項(xiàng)目經(jīng)理的時(shí)間要用在刀刃上

高屹

隨著社會(huì)節(jié)奏的加快，每個(gè)人都承擔(dān)著越來越多的工作任務(wù)和壓力，所以忙幾乎成了現(xiàn)代都市人特有的標(biāo)簽。每天都在忙著開會(huì)，忙著出差，忙著完成各種任務(wù)，甚至忙著娛樂……每當(dāng)面對(duì)此起彼伏的電話，絡(luò)繹不絕的郵件，還有從四面八方涌來的各項(xiàng)工作時(shí)，耳邊便不由地響起那首曾經(jīng)流行的歌曲《時(shí)間都去哪兒了》。

很多時(shí)候，我們感到焦頭爛額、疲憊不堪，并不是因?yàn)闀r(shí)間不夠用，而是我們自己不會(huì)高效地利用時(shí)間。如果能堵住那些跑、冒、滴、漏的時(shí)間，主動(dòng)地將時(shí)間管理起來，我們的工作就會(huì)變得高效。那么，怎樣才能高效地利用時(shí)間成為一個(gè)亟待解決的問題，下面介紹的方法值得大家一試。

主動(dòng)切斷干擾源

做任何事情，如果不斷地被分心、被打擾，不能集中精力，那么既不可能高效，也不會(huì)取得理想的結(jié)果。這就需要切斷工作中的干擾源。什么是工作中的干擾源？網(wǎng)絡(luò)！如今移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)無處不在，網(wǎng)絡(luò)、手機(jī)幾乎成了人們片刻不離的必備物品。有一幅漫畫表達(dá)得很形象：在馬斯洛的層次需求模型最底端即生理需求的下面，又多了一層需求：Wi-Fi需求！如圖1所示。

豐富的手機(jī)應(yīng)用在給我們帶來各種便利的同時(shí)，也極大地干擾和破壞了工作時(shí)間的連續(xù)性。微信、微博、QQ、淘寶……圖像的每一次閃動(dòng)，提示音的每次一響起，都會(huì)對(duì)我們正在進(jìn)行的工作、正在思考的問題造成嚴(yán)重的影響。這些干擾源如果不能得到有效的控制和屏蔽，那么“聚精會(huì)神”就變成了空話。因此，要想高效工作，首先要給自己創(chuàng)造一個(gè)相對(duì)安靜的環(huán)境：放下手機(jī)，離開網(wǎng)絡(luò)！

運(yùn)用時(shí)間四象限法

有了專心工作的環(huán)境，不等于已經(jīng)得到了高效的結(jié)果。在面對(duì)紛亂的工作任務(wù)時(shí)，必須學(xué)會(huì)區(qū)分輕重緩急，確保有限的精力聚焦在最重要的事情上，而不是眉毛胡子一把抓。其中，最簡(jiǎn)單也是最有效的工具就是時(shí)間四象限法。所謂四象限，是指將工作按緊迫性和重要性兩個(gè)維度區(qū)分為緊急重要、緊急不重要、重要不緊急和不緊急不重要，如圖2所示。在時(shí)間有限、精力有限的制約條件下，不同性質(zhì)的活動(dòng)要采取不同的應(yīng)對(duì)方法。

對(duì)于緊急重要的事情，特別是那些越接近目標(biāo)的工作，越要集中精力，抓住重點(diǎn)，進(jìn)行優(yōu)先處理，在這些工作沒有完成之前，不要把精力分散到其他事情上；對(duì)于重要但不緊急的事，則是在完成了緊急重要的工作之后，再投入大部分精力去執(zhí)行；對(duì)于緊急不重要的事，原則上應(yīng)該盡量少做，或者主動(dòng)授權(quán)給別人，委托別人來做；對(duì)不重要也不緊急的事情，可不做或少做。

通過對(duì)四象限法的梳理，我們有限的精力得到了合理的分配，這樣才能獲得最大的收益。然而，在使用四象限法時(shí)，也需要注意一些細(xì)節(jié)，比如領(lǐng)導(dǎo)與你在工作優(yōu)先順序的理解上可能會(huì)有所不同，如果出現(xiàn)了沖突，自然要服從領(lǐng)導(dǎo)的安排，確保自己的工作目標(biāo)和領(lǐng)導(dǎo)的要求保持一致。另外，工作的優(yōu)先順序有可能因各種情況發(fā)生變化而變化，所以需要經(jīng)常重新評(píng)估工作的性質(zhì)，以確保重要的事情得到應(yīng)有的精力投入。

