淺析檔案信息在企業(yè)管理中的開(kāi)發(fā)與利用

劉香英

摘 要：現(xiàn)代社會(huì)，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)對(duì)于檔案信息的依賴(lài)程度越來(lái)越大。企業(yè)檔案已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出資料管理的范圍，進(jìn)入為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供信息支持服務(wù)的階段。企業(yè)檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作對(duì)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)的影響日漸突出。該文圍繞現(xiàn)代企業(yè)檔案信息管理開(kāi)發(fā)利用有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行探討，闡述了企業(yè)檔案信息開(kāi)發(fā)利用的基本原則，結(jié)合實(shí)例分析了做好檔案信息管理開(kāi)發(fā)利用的重要現(xiàn)實(shí)意義。最后就如何做好企業(yè)檔案信息管理開(kāi)發(fā)利用工作提出自己的看法和見(jiàn)解。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案 檔案信息 開(kāi)發(fā) 利用

中圖分類(lèi)號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2017）02（b）-0156-02

當(dāng)前，人類(lèi)社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，信息管理對(duì)于人類(lèi)社會(huì)化生產(chǎn)、生活活動(dòng)開(kāi)展質(zhì)量和效率的影響無(wú)法估計(jì)。作為信息的重要載體，各種檔案文件受到人們?cè)絹?lái)越多的關(guān)注?，F(xiàn)代企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)繁雜，日常經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)活動(dòng)中會(huì)產(chǎn)生大量檔案信息，這些檔案是企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)的具體反映和記錄。對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范、高效的管理和運(yùn)用，是現(xiàn)代企業(yè)日常管理的重要課題之一，也是企業(yè)信息化建設(shè)中不可或缺的一個(gè)重要組成部分?，F(xiàn)代企業(yè)要實(shí)現(xiàn)健康可持續(xù)發(fā)展，自身檔案信息建設(shè)必不可少。實(shí)際工作中，少數(shù)企業(yè)忙于生產(chǎn)銷(xiāo)售環(huán)節(jié)，對(duì)檔案管理缺乏足夠的重視，結(jié)果在需要的情況下沒(méi)有充分的檔案支持，造成經(jīng)濟(jì)上的嚴(yán)重?fù)p失，這些都是現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理人員應(yīng)引以為戒的。

1 現(xiàn)代企業(yè)檔案信息開(kāi)發(fā)利用的基本原則

我國(guó)改革開(kāi)放以來(lái)，市場(chǎng)逐漸取代政府，承擔(dān)起資源配置的重要職責(zé)。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，企業(yè)獲得了空前發(fā)展，同時(shí)，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈程度與日俱增。面對(duì)嚴(yán)酷的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)，企業(yè)必須想方設(shè)法、千方百計(jì)謀求對(duì)策。現(xiàn)代企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)是多方面的，但大體而言，信息管理方面的競(jìng)爭(zhēng)是最主要的一個(gè)領(lǐng)域，企業(yè)規(guī)模越大、面對(duì)的局勢(shì)越激烈，對(duì)于信息的需求也就越大。哪個(gè)企業(yè)能夠搶先一步取得重要信息，往往就能在后續(xù)競(jìng)爭(zhēng)中立于主動(dòng)地位。檔案管理是企業(yè)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，檔案信息的開(kāi)發(fā)利用，在企業(yè)運(yùn)營(yíng)體系中的地位日益凸顯。作為一個(gè)現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理人員，必須重視企業(yè)檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作。那么，面對(duì)紛繁復(fù)雜的企業(yè)檔案管理工作，要如何著手，予以有效的開(kāi)發(fā)利用呢？筆者結(jié)合多年工作實(shí)踐，認(rèn)為企業(yè)檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作需要遵循以下幾項(xiàng)基本原則。

1.1 要做好企業(yè)檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，就必須充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，創(chuàng)造性地開(kāi)展工作

