集團(tuán)科研課題經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)的研究與設(shè)計(jì)

賀洪煜

【摘 要】近日，習(xí)近平主席在全國科技創(chuàng)新大會(huì)、兩院院士大會(huì)、中國科協(xié)第九次全國代表大會(huì)上指出：“科技是國家強(qiáng)盛之基，創(chuàng)新是民族進(jìn)步之魂”。由此可見，我國對(duì)于科技創(chuàng)新的支持與推動(dòng)正處于一個(gè)前所未有的高度，各地的科研機(jī)構(gòu)也逐步加大對(duì)科研課題的經(jīng)費(fèi)投入，如何用好管理好科研經(jīng)費(fèi)成為科研單位面臨的一個(gè)重要課題。本文通過研究上海建工集團(tuán)工程研究總院對(duì)于科研經(jīng)費(fèi)管理的現(xiàn)狀，通過分析，設(shè)計(jì)一套具有精準(zhǔn)預(yù)算、經(jīng)費(fèi)管控、量化成本的集團(tuán)科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)，達(dá)到建立健全科學(xué)、合理、規(guī)范的科研經(jīng)費(fèi)管理體制的目的。

【關(guān)鍵詞】科研 經(jīng)費(fèi) 系統(tǒng)

1 科研經(jīng)費(fèi)管理的現(xiàn)狀

工程研究總院作為集團(tuán)所屬研發(fā)機(jī)構(gòu)，在2015年獲得集團(tuán)科研課題審批立項(xiàng)的數(shù)目占集團(tuán)34家下屬各子集團(tuán)公司的21%，是集團(tuán)技術(shù)進(jìn)步和科技創(chuàng)新的重要平臺(tái)，因此選取工程研究總院作為典型的系統(tǒng)需求設(shè)計(jì)對(duì)象。我在對(duì)總院的科研經(jīng)費(fèi)管理現(xiàn)狀的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)以下幾個(gè)問題：

科研人員過多承擔(dān)課題經(jīng)費(fèi)的預(yù)算編制、經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)工作，經(jīng)費(fèi)管理意識(shí)較低。雖然政府科研機(jī)構(gòu)已經(jīng)把科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算明細(xì)劃分得十分細(xì)致，但對(duì)于科研人員來說加大了經(jīng)費(fèi)的管理難度，科研人員不得不把主要精力用在科研經(jīng)費(fèi)的預(yù)算編制及科研經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)劃撥的工作上。這樣勢(shì)必造成科研效率低下、科研成本增加。其次，不同課題反復(fù)采購類同的設(shè)備，經(jīng)費(fèi)利用率低，容易造成浪費(fèi)。

科研經(jīng)費(fèi)相關(guān)操作依靠人為既定流程執(zhí)行，相關(guān)審批周期較長，經(jīng)費(fèi)管理難度大。目前，總院沒有采用先進(jìn)的信息化手段對(duì)科研經(jīng)費(fèi)進(jìn)行管理，所有的表格、單據(jù)全部依靠打印后的紙面進(jìn)行填報(bào)及簽章。對(duì)于經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制的審核也是通過集中會(huì)議評(píng)審的方式進(jìn)行，審批效率低下且管理人員無法對(duì)預(yù)算編制的全局進(jìn)行控制。財(cái)務(wù)人員對(duì)科研經(jīng)費(fèi)工作不夠?qū)I(yè)。由于沒有專業(yè)化的科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)支撐，科研人員僅注重科研項(xiàng)目進(jìn)展而忽視了對(duì)經(jīng)費(fèi)的合理使用；財(cái)務(wù)人員并非管理科研經(jīng)費(fèi)的專門機(jī)構(gòu)，對(duì)于科研經(jīng)費(fèi)的預(yù)算、核算等環(huán)節(jié)存在不科學(xué)、不規(guī)范的現(xiàn)象。

2 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

2.1 系統(tǒng)的主要功能和目標(biāo)

根據(jù)對(duì)工程研究總院的調(diào)研，集團(tuán)科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)應(yīng)該具備的功能有：經(jīng)費(fèi)預(yù)算制定管理、經(jīng)費(fèi)支出管理、經(jīng)費(fèi)統(tǒng)計(jì)管理、經(jīng)費(fèi)預(yù)警推送，系統(tǒng)必須能夠做到精準(zhǔn)預(yù)算、經(jīng)費(fèi)管控、量化成本，實(shí)現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)使用的事前計(jì)劃、事中控制、事后統(tǒng)計(jì)管理模式。

