整合高校檔案資源實(shí)行"大檔案"管理經(jīng)驗(yàn)探索

曾裕涵

【摘要】伴隨著高校教育教學(xué)水平的不斷提升，許多高校在不斷提高自身教學(xué)水準(zhǔn)的同時(shí)，也開始進(jìn)行高校整體改革。檔案資源的管理在高校的發(fā)展過(guò)程當(dāng)中是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，所以，高校檔案資源如何進(jìn)行創(chuàng)新管理，并且不斷提高檔案管理的科學(xué)性和有效性已經(jīng)逐步成為我國(guó)大多數(shù)高校開展檔案管理部門工作的重點(diǎn)。本文就將針對(duì)高校檔案資源管理現(xiàn)狀及其存在的問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)單分析和闡述，接著科學(xué)探究得出未來(lái)高校檔案資源如何實(shí)現(xiàn)“大檔案”管理，從而不斷提高高校檔案資源的管理水平。以期為高校檔案管理人員的實(shí)際工作開展提供理論參考和實(shí)際借鑒。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案資源；“大檔案”；管理對(duì)策

社會(huì)的不斷發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，勢(shì)必會(huì)造成信息傳播以及信息資源的速度有所加快。在這樣的背景之下，高校的信息資源整合現(xiàn)象越來(lái)越明顯。檔案資源作為高校非常重要的資源之一，其本身對(duì)高校的教學(xué)質(zhì)量以及學(xué)校的整體發(fā)展產(chǎn)生了非常大的形象。如何針對(duì)高校檔案資源進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)科學(xué)有效管理，將成為高校檔案管理工作者的工作重點(diǎn)。同時(shí)，檔案資源管理水平也將直接影響高校的管理制度改革，對(duì)高校的發(fā)展產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。

一、當(dāng)前高校檔案管理存在的問(wèn)題分析

首先，當(dāng)前我國(guó)高校檔案管理制度比較落后，并不符合未來(lái)高校的發(fā)展要求。比如許多高校新增加了許多檔案資源，其中包括電子檔案等，都沒(méi)有列入到高校的檔案管理范圍當(dāng)中。只是分散的散落在個(gè)別的職能部門，所以許多時(shí)候檔案會(huì)存在嚴(yán)重分散現(xiàn)象。甚至無(wú)法為相關(guān)的人員使用提供便利，造成檔案的大肆浪費(fèi)。

其次，高校所進(jìn)行的檔案管理內(nèi)容范圍過(guò)于狹窄，只是涉及到學(xué)生的基礎(chǔ)信息、入校登記以及體檢信息、成績(jī)信息這類基礎(chǔ)資料。其他的綜合性檔案內(nèi)容以及學(xué)生的動(dòng)態(tài)資料，這會(huì)造成檔案內(nèi)容缺失，不能起到很好的檔案管理效果。

再次，高校的檔案管理部門現(xiàn)存結(jié)構(gòu)存在嚴(yán)重的不合理現(xiàn)象。許多高校雖然已經(jīng)開始意識(shí)到大檔案管理的模式，可是并沒(méi)有真正將檔案管理工作歸納到行政管理過(guò)程當(dāng)中。故而，檔案管理部門并不能夠真正享受行政管理的權(quán)力，同時(shí)也無(wú)法盡相應(yīng)的義務(wù)。

最后，則體現(xiàn)為高校的檔案管理部門并沒(méi)有適應(yīng)大檔案管理制度實(shí)行之后，檔案管理業(yè)務(wù)增加的趨勢(shì)。高校由于沒(méi)有合理分配檔案，使得管理者在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，往往會(huì)出現(xiàn)比較混亂的局面，造成檔案管理水平偏低。

二、未來(lái)整合高校檔案資源且實(shí)行“大檔案”管理模式的對(duì)策

（一）提升檔案管理的效益

在大檔案管理的大背景之下，高校的檔案資源整合與管理必須要不斷改進(jìn)。通過(guò)提升檔案管理水平，可以有效提升檔案管理效益。作為高校的相關(guān)負(fù)責(zé)人，應(yīng)該充分意識(shí)到檔案資源本身所具有的效益，并且將其應(yīng)用在檔案管理過(guò)程當(dāng)中。一方面可以有效整合本學(xué)校的檔案資源，另一方面也可以將檔案資源的效益充分發(fā)揮出來(lái)，幫助相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行決策，為高校進(jìn)行長(zhǎng)遠(yuǎn)戰(zhàn)略制定提供有效依據(jù)。比如高校的檔案管理可以借助于網(wǎng)站平臺(tái)，通過(guò)網(wǎng)站建設(shè)或者間接建立起與某些網(wǎng)站之間的聯(lián)系，可以使得檔案用戶針對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)的查詢。同時(shí)還可以有效建立起檔案信息共享平臺(tái)，有利于整個(gè)高校對(duì)檔案信息的管理和提取。

