企業(yè)存貨管理問題與建議的探討

劉曉麗

摘 要：存貨是各企業(yè)中占據(jù)重要貨物地位的流動資產(chǎn)類型，管理水平、利用情況將直接影響企業(yè)的資金運轉(zhuǎn)效率，嚴(yán)重情況下還可能造成企業(yè)生產(chǎn)、企業(yè)發(fā)展受到不利影響。因此，存貨管理工作勢在必行，企業(yè)管理部門應(yīng)當(dāng)制定更加完善的存貨管理制度，切實就企業(yè)存貨成本進(jìn)行管理優(yōu)化與控制，就應(yīng)當(dāng)不斷提升存貨效率、降低存貨資金比重。但實際的存貨管理工作并不簡單，要保證工作質(zhì)量與水平就應(yīng)當(dāng)將立足點放在原材料以及商品等方面。

關(guān)鍵詞：存貨管理 采購 保管

中圖分類號：F273.4 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-0298（2017）10（c）-092-02

存貨作為重要流動資產(chǎn)，在資產(chǎn)總額中占比較重，存活管理與利用水平，將對企業(yè)資金實際占用情況、企業(yè)資產(chǎn)運作效率產(chǎn)生較大的影響。而存貨管理工作中的收入、發(fā)出、結(jié)存、計量、記錄等工作的科學(xué)性與精確性同樣會對相關(guān)企業(yè)的實際財務(wù)與經(jīng)營造成影響，從而導(dǎo)致企業(yè)所得稅、收益分配問題、管理業(yè)績評價等也受到一定程度上的影響波及。利用科學(xué)的存貨管理措施開展管理工作，將在極大程度上實現(xiàn)存貨流轉(zhuǎn)效率的提升，為總資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率優(yōu)化創(chuàng)造可能，切實保證相關(guān)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益獲得。所以，存貨管理制度是當(dāng)前管理部門應(yīng)當(dāng)重點研究的內(nèi)容。存貨管理工作通常情況下涵蓋了信息管理與決策分析兩個主要環(huán)節(jié)，且在存貨管理工作中缺一不可，科學(xué)的規(guī)劃管理環(huán)節(jié)，才能切實發(fā)揮存貨管理工作價值，保證企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

1 企業(yè)存貨管理當(dāng)前所面臨的相關(guān)問題

1.1 存貨采購制度尚有不足之處

部分企業(yè)的材料采購工作大都由特定的單一工作人員進(jìn)行。而物資采購業(yè)主主要由自由個體業(yè)主為主，材料售價存在波動。所以，材料采購價格大都以采購員上報價格為準(zhǔn)，導(dǎo)致采購工作難以管理，暗箱操作的可能性大大提升。比如，筆者曾經(jīng)工作的一個健身器材生產(chǎn)企業(yè)，材料的規(guī)格有700多種，每個月有300萬～400萬的產(chǎn)值。這么多種規(guī)格的材料，通常卻只有一個業(yè)務(wù)員在外面訂購；而等材料送到企業(yè)，倉庫員基本連材料入庫的價格也不知道。這樣導(dǎo)致財務(wù)科每個月成本核算就不準(zhǔn)確，有時一個月一個供貨單位要送來好幾批貨，而該單位好幾個月才開一次增值稅發(fā)票，這樣對方開出的發(fā)票與送貨的數(shù)量和金額往往對不牢，導(dǎo)致發(fā)票多開，增加產(chǎn)品成本，導(dǎo)致本企業(yè)利潤降低，甚至虧損。

1.2 存貨保管工作難以切實落實

通常情況下，存貨使用后都將有一定的剩余。為方便企業(yè)經(jīng)營，剩余存貨往往被就近存放在生產(chǎn)點，但卻不注重管理，由此帶來的經(jīng)濟(jì)損失情況較多。而部分存在保質(zhì)期的存貨，也沒有安排專門的人員進(jìn)行管理，可能會由于長時間放置而出現(xiàn)變質(zhì)問題，加大損失。另外，部分原材料在各經(jīng)營點直接消耗的過程中也會于月末產(chǎn)生一定的剩余物資，這部分物資的管理十分重要，可避免其成為賬外物資，最終導(dǎo)致不必要的物資流失。管理人員在實際管理工作中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循會計核算要求展開定期核算，準(zhǔn)確地呈現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營消耗情況，避免出現(xiàn)以領(lǐng)帶耗的問題，將盤存工作貫徹落實。另外，部分管理人員為控制流動資金占用額，減少庫存占用量，控制進(jìn)貨量，難以滿足企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營所需存貨儲備量。如專門為酒店提供濕巾的濕巾廠，購進(jìn)來大量專門供酒店用的毛巾，這些毛巾存放時，要放在干燥通風(fēng)的地方，但是單位管倉庫的人思想意識不強(qiáng)，貨到倉庫后，未按要求放置，而是放在潮濕的甚至被水濺到的地方，導(dǎo)致毛巾發(fā)霉，這樣通常許多毛巾送到酒店后被退回，造成成本加大，流失了不該流失的經(jīng)濟(jì)效益。

