淺析高等學(xué)校辦公自動化建設(shè)

王婷 楊玥

摘 要：近年來，隨著高等學(xué)校完善信息化基礎(chǔ)建設(shè)，推進(jìn)辦公自動化的建設(shè)就成為一種趨勢，也是實現(xiàn)高?，F(xiàn)代化管理的重要方法。本文從辦公自動化的發(fā)展現(xiàn)狀入手，提出了新建本科高校辦公自動化的建設(shè)原則，推進(jìn)新建本科高校的辦公自動化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校；辦公自動化；建設(shè)原則

中圖分類號：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編碼：1672-7053（2017）07-0110-02

Abstract：In recent years， with the improvement of information infrastructure in colleges and universities， the construction of office automation has become a trend and an important way to realize the modern management of colleges and universities.Based on the development of office automation， this paper puts forward the construction principle of the new college undergraduate colleges and universities， and promotes the office automation construction of the new undergraduate colleges and universities.

Key Words：colleges and universities； office automation； construction principles

現(xiàn)代管理包含多個方面，作為現(xiàn)代管理的基礎(chǔ)——辦公管理，具有基礎(chǔ)性、支持性、豐富性幾個方面的特點。基礎(chǔ)性是指辦公管理是所有管理的手段基礎(chǔ)；其他專題工作能否提供強烈的支撐和支持由現(xiàn)代管理來完成；而在現(xiàn)代管理的內(nèi)容方面，其中的辦公管理是最為豐富的。尤其辦公管理的重要性在現(xiàn)代社會所有的單位的組織系統(tǒng)內(nèi)部凸顯的越來越明顯，在整個系統(tǒng)組織的運轉(zhuǎn)效率都有重要的影響和作用方面取決于辦公管理質(zhì)量水平方面的高低。

1辦公管理的含義

在現(xiàn)代企業(yè)的管理體系中，很重要的內(nèi)容之一就是辦公管理。辦公管理的定義也較為多樣性，不同的角度學(xué)者給出了不同的定義，沒有很具體的概念。例如有的學(xué)者從基礎(chǔ)性事物的角度定義辦公管理就是基礎(chǔ)事務(wù)管理；從藝術(shù)性有的學(xué)者定義辦公管理為藝術(shù)性管理......而筆者則認(rèn)為辦公管理不僅是現(xiàn)代組織系統(tǒng)運行的基礎(chǔ)，還會對組織系統(tǒng)的運行有中的影響作用。在目前常態(tài)下，首先要認(rèn)識到辦公管理的重要性，然后采用科學(xué)來推進(jìn)辦公管理，所以不僅是現(xiàn)代辦公管理本身的需求；它更是新常態(tài)環(huán)境下，組織系統(tǒng)自身的要求和必然趨勢。

2傳統(tǒng)辦公體系的不足

相對于傳統(tǒng)的高校行政管理的辦公管理系統(tǒng)對信息系統(tǒng)的處理還采用紙質(zhì)文件進(jìn)行記錄，這樣就會消耗很大的人力和財力、物力。不僅如此，在保存方面，紙質(zhì)文件也存在一定的困難，不僅會占有一定的空間，而且也容易損壞，要進(jìn)行防損和防潮處理。而且時間越久，積累的資料越多，堆積性也越嚴(yán)重，不方便查閱和檢索。在《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》中就明確寫到：“充分利用優(yōu)質(zhì)資源和先進(jìn)技術(shù)，創(chuàng)新運行機制和管理模式，整合現(xiàn)有資源，構(gòu)建先進(jìn)、高效、實用的數(shù)字化教育基礎(chǔ)設(shè)施。加快終端設(shè)施普及，推進(jìn)數(shù)字化校園建設(shè)?！币虼?，為保證各有關(guān)部門管理運行的暢通，建立一套有效的信息管理系統(tǒng)就顯得十分必要了。

