高校教學(xué)秘書工作的一點思考

何兢+張黎黎

摘要：高校的教學(xué)工作是一個高校的核心和基本工作，而教學(xué)工作的管理則是通過每個教學(xué)秘書的日常工作來體現(xiàn)的。高校教學(xué)秘書主要負(fù)責(zé)學(xué)校日常教學(xué)運行組織協(xié)調(diào)和教學(xué)落實及教學(xué)檢查等重要工作任務(wù)，直接或間接地影響到教學(xué)運行和教學(xué)質(zhì)量的好壞，在教學(xué)管理中發(fā)揮著重要的作用。本文詳細(xì)闡述了高校教學(xué)秘書的工作職責(zé)與作用，并且就如何提高教學(xué)秘書的工作進(jìn)行了一點思考。

關(guān)鍵詞：教學(xué)管理；教學(xué)秘書；高校

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2017）20-0232-02

高校的教學(xué)工作是一個高校的核心和基本工作，而教學(xué)工作的管理則是通過每個教學(xué)秘書的日常工作來體現(xiàn)的。全面地掌握和了解教學(xué)秘書的工作，對于教學(xué)的良好運行和教學(xué)質(zhì)量的提高都有著十分重要的作用。

一、高校教學(xué)秘書的基本工作

1.日常教學(xué)工作管理。繁重而又瑣碎的日常教學(xué)管理工作，是教學(xué)秘書的基本工作。要做好這項工作，教學(xué)秘書必須非常認(rèn)真，精神高度集中，不能出現(xiàn)一點差錯，要確保每日的教學(xué)活動按照學(xué)校教學(xué)大綱和課程表正常而有序地運行。首先，教學(xué)秘書要組織和協(xié)助教研室主任按時完成教學(xué)執(zhí)行計劃、教學(xué)任務(wù)安排工作、編排課表和征訂教材等工作。每學(xué)期期末，教學(xué)秘書要嚴(yán)格按照教學(xué)計劃把下學(xué)期應(yīng)上的課程分發(fā)給各系主任，安排好上課教師，確保學(xué)生在本學(xué)期能修滿教學(xué)計劃中所要求的學(xué)分。同時，教學(xué)秘書還要做好教師工作量統(tǒng)計、協(xié)調(diào)教師調(diào)串課、教師課堂教學(xué)質(zhì)量評價、安排考試時間和收集并印制考試試卷等工作。在編排課表時，教學(xué)秘書要先征求任課教師的意見，在條件允許的情況下合理搭配，盡量使上課效果達(dá)到最佳。在課表排好后，教學(xué)秘書要多次檢查上課教師、教室、學(xué)生之間有無沖突的現(xiàn)象，確定無誤后提交到學(xué)校教務(wù)處，并通知到任課教師和學(xué)生。在每學(xué)期的期末，教學(xué)秘書要配合各教研室主任征訂下一學(xué)期的教材。由于教材在教學(xué)活動中起著非常重要的作用，因此在訂教材的時候，教學(xué)秘書一定要認(rèn)真、細(xì)心，避免訂錯教材的情況發(fā)生。此外，教學(xué)秘書在每學(xué)期還要負(fù)責(zé)填寫教務(wù)處下發(fā)的各種統(tǒng)計表格，填寫本科教學(xué)工作的一些基本信息。另外，從每一位學(xué)生入學(xué)開始，教學(xué)秘書就要做好收集新生名單并對新生入學(xué)資格進(jìn)行認(rèn)真審查，完成每學(xué)期的學(xué)籍注冊工作。教學(xué)秘書要通過微信等方式，確保與每個年級、每個專業(yè)、每個班的班長保持一定的聯(lián)系，隨時通知各種事情，包括發(fā)放每學(xué)期的課表，組織學(xué)生進(jìn)行選課，通知學(xué)生期末、重修、補考的考試時間和組織學(xué)生參加英語四、六級、計算機(jī)、普通話、教師資格證和專業(yè)類考試等各種考試項目。需要注意的是，教學(xué)秘書還要進(jìn)行學(xué)生的成績管理工作，掌握學(xué)生的成績動態(tài)；安排實習(xí)活動，實時掌握學(xué)生的實習(xí)狀態(tài)；對畢業(yè)生要做好畢業(yè)資格審核工作，認(rèn)真核對畢業(yè)信息，避免畢業(yè)證和學(xué)位證上的印制信息發(fā)生錯誤，領(lǐng)到畢業(yè)證之后要去學(xué)校各相關(guān)部門蓋章，發(fā)放時要確保證書送到每位同學(xué)的手里。

