試談網(wǎng)絡(luò)化管理高校檔案

鄒鵬

摘 要：本文根據(jù)網(wǎng)絡(luò)化管理高校檔案論題，闡明了網(wǎng)絡(luò)化管理檔案的特點(diǎn)；指出了高校網(wǎng)絡(luò)化管理檔案存在的問題；論述了高校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)化；管理；高校檔案；特點(diǎn)；對(duì)策

科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，多媒體計(jì)算機(jī)的廣泛運(yùn)用，它的多功能已為人們所掌握并且有了深刻認(rèn)識(shí)，目前或今后相當(dāng)一段時(shí)期在社會(huì)各個(gè)層面有著舉足輕重的作用。作為多媒體應(yīng)用的一個(gè)分支，在檔案部門，利用多媒體計(jì)算機(jī)處理檔案信息，并對(duì)檔案實(shí)施網(wǎng)絡(luò)管理，它的好處是手工管理無法企及的。例如：檢索信息的快速性，手工無法比擬；查找有關(guān)資料的便捷性，人工無法達(dá)到的水準(zhǔn)；所查資料的可靠性，任何儲(chǔ)存資料的方式難以達(dá)到這個(gè)高難度；信息存儲(chǔ)的寬闊的空間性，是過去的幾百、幾千上萬倍；用肉眼看不見，用手摸不著，保密性能的相當(dāng)好；它的壽命之長是紙質(zhì)文檔望塵莫及的。除此之外，實(shí)現(xiàn)資源共享也是其特點(diǎn)。這些有利于檔案管理的優(yōu)點(diǎn)給各檔案機(jī)構(gòu)帶來了莫大的好處。地提檔案管理的效率得到了很大的提高。

1 檔案實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理的特點(diǎn)

（1）管理對(duì)象數(shù)字化。檔案實(shí)行網(wǎng)絡(luò)管理方式后對(duì)其性質(zhì)和內(nèi)容不會(huì)從根本是有所改變。檔案在實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化管理的過程中，形式載體上雖然發(fā)生了質(zhì)的變化，但從使用方式和信息內(nèi)容的管理方面，以及人們?cè)跈n案信息的利用的層面，越來越體現(xiàn)出起前所未有的功能。這種網(wǎng)絡(luò)管理檔案，它的載體也越來越呈現(xiàn)多樣化的模式，進(jìn)入到一種非直觀化的非常隱形的狀態(tài)，過去的人工檔案管理，它的對(duì)象是以紙質(zhì)為載體的形式，這就讓檔案的載體與內(nèi)容融為一體，相互無法分割開來。而今的檔案管理，隨著計(jì)算機(jī)的普及，管理的對(duì)象已經(jīng)完全與過去的形式脫節(jié)，發(fā)生了翻天覆地的變化。演變?yōu)椤皺C(jī)讀檔案”。也就是計(jì)算機(jī)將圖、文、聲、像給予儲(chǔ)存，使之成為一種活的信息。

（2）信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。檔案網(wǎng)絡(luò)化管理已經(jīng)日益脫胎于過去的管理模式，慢慢會(huì)徹底的改變過去的檔案管理法法，形成獨(dú)立的管理方式，也能為新的形勢下，適應(yīng)快節(jié)奏的工作狀態(tài)。日漸形成將各類檔案信息管理與文書、資料、圖書、報(bào)刊等信息的管理形成一個(gè)統(tǒng)一體。在技術(shù)手段上它們不分伯仲，幾乎是融為一體的，也是指檔案、文書、圖書資料等這些信息，再經(jīng)過多媒體的處理，讓它們有機(jī)結(jié)合密不可分。過去檔案信息資料利用者一定要親自到檔案室方能查到自己所需的資料，既費(fèi)時(shí)用費(fèi)力，有時(shí)耗費(fèi)了很長時(shí)間，也查不到想要的資料，怨天尤地。今非昔比，現(xiàn)在要查資料，只要通過網(wǎng)絡(luò)就可以穩(wěn)準(zhǔn)的達(dá)到目的。他們可以在自己的辦公室甚至設(shè)計(jì)現(xiàn)場的終端前對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行實(shí)時(shí)瀏覽、訪問。我們以利用者為中心設(shè)立多途徑的檢索系統(tǒng)，并且將掃描的文件及電子文件直接與系統(tǒng)掛接，利用者不僅可以查閱所需的信息，還可以下載原件。不必再到檔案室閱覽或提曬底圖。節(jié)省了利用者的時(shí)間，提高了利用效率。