目前生源減少，所以各個高校的競爭越來越烈，高校本身規(guī)模又再擴大，傳統(tǒng)的行政辦公手段完全不能滿足目前的要求，致使辦公智能化的發(fā)展迫在眉睫，數(shù)字化校園建設(shè)的開發(fā)，便于辦公系統(tǒng)的管理，提高工作效率；便于各個部門的溝通和協(xié)調(diào)，更好地管理。

3高校運用現(xiàn)代化辦公手段的建設(shè)遵循的原則

3.1更新觀念、加強領(lǐng)導(dǎo)

只有隨時更新自己的管理思想，讓思想與時俱進(jìn)，才能保證自動化辦公化這一新的方法的有效快速的發(fā)展，并被工作者所掌握。應(yīng)用型新建本科院校，靈魂人物是學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)，如果學(xué)習(xí)的領(lǐng)導(dǎo)改變了管理思想，才會下決定大力的推進(jìn)自動化的辦公實施，給予資金的投入，保障辦公自動化的順利開展和從心去接受新方法進(jìn)行辦公的學(xué)習(xí)。

3.2規(guī)范管理、健全機制

應(yīng)用型本科的辦公自動化建設(shè)工作室一個繁瑣、系統(tǒng)的工作，需要領(lǐng)導(dǎo)的大力管理，結(jié)合自己部門的實際，設(shè)立自己的管理制度，由簡單到復(fù)雜，有步驟按計劃的推行應(yīng)用型院校的辦公自動化工作的開展。但是辦公軟件最大的問題就是安全性，尤其是對于非計算機專業(yè)的工作人員，要提高工作人員的安全防范意識，學(xué)會操作的規(guī)范性保障該建設(shè)的可靠實施。

4高校運用現(xiàn)代化辦公手段的建設(shè)對策

4.1 CIO 制度的建立

CIO 是 Chief Information Officer 的縮寫。該項目的提出是在1966年，該項目是在1975年在美國管理崗位給予應(yīng)用的，到了2010年，已經(jīng)有60%的美國高校都使用了該制度，針對學(xué)校的信息化管理工作具有極大的推動作用，但是我國的學(xué)校辦公自動建設(shè)該項目一直不健全，沒有辦法更好地在我國高校中更好地有效實施。

對于辦公自動化的建設(shè)方面，技術(shù)遠(yuǎn)重要于管理，所以技術(shù)是辦公自動化的關(guān)鍵因素。而關(guān)于CIO的制度實施方面，最重要的就是崗位的人選的選擇，該人才既要懂得也是知識也要懂得管理，并且整個制度要管理層次分明，崗位責(zé)任清楚等特點。

對于應(yīng)用型本科院校，該負(fù)責(zé)人要負(fù)責(zé)該制度的總體措施、各項規(guī)章制度、工作人員的隊伍建設(shè)和了解具體的工作細(xì)節(jié)，所以最好由懂技術(shù)的領(lǐng)導(dǎo)來管理該系統(tǒng)。為了更好的建好CIO系統(tǒng)，要有專門的職能部門配合各院系成立專門的委員組，進(jìn)行全轄的發(fā)展規(guī)劃、指定政策、制定標(biāo)準(zhǔn)、任務(wù)分解等。委員涉及的部門有：校辦、教務(wù)處、督導(dǎo)處、圖書館等部門。從教學(xué)到學(xué)生工作逐步實現(xiàn)辦公的自動化過程，保證該工作的有序進(jìn)行。

4.2信息基礎(chǔ)建設(shè)的完善

應(yīng)用型本科院校普遍存在學(xué)校小、自動化建設(shè)差、資金投入少，而且各相信息的不全面的缺點，所以要更好的發(fā)展該類學(xué)校的自動化建設(shè)要針對該種學(xué)校的特點，可以購買現(xiàn)成的、具有一定先進(jìn)性的設(shè)備和技術(shù)，這樣雖然先期投入較大，但是避免了重復(fù)投入和人員的反復(fù)培訓(xùn)的工作。