采用敏捷看板

看板是一種敏捷管理工具，也是一種高效工作的手段。這種工具是由大衛(wèi)·安德森發(fā)現(xiàn)的。他受到日本豐田汽車及時(shí)交付的啟發(fā)。看板的原意是招牌、告示欄，豐田汽車及日本百貨業(yè)將客戶要的產(chǎn)品有哪些，正在生產(chǎn)中的有哪些，已經(jīng)完成可交付的有哪些都顯示在一個(gè)大看板上。用意在于及時(shí)交付客戶要的產(chǎn)品，讓所有的工作可視化，并且限制進(jìn)行中的工作，如圖3所示。如果手邊有太多工作的話，無論是團(tuán)隊(duì)還是個(gè)人都不可能很高效地完成目前的工作，而是應(yīng)該把手邊的工作完成，再開始做另一個(gè)工作。

讓工作可視化，最方便的手段就是貼紙。將需要完成的任務(wù)分別寫在貼紙上，然后按這些任務(wù)的完成狀態(tài)，比如等待執(zhí)行、執(zhí)行中、檢查/確認(rèn)、完成/移交等分別集中粘貼在白板或玻璃隔斷上。隨著任務(wù)狀態(tài)的改變，同步移動(dòng)貼紙的位置，這種既簡(jiǎn)單又清晰的看板工具對(duì)于聚焦重點(diǎn)活動(dòng)，提高工作效率，能起到積極的作用和顯著的效果。

運(yùn)用MoSCoW原則

也許有些人會(huì)說，即使我把工作按輕重緩急分類了，即使我讓這些任務(wù)清晰可見了，但工作的總量還是那么多，甚至超出了我的精力范圍，這又該怎么辦呢？現(xiàn)實(shí)工作中，確實(shí)經(jīng)常會(huì)有這種情況發(fā)生，資源緊缺在大量行業(yè)、領(lǐng)域中實(shí)際上就是一種常態(tài)。人少活多，讓我們身心俱疲。然而，冷冰冰的職場(chǎng)法則告訴我們，沒有功勞，就沒有資格談苦勞！所以，一味地忙，甚至疲于奔命，并不一定等于有成績(jī)。要想獲得滿意的結(jié)果，還是要在達(dá)成任務(wù)的目標(biāo)上下功夫。

人的精力是有限的，只有將有限的精力投入那些最關(guān)鍵、最重要的任務(wù)中，才有可能取得事半功倍的效果。另一種源自敏捷管理的思想能夠幫助我們實(shí)現(xiàn)這一要求的是“MoSCoW原則”。所謂MoSCoW是指將需要完成的工作按重要等級(jí)劃分為“一定要”“應(yīng)該要”“可以要”“不需要”。因?yàn)闀r(shí)間和資源是相對(duì)有限的并且受到一定的制約，所以一旦有新的“一定要”需求出現(xiàn)時(shí)，就必須將原計(jì)劃中那些屬于“可以要”工作剔除，以便騰出時(shí)間和精力，確保范圍內(nèi)的工作得到可靠的執(zhí)行，如圖4所示。

結(jié)語

項(xiàng)目經(jīng)理要管理好自己的時(shí)間，在有限的時(shí)間內(nèi)做出高效的工作其實(shí)并不難，以上介紹的每一種方法都不復(fù)雜，而且已經(jīng)被大量的實(shí)踐證明有一定的效果。但是，要真正管理好自己的時(shí)間其實(shí)很不容易，因?yàn)槲覀兺茈y打破“知易行難”的規(guī)律。怎樣才能讓這些有效的方法真正地發(fā)揮作用呢？先定一個(gè)小目標(biāo)，從身邊做起，從點(diǎn)滴做起，從放下手機(jī)做起！積極的態(tài)度、正確的方法，輔以持之以恒的精神，我們就一定能成為掌握自己時(shí)間的主人。我們今天的狀態(tài)，是過去五年以來持續(xù)不斷努力的結(jié)果。而今天及未來五年的努力，將會(huì)決定我們五年乃至十年后的人生！