淺談強(qiáng)化事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的方法和策略

王永輝

摘 要：檔案數(shù)字化是通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為載體，實(shí)現(xiàn)的一種符合信息時代要求的檔案管理形式，在事業(yè)單位中科學(xué)運(yùn)用檔案數(shù)字化，有利于事業(yè)單位工作效率的提高，可以長期對檔案原件進(jìn)行保護(hù)，但是事業(yè)單位存在一定特殊性，本文從檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容和價值到事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理存在的問題，并提出解決措施進(jìn)行討論。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案數(shù)字化；問題；管理措施

事業(yè)單位中檔案管理是日常工作中一項(xiàng)重要的工作，運(yùn)用數(shù)字化的檔案管理，可以給事業(yè)單位帶來不小的效益，比如，減輕了事業(yè)單位檔案庫房的壓力，防止了檔案在使用過程中的磨損等等。但是目前，在事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理中存在很大問題，不僅降低了在管理檔案時候的效率，也不利于事業(yè)單位的發(fā)展。文章就檔案數(shù)字化管理在事業(yè)單位出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，并提出解決辦法，希望有助于事業(yè)單位檔案數(shù)字化的管理。

1 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的概述

1）檔案數(shù)字化的含義。從字面意思理解可以是檔案向數(shù)字方向的改進(jìn)，即把檔案轉(zhuǎn)變成為數(shù)字，這需要應(yīng)用到先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備。是一種現(xiàn)實(shí)中文字、圖片向計算機(jī)中二進(jìn)制變化的過程，運(yùn)用數(shù)字化信息處理系統(tǒng)，進(jìn)行計算機(jī)中編碼的轉(zhuǎn)換。

2）檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容。檔案數(shù)字化不同于以往的紙質(zhì)檔案管理，它需要工作人員運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行數(shù)字化的管理。平時的工作主要是整理和拆分，把原有紙質(zhì)檔案上面的大頭針或者訂書針拆掉，防止在掃描中讓掃描器受到損壞，還有進(jìn)行整理紙質(zhì)檔案比如輸入信息的順序和頁碼等。其次就是掃描工作，工作人員用掃描器把檔案中的文字、圖片進(jìn)行掃描收集，之后就是校對，核對輸入信息的準(zhǔn)確性。

3）檔案數(shù)字化的價值。在日益發(fā)達(dá)的信息時代，數(shù)字化被應(yīng)用到各行各業(yè)，在事業(yè)單位中運(yùn)用數(shù)字化檔案管理可以帶來檢索方便、成本低下、安全性強(qiáng)等作用，使事業(yè)單位工作人員減少了在檔案管理方面的精力，從而有更多的時間可以投入到其它工作上，優(yōu)化了事業(yè)單位人員的工作效率，促進(jìn)了事業(yè)單位的迅速發(fā)展。運(yùn)用檔案數(shù)字化的管理還可以最大程度上，保護(hù)檔案原件的穩(wěn)定性和存放時間的長期性。

2 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

1）對檔案數(shù)字化認(rèn)識不夠。事業(yè)單位和工作人員，都對于檔案數(shù)字化存在誤解。部門工作人員以為檔案管理對檔案進(jìn)行抄錄和保存，認(rèn)識不到檔案管理本身的價值和意義。事業(yè)單位缺乏一種長遠(yuǎn)眼光，不僅是對眼前的檔案管理進(jìn)行重視，它是一個長期的工作或者說是事業(yè)。很多事業(yè)單位中，對檔案管理數(shù)字化，只是形式上的附和，沒有從根本出發(fā)，找到檔案數(shù)字化的切入點(diǎn)，都停留在了表面或者是原點(diǎn)工作。

2）檔案管理人員素質(zhì)不高。檔案數(shù)字化管理就是打破原有的紙質(zhì)管理模式，因此使用計算機(jī)科技的地方有很多，但是在目前，很多事業(yè)單位中，檔案的管理人員素質(zhì)比較低，還是習(xí)慣于做手工紙質(zhì)檔案管理，在涉及到數(shù)字化管理時候無從下手，這不僅會影響工作人員的工作效率，還會阻礙檔案數(shù)字化管理的進(jìn)步。