1.3 存貨的收入、發(fā)出、結(jié)存工作真實性缺失

企業(yè)進(jìn)貨時需按照管理要求登記材料明細(xì)賬，且在領(lǐng)貨時必須詳細(xì)記錄。如果倉庫管理帳實不清，材料出入又沒有相應(yīng)地登記，產(chǎn)品生產(chǎn)就不能順利進(jìn)行，財務(wù)核算也無法及時、準(zhǔn)確。筆者所在的健身器材生產(chǎn)企業(yè)，材料規(guī)格700多種，每次貨進(jìn)來后不登材料明細(xì)賬，貨領(lǐng)到車間也無記錄，甚至車間員工直接到倉庫任意帶材料。這樣造成倉庫帳混亂，到底存貨有多少也不知道，有的材料馬上要用，倉庫員卻不知這個材料已經(jīng)沒有了，這樣車間生產(chǎn)跟不上，車間停工，產(chǎn)品做不出，既誤工又誤成本，財務(wù)核算也困難。

2 實現(xiàn)存貨管理水平提升的建議措施

2.1 完善健全存貨采購制度

物資使用部門與倉庫保管人員應(yīng)當(dāng)在商定后制定出詳細(xì)的申購計劃并上報，針對一次性用品、低耗品等使用頻繁，且對庫存量有一定要求的存貨類型而言，管理人員應(yīng)按照存貨性質(zhì)、一般使用量作為標(biāo)準(zhǔn)制定申購計劃。同時計劃員要保證工作業(yè)務(wù)質(zhì)量，還應(yīng)當(dāng)對生產(chǎn)工藝、設(shè)備運行等多方面條件進(jìn)行全面了解，把握企業(yè)的實際設(shè)備維修、備件消耗、材料應(yīng)用等方面的情況，從而制定相應(yīng)的存貨采購計劃。

入庫管理方面要做到：外購時，用料部門應(yīng)當(dāng)提供具體的用料計劃并提交會計審核，通過后方可納入收支計劃，交由供應(yīng)部門開展相應(yīng)的采購工作。而在購回階段，企業(yè)物資質(zhì)檢部門應(yīng)嚴(yán)格把控質(zhì)量驗收環(huán)節(jié)，遵循實際情況填寫相應(yīng)的“入庫單”。并且管理人員在進(jìn)行“入庫單”項目制定時，應(yīng)當(dāng)包含外購地、入庫時間、物資名稱、規(guī)格型號、材料數(shù)量、材料單價、成交金額、交貨人、承包人等多項內(nèi)容。針對缺少同行發(fā)票的貨物而言，應(yīng)當(dāng)要求交貨人提供相應(yīng)的采購價數(shù)據(jù)進(jìn)行初步入賬核算，并在取得發(fā)票后進(jìn)行相應(yīng)價格調(diào)整。而針對運費結(jié)算須在運輸發(fā)票后附加相應(yīng)的“運費結(jié)算聯(lián)”。另外，針對產(chǎn)成品入庫須持有質(zhì)檢“合格證”，并由倉庫保管員進(jìn)行規(guī)格、品種填寫，并需要質(zhì)檢員、保管員以及相應(yīng)的生產(chǎn)負(fù)責(zé)人在入庫單上簽字。若外購物資數(shù)量不符、或品種質(zhì)量較低，則需要相關(guān)的采購人進(jìn)行更換，更換費用以及實際損失由采購人承擔(dān)。

出庫管理方面要做到：生產(chǎn)用物資由生產(chǎn)部門辦理相應(yīng)的“出庫單”手續(xù)，而非生產(chǎn)用物資則需要領(lǐng)用人出示相應(yīng)的審批手續(xù)，辦理“出庫單”，而倉庫保管員依照“出庫單”要求進(jìn)行發(fā)貨。月末應(yīng)將剩余物資（包括殘余料）及時退回，方便核算成本。材料會計應(yīng)當(dāng)在月末進(jìn)行存貨匯總，并和倉庫保管人員、生產(chǎn)部門進(jìn)行核對，上報給成本會計。

2.2 落實存貨保管責(zé)任

2.2.1 完善崗位分工控制

首先，管理人員應(yīng)當(dāng)建立崗位責(zé)任制度，避免出現(xiàn)參與存貨管理的各崗位之間出現(xiàn)職權(quán)混淆的情況，實現(xiàn)平行崗位之間的相互制約與監(jiān)督，如采購崗位、驗收崗位與付款崗位之間的相互分離。其次，注重授權(quán)批準(zhǔn)管理，其主要是就審批過程中的授權(quán)批準(zhǔn)方式、控制措施等進(jìn)行明確的規(guī)定，避免出現(xiàn)越權(quán)審批的情況。此外，管理人員還應(yīng)當(dāng)制定完善的存貨程序規(guī)范，嚴(yán)格把控存貨管理操作的多個環(huán)節(jié)，并注重存貨記錄與存貨憑證保管。

