淺析企業(yè)檔案管理中的數(shù)據安全管理

趙洪涌

摘要：企業(yè)檔案在企業(yè)管理和運營當中發(fā)揮著重要作用，是企業(yè)發(fā)展當中產生的重要財富，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，所產生的相關檔案和數(shù)據也是越來越多，這就對檔案管理的安全性提出了更高的要求，如何有效保證檔案的安全性是當前企業(yè)檔案管理當中的重點。本文主要對檔案的數(shù)據安全管理工作進行了分析。

關鍵詞：數(shù)據；安全管理；企業(yè)檔案

檔案在企業(yè)經營管理當中扮演著重要角色，是企業(yè)基礎管理當中的重點內容，隨著近年來企業(yè)快速發(fā)展和信息技術應用的推廣，使得企業(yè)當中產生的檔案數(shù)量和門類也在不斷增加，如何有效地對這些檔案實施管理，確保檔案數(shù)據的安全，是企業(yè)檔案管理工作的重點，也是促進企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的關鍵。

一、增強企業(yè)檔案安全管理意識

企業(yè)檔案的管理工作并不僅僅是一個部門的責任，也是各個部門和員工的共同責任，因而強化企業(yè)整體的檔案安全管理意識就顯得非常必要。企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展過程中形成的寶貴的無形財產，保證檔案數(shù)據的安全性是管理部門的主要責任，應該充分認識檔案在企業(yè)發(fā)展管理中所起的重要作用，在企業(yè)內部加強檔案數(shù)據安全宣傳，增強企業(yè)員工對于檔案數(shù)據安全的管理意識，普及檔案數(shù)據安全方面的知識，讓企業(yè)內的全體員工都能夠參與到檔案安全管理的工作當中。同時，積極采取多種方法對檔案數(shù)據安全加以保護，從企業(yè)的日常工作上入手，讓每位員工都能夠切實感受到檔案數(shù)據安全的重要性，自覺在日常工作當中注意保護檔案數(shù)據的安全，樹立起檔案數(shù)據安全第一的概念，認真落實有關檔案數(shù)據安全管理的責任制度。另外，檔案管理部門應該加強檔案數(shù)據安全方面的宣傳力度，對企業(yè)員工進行安全宣傳教育，提升員工在檔案數(shù)據安全方面的意識，讓檔案人員能夠從細節(jié)入手，自覺維護企業(yè)檔案數(shù)據的安全性。

二、制定合理的安全管理措施

針對于當前企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，對于檔案數(shù)據安全管理不僅僅需要從員工思想層面入手，還需要配合具體的相應對策和管理措施，以便切實有效維護企業(yè)檔案數(shù)據的安全，具體來說可以從以下幾個方面入手：

（一）建立健全檔案數(shù)據存儲制度

檔案數(shù)據的安全離不開有效保管和存儲制度的支持，科學的保管和存儲才能夠保證數(shù)據的完整性和安全性。企業(yè)檔案管理部門可以在企業(yè)管理層的支持下，結合我國相關法律法規(guī)和企業(yè)檔案管理工作實際建立相應的檔案管理制度，對檔案管理工作當中的各個環(huán)節(jié)進行規(guī)范，對不同類型檔案的管理進行規(guī)定。并且可依據相關檔案法建立檔案安全保密制度、保護制度、檔案利用制度、保管制度等等，對檔案的鑒定、借閱、保密等級、銷毀等進行詳細規(guī)定，從而有效保證檔案數(shù)據的安全，最大程度地對檔案數(shù)據安全進行管理。另外，檔案管理部門可依據企業(yè)的實際情況制定檔案安全體系管理指南，對檔案數(shù)據的存儲管理方法和規(guī)范進行明確，對檔案的保密等級進行具體規(guī)定，對電子檔案系統(tǒng)的訪問瀏覽進行權限控制，并且對于電子檔案系統(tǒng)需要建立相應的入侵檢測技術和防火墻技術等，保證電子檔案系統(tǒng)的安全性。在實施檔案數(shù)據安全管理措施時力求從多個方面對檔案數(shù)據進行全面管理，包括數(shù)據的安全控制、網絡數(shù)據的安全、個人計算機的安全和外設管理等等方面，從而確保檔案數(shù)據能夠得到全方位的安全管理，切實有效地對檔案進行安全防控，為檔案數(shù)據安全工作提供有力保障。

（二）制定檔案數(shù)據應急管理制度

應急管理制度是在檔案部門發(fā)生緊急情況時采取的一系列措施，能夠有效降低檔案災害的一種制度，減少突發(fā)性災害對檔案造成的破壞，包括自然災害、環(huán)境風險、管理風險和人為風險等，這些都有可能給檔案帶來毀滅性的破壞，因而需要從日常防范和應急預案上入手，堅持預防為主的原則，將檔案數(shù)據的損失降到最低，發(fā)生災害的時候能夠有效保證檔案的安全性。在建立相關預案之后，應該組織檔案管理人員進行學習，并可定期組織進行演習活動，增強檔案人員的應急意識，在發(fā)生應急情況時不會慌亂，減少災害對檔案的破壞，建立防災減災的安全體系，加強對檔案管理方面的技術研究，不斷引入先進技術來確保檔案數(shù)據的安全性。

（三）加強檔案數(shù)據管理的監(jiān)督工作

企業(yè)應該建立專門的檔案管理機構，對企業(yè)內部的檔案進行統(tǒng)籌和組織管理，對企業(yè)內部各個部門的檔案工作進行指導和監(jiān)督，并定期對企業(yè)的檔案工作情況進行評價，擴展檔案管理部門的工作范圍，將其擴展到整個企業(yè)各個類別和各種載體檔案的管理，讓企業(yè)當中的檔案工作都能夠得到管理部門的監(jiān)督，以便能夠對企業(yè)檔案數(shù)據進行集中保存。同時能夠從源頭上入手，對各個部門當中的檔案收集、管理進行監(jiān)督管理，減少了檔案在源頭上的丟失或泄露的可能性。再者，對企業(yè)的各類檔案在收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)進行了統(tǒng)一規(guī)定，實施統(tǒng)一的管理標準，方便檔案管理部門對其進行監(jiān)督檢查。而且，專業(yè)的管理部門當中人員素質也較高，對于檔案數(shù)據的管理更加專業(yè)，也能夠有效降低檔案數(shù)據管理的安全風險。

三、結語

企業(yè)檔案是企業(yè)的寶貴資源，一旦丟失對于企業(yè)的發(fā)展來說是有重大影響的，因而應該重視企業(yè)的檔案管理，尤其是檔案數(shù)據的安全管理工作，積極采取相應的措施，不斷提升檔案數(shù)據安全管理等級，保證企業(yè)檔案數(shù)據的完整性，為企業(yè)的發(fā)展服務，這也是當代檔案工作者的重要使命和責任。

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