調(diào)動高校人事檔案工作人員積極性的措施研究

何宗哲

【摘 要】人事檔案工作是高校管理工作的一個重要組成部分。而從事高校人事檔案管理工作的人員，在檔案建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用。因此，從思想、歸屬感、激勵機制等方面充分調(diào)動檔案工作人員的工作積極性，是非常有必要的。

【關(guān)鍵詞】人事檔案工作人員；高校；積極性

【中圖分類號】F272.92；G271【文獻標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-0688（2017）05-0205-03

人事檔案作為高校人才選拔的重要信息的窗口，為高校的發(fā)展發(fā)揮著不可替代的作用。隨著數(shù)字化時代的到來，社會對高校人事檔案的管理也提出了新的、更高的要求。而要實現(xiàn)高校人事檔案的數(shù)字化管理，就必須加強對高校人事檔案隊伍的建設(shè)，充分調(diào)動人事檔案工作人員的工作積極性。

然而，在實際工作中，人事檔案員的崗位雖然是一個專業(yè)技術(shù)崗，卻經(jīng)常處于極為尷尬的境地，其重要性經(jīng)常被忽略。檔案工作人員的積極性若調(diào)動不起來，便會極大地影響人事檔案的整理質(zhì)量，影響利用者的查閱效果，也會延長檔案數(shù)字化建設(shè)的時間。因此，有效地提升人事檔案工作人員隊伍的綜合素質(zhì)，充分調(diào)動他們的工作積極性，是非常有必要的。

1 影響人事檔案工作人員的消極因素

1.1 人事檔案工作不受重視

一直以來，人事檔案經(jīng)常處于“看起來重要，做起來次要，忙起來不要”的尷尬境地。根據(jù)《干部檔案工作條例》（1990年修訂）：每管理一千人的檔案需配備一名專職干部。很多高校根據(jù)文件要求，都配備了專職的人事檔案工作人員。但由于各種各樣的原因，人事檔案工作人員經(jīng)常成為各種緊急任務(wù)的協(xié)助者，從而無暇顧及人事檔案的整理。周而復(fù)始，使檔案材料越積越多。需要入庫的材料未能及時入庫，當(dāng)需要查借閱檔案信息的時候，才倉促地整理檔案材料，并且有些檔案材料也未能及時催交，時間久了就很容易造成部分內(nèi)容的缺失，形成了極為被動的工作局面。本職工作未能及時做好，會在一定程度上影響檔案工作人員的工作情緒。

1.2 人事檔案員崗位頻繁換人

由于人事檔案工作不受重視，人事檔案員在工作幾年后，經(jīng)常會被調(diào)至其他崗位，不再從事檔案工作。這對檔案員而言，極大地挫傷了其工作的積極性。每一位從事檔案工作的人員，起初對檔案工作應(yīng)該都是抱有激情的，希望能在檔案領(lǐng)域做出一番成績；對整理后的檔案都懷有一種特殊的情感，因為每一卷檔案的完善都離不開檔案員的細心整理。但由于該崗位頻繁換人，使檔案工作人員信心遞減，無法安心從事人事檔案工作，患得患失，工作的積極性大受影響。

