淺談計算機信息技術(shù)在城建檔案管理上的應用

李寧

摘 要：隨著時代的發(fā)展，我國科學技術(shù)的進步，計算機逐漸在人們的生活中得到深入，并取得一系列的成就。其中，城建檔案管理就是其中一項。計算機信息技術(shù)在城建檔案管理中的有效應用，可以使城建檔案管理更加整體、系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)化，進而可以有效提升檔案管理的質(zhì)量。而本文就對計算機信息技術(shù)在城建檔案管理上的應用進行一些探析。

關(guān)鍵詞：計算機技術(shù)；城建；檔案管理；應用

眾所周知，城建檔案是我國城市規(guī)劃與建設(shè)的主要條件與依據(jù)，對城市的發(fā)展、進步具有重要意義。但由于我國城建檔案管理相關(guān)工作起步較晚，發(fā)展較短。因此，當前我國的城建檔案管理上仍存在一系列問題與不足。而計算機技術(shù)的出現(xiàn)，為我國當前的城建檔案管理工作的改善提供了便利條件，同時也為我國城建檔案管理的發(fā)展提供了新的機會，可以有效促進其加快發(fā)展。因此，筆者就對計算機信息技術(shù)在城建檔案管理上的應用進行分析并提出了一些建議。

1 城建檔案管理上計算機信息技術(shù)的作用

1.1 提升系統(tǒng)化

所謂的城建檔案，就是在城市的建設(shè)與規(guī)劃過程中所產(chǎn)生一系列對城市發(fā)展、進步有關(guān)的，且具有保存價值的文字、圖紙等資料。在傳統(tǒng)的城建檔案管理中，這些資料大多以書面、紙質(zhì)等形式保存。這樣的保存形式，不利于日后工作人員的查找、應用與保存，甚至受多種因素的影響（如：受潮、丟失、蚊蟲鼠類損壞等）會導致資料不健全，影響工作人員的使用。而計算機信息技術(shù)的出現(xiàn)，可以有效改善以上問題。如：在當前的城建檔案管理中，相關(guān)工作人員可以借助計算機信息技術(shù)的便利，改變傳統(tǒng)書面、紙質(zhì)的城建檔案資料的呈現(xiàn)方式?？梢越柚嚓P(guān)軟件將資料以圖片、聲像、文字等形式呈現(xiàn)，并建立相關(guān)檔案系統(tǒng)，使之與其它系統(tǒng)（如：財務、生產(chǎn)等）關(guān)聯(lián)，從而可以提升城建檔案管理的系統(tǒng)化。

1.2 保證精細化

同時，在以往的城建檔案管理工作中，由于檔案種類繁多、數(shù)目多有不同。因此檔案管理工作人員工作量十分繁重，且在繁重的工作中時常出現(xiàn)一些偏差，進而導致檔案資料的不準確，進而可能會為之后的城建工作帶來一系列問題。但是，在計算機信息技術(shù)背景下的城建檔案管理工作中，檔案管理工作人員可以借助計算機信息技術(shù)的便利條件，有效解決這一問題。如：相關(guān)工作人員可以將檔案資料與電子檔案的形式錄入，并通過檢索將其重新分類儲存。在數(shù)據(jù)計算中，更是可以借助計算機信息技術(shù)進行智能計算以保證計算的準確性，然后通過檢驗對比提煉出準確的信息。通過這樣的形式以保證城建檔案管理工作的精細化。

1.3 增強服務性

另外，在我國傳統(tǒng)的城建檔案管理上，受時間與空間的影響，信息的傳遞與儲存上還存在一些問題（如：存儲困難且傳遞缺乏實效），導致檔案管理的服務性不高，且作用無法得到有效發(fā)揮。這在一定程度上，阻礙了工作人員的工作效率與能力的提升。而計算機信息技術(shù)背景下的城建檔案管理中，工作人員可以借助計算機技術(shù)快速的運算速度，精確的計算能力，高效的儲存能力與記憶力，以及不受時間與空間約束的特點，有效提升城建檔案管理工作的效率與作用，同時可以減輕相關(guān)工作人員的工作量，提升其工作質(zhì)量。進而達到增強城建檔案的服務性，提升相關(guān)檔案作用的效果。

