檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與思考

趙媛媛

摘 要：在當(dāng)前這個信息化的時(shí)代，信息化管理在其發(fā)展中處于必要的趨勢，但是建設(shè)檔案信息化的過程是長期并且艱苦的，所以在建設(shè)檔案信息化的時(shí)候思考必須理性，不能過于追求數(shù)字化的理論，其核心主要是建設(shè)檔案信息化實(shí)踐，目前檔案信息化的重點(diǎn)要管理電子文件的建設(shè)，并且要進(jìn)一步改革單位的運(yùn)行體制和工作機(jī)制管理等方面。

關(guān)鍵詞：檔案 信息化建設(shè) 實(shí)踐

中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）02（b）-0135-02

1 研究背景及意義

在當(dāng)前社會迅速發(fā)展的形勢下，檔案工作中的信息化管理是社會發(fā)展的決定性因素，在社會的服務(wù)方面可以將檔案工作進(jìn)一步提高。目前檔案部門為了在工作上順應(yīng)社會發(fā)展的需求，正在進(jìn)一步推薦信息化建設(shè)，所以在我國所有單位中，信息化管理是我國時(shí)代發(fā)展的必然需求，也是檔案管理部門開展工作的重要舉措。

在信息化建設(shè)過程中，檔案管理的過程是長期并且艱苦的，并不是輕松就可以完成的，檔案部門的新奇跡就是檔案信息化建設(shè)，加強(qiáng)檔案的基礎(chǔ)實(shí)施，將檔案工作的運(yùn)行和管理體制進(jìn)一步改革，將檔案工作的建設(shè)向現(xiàn)實(shí)性發(fā)展。在該論文的研究過程中，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)重視檔案信息化建設(shè)，并且將其放在首位。

2 檔案信息化的概念

檔案信息化的概念就是通過國家檔案管理部門的規(guī)劃、領(lǐng)導(dǎo)以及組織過程中，在管理檔案的過程中進(jìn)一步處理信息資源，管理當(dāng)前發(fā)達(dá)的信息以及利用網(wǎng)絡(luò)等資源的服務(wù)等開展工作。另一種方式來講，就是管理的模式要將重點(diǎn)放在保管檔案的實(shí)體項(xiàng)目上，主要形式是努力建設(shè)檔案的數(shù)字信息，同時(shí)要將重心轉(zhuǎn)變?yōu)闉樯鐣?wù)上去。

3 檔案信息化建設(shè)中存在的問題

3.1 缺少規(guī)劃

我國從各單位的檔案系統(tǒng)中可以看出，信息化建設(shè)并沒有在安排上形成協(xié)調(diào)統(tǒng)籌的局面，而是各取所需的狀態(tài)，很多單位在建設(shè)信息化的時(shí)候規(guī)劃不夠長遠(yuǎn)，并且不明確當(dāng)前的目標(biāo)，所以形成了哪里出現(xiàn)問題解決哪里的現(xiàn)狀；在建設(shè)檔案信息化的過程中沒有及時(shí)研究統(tǒng)一規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，所有的數(shù)據(jù)都出現(xiàn)了缺乏規(guī)劃性和標(biāo)準(zhǔn)性的現(xiàn)象，沒有建立出快捷并且方便的體系進(jìn)行檢索計(jì)算，所以造成在檔案管理中個人管個人的局面，阻礙了信息的接受和傳輸。

3.2 資源短缺

目前我國的檔案資源都是紙質(zhì)的，缺乏足夠的數(shù)字資源，并且具有較為單一的結(jié)構(gòu)，這是建設(shè)檔案信息化的重要不足，這就進(jìn)一步影響了檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量和進(jìn)程。

3.3 未顯示重要作用

在檔案館的管轄之內(nèi)。進(jìn)一步形成檔案信息化建設(shè)，不僅可以推動現(xiàn)代化的檔案管理，并且可以推進(jìn)公開政務(wù)信息。但是目前還沒有形成進(jìn)一步利用開發(fā)政府資源的形勢和態(tài)度，在檔案的電子政務(wù)中缺乏有效的方式和組織，其發(fā)揮的作用也沒有凸顯出來。

3.4 缺乏人才

雖然在我國，也存在一些檔案結(jié)的專業(yè)人才，總體來講還是較為缺乏，由系統(tǒng)和地域之間的差異，檔案信息化建設(shè)就很難順利地進(jìn)行。

3.5 體系不健全

和其他國家相比較，我國在檔案信息化建設(shè)方面還沒有較為健全的體系，這就形成可一定的差距，滯后的立法工作使得一些標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)存在困難，所以就使得已經(jīng)出現(xiàn)的體系和標(biāo)準(zhǔn)和現(xiàn)實(shí)之間協(xié)調(diào)不好的現(xiàn)象。

