集團(tuán)公司財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

孫思

摘 要：某集團(tuán)公司原有的財(cái)務(wù)軟件是金蝶K3，采用的是單體核算的模式，無法實(shí)現(xiàn)集團(tuán)對(duì)子公司財(cái)務(wù)的統(tǒng)一管控和合并報(bào)表的需求。本文通過分析集團(tuán)公司原有的信息系統(tǒng)存在的問題，提出了財(cái)務(wù)軟件集團(tuán)化升級(jí)的必要性；在調(diào)研階段，從集團(tuán)公司的需求出發(fā)，確定了分階段分布實(shí)施的方案；同時(shí)，通過對(duì)實(shí)施過程存在的與異構(gòu)系統(tǒng)的集成及數(shù)據(jù)共享等問題分析，提出了財(cái)務(wù)系統(tǒng)升級(jí)二期的建議，希望此文能對(duì)集團(tuán)公司財(cái)務(wù)軟件的優(yōu)化升級(jí)提供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)集團(tuán)信息化 財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)

中圖分類號(hào)：F275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-0298（2017）12（a）-100-02

1 集團(tuán)公司原有的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)情況及存在的問題與升級(jí)的必要性

1.1 集團(tuán)公司財(cái)務(wù)軟件升級(jí)的背景

集團(tuán)公司財(cái)務(wù)金蝶K3軟件已啟用總賬系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)、現(xiàn)金流量系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)等模塊，基本上可以滿足目前核算的需要。但是在財(cái)務(wù)管理方面的功能較弱，包括預(yù)算管理、合并報(bào)表管理、財(cái)務(wù)預(yù)警等模塊有待進(jìn)一步啟用。

1.2 原信息系統(tǒng)存在的問題

集團(tuán)公司在原有的金蝶K3系統(tǒng)下，單體的多賬套形成信息孤島，形成了兩個(gè)線下集中：財(cái)務(wù)人員集中、分子公司賬戶集中；兩個(gè)線上不集中：財(cái)務(wù)信息不集中、集團(tuán)資金信息不集中。原有的核算模式，難以支持未來透明高效集團(tuán)管理發(fā)展趨勢(shì)，信息化從單體ERP提升到集團(tuán)ERP的需求非常明顯。

1.3 財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)升級(jí)的必要性

（1）信息充分共享的要求。作為一個(gè)業(yè)務(wù)范圍廣、子公司多的集團(tuán)化公司，財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)信息的共享、集團(tuán)與子公司信息的共享以及財(cái)務(wù)信息與決策層信息共享都需要有一個(gè)集團(tuán)化的財(cái)務(wù)系統(tǒng)。

（2）財(cái)務(wù)核算標(biāo)準(zhǔn)化的要求。目前，集團(tuán)公司下屬31家子公司，為了提高財(cái)務(wù)信息的質(zhì)量，迫切需要統(tǒng)一會(huì)計(jì)科目、統(tǒng)一客商檔案、統(tǒng)一報(bào)表模板、統(tǒng)一記賬邏輯。

（3）財(cái)務(wù)管理的要求。隨著集團(tuán)各子公司規(guī)模的逐步壯大，各子公司財(cái)務(wù)獨(dú)立核算的要求迫切。為了便于對(duì)子公司的財(cái)務(wù)的監(jiān)督和管控，便于報(bào)表的合并與管理，集團(tuán)化賬套的需求迫切。

（4）資金管理的要求。隨著集團(tuán)及各子公司資金規(guī)模的增長，迫切的需要實(shí)現(xiàn)資金管理系統(tǒng)授信、抵押、借款、利息、擔(dān)保的集成管理；同時(shí)還需要財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)提供一些基礎(chǔ)的分析和預(yù)警功能，如：具備還款及利息的預(yù)警管理，降低了資金風(fēng)險(xiǎn)。

（5）預(yù)算的要求。由于集團(tuán)公司下屬子公司及項(xiàng)目部較多，出于對(duì)子公司考核的需要，其迫切的需要有一個(gè)預(yù)算填報(bào)、控制的平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)預(yù)算數(shù)的申報(bào)、調(diào)整及對(duì)比分析，為集團(tuán)公司決策提供依據(jù)。