（3）檔案收集網(wǎng)絡(luò)化。收集工作的業(yè)務(wù)內(nèi)容并不復(fù)雜，專業(yè)性也不很強(qiáng)，但它卻有著決定室藏水平，決定檔案室身價(jià)的重要意義。過去收集主要針對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，及時(shí)了解設(shè)計(jì)進(jìn)度，做到隨時(shí)收集入庫，而現(xiàn)在隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日臻完善，網(wǎng)上電子文件的傳輸已被廣泛采用，這為檔案部門的收集開辟了一條新途徑，可充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢進(jìn)行電子檔案收集。

2 高校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理存在的問題

（1）沒有建立比較正統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化管理體系，更沒有讓網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行機(jī)制發(fā)揮正常的作用。有的高校對(duì)網(wǎng)絡(luò)化管理檔案從各方面認(rèn)識(shí)不足，上面檢查，有平時(shí)不重視，臨時(shí)抱佛腳，立馬采取措施，迎接或應(yīng)付上級(jí)的檢查。再加上沒有把檔案管理納入學(xué)校日常工作管理的范疇，認(rèn)為的附加成分，這就導(dǎo)致了高校檔案管理形成極不正規(guī)的狀態(tài)，形成的局面不十分看好。沒有形成統(tǒng)一體，不完善。有些高校檔案已指導(dǎo)檔案信息資料可以互相交流，得到資源共享的目的，課時(shí)缺乏協(xié)調(diào)配合的精神。最終的結(jié)果是造成了人力物力的浪費(fèi)，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化就成了紙上談兵，自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

（2）數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后。由于各個(gè)檔案館各自為政，在建庫過程中，各館均有不同程度的浮躁情緒，急功近利傾向嚴(yán)重。主要表現(xiàn)在建庫缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。

3 高校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的對(duì)策

（1）應(yīng)重點(diǎn)強(qiáng)化數(shù)據(jù)庫建設(shè)。要發(fā)揮數(shù)據(jù)庫的作用，數(shù)據(jù)庫是最基本的信息單元，更是是每條檔案信息的儲(chǔ)存所。是進(jìn)行檔案資料信息檢索的唯一渠道。那么在實(shí)施檔案信息資料的整理時(shí)，所提示的檔案信息要有程序的漸進(jìn)性，要有一定的深度，才能滿足系統(tǒng)存儲(chǔ)的檔案信息達(dá)到內(nèi)容豐富的水準(zhǔn)，這才能體現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理檔案的優(yōu)越性。

（2）注重電子文件的收集。在電子文件收集方面我們只是剛剛起步，目前只對(duì)工程圖進(jìn)行網(wǎng)上收集。電子文件如果能在網(wǎng)上傳輸，直接與檔案管理系統(tǒng)掛接，可以避免以后通過掃描轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息。所以我們及時(shí)將電子文件的收集納入檔案工作中來，使其成為今后網(wǎng)絡(luò)工作中的一個(gè)重要部分。

（3）建立高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。建議由教育部牽頭組織高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，從行政和技術(shù)兩個(gè)方面統(tǒng)一指導(dǎo)和規(guī)劃高校檔案館自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，制定一系列有實(shí)際約束力的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，特別應(yīng)該制定出網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展各階段的規(guī)劃，既有近期又有遠(yuǎn)期的目標(biāo)。打破片面追求“大而全”、“小而全”的思想觀念，真正實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源共享。

（4）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)化是自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化的前提。高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)應(yīng)召集有關(guān)專家，共同醞釀制訂檔案的有關(guān)業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法以及設(shè)備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據(jù)國際、國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)發(fā)展趨勢，制定出網(wǎng)絡(luò)化過程中各高校共同遵守的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，如網(wǎng)絡(luò)通訊及數(shù)據(jù)庫方面的標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臉?biāo)準(zhǔn)、機(jī)讀格式、著錄規(guī)則的標(biāo)準(zhǔn)、文獻(xiàn)標(biāo)引的標(biāo)準(zhǔn)等，這樣可以在向資源共享過渡時(shí)少走彎路，避免人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。

參考文獻(xiàn)

[1]周長華，吳小軍.高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)[J].揚(yáng)州大學(xué)學(xué)報(bào)（高教研究版），2004，8（6）：75-77.

（作者單位：荊州職業(yè)技術(shù)學(xué)院）