2 調(diào)動人事檔案工作人員積極性的措施

2.1 充分重視檔案管理工作

人事檔案由于其特殊的政治性和保密性，服務(wù)的范圍相對較小，主要是為組織選拔人才、檔案相對人的職稱評審和工資核查等提供一定的信息內(nèi)容，且檔案相對人是無法接觸其本人人事檔案的。但我們不能因此而忽略了人事檔案的重要性，特別是高校的管理層，更應(yīng)該對人事檔案有足夠的重視。每一卷人事檔案都見證了檔案當(dāng)事人的職業(yè)生涯和學(xué)習(xí)經(jīng)歷，見證了高校的發(fā)展與進步，同時也是社會發(fā)展的縮影。每卷完善的人事檔案都是需要檔案員做大量的工作才能完成的，如檔案的收集、鑒別、分類、裝訂和保存等，如果不及時歸檔就很容易造成檔案材料的丟失。根據(jù)人事檔案管理規(guī)定，人事檔案達到一定的卷數(shù)能獨立設(shè)崗，這說明它肯定有較大的工作量需要專職人員獨立完成。如果工作擱置，時間久了，堆積的內(nèi)容無法及時入檔，使利用者無法全面地接收檔案信息，便會極大地影響人事檔案的利用價值，影響檔案的信服力。因此，高校的管理層和教職工都應(yīng)該在思想上重視人事檔案，給予檔案工作人員一定的工作空間，使專職檔案員重塑信心，并能在良好的氛圍中認真地整理、完善每卷檔案，實現(xiàn)檔案信息利用價值的最大化。

2.2 加大對檔案管理工作的資金投入

巧婦難為無米之炊。人事檔案管理工作的正常運轉(zhuǎn)，離不開高校在檔案管理方面人力、物力和財力的支持。根據(jù)干部人事檔案管理規(guī)定，檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的庫房、檔案查閱室和工作人員辦公室，同時庫房應(yīng)滿足防火、防潮、防盜、防光、防蛀、防高溫等設(shè)施要求，需配備溫濕度計、檔案柜、空調(diào)、打孔機等設(shè)備。因此，高校應(yīng)根據(jù)檔案管理有關(guān)規(guī)定，加大對檔案管理工作的資金投入，在設(shè)備、經(jīng)費方面予以保證。只有在規(guī)范的檔案整理環(huán)境下，才能按照檔案規(guī)定有序、安全地整理檔案材料，才能更好地提高檔案員工作的效率，保證檔案服務(wù)的質(zhì)量。

2.3 增強歸屬感，鼓勵人事檔案員申報專業(yè)技術(shù)職稱

雖然是專業(yè)技術(shù)崗位，但由于人事檔案崗位經(jīng)常換人，導(dǎo)致每一位新接崗的檔案員對檔案系列的職稱申報積極性普遍不高。在實際工作中，本來5年左右可以申報職稱，但往往會因為各種原因，使檔案員不得不離開檔案崗位，而之前所有的努力都將付諸東流。歸屬感的缺失，極大地影響了檔案員工作的積極性，無形之中也延遲了高校檔案等級申報工作。

要增強人事檔案工作人員的歸屬感，就要以人文本。即，從人事檔案員的角度出發(fā)，立足于學(xué)校檔案管理工作的開展，穩(wěn)定檔案員隊伍，關(guān)心其在工作、學(xué)習(xí)中遇到的困難，增強檔案員從事檔案工作的信心，并積極鼓勵他們申報專業(yè)技術(shù)資格，為他們創(chuàng)造一個良好的工作氛圍。只有在穩(wěn)定的工作環(huán)境中，人事檔案員才能樹立信心，找到自己的位置，更好地規(guī)劃個人職業(yè)生涯，充分調(diào)動自身工作的積極性，銳意進取，不斷進步，以主人翁的責(zé)任感，切實做好本職工作，進而促進高校的檔案管理工作逐漸走向規(guī)范化、科學(xué)化。

2.4 檔案培訓(xùn)與學(xué)習(xí)有機結(jié)合，提升檔案員職業(yè)素養(yǎng)