2 集團(tuán)財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)及實(shí)施方案

2.1 財(cái)務(wù)軟件的選擇

（1）前期調(diào)研。為了保證集團(tuán)公司的軟件升級(jí)方案具備可行性，前期調(diào)研主要分兩個(gè)方面，歷時(shí)一個(gè)月的時(shí)間。一方面，由集團(tuán)財(cái)務(wù)部牽頭圍繞著集團(tuán)公司的主營業(yè)務(wù)板塊，對(duì)集團(tuán)及下屬子公司的共同需求進(jìn)行了調(diào)研。另一方面，此次調(diào)研，針對(duì)特殊的板塊的特殊需求，諸如貿(mào)易公司的貿(mào)易板塊、工程類公司的工程板塊、服務(wù)類公司的酒店管理板塊及水務(wù)公司的水費(fèi)板塊進(jìn)行了特殊需求方面的調(diào)研。

（2）供應(yīng)商的確定。集團(tuán)財(cái)務(wù)部在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，撰寫了詳細(xì)的需求說明書及任務(wù)書。該軟件升級(jí)項(xiàng)目吸引了包括金蝶、用友、浪潮等三家國內(nèi)主流的財(cái)務(wù)軟件供應(yīng)商，招投標(biāo)環(huán)節(jié)通過邀請(qǐng)財(cái)務(wù)、信息系統(tǒng)領(lǐng)域的專家，對(duì)供應(yīng)商綜合能力、投標(biāo)資料評(píng)比、供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)答辯表現(xiàn)綜合打分，最終，確定金蝶EAS軟件中標(biāo)。

（3）需求的設(shè)計(jì)。根據(jù)前期的調(diào)研，集團(tuán)財(cái)務(wù)部明確了此次財(cái)務(wù)EAS系統(tǒng)的升級(jí)的目標(biāo)，即以構(gòu)建集團(tuán)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)為核心的信息化主平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)深層次財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化；為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，決定同步開啟全面預(yù)算、資金管理、合并報(bào)表、集中核算等管理模塊，以建立全層級(jí)控制的集團(tuán)預(yù)算管理系統(tǒng)，搭建一個(gè)有能力覆蓋全集團(tuán)的資金管理系統(tǒng)，為集團(tuán)管控提供強(qiáng)有力的抓手，為未來集團(tuán)業(yè)務(wù)拓展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.2 方案的設(shè)計(jì)

各子公司業(yè)務(wù)狀況的調(diào)研。集團(tuán)公司的主營業(yè)務(wù)包含委托代建、酒店物業(yè)服務(wù)及港口物流等。針對(duì)委托代建項(xiàng)目，由于集團(tuán)公司前期有工程系統(tǒng)，對(duì)工程的招投標(biāo)及合同進(jìn)行了管理，財(cái)務(wù)軟件更偏重于后期的支付及發(fā)票的管理，因此開發(fā)了輕合同管理的模塊；酒店物業(yè)服務(wù)業(yè)務(wù)，由于有自身的希軟系統(tǒng)，因此，財(cái)務(wù)軟件更偏重于與之集成取數(shù)，并進(jìn)行項(xiàng)目部式的管理；港口物流系統(tǒng)，更偏重于供應(yīng)鏈的初步應(yīng)用；水務(wù)模塊，更偏重于水費(fèi)收取環(huán)節(jié)的系統(tǒng)開發(fā)。

2.3 方案的實(shí)施

2.3.1 集團(tuán)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的實(shí)施

EAS系統(tǒng)設(shè)置，包括組織架構(gòu)設(shè)置、用戶設(shè)置及權(quán)限劃分、科目、客戶、供應(yīng)商等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建立以及匯率、核算項(xiàng)目類別等輔助資料的建立。

根據(jù)集團(tuán)控股法人組織進(jìn)行設(shè)置，初步建立了覆蓋31家公司套賬體系，同時(shí)根據(jù)各子公司管理和考核的需要，建立了多個(gè)項(xiàng)目的組織單元；統(tǒng)一了基礎(chǔ)資料。規(guī)范了集團(tuán)538個(gè)會(huì)計(jì)科目，其中細(xì)化管理費(fèi)用科目72個(gè)；在集團(tuán)范圍內(nèi)，設(shè)置了不同的角色及對(duì)應(yīng)的權(quán)限分配，保證了系統(tǒng)的安全；對(duì)集團(tuán)控制的系統(tǒng)參數(shù)及基礎(chǔ)資料進(jìn)行集團(tuán)控制，其他系統(tǒng)參數(shù)及基礎(chǔ)資料由集團(tuán)統(tǒng)一進(jìn)行維護(hù)，下級(jí)不允許進(jìn)行維護(hù)，保證了信息的一致性及穩(wěn)定性。