長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)企業(yè)檔案管理工作停留在檔案收集、存放階段。檔案管理部門(mén)只有在其他部門(mén)提出需求時(shí)才給予配合，工作處于被動(dòng)狀態(tài)?，F(xiàn)代社會(huì)，工作頻率加快，檔案管理工作必須主動(dòng)出擊，積極探索信息開(kāi)發(fā)利用的方式、方法，創(chuàng)新檔案信息管理模式，變被動(dòng)為主動(dòng)，從而為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供更好的服務(wù)。

1.2 過(guò)硬的檔案管理人員素質(zhì)是做好企業(yè)檔案信息開(kāi)發(fā)利用的關(guān)鍵

檔案管理開(kāi)發(fā)利用工作質(zhì)量、效率與工作人員的業(yè)務(wù)水平及精神狀態(tài)有著直接且重要的關(guān)系。檔案工作人員不僅要熟悉檔案管理業(yè)務(wù)本身，更要對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)、細(xì)節(jié)有著全面的了解和把握，只有這樣，才能在面對(duì)海量的企業(yè)信息時(shí)，針對(duì)性地開(kāi)展工作，做好重點(diǎn)信息開(kāi)發(fā)，兼顧常規(guī)信息管理，盡可能提高有限的信息管理資源效能。

2 開(kāi)發(fā)、利用檔案信息資源，服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)例

筆者所在公司檔案管理人員特別重視檔案資料的利用，每年的檔案利用率都很高。尤其檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)化管理后也更加方便、快捷。公司領(lǐng)導(dǎo)的離任審計(jì)、財(cái)務(wù)監(jiān)察審計(jì)、職工的職稱(chēng)晉級(jí)、晉升，工資的查詢(xún)、公司評(píng)審四好班子、優(yōu)秀工程公司等各類(lèi)榮譽(yù)等都需要查閱利用檔案資料，每次借閱檔案的人員都先按照檔案借閱辦法的要求，填寫(xiě)檔案借閱審批登記表，原始檔案資料出庫(kù)時(shí)必須有檔案對(duì)口的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后方可借閱。檔案管理人員都會(huì)充分利用檔案管理系統(tǒng)先進(jìn)行查閱，需原始紙質(zhì)資料時(shí)再進(jìn)行實(shí)時(shí)查取。業(yè)務(wù)熟練，查閱方便。近3年來(lái)，檔案的利用率也越來(lái)越高，每年都至少有四五個(gè)檔案實(shí)例，特別是會(huì)計(jì)檔案查閱利用率。例如：2015年5月20日，由于江西中鐵利達(dá)公司欠該公司工程履約保證金480萬(wàn)一直不給，該公司清欠辦的同志到檔案室查2001年會(huì)計(jì)憑證，復(fù)印當(dāng)時(shí)的付款帳單，向法院提交了大量的證據(jù)，為該公司挽回了經(jīng)濟(jì)損失。再有2006年3月，該公司承建了山西省省道臺(tái)運(yùn)線運(yùn)城至稷山段一級(jí)公路路基工程第四合同段的施工，2007年6月該工程完工。完工后，業(yè)主（運(yùn)城市鑫佰融交通建設(shè)有限公司）以各種理由拖欠該公司工程尾款。2013年9月，經(jīng)雙方對(duì)賬確認(rèn)剩余工程款為1 883 607.13元。在此期間，該公司派清欠人員多次催要未果，于2012年12月一紙?jiān)V狀將運(yùn)城市鑫佰融交通建設(shè)有限公司告上法庭，要求其支付剩余工程款及利息損失。在該案的起訴過(guò)程中，公司檔案室協(xié)助公司法務(wù)人員查閱復(fù)印了相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案及工程資料。2013年5月，該公司訴運(yùn)城市鑫佰融交通建設(shè)有限公司拖欠工程款糾紛一案，經(jīng)山西省運(yùn)城市中級(jí)人民法院開(kāi)庭審理，現(xiàn)已調(diào)解結(jié)案，為公司挽回經(jīng)濟(jì)損失200余萬(wàn)元。