（二）對(duì)高校檔案資源進(jìn)行合理集中和統(tǒng)一分配

大檔案管理要求高校將所有的檔案進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃和整理。通過(guò)將學(xué)校的檔案資源庫(kù)檔案進(jìn)行豐富，可以有效實(shí)現(xiàn)資源的共享。并且，還可以將高校的許多實(shí)體資源與信息實(shí)現(xiàn)全面融合。這樣，許多資料都可以在檔案管理的過(guò)程中被科學(xué)記錄，信息資源也可以通過(guò)檔案的管理，錄入到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)當(dāng)中。高校在對(duì)學(xué)生信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)或者進(jìn)行某一決策的時(shí)候，可以輕松對(duì)信息進(jìn)行查詢。滿足高校對(duì)檔案信息的應(yīng)用要求。

（三）提升相關(guān)人員及其校內(nèi)所有人員對(duì)“大檔案”管理的認(rèn)識(shí)

在高校進(jìn)行大檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，不僅需要相關(guān)的檔案管理人員意識(shí)到大檔案管理的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)更需要全校內(nèi)部所有的人員針對(duì)大檔案管理進(jìn)行全面認(rèn)識(shí)。通過(guò)支持大檔案管理，使得高校檔案管理工作可以進(jìn)行革新。比如高?？梢酝ㄟ^(guò)宣傳欄或者橫幅等形式，針對(duì)大檔案管理制度進(jìn)行選換。還可以舉辦“大檔案管理制度介紹會(huì)”，讓全校師生針對(duì)大檔案管理有更為直觀和全面的認(rèn)識(shí)。這樣一方面吸引了全校師生的注意，另一方面也真正加強(qiáng)了高校的檔案管理能力，為高校的不斷進(jìn)步與發(fā)展提供幫助。

（四）注重對(duì)檔案管理者專業(yè)素質(zhì)的提升

在進(jìn)行大檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)該格外重視高校內(nèi)部檔案管理者專業(yè)素質(zhì)的提升。加快培訓(xùn)速度的方式無(wú)疑是比較有效的一種方法。通過(guò)對(duì)檔案信息資源的提取和開發(fā)，可以有效將專業(yè)人才聚集起來(lái)，組織開展培訓(xùn)。尤其在近些年來(lái)，我國(guó)的社會(huì)發(fā)展速度不斷加快，社會(huì)科技水平不斷提升，電子化以及網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展使得高校的檔案管理工作更為科學(xué)。所以檔案管理人員應(yīng)該對(duì)基礎(chǔ)的信息搜索以及信息檢索方式進(jìn)行了解，逐步將自身打造成為復(fù)合型、專業(yè)性人才。高?？梢酝ㄟ^(guò)給予檔案管理人員晉升的機(jī)會(huì)和權(quán)力，這樣可以有效調(diào)動(dòng)其工作的積極性，為后續(xù)高校制定科學(xué)的檔案管理計(jì)劃奠定基礎(chǔ)和保障。

結(jié)束語(yǔ)：

在高校實(shí)行大檔案管理制度，有利于高校將原有的檔案資源進(jìn)行豐富。同時(shí)也可以有效對(duì)檔案管理方式進(jìn)行革新。一方面可以使得高校的檔案管理更為科學(xué)有效，另一方面也可以在高校利用檔案資料進(jìn)行決策的時(shí)候，真正起到有效的依據(jù)作用。所以，從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度分析，整合高校的檔案資源，對(duì)其實(shí)行大檔案管理，確實(shí)有利于提升高校的整體檔案管理水平，對(duì)于促進(jìn)高校的優(yōu)質(zhì)化、長(zhǎng)遠(yuǎn)化發(fā)展，具有重要價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]徐欣. 整合高校檔案資源 實(shí)行“大檔案”管理研究[J]. 檔案學(xué)研究，2008，05：28-31.

[2]郭懷珍. “大檔案”管理體制下高校檔案資源整合途徑研究[J]. 蘭臺(tái)世界，2013，14：42-43.

[3]柯友良. 教育信息化環(huán)境下高校檔案資源的整合與共享[J]. 中國(guó)教育技術(shù)裝備，2009，18：15-16.

[4]謝王艷. 高校檔案資源整合工作探析[J]. 長(zhǎng)春教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2015，02：129-130+154.

[5]陸建芳. 試論合并高校檔案資源整合策略[J]. 蘭臺(tái)世界，2010，02：9-10.