2.3.2 財(cái)務(wù)歷史數(shù)據(jù)導(dǎo)入

此次財(cái)務(wù)軟件升級(jí)，將自2009年起8年，原K/3與KIS2套系統(tǒng)、20家公司共57599張憑證，259318行分錄成功導(dǎo)入系統(tǒng)。方便了歷史數(shù)據(jù)的查詢，保障了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的延續(xù)性。在憑證導(dǎo)入的同時(shí)，對(duì)工程類款項(xiàng)的憑證進(jìn)行了匯總處理，將原先項(xiàng)目及往來的憑證批量進(jìn)行調(diào)整，為后期PM數(shù)據(jù)準(zhǔn)確提供了有力支撐。

2.3.3 合并報(bào)表模塊的啟用及優(yōu)化

此次財(cái)務(wù)軟件升級(jí)，將原有的線下合并，集中到了線上。合并報(bào)表模塊的應(yīng)用，統(tǒng)一了子公司報(bào)表匯報(bào)體系；內(nèi)部往來明細(xì)表，內(nèi)部投資明細(xì)表的運(yùn)用，系統(tǒng)自動(dòng)生成權(quán)益抵消、內(nèi)部往來抵消、現(xiàn)金流量抵消，大大提高了抵消數(shù)據(jù)的效率及準(zhǔn)確性；常規(guī)合并報(bào)表時(shí)間從10天降低到3天。每月8號(hào)單體公司結(jié)賬并上報(bào)報(bào)表，12號(hào)完成子集團(tuán)合并，15號(hào)完成集團(tuán)合并報(bào)表；比快速更重要的是合并報(bào)表的準(zhǔn)確性，傳統(tǒng)的EXCEL合并報(bào)表存在漏抵誤抵，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤難以查找原因。EAS通過預(yù)設(shè)抵消模板，自動(dòng)且準(zhǔn)確生成抵消分錄，報(bào)表預(yù)設(shè)校驗(yàn)邏輯，快速發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤查找原因。

2.3.4 業(yè)務(wù)系統(tǒng)的實(shí)施

正是因?yàn)橛辛思瘓F(tuán)一套賬，集團(tuán)公司建立了一條不受人為干預(yù)的信息通道。之前，子公司到集團(tuán)的數(shù)據(jù)是手工上報(bào)，信息受到人為干預(yù)，信息失真，導(dǎo)致集團(tuán)成為信息的空架子。因?yàn)榻⒘硕嘟M織架構(gòu)樹，并且沿著組織架構(gòu)樹下發(fā)財(cái)務(wù)政策（科目、報(bào)表、政策），把審計(jì)和內(nèi)控原則定義到系統(tǒng)中。幫助集團(tuán)內(nèi)控與審計(jì)流程真正融入系統(tǒng)，正向從集團(tuán)—業(yè)態(tài)—區(qū)域—子公司—憑證—業(yè)務(wù)單據(jù)穿透式查詢，也可以反向追溯業(yè)務(wù)過程從業(yè)務(wù)單據(jù)反查憑證—明細(xì)賬—總賬，保證信息的真實(shí)與準(zhǔn)確。

3 財(cái)務(wù)軟件升級(jí)后的成效

（1）財(cái)務(wù)信息高度共享。此次財(cái)務(wù)系統(tǒng)升級(jí)，將原先通過Excel登記的賬外數(shù)據(jù)在EAS系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行登記管理，例如以往無形資產(chǎn)、投資性房地產(chǎn)、銀行承兌匯票、企業(yè)存量債等明細(xì)臺(tái)賬都是通過EXCEL辦公軟件登記，隨著人員崗位交替，數(shù)據(jù)無法保證連貫性和準(zhǔn)確性?，F(xiàn)在全部通過EAS實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)管理，自動(dòng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的分類、整理及對(duì)賬，既減少不必要的人工工作量，又可在需要特殊調(diào)整時(shí)手工干預(yù)，提升效率的同時(shí)保證了準(zhǔn)確度。

（2）優(yōu)化了財(cái)務(wù)流程，提高了管理效率。此次財(cái)務(wù)軟件的升級(jí)，優(yōu)化了包括工程會(huì)辦、付款等流程，避免了單據(jù)積壓，保證了單據(jù)的傳遞的及時(shí)性。金蝶系統(tǒng)升級(jí)之前，出納根據(jù)付款材料中的賬戶信息打印支票，手工打印支票不僅效率低下而且難免出現(xiàn)錯(cuò)誤。現(xiàn)在通過EAS系統(tǒng)，出納根據(jù)推送的付款單直接打印支票，不但將出納從手工打印支票、人工比對(duì)付款信息的繁瑣勞動(dòng)中解放出來，而且保證了付款數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，提高了付款效率。