2.2.2 貨物管理的全過程控制

外購存貨管理工作的開展是存貨質(zhì)量管理中的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)，相關(guān)管理人員在實際工作中應(yīng)當(dāng)重點關(guān)注入庫審批工作，嚴(yán)查貨物質(zhì)量，使其滿足采購協(xié)議中提出的要求。同時，為保證產(chǎn)品驗收工作質(zhì)量，管理人員還應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的驗收制度，且產(chǎn)品驗收應(yīng)當(dāng)涉及產(chǎn)品品種、數(shù)量質(zhì)量等方面，避免出現(xiàn)檢驗遺漏問題。另外，管理人員要保證對貨物實際情況的切實掌握，還應(yīng)當(dāng)制定存貨明細(xì)賬本，加強(qiáng)對代管貨物、代銷貨物等多種特殊性貨物的針對性管理。此外，管理人員還應(yīng)當(dāng)依照貨物的重要性程度，制定科學(xué)詳細(xì)的倉儲計劃，確定貨物存量結(jié)構(gòu)與基本數(shù)量。并在日常管理工作中，防治無關(guān)人員接觸存貨。更可創(chuàng)建存貨分類管理體系，學(xué)習(xí)并應(yīng)用ABC分類管理法，根據(jù)貨物的重要程度、價值、消耗量等作為區(qū)別標(biāo)準(zhǔn)，實行針對性管理。

2.3 完善存貨的收發(fā)制度

材料的入庫、領(lǐng)用、出庫、結(jié)轉(zhuǎn)應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際發(fā)生的時間、數(shù)量、金額進(jìn)行入賬。財務(wù)部門應(yīng)切實監(jiān)督存貨管理人員根據(jù)實際收發(fā)上報實際數(shù)量，并且根據(jù)實際的收支情況結(jié)合庫存情況進(jìn)行報送。例如：財務(wù)部門可要求存貨管理人員按每月或每季度上報存貨的收支明細(xì)報表，并定期清查盤存，查看實際數(shù)量是否與上報報表上數(shù)據(jù)相一致，對存貨管理人員進(jìn)行監(jiān)督。此外財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)自身的監(jiān)督管理，切實做到根據(jù)實際收支情況及時入賬。

以客戶區(qū)別和銷售形式差異來進(jìn)行訂單格式安排與設(shè)計，使其符合企業(yè)內(nèi)部門協(xié)調(diào)與制約實現(xiàn)的需要。利用訂單順序編號，就完成以及未完成的產(chǎn)品訂單進(jìn)行隔離式管理，這也為方便管理人員定期檢查產(chǎn)品訂單狀況，掌握未完成訂單的動向，從而實現(xiàn)針對性的管理與監(jiān)督。銷售人員要想調(diào)取產(chǎn)品應(yīng)當(dāng)持有完整的訂單銷售文件，到倉庫進(jìn)行相應(yīng)數(shù)量的貨物領(lǐng)取，同時還應(yīng)當(dāng)要求執(zhí)行這一出貨任務(wù)的倉庫保管員、銷售人員在實物出庫憑證上簽名。同時還應(yīng)當(dāng)將這里所簽訂的實物出庫憑證分別上報到會計部門、銷售部門、庫房管理部門。其中，會計可依照該出庫單針對性的記賬，調(diào)整倉庫存貨量記錄，嚴(yán)查可能存在的質(zhì)次價高問題、吃回扣問題等貪污腐敗事件。另外，企業(yè)內(nèi)執(zhí)行采購操作的決策人、執(zhí)行人以及產(chǎn)品質(zhì)量檢驗人員應(yīng)當(dāng)相互分離，避免出現(xiàn)一人多責(zé)的情況。針對庫房中的積壓性材料，管理人員應(yīng)當(dāng)及時處理。而針對存在問題的庫存滯銷品，應(yīng)采取減價銷售的形式收回資金，避免損失擴(kuò)大。另外，產(chǎn)品銷售人員應(yīng)加強(qiáng)客戶信用調(diào)查工作的落實，并按照調(diào)查結(jié)果進(jìn)行客戶信用等級劃分，這也是決定能否賒銷的重要參考條件。

3 結(jié)語

為保證存貨管理質(zhì)量，管理人員應(yīng)當(dāng)積極就當(dāng)前存貨管理中存在的問題進(jìn)行分析，并探討問題主要原因，進(jìn)而以實現(xiàn)存貨管理水平提升為目標(biāo)提出相應(yīng)的解決措施。而各企業(yè)在實現(xiàn)以上各點要求的同時，其還應(yīng)建立符合企業(yè)發(fā)展實際要求與現(xiàn)狀的存貨管理制度，只有這樣才能切實實現(xiàn)各企業(yè)存貨管理結(jié)構(gòu)的調(diào)整與優(yōu)化。綜上所述，只有不斷提升企業(yè)存貨管理工作質(zhì)量，才能最終實現(xiàn)企業(yè)綜合成本投入的節(jié)約，有效地保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的連續(xù)正常進(jìn)行。從而提升相關(guān)企業(yè)的綜合競爭力，保證該企業(yè)實現(xiàn)長久可持續(xù)性發(fā)展。

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