2.2 經(jīng)費(fèi)預(yù)算定制管理

經(jīng)費(fèi)預(yù)算制定管理主要解決兩個(gè)關(guān)鍵問題：降低預(yù)算制定難度，增加預(yù)算制定的準(zhǔn)確度。首先，在搭建系統(tǒng)前，科研人員與財(cái)務(wù)一起根據(jù)近幾年的科研課題經(jīng)費(fèi)使用的實(shí)際情況加以總結(jié)提煉，配合系統(tǒng)開發(fā)人員生成一套科研課題預(yù)算編制模板。在新建每個(gè)課題項(xiàng)目時(shí)，系統(tǒng)可自動(dòng)化生成科研課題的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算表，并且可以根據(jù)各類課題的類別選擇不同的預(yù)算模板進(jìn)行預(yù)算編制的預(yù)定義，這樣就可以減少科研人員制定預(yù)算的難度。預(yù)算經(jīng)費(fèi)模板可以分為：項(xiàng)目年度預(yù)算表、資本性投入預(yù)算表、國內(nèi)差旅費(fèi)預(yù)算表、國際差旅費(fèi)預(yù)算表、技術(shù)服務(wù)費(fèi)預(yù)算表等。此外，系統(tǒng)可以生成科研課題經(jīng)費(fèi)預(yù)算科目與財(cái)會(huì)科目的關(guān)系映射。國務(wù)院各部委下達(dá)的科研課題“預(yù)算收支科目”與財(cái)務(wù)部門執(zhí)行的《科學(xué)事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度》中規(guī)定的“會(huì)計(jì)科目”的設(shè)置內(nèi)容存在著一定差距，導(dǎo)致財(cái)務(wù)部門按會(huì)計(jì)核算提供的信息與按科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算批復(fù)的可比性差[1]。所以，我們有必要去建立一個(gè)模型，即把各類課題的經(jīng)費(fèi)預(yù)算科目與企業(yè)會(huì)計(jì)科目之間的邏輯分別加以映射，并建立數(shù)據(jù)間的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，這樣就可以增加預(yù)算制定的準(zhǔn)確度。例如：預(yù)算科目中的能源/動(dòng)力費(fèi)，對(duì)應(yīng)會(huì)計(jì)科目中的水費(fèi)、電費(fèi)；預(yù)算科目中的境外專家來華合作交流對(duì)應(yīng)于會(huì)計(jì)科目中的招待費(fèi)等等。

2.3 經(jīng)費(fèi)支出管理

根據(jù)國內(nèi)企事業(yè)單位及科研院校的調(diào)研，一般經(jīng)費(fèi)支出管理模式有四種：①從財(cái)務(wù)總賬系統(tǒng)（全面預(yù)算系統(tǒng)、網(wǎng)上報(bào)銷）中取出項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出數(shù)據(jù)；②由財(cái)務(wù)人員按月填報(bào)各單位項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出臺(tái)賬；③項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按月或季度上報(bào)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出報(bào)告；④科研人員填報(bào)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出申請(qǐng)、科管、財(cái)務(wù)確認(rèn)。從目前總院以及集團(tuán)下屬各單位的實(shí)際情況來看，基本都使用第四種方案。根據(jù)本人對(duì)工程研究總院的需求調(diào)研得出科研經(jīng)費(fèi)支出審批流程，目前實(shí)際涉及到整個(gè)經(jīng)費(fèi)支出流程的人員角色有：經(jīng)辦人（課題經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人）、綜合辦審核人員、部門領(lǐng)導(dǎo)或課題負(fù)責(zé)人、總院科研經(jīng)費(fèi)管理員、財(cái)務(wù)主管、總院領(lǐng)導(dǎo)、出納等。整個(gè)審批流程環(huán)節(jié)較多，設(shè)計(jì)人員較廣，流程效率低下，間接影響科研人員的研發(fā)效率。因此，科研課題經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)必須能夠改進(jìn)整個(gè)經(jīng)費(fèi)支出流程的流轉(zhuǎn)效率。例如，取消付款憑證的填寫工作，改為請(qǐng)款人從系統(tǒng)中填報(bào)相關(guān)信息后，系統(tǒng)直接生成簡明的付款憑證表格，提交后系統(tǒng)自動(dòng)流轉(zhuǎn)到下一相關(guān)人員審核/審批。此外，系統(tǒng)有一個(gè)重要功能：系統(tǒng)自動(dòng)提醒請(qǐng)款人目前該項(xiàng)科目的剩余金額并且可以方便查詢歷史支取經(jīng)費(fèi)的金額，即請(qǐng)款人此次填報(bào)的金額不得高于剩余金額，這也省去了請(qǐng)款人、經(jīng)費(fèi)管理員、財(cái)務(wù)人員反復(fù)核查該項(xiàng)科目經(jīng)費(fèi)是否充裕。此外，系統(tǒng)還將提供經(jīng)費(fèi)支出余額提示功能，該功能經(jīng)常在課題結(jié)題節(jié)點(diǎn)使用。

因此，系統(tǒng)必須實(shí)現(xiàn)基于科研預(yù)算的費(fèi)用控制管理，通過網(wǎng)上報(bào)銷的手段，實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)支出的實(shí)時(shí)控制，在費(fèi)用申請(qǐng)、報(bào)銷、分?jǐn)偔h(huán)節(jié)提供預(yù)算管控模型，確?？蒲薪?jīng)費(fèi)按預(yù)算支出。在系統(tǒng)的費(fèi)用申請(qǐng)頁面中，系統(tǒng)可以直接反映出當(dāng)前課題中某個(gè)項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)使用情況，保證科研人員輸入的金額每次都是有效的，從而提現(xiàn)了預(yù)算編制的指導(dǎo)性。