（3）提高了財(cái)務(wù)工作的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。此次財(cái)務(wù)軟件升級(jí)，提高了集團(tuán)公司合并報(bào)表的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，有助于實(shí)現(xiàn)對(duì)子公司的財(cái)務(wù)管控。在金蝶EAS系統(tǒng)使用前，報(bào)表合并是通過EXCEL軟件批量進(jìn)行公式取數(shù)，人工匯總數(shù)據(jù)并生成抵消分錄，最后形成合并報(bào)表。此種狀態(tài)下，抵消數(shù)據(jù)的效率及準(zhǔn)確性都無法保證?，F(xiàn)在通過EAS合并報(bào)表系統(tǒng)，自動(dòng)收集匹配數(shù)據(jù)大大降低原始數(shù)據(jù)出錯(cuò)概率，簡化了合并工作，節(jié)約人力成本，保證了集團(tuán)要求的每月8號(hào)前提交子公司報(bào)表，每月15號(hào)前出具財(cái)務(wù)分析的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，從根本上提升了管理效率。

（4）加強(qiáng)了對(duì)子公司的財(cái)務(wù)管控。EAS系統(tǒng)上線之前，子公司的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)都是單一賬套的，到集團(tuán)的報(bào)表數(shù)據(jù)是手工上報(bào)，信息受到人為干預(yù)?，F(xiàn)在集團(tuán)實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)一套賬，增強(qiáng)了集團(tuán)財(cái)務(wù)管控水平，提高了財(cái)務(wù)處理效率。同時(shí)也為子公司財(cái)務(wù)人員獨(dú)立出去提供了平臺(tái)管控保障，使獨(dú)立出去的財(cái)務(wù)人員更好地深入業(yè)務(wù)經(jīng)營，由財(cái)務(wù)核算職能向管理職能的轉(zhuǎn)變。

4 存在的集成、信息共享等問題及二期的實(shí)施建議

4.1 存在的問題

4.1.1 與已有的信息系統(tǒng)未能實(shí)現(xiàn)完全的集成

由于某些不確定因素的存在，會(huì)辦批準(zhǔn)金額與實(shí)際付款金額存在一定的差異，而真實(shí)付款數(shù)據(jù)與并未及時(shí)回傳到PM系統(tǒng)中，雙方系統(tǒng)的信息不對(duì)稱性導(dǎo)致了數(shù)據(jù)的差異。針對(duì)此類情況的存在，建議完善PM系統(tǒng)與EAS系統(tǒng)的銜接，實(shí)現(xiàn)雙方特定數(shù)據(jù)共享，以幫助決策者制定付款計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)的無差異化。

4.1.2 與相關(guān)部門缺乏有效的信息關(guān)聯(lián)

目前財(cái)務(wù)系統(tǒng)沒有深入到業(yè)務(wù)板塊，沒有實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的深入融合，如何通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)接，是該項(xiàng)目二期需進(jìn)一步解決的問題。

4.1.3 財(cái)務(wù)信息資源無法得到充分的利用

目前EAS系統(tǒng)對(duì)集團(tuán)及子公司高層領(lǐng)導(dǎo)基本沒有提供使用，有待給關(guān)鍵的決策領(lǐng)導(dǎo)安裝可移動(dòng)的EAS軟件，并加大開發(fā)各種管理分析使用的數(shù)據(jù)、圖標(biāo)等管理報(bào)表。

4.1.4 系統(tǒng)模塊使用不充分

費(fèi)用報(bào)銷模塊、預(yù)算模塊及網(wǎng)銀模塊等。

4.2 二期實(shí)施的建議或舉措

（1）更加關(guān)注財(cái)務(wù)管理方面的功能。目前的財(cái)務(wù)軟件，在財(cái)務(wù)管理方面比較弱。合并報(bào)表模塊、預(yù)算管理模塊、財(cái)務(wù)分析模塊等功能尚待進(jìn)一步完善與提升。通過全面的預(yù)算管理，對(duì)集團(tuán)及下屬子公司的目標(biāo)任務(wù)完成情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)管與控制，快速準(zhǔn)確評(píng)價(jià)各分子公司的業(yè)績和績效。

（2）重視財(cái)務(wù)系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的整合和協(xié)同。根據(jù)各子公司的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，通過總賬系統(tǒng)與供應(yīng)鏈系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)、收銀系統(tǒng)、應(yīng)收賬款系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的鏈接，在財(cái)務(wù)核算過程中，對(duì)各子公司業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)管。

（3）更加重視財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)的挖掘、分析和展現(xiàn)。使財(cái)務(wù)人員可多視角進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，便于領(lǐng)導(dǎo)財(cái)務(wù)信息查閱。

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