4 檔案信息化建設(shè)應(yīng)采取的措施

4.1 統(tǒng)一原則

我國進(jìn)一步實(shí)行檔案信息化建設(shè)主要是想將這些信息資源進(jìn)一步聚集起來，形成社會資源共享的良好態(tài)勢，就可以更好地為人民服務(wù)，為社會以及各機(jī)關(guān)單位和領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。所以，在當(dāng)前這個關(guān)鍵時(shí)刻，就要在檔案管理方面形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)劃以及規(guī)范等，將各自為政這種現(xiàn)象進(jìn)一步取消。將工作的基本特點(diǎn)和規(guī)律進(jìn)一步把握好，形成一定的原則，這樣才能更好地開展信息化建設(shè)。堅(jiān)持將開發(fā)檔案信息放在首要位置，將文檔管理形成統(tǒng)一的、協(xié)調(diào)的管理方式，同時(shí)要確保網(wǎng)絡(luò)的安全性。

4.2 調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)

當(dāng)前，由于各個單位具有有限的數(shù)字檔案，主要還是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案較多。所以，這就需要豐富館藏結(jié)構(gòu)，增加數(shù)字資源，將傳統(tǒng)檔案的發(fā)展進(jìn)一步加快，增加數(shù)字資源的數(shù)量成為檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)。調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)可以進(jìn)一步增加館藏中的電子文獻(xiàn)和數(shù)字化信息資源，將各種信息資源更好地整理出來，建立不同的數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建不同分布形式、層次等數(shù)字群，在資源共享上通過不同的網(wǎng)絡(luò)平臺來實(shí)現(xiàn)。信息化檔案和傳統(tǒng)的檔案并不相同，這就要求數(shù)字資源將其服務(wù)質(zhì)量和手段進(jìn)一步提高，將一些具有深度和高度的資源整合進(jìn)來，可以讓閱讀者在數(shù)量、空間以及時(shí)間上不受限制，在查閱資源的時(shí)候能夠準(zhǔn)確并且迅速。信息化檔案館中的資源不僅是已經(jīng)擁有的信息及資源，還可以添加一些網(wǎng)絡(luò)上的資源，經(jīng)過整理歸納以后形成虛擬資源，這就使得檔案館中的資源具有更加便利的利用價(jià)值、更加豐富的資源。當(dāng)前，所有的資源不可能都形成數(shù)字化的信息，所以在數(shù)字化的過程中要做到有選擇和重點(diǎn)地去挑選。主要利用檔案館中的稀缺珍貴資源的轉(zhuǎn)化，同時(shí)還要注重人們較多需求和利用的檔案，同時(shí)還要選擇一些和人們生活緊密相連的檔案來進(jìn)行信息化管理和添加。

4.3 提升服務(wù)意識

對著當(dāng)前社會中日益深入人心的信息化建設(shè)，未來的檔案管理服務(wù)也會被自助式替代，這已經(jīng)成為人們的主流現(xiàn)象。人們對于檔案資源的進(jìn)一步需求，也會增加臨時(shí)的閱讀需求。這種臨時(shí)的需求主要分為反應(yīng)性和主動性兩種類別，反應(yīng)性主要是人們?yōu)榱搜芯空{(diào)查而查閱檔案，主動性指在用戶需要查閱檔案之間就已經(jīng)將答案準(zhǔn)備好的需求。所以，檔案信息化管理的服務(wù)意識是檔案部門最基礎(chǔ)的對策，也體現(xiàn)了信息化檔案建設(shè)的優(yōu)勢。

4.4 做到“4個并重”

隨著當(dāng)前不斷加深的信息化，檔案建設(shè)也要走出傳統(tǒng)的老套管理，要梳理創(chuàng)新的形象，將創(chuàng)新和改革進(jìn)一步提高，做到“4個并重”。首先是將硬件和軟件并重建設(shè)。將應(yīng)用管理和軟件的跟進(jìn)進(jìn)一步提高，提高工作人員自身的素質(zhì)，這就能更好地發(fā)揮檔案信息化的成效和效益。在建設(shè)硬件之后也要更好地培訓(xùn)員工素質(zhì)，進(jìn)一步進(jìn)行輔導(dǎo)，創(chuàng)造良好的氛圍和環(huán)境，這就可以解決員工不適應(yīng)的現(xiàn)象。其次是將職能調(diào)整和資源整合并重?？茖W(xué)地整理資源和檔案的分類、收集、利用以及更新，將部門之間的封鎖和壟斷進(jìn)一步打破。在保密原則下，將可以對人們公開的資料、數(shù)據(jù)以及政策等檔案進(jìn)一步整合，將人們查閱的最大效益發(fā)揮出來。再次是將企事業(yè)和農(nóng)村管理并重，為了進(jìn)一步將電子商務(wù)和政務(wù)進(jìn)一步拓展出來，在企事業(yè)單位，國家相關(guān)單位等建立信息化檔案管理系統(tǒng)，將信息化管理納入到農(nóng)村建設(shè)中，為檔案信息化建設(shè)增添新的工作方式。第四是防范和拓展相結(jié)合。將共享信息、管理虛擬系統(tǒng)以及安全的維護(hù)放在首要的位置，在拓展建設(shè)信息化資源的同時(shí)，將網(wǎng)絡(luò)安全以及防止電子病毒侵入的有效措施進(jìn)一步實(shí)施，同時(shí)要采取防范措施，消除信息安全隱患，這樣就可以可靠并且安全地確保檔案信息化建設(shè)有效發(fā)展。

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