人事檔案的數(shù)字化建設(shè)，儼然已成為今后人事檔案發(fā)展的必然。檔案員在單位閉門造車，猶如井底之蛙，沒有前進就是在后退。每一位高校人事檔案工作人員，都在檔案的建設(shè)中發(fā)揮重要的作用，他要具備較高的政治素質(zhì)，愛崗敬業(yè)、求真務(wù)實、樂于奉獻、不計個人得失；同時，要有過硬的專業(yè)素養(yǎng)，不僅要會鑒別學(xué)歷、職稱、工資等材料的真?zhèn)?，還要知曉年齡、工齡、黨齡等認定的各項政策，明確每卷檔案所缺少的材料等，特別是數(shù)字化時代的到來，對檔案員提出了更高的要求。除了基本的業(yè)務(wù)能力外，檔案員還要熟悉檔案數(shù)字掃描的要求并會操作具體的設(shè)備，明確各項掃描的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范整理掃描材料同時做好保密措施。這些都是亟須進一步學(xué)習(xí)的。因此，高校應(yīng)順應(yīng)時代的發(fā)展需要，加強人事檔案的培訓(xùn)工作，為人事檔案員創(chuàng)造外出培訓(xùn)的機會，使其明晰人事檔案的發(fā)展動向和新的工作要求；同時，經(jīng)常派檔案工作人員到各單位人事檔案室學(xué)習(xí)和交流，取長補短。培訓(xùn)和交流二者有機結(jié)合，在學(xué)習(xí)別人先進工作經(jīng)驗的同時，不僅增強了檔案員工作的責(zé)任感和成就感，開闊了視野，同時也提升了其職業(yè)素養(yǎng)，使檔案管理工作與時俱進，適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要。

2.5 制定激勵機制

人事檔案管理與文書檔案管理不同，由于前者的保密性和政治性，使其不能像文書檔案管理一樣每年可以參與各種檔案整理的評比并獲得表彰。人事檔案的特殊性，決定了檔案工作的性質(zhì)更像是一個默默無聞的地下工作者。只有在完善了一定數(shù)量的人事檔案后，檔案管理單位才可以申報等級，而檔案整理的過程根據(jù)檔案卷數(shù)一般都要5～10年才能整理完善。為了更好地調(diào)動人事檔案員的工作積極性，高?？梢越Y(jié)合本校實際情況嘗試在人事檔案管理中制定激勵機制，如每年完成一定量的檔案的整理工作可以參評先進個人等；此外，由于人事檔案庫房投放了大量的抗霉驅(qū)蟲劑，藥物揮發(fā)會對人體造成不良的影響，學(xué)?？筛鶕?jù)情況給予檔案員每月適當(dāng)?shù)难a貼。高校對人事檔案員的關(guān)心與激勵，會使檔案員進一步增強工作責(zé)任感，以更好的狀態(tài)投入到工作當(dāng)中，全心全意地為廣大師生服務(wù)。

2.6 加強監(jiān)督和指導(dǎo)，提高檔案整理質(zhì)量

人事檔案的收集、鑒別和整理，以及檔案的查借閱、轉(zhuǎn)遞等，中組部都有明確的文件規(guī)定。規(guī)范地整理檔案材料，并做好人事檔案的查借閱和轉(zhuǎn)遞服務(wù)工作，離不開主管部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。主管部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期聽取人事檔案的匯報工作，針對工作的實際提出要求，同時布置相關(guān)的工作任務(wù)，定期對檔案整理進行檢查。只有在有效的監(jiān)管體系下，才能避免虛假材料進入人事檔案，避免檔案內(nèi)容的泄密造成的不良影響，避免不符合程序的查借閱檔案的現(xiàn)象，等等。同時，加強對人事檔案的監(jiān)督和指導(dǎo)，也有助于督促人事檔案工作人員增強服務(wù)意識，按章辦事，規(guī)范、有序、高效地整理每一卷檔案，為檔案利用者營造一個舒適的服務(wù)環(huán)境，提升檔案的服務(wù)效果。

總之，高校要根據(jù)時代發(fā)展的需要，同時結(jié)合自身檔案管理的實際，從以人為本的角度，關(guān)心人事檔案員的職業(yè)發(fā)展，充分調(diào)動他們工作的積極性，使檔案工作更有效地開展，使人事檔案在高校發(fā)展中充分發(fā)揮其信息利用價值，更好地服務(wù)于社會。

參 考 文 獻

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[責(zé)任編輯：高海明]