系統(tǒng)可以嚴(yán)格跟蹤和匯報(bào)相關(guān)科研項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)使用情況和支出情況，從項(xiàng)目立項(xiàng)開始就必須有監(jiān)管人員實(shí)時(shí)跟蹤記錄。對(duì)于項(xiàng)目實(shí)施過程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)和每一個(gè)隱形項(xiàng)目支出經(jīng)費(fèi)都要保證手續(xù)齊全，并嚴(yán)格按照企業(yè)的流程和規(guī)范來進(jìn)行，并通過建立監(jiān)督機(jī)制，確保科研項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)處于可控制的狀態(tài)。[2]

2.4 預(yù)算調(diào)整管理

為了加強(qiáng)科研項(xiàng)目實(shí)施費(fèi)用的管理，更好得控制科研課題實(shí)施成本，上海市科委以及建工集團(tuán)都有一定的相關(guān)規(guī)定，例如：項(xiàng)目（課題）預(yù)算總額調(diào)整，承擔(dān)單位變更應(yīng)當(dāng)報(bào)市科委批準(zhǔn)；項(xiàng)目（課題）總預(yù)算不變，由承擔(dān)單位進(jìn)行審批等。

為此，系統(tǒng)應(yīng)該提供預(yù)算調(diào)整的申請(qǐng)及審批功能。為了簡化整個(gè)預(yù)算調(diào)整的流程，所有申請(qǐng)材料必須都從經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)中抽取數(shù)據(jù)，并讓申請(qǐng)人上傳預(yù)算調(diào)整的事由，包括分析數(shù)據(jù)、圖表等科學(xué)依據(jù)的附件資料。根據(jù)本人對(duì)工程研究總院的需求調(diào)研得出 科研經(jīng)費(fèi)調(diào)整審批流程：部門科研經(jīng)費(fèi)管理員申請(qǐng)->總院科研經(jīng)費(fèi)管理員審核->課題負(fù)責(zé)人審批->公司領(lǐng)導(dǎo)審批->總院科研經(jīng)費(fèi)管理員調(diào)整預(yù)算。

3 系統(tǒng)建設(shè)的意義

承擔(dān)科技研發(fā)的企業(yè)和機(jī)構(gòu)建設(shè)科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)的意義非常重大。第一，系統(tǒng)強(qiáng)化了科研經(jīng)費(fèi)管理制度，明確科研經(jīng)費(fèi)管理中的責(zé)任。各科研單位基本都頒布了自己的科研經(jīng)費(fèi)管理制度，但規(guī)章制度長期存在紙面化，人為干擾因素較多，真正能夠嚴(yán)格落實(shí)較少，其中責(zé)任人也比較含糊，追責(zé)不到位。系統(tǒng)建立后，不僅可以是整個(gè)科研經(jīng)費(fèi)管理流程規(guī)范化，也能使流程中每個(gè)環(huán)節(jié)的操作人員落實(shí)到位；第二，課題經(jīng)費(fèi)分配使用更加合理，提高資金使用效率。由于系統(tǒng)中可以快速查詢到每筆經(jīng)費(fèi)支出的額度、項(xiàng)目、時(shí)間，因此可以查詢、經(jīng)費(fèi)余額警告提醒、支出占比提醒等，做到事前提醒，事后分析，資金嚴(yán)格按計(jì)劃預(yù)算使用，有助于提高資金使用效率。第三，系統(tǒng)使得整個(gè)集團(tuán)的科研經(jīng)費(fèi)使用情況透明公開，提高科研經(jīng)費(fèi)管理和使用的透明度。單位可以結(jié)合政府的信息公開制度對(duì)科研經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行公開，逐步推動(dòng)科研經(jīng)費(fèi)管理和使用過程的公開和透明度的提升。公開的對(duì)象和范圍可以有所區(qū)別，包括在科研共同體范圍內(nèi)的公開以及向全社會(huì)的公開?？梢怨_的事項(xiàng)包括：科研經(jīng)費(fèi)的配置、科研經(jīng)費(fèi)的使用過程、科研機(jī)構(gòu)的投入產(chǎn)出情況、科研人員承擔(dān)項(xiàng)目、產(chǎn)出與申請(qǐng)獎(jiǎng)勵(lì)情況等[3]。

4 結(jié)語

科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)還將與支出相關(guān)的合同進(jìn)行關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)到款與科研合同之間的有效銜接。后期還可以考慮與集團(tuán)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)接入，減少科研人員以及財(cái)務(wù)人員工作量。當(dāng)一個(gè)科研課題完成后，科研經(jīng)費(fèi)管理人員可以通過系統(tǒng)迅速做出財(cái)務(wù)報(bào)表，并進(jìn)行相關(guān)財(cái)務(wù)指標(biāo)分析，為科研管理決策提供可靠依據(jù)。當(dāng)系統(tǒng)建成后，不但實(shí)現(xiàn)了信息共享，并且在科研人員、財(cái)務(wù)人員之間搭起了一座橋梁，實(shí)現(xiàn)了科研與財(cái)務(wù)的閉環(huán)管理。

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