3 做好現(xiàn)代企業(yè)檔案信息開(kāi)發(fā)與利用的意見(jiàn)和建議

現(xiàn)代企業(yè)信息化建設(shè)是個(gè)全方位的工程，作為其中的重要環(huán)節(jié)，企業(yè)檔案信息開(kāi)發(fā)利用也是非常復(fù)雜和繁瑣的。從當(dāng)前實(shí)際情況出發(fā)，筆者認(rèn)為，需要從以下幾個(gè)方面著手開(kāi)展企業(yè)檔案信息管理開(kāi)發(fā)利用工作。

3.1 轉(zhuǎn)變思想，提高對(duì)企業(yè)檔案信息管理工作的重視

企業(yè)開(kāi)展檔案信息管理和開(kāi)發(fā)，根本目的在于利用檔案信息為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展、實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)提供服務(wù)。也就是說(shuō)，檔案信息的利用是企業(yè)檔案信息管理工作的核心所在。企業(yè)管理人員要充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案信息管理開(kāi)發(fā)利用工作的重要意義，明確檔案管理工作的目的和原則，規(guī)范企業(yè)信息管理流程，養(yǎng)成經(jīng)營(yíng)決策前需求企業(yè)檔案信息支持的良好習(xí)慣。

3.2 提高企業(yè)架構(gòu)中檔案部門(mén)的地位

由于企業(yè)缺乏對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)知，負(fù)責(zé)檔案管理工作的責(zé)任部門(mén)也得不到應(yīng)有的重視，處于邊緣化的位置，由此導(dǎo)致在資源配置、工作人員的精神狀態(tài)、工作效率和質(zhì)量等方面，檔案管理部門(mén)都落后于其他部門(mén)，這進(jìn)一步限制了檔案信息開(kāi)發(fā)利用事業(yè)的發(fā)展。檔案開(kāi)發(fā)利用工作沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有作用，受到外界輕視，從而陷入負(fù)面循環(huán)。為了避免這個(gè)問(wèn)題，企業(yè)管理者必須要突出檔案管理部門(mén)在企業(yè)架構(gòu)中的重要地位，賦予其應(yīng)有的職能、權(quán)限，給予必要的資源支持，讓企業(yè)檔案管理和企業(yè)發(fā)展相同步，協(xié)調(diào)發(fā)展，互相促進(jìn)。

3.3 健全企業(yè)檔案信息管理工作

企業(yè)檔案信息管理要為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)。納入企業(yè)檔案信息管理范疇的信息，必須保證是真實(shí)、可靠的，并在條件允許范圍內(nèi)，盡量提高信息的精度。由于企業(yè)信息量十分龐大，責(zé)任部門(mén)必須對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，根據(jù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)歸檔。特別是要注意使用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，提高企業(yè)檔案信息管理、儲(chǔ)存和使用的效率。同時(shí)，企業(yè)要構(gòu)建企業(yè)檔案管理安全體系，確保檔案原件存放安全。只有在企業(yè)需要時(shí)提供充分的支持，檔案信息管理工作的意義才能得以體現(xiàn)。

4 結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)階段，我國(guó)正處于經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展時(shí)期，特別是全球市場(chǎng)一體化趨勢(shì)的不斷加強(qiáng)，更是給企業(yè)帶來(lái)了巨大的發(fā)展空間和前所未有的競(jìng)爭(zhēng)壓力。面對(duì)國(guó)外企業(yè)迅猛入侵，我國(guó)企業(yè)必須從各個(gè)方面強(qiáng)化實(shí)力，提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。在這個(gè)過(guò)程中，企業(yè)檔案信息所發(fā)揮的作用無(wú)疑是十分巨大的。企業(yè)要切實(shí)做好檔案信息管理開(kāi)發(fā)利用工作，汲取企業(yè)檔案信息中的積極因素，推動(dòng)企業(yè)健康有序發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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