為了保證師生的消費環(huán)境的建設(shè)穩(wěn)定、全面，需要應(yīng)用型本科院校在建設(shè)時選擇合適的合作伙伴，和運營商共同開展合作。并且有委員會事先建立好的標(biāo)準(zhǔn)和整體規(guī)劃，對運營商從技術(shù)、資金、管理等多個角度進(jìn)行接入合作，做到有的放矢的建設(shè)。

4.3針對性、實效性的提高

在應(yīng)用型本科院校的自動化建設(shè)中，實施的主體是人，所以具體的辦公的工作人員的要求也有所提高，他們要有相應(yīng)的技術(shù)水平、建設(shè)能力，這樣才能保證該項目的有效實施，在該項目的眾多工作人員中，技術(shù)水平高的、年輕的辦公人員，他們的適應(yīng)能力遠(yuǎn)大于學(xué)歷低并且年齡大的工作人員，所以重點培養(yǎng)年輕的水平高的工作人員，然后由他們在輻射到其他的工作人員去。

該項目的建設(shè)不僅關(guān)系道學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人、教師、輔導(dǎo)員還涉及到了學(xué)生，所以層面不同，方向不同、角度不同，培訓(xùn)的開展也要有明顯的區(qū)別性。根據(jù)自身工作的特點，對領(lǐng)導(dǎo)層要單獨的培訓(xùn)，對各基層人員要到部門部門進(jìn)行集中的培訓(xùn)，最好采用邊講邊練的方法，有針對性的案例進(jìn)行講解，這樣好保證每個人員都能掌握自己所需的技術(shù)。保證每個人能獨立開展辦公自動化，確保協(xié)同政務(wù)的順利開展。

4.4績效管理的加強

相對于高校的辦公自動化的起步階段，在政府和大型企業(yè)的自動化建設(shè)都是發(fā)展比較成熟的，所以我們可以學(xué)習(xí)相應(yīng)的管理辦法，也可向政府和大型企業(yè)學(xué)習(xí)他們的績效等方面的管理。所幸，我們的高校都是新教師，年輕，掌握新技術(shù)的能力強，并且有一定的計算機使用與維護(hù)能力，所以對于該管理系統(tǒng)能夠很快的消化吸收，但仍然要保證該系統(tǒng)的有效實施，不可自滿、大意。

多年來，通過對知識的建模和整理加工，政府已經(jīng)形成了一套有效的管理平臺，而隨著管理制度的更新，辦公自動化建設(shè)的重點內(nèi)容不再是最初的技術(shù)掌握而變成了管理知識，為了保證改建設(shè)項目的長足發(fā)展，知識的技術(shù)、獲取和生成新的知識，對制度進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)、提高需要對政策進(jìn)行優(yōu)化更新，可以引進(jìn)相應(yīng)的有效的評價體系，設(shè)計出符合應(yīng)用型本科院校特點的自動化辦公發(fā)展的評價體系，保證應(yīng)用型本科院校的辦公自動化建設(shè)的長足發(fā)展。

5結(jié)語

根據(jù)教委的要求，應(yīng)用型本科院校有自己的辦學(xué)理念、定位和目標(biāo)，而且在行政管理、組織結(jié)構(gòu)、管理思路都有著很好的定義和方向，辦公自動化建設(shè)能夠有效的保障學(xué)校的目標(biāo)有效的實施。

參考文獻(xiàn)

[1] 黃春生.辦公自動化在新建本科高校中的應(yīng)用研究[D].華僑大學(xué)， 2014

[2] 董薇，張洪睿，王凱煜.高校辦公自動化系統(tǒng)的分析與設(shè)計[J].山東理工大學(xué)學(xué)報（自然科學(xué)版），Vol.21，No.2.

[3] 王淑鳳.初探網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報， 2008（6）.