對(duì)檔案和檔案工作最有效的傳播。增強(qiáng)同檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)的共享和匹配中的完善檢索功能，推動(dòng)移動(dòng)終端的遠(yuǎn)程異地查檔功能的實(shí)現(xiàn)。向公眾提供預(yù)約業(yè)務(wù)，檔案管理機(jī)構(gòu)根據(jù)保管年限與密級(jí)，可按規(guī)定開放檔案目錄，而用戶可隨時(shí)隨地在移動(dòng)終端上查詢到自己所需的案卷，并提出預(yù)約辦理需求。檔案信息服務(wù)部門據(jù)此來(lái)協(xié)調(diào)時(shí)間等因素，為用戶提供更優(yōu)質(zhì)與便捷的檢索和查檔服務(wù)。

2.檔案資源開發(fā)與公布。檔案的文化屬性決定它需要為檔案工作者所開發(fā)以及提供利用。檔案資源開發(fā)與推送是檔案移動(dòng)終端服務(wù)的基礎(chǔ)與支撐工作。移動(dòng)終端這種傳播途徑的信息接受者類型決定檔案資源開發(fā)內(nèi)容要親民。隨著信息量的幾何級(jí)增長(zhǎng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案利用服務(wù)在海量信息中的精準(zhǔn)推送。[3]信息推送的相關(guān)內(nèi)容還要注明出處，在一方面可以增強(qiáng)推送信息的正實(shí)行與可讀性；在另一方面可以為研究型用戶的進(jìn)一步檢索提供線索。充分利用戶在移動(dòng)終端上的各類行為信息和地理信息，挖掘其在檔案利用服務(wù)方面的需求，通過(guò)公眾平臺(tái)實(shí)現(xiàn)信息推送的主動(dòng)化和個(gè)性化。還可以增設(shè)公眾上傳于參與的板塊，公眾上傳相關(guān)文件后，工作人員對(duì)其進(jìn)行相關(guān)審批與核查，采用后可以對(duì)信息分享者進(jìn)行相關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)。提升公眾熱情。

參考文獻(xiàn)：

[1]周峰林.積極構(gòu)建檔案服務(wù)利用與信息安全的穩(wěn)固后方——我省電子文件和數(shù)字檔案登記備份工作全面啟動(dòng)[J].浙江檔案，2010（01）：6.

[2]朱志鋒.移動(dòng)終端對(duì)體育新聞傳播的影響[J].新聞戰(zhàn)線，2015（05）：203-204.

[3]王晨.微信在檔案利用服務(wù)中的新策略研究[J].北京檔案，2015（11）：30-31.

[4]洪佳惠.基于移動(dòng)終端的檔案管理應(yīng)用構(gòu)想[J].蘭臺(tái)世界，2015（08）：15-16.