曾裕涵
【摘要】伴隨著高校教育教學(xué)水平的不斷提升,許多高校在不斷提高自身教學(xué)水準(zhǔn)的同時,也開始進行高校整體改革。檔案資源的管理在高校的發(fā)展過程當(dāng)中是非常重要的一個環(huán)節(jié),所以,高校檔案資源如何進行創(chuàng)新管理,并且不斷提高檔案管理的科學(xué)性和有效性已經(jīng)逐步成為我國大多數(shù)高校開展檔案管理部門工作的重點。本文就將針對高校檔案資源管理現(xiàn)狀及其存在的問題進行簡單分析和闡述,接著科學(xué)探究得出未來高校檔案資源如何實現(xiàn)“大檔案”管理,從而不斷提高高校檔案資源的管理水平。以期為高校檔案管理人員的實際工作開展提供理論參考和實際借鑒。
【關(guān)鍵詞】高校;檔案資源;“大檔案”;管理對策
社會的不斷發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的不斷進步,勢必會造成信息傳播以及信息資源的速度有所加快。在這樣的背景之下,高校的信息資源整合現(xiàn)象越來越明顯。檔案資源作為高校非常重要的資源之一,其本身對高校的教學(xué)質(zhì)量以及學(xué)校的整體發(fā)展產(chǎn)生了非常大的形象。如何針對高校檔案資源進行整合,實現(xiàn)科學(xué)有效管理,將成為高校檔案管理工作者的工作重點。同時,檔案資源管理水平也將直接影響高校的管理制度改革,對高校的發(fā)展產(chǎn)生深遠影響。
一、當(dāng)前高校檔案管理存在的問題分析
首先,當(dāng)前我國高校檔案管理制度比較落后,并不符合未來高校的發(fā)展要求。比如許多高校新增加了許多檔案資源,其中包括電子檔案等,都沒有列入到高校的檔案管理范圍當(dāng)中。只是分散的散落在個別的職能部門,所以許多時候檔案會存在嚴(yán)重分散現(xiàn)象。甚至無法為相關(guān)的人員使用提供便利,造成檔案的大肆浪費。
其次,高校所進行的檔案管理內(nèi)容范圍過于狹窄,只是涉及到學(xué)生的基礎(chǔ)信息、入校登記以及體檢信息、成績信息這類基礎(chǔ)資料。其他的綜合性檔案內(nèi)容以及學(xué)生的動態(tài)資料,這會造成檔案內(nèi)容缺失,不能起到很好的檔案管理效果。
再次,高校的檔案管理部門現(xiàn)存結(jié)構(gòu)存在嚴(yán)重的不合理現(xiàn)象。許多高校雖然已經(jīng)開始意識到大檔案管理的模式,可是并沒有真正將檔案管理工作歸納到行政管理過程當(dāng)中。故而,檔案管理部門并不能夠真正享受行政管理的權(quán)力,同時也無法盡相應(yīng)的義務(wù)。
最后,則體現(xiàn)為高校的檔案管理部門并沒有適應(yīng)大檔案管理制度實行之后,檔案管理業(yè)務(wù)增加的趨勢。高校由于沒有合理分配檔案,使得管理者在進行檔案管理的時候,往往會出現(xiàn)比較混亂的局面,造成檔案管理水平偏低。
二、未來整合高校檔案資源且實行“大檔案”管理模式的對策
(一)提升檔案管理的效益
在大檔案管理的大背景之下,高校的檔案資源整合與管理必須要不斷改進。通過提升檔案管理水平,可以有效提升檔案管理效益。作為高校的相關(guān)負責(zé)人,應(yīng)該充分意識到檔案資源本身所具有的效益,并且將其應(yīng)用在檔案管理過程當(dāng)中。一方面可以有效整合本學(xué)校的檔案資源,另一方面也可以將檔案資源的效益充分發(fā)揮出來,幫助相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人員進行決策,為高校進行長遠戰(zhàn)略制定提供有效依據(jù)。比如高校的檔案管理可以借助于網(wǎng)站平臺,通過網(wǎng)站建設(shè)或者間接建立起與某些網(wǎng)站之間的聯(lián)系,可以使得檔案用戶針對檔案進行及時的查詢。同時還可以有效建立起檔案信息共享平臺,有利于整個高校對檔案信息的管理和提取。
(二)對高校檔案資源進行合理集中和統(tǒng)一分配
大檔案管理要求高校將所有的檔案進行科學(xué)規(guī)劃和整理。通過將學(xué)校的檔案資源庫檔案進行豐富,可以有效實現(xiàn)資源的共享。并且,還可以將高校的許多實體資源與信息實現(xiàn)全面融合。這樣,許多資料都可以在檔案管理的過程中被科學(xué)記錄,信息資源也可以通過檔案的管理,錄入到網(wǎng)絡(luò)平臺當(dāng)中。高校在對學(xué)生信息進行統(tǒng)計或者進行某一決策的時候,可以輕松對信息進行查詢。滿足高校對檔案信息的應(yīng)用要求。
(三)提升相關(guān)人員及其校內(nèi)所有人員對“大檔案”管理的認(rèn)識
在高校進行大檔案管理的過程當(dāng)中,不僅需要相關(guān)的檔案管理人員意識到大檔案管理的優(yōu)勢,同時更需要全校內(nèi)部所有的人員針對大檔案管理進行全面認(rèn)識。通過支持大檔案管理,使得高校檔案管理工作可以進行革新。比如高??梢酝ㄟ^宣傳欄或者橫幅等形式,針對大檔案管理制度進行選換。還可以舉辦“大檔案管理制度介紹會”,讓全校師生針對大檔案管理有更為直觀和全面的認(rèn)識。這樣一方面吸引了全校師生的注意,另一方面也真正加強了高校的檔案管理能力,為高校的不斷進步與發(fā)展提供幫助。
(四)注重對檔案管理者專業(yè)素質(zhì)的提升
在進行大檔案管理的過程當(dāng)中,應(yīng)該格外重視高校內(nèi)部檔案管理者專業(yè)素質(zhì)的提升。加快培訓(xùn)速度的方式無疑是比較有效的一種方法。通過對檔案信息資源的提取和開發(fā),可以有效將專業(yè)人才聚集起來,組織開展培訓(xùn)。尤其在近些年來,我國的社會發(fā)展速度不斷加快,社會科技水平不斷提升,電子化以及網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展使得高校的檔案管理工作更為科學(xué)。所以檔案管理人員應(yīng)該對基礎(chǔ)的信息搜索以及信息檢索方式進行了解,逐步將自身打造成為復(fù)合型、專業(yè)性人才。高??梢酝ㄟ^給予檔案管理人員晉升的機會和權(quán)力,這樣可以有效調(diào)動其工作的積極性,為后續(xù)高校制定科學(xué)的檔案管理計劃奠定基礎(chǔ)和保障。
結(jié)束語:
在高校實行大檔案管理制度,有利于高校將原有的檔案資源進行豐富。同時也可以有效對檔案管理方式進行革新。一方面可以使得高校的檔案管理更為科學(xué)有效,另一方面也可以在高校利用檔案資料進行決策的時候,真正起到有效的依據(jù)作用。所以,從長遠角度分析,整合高校的檔案資源,對其實行大檔案管理,確實有利于提升高校的整體檔案管理水平,對于促進高校的優(yōu)質(zhì)化、長遠化發(fā)展,具有重要價值。
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