2 城建檔案管理上計算機信息技術(shù)的應用

2.1 強化設(shè)施，奠定管理保障

在了解計算機信息技術(shù)在城建檔案管理工作中的作用之后，為提升我國當前城建檔案管理效率。首先，相關(guān)人員應重視信息化設(shè)施、設(shè)備的添加，積極強化相應的硬軟件設(shè)施，從而為之后城建檔案管理奠定良好的工作保障。例如，在硬件設(shè)施中需要強化：網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、數(shù)碼照相機以及掃描儀等設(shè)施，為之后數(shù)字化管理提供便利條件。而在軟件系統(tǒng)方面則需要具備數(shù)據(jù)管理、整理編目，安全保密、實體管理、檢索查詢以及系統(tǒng)維護等功能。另外，還應強化城建檔案的管理、整理、接收、鑒定與利用等功能，從而保證計算機信息技術(shù)的實用性與通用性。同時可以為日后的檔案管理工作奠定堅實的保障，進而可以提供更多可能。

2.2 系統(tǒng)建設(shè)，提高工作效率

在計算機信息技術(shù)背景下的城建檔案管理工作中，為發(fā)揮計算機技術(shù)的作用，提高檔案管理的工作效率。相關(guān)檔案管理工作人員應積極建立相關(guān)的系統(tǒng)，并將系統(tǒng)進行聯(lián)合，以提高工作效率，以及檔案的利用率。例如：建設(shè)目錄數(shù)據(jù)、檔案歸類并建設(shè)基本的數(shù)據(jù)庫、城建電子檔案管理。添加文件格式轉(zhuǎn)換功能；文字、圖像掃描功能；音頻、聲頻轉(zhuǎn)化功能等。其中，在目錄建設(shè)中，建設(shè)人員應重視一鍵檢索的重要性，從而保證系統(tǒng)的便利與作用。而在基本數(shù)據(jù)庫的建設(shè)中，相關(guān)建設(shè)人員應將現(xiàn)有的檔案信息進行重新整理、歸類并錄入。同時，針對一些聲像、摘錄的文字等檔案資料，可以將其進行掃描、格式轉(zhuǎn)換，然后重新整理分類后錄入。通過這樣的形式不僅可以保證檔案的準確、安全性，同時可以有效發(fā)揮計算機信息技術(shù)的作用。

2.3 加強培訓，提升工作能力

另外，在計算機技術(shù)背景下的城建檔案管理工作中，為有效提升工作效率，保證計算機信息技術(shù)的有效且合理應用。相關(guān)工作人員應重視并加強對城建檔案管理工作人員的培訓工作。如：相關(guān)領(lǐng)導可以組織統(tǒng)一的、科學系統(tǒng)化的培訓，可以聘請相關(guān)計算機領(lǐng)域技術(shù)人員、檔案管理工作領(lǐng)域?qū)＜?，對企業(yè)現(xiàn)有的城建檔案管理工作人員進行“技術(shù)+專業(yè)+思想”的培訓，使其將在具備專業(yè)的基礎(chǔ)上，具備先進的思想，且可以熟練掌握相關(guān)的技術(shù)要領(lǐng)，進而成為新時期社會需要的技術(shù)專業(yè)型人才。這樣在提升管理人員自身競爭力的同時，還可以有效提升管理人員的工作能力，以促進城建檔案管理工作的進步、發(fā)展。

3 總結(jié)

我國當前的城建檔案管理工作中仍存在一些亟需解決的問題，而計算機信息技術(shù)的出現(xiàn)可以改善這些問題。因此，相關(guān)檔案管理人員應重視信息技術(shù)設(shè)施的強化，建設(shè)健全系統(tǒng)，并加強工作人員的培訓，以提高工作效率，提升工作人員的工作能力。

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