3）事業(yè)單位的檔案管理設(shè)備陳舊。在檔案數(shù)字化管理中，簡化了檔案管理部門的工作環(huán)境，在一個具有計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的辦公室就能實(shí)現(xiàn)對檔案數(shù)字化的管理。而現(xiàn)實(shí)中，很多事業(yè)單位的檔案部門依然沒有發(fā)生變化，工作人員使用的設(shè)備落后，沒有及時更新和采用新的設(shè)備，知識在口頭上宣傳檔案數(shù)字化管理的理念，沒有落實(shí)到具體的工作上。

3 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的具體措施

3.1 提高事業(yè)單位工作人員的技能和素質(zhì)

在事業(yè)單位的工作中，增加對檔案工作人員的培訓(xùn)機(jī)會，利用會議、視頻、標(biāo)語小冊子等方式普及檔案數(shù)字化管理的作用，加大工作人員對檔案數(shù)字化管理的重視。通過不斷的培訓(xùn)，讓檔案工作人員吸收最新的檔案管理知識，提高自己的專業(yè)素質(zhì)和技能。另外事業(yè)單位也可以進(jìn)行人才的引進(jìn)，對檔案數(shù)字化專業(yè)人才進(jìn)行招聘，強(qiáng)化檔案數(shù)字化管理團(tuán)隊(duì)的文化水平，還有就是利用檔案數(shù)字化管理企業(yè)文化對員工進(jìn)行宣講，把檔案數(shù)字化管理深入到工作人員的生活學(xué)習(xí)中，改變工作人員的觀念，運(yùn)用工作人員自身的積極性來提高技能和素質(zhì)，充分發(fā)揮檔案數(shù)值化管理人員的自主學(xué)習(xí)的能力。

3.2 加大檔案數(shù)字化管理的資金和技術(shù)投入

事業(yè)單位要意識到檔案數(shù)字化管理，不僅需要有專門的人才負(fù)責(zé)，還需要有先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)作為支撐。要加大對檔案數(shù)字化的資金投入，采購先進(jìn)的管理設(shè)備，引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，是檔案數(shù)字化徹底落實(shí)到實(shí)際的工作中，這不僅改變了工作人員原有的工作環(huán)境，還提高了工作的效率，大大提高了工作人員的積極性，使檔案數(shù)字化管理在事業(yè)單位中發(fā)揮出更大的作用。

3.3 建設(shè)新的檔案管理模式和系統(tǒng)

事業(yè)單位在檔案數(shù)字化管理模式下進(jìn)行檔案管理，就不能讓那個運(yùn)用以前的管理系統(tǒng)和制度。在檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)層人員，要及時采取符合數(shù)字化管理的模式，對工作人員和設(shè)備進(jìn)行管理。比如，給工作人員進(jìn)行技能分級，促使工作人員積極提高自己的技能和素質(zhì)，把檔案數(shù)字化設(shè)備日常的維護(hù)和保養(yǎng)具體落實(shí)到每個責(zé)任人。

3.4 加強(qiáng)檔案數(shù)字化的安全工作

在事業(yè)單位檔案數(shù)字化的應(yīng)用在給工作人員帶來方便時候，也要注意到檔案數(shù)字化的安全工作。日趨發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)時代，在檔案進(jìn)行數(shù)字化管理時候，事業(yè)單位和管理工作人員要加強(qiáng)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)入口的安全，定期對使用的電腦軟件進(jìn)行殺毒和病毒庫的更新。還有就是檔案管理人員要實(shí)行保密協(xié)議，在遇到國家政府部門保密檔案管理和個人秘密檔案管理時候，禁止進(jìn)行私下議論或者禁止下載，并進(jìn)行訪問權(quán)限管理，對其進(jìn)行加密保護(hù)。加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理，是需要對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)保護(hù)和檔案管理人員的自我管理約束意識。

4 結(jié)語

檔案數(shù)字化管理在事業(yè)單位中的優(yōu)勢越來越大，在事業(yè)單位不斷進(jìn)步發(fā)展的同時，檔案數(shù)字化管理也隨著進(jìn)行質(zhì)的改革，這需要事業(yè)單位和檔案工作人員進(jìn)行不斷的探索，提高工作人員自身素質(zhì)，加強(qiáng)對檔案數(shù)字化重視，不斷借鑒先進(jìn)的管理技術(shù)和科技水平，豐富檔案數(shù)字化管理，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。同時，檔案數(shù)字化管理也需要政府部門和社會各界的參與支持，不斷提高檔案數(shù)字化管理水平，使其更好的服務(wù)于事業(yè)單位，服務(wù)于社會和國家。

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