2.材料檔案的管理。除了做好日常的教學(xué)管理工作外，教學(xué)秘書還對各學(xué)期所產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行一定的歸檔，這也是一項非常重要的工作。歸檔材料一般分為兩大類：（1）教學(xué)運行的相關(guān)文件，其中包括教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教學(xué)日歷、期中教學(xué)檢查記錄、教學(xué)檢查總結(jié)、聽課記錄表等教學(xué)活動相關(guān)的材料，這些文件體現(xiàn)和記載著學(xué)院執(zhí)行、落實、完成學(xué)校教學(xué)工作任務(wù)情況，同時也為日常教學(xué)活動的順利開展奠定了一定的基礎(chǔ)，并為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)了解、監(jiān)督和檢查教師的教學(xué)活動和總結(jié)教學(xué)工作提供了一定的參考數(shù)據(jù)和參考信息。（2）學(xué)生學(xué)習(xí)方面的相關(guān)材料，其中包括學(xué)生名單、學(xué)生檔案、每學(xué)期成績單、英語四、六級、計算機(jī)、普通話等各種證書獲得情況、每學(xué)期試卷、實習(xí)材料、畢業(yè)論文等相關(guān)材料，這些材料可作為以后教師教學(xué)工作的參考資料。

3.溝通橋梁。教學(xué)秘書除了要管理好日常的教學(xué)活動和材料檔案外，同時還是聯(lián)接學(xué)校、學(xué)院、教師和學(xué)生四者之間的橋梁和紐帶。教學(xué)秘書的橋梁和紐帶作用主要體現(xiàn)為：將學(xué)校和教務(wù)處等上級教學(xué)管理部門所下發(fā)的各項規(guī)定、通知傳達(dá)給學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、各個教研室、各位教師和全院學(xué)生，使學(xué)院的教學(xué)工作能夠按照學(xué)校的要求有條不紊進(jìn)行。除了做到“上令下達(dá)”外，教學(xué)秘書還要做好“下情上報”的工作。如將教師和學(xué)生提出的問題和意見要求等，進(jìn)行一定的整理、歸納和疏理，及時反饋給學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)或?qū)W校教務(wù)處等上級教學(xué)管理部門，對所發(fā)生的問題采取相應(yīng)的措施，避免影響正常教學(xué)工作的進(jìn)行。

二、高校教學(xué)秘書的工作特點

1.繁重性。一般一個學(xué)院四個年級，不同專業(yè)的本科生大約有一千人左右，專任教師大約有30—100人左右。教學(xué)秘書要根據(jù)上述的基本工作內(nèi)容，保證這些人正常的教學(xué)工作，其繁重性顯而易見。

2.服務(wù)性。教學(xué)秘書是為保證正常的教學(xué)工作服務(wù)的，這其中還包含有協(xié)調(diào)性，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系。

3.重復(fù)性。這是指教學(xué)秘書大體上每學(xué)期都在重復(fù)做同樣的工作，每學(xué)期的基本工作內(nèi)容都是相同的。除了有細(xì)微差別，例如春季有畢業(yè)的工作、秋季有新生入學(xué)的工作等。

三、如何做好高校教學(xué)秘書工作

由于高校教學(xué)秘書工作的特殊性，使得每一位教學(xué)秘書在工作的時候都必須認(rèn)認(rèn)真真，精神高度集中，不能出現(xiàn)一絲差錯。但是長期從事繁雜、勞累的工作，精神壓力會增大。不僅如此，工作的單調(diào)性和重復(fù)性也會加速職業(yè)倦怠的生成。因此，從事高校教學(xué)秘書的人流動性也較大。而為了更好地做好教學(xué)秘書工作，學(xué)校和教師個人都應(yīng)做一些努力。

1.學(xué)校要為教學(xué)秘書緩解壓力。（1）要建立健康、和諧的工作環(huán)境。健康、和諧的工作環(huán)境不僅表現(xiàn)在硬件上，更重要的是表現(xiàn)在部門與部門之間、教學(xué)秘書和領(lǐng)導(dǎo)之間，要職責(zé)清楚，布置工作簡單明確，不要總是讓教學(xué)秘書做一些重復(fù)無用的工作。工作中要讓其感受到一定的人文關(guān)懷。只有工作環(huán)境輕松愉快，教學(xué)秘書才能將更多的精力投入到具體的工作中去，才能保證教學(xué)管理工作更好的發(fā)展。（2）完善教學(xué)秘書崗位，緩解教學(xué)秘書的工作壓力?，F(xiàn)實工作中，正如教學(xué)秘書的工作特點中所體現(xiàn)的，一位教學(xué)秘書要負(fù)責(zé)1000多學(xué)生，30—100位教師的協(xié)調(diào)工作。教學(xué)秘書在與這些人打交道的過程中還要注意工作態(tài)度和工作方法，其工作強(qiáng)度和難度可想而知。就算教學(xué)秘書具備再好的心理調(diào)試能力，也會有精力有限的一天，這就需要完善教學(xué)秘書崗位，緩解教學(xué)秘書工作壓力。（3）完善績效考評機(jī)制，提高福利待遇?；鶎咏虒W(xué)秘書工作崗位，往往存在工作付出和收入不對等的情況。同樣是科級部門，學(xué)院的教學(xué)秘書工作強(qiáng)度是有目共睹的。但是這和學(xué)校里機(jī)關(guān)中很多清閑的科級部門拿一樣的收入，往往會造成教學(xué)秘書心理的不平衡。在績效考核中，其優(yōu)勢不明顯，工作量大而待遇低，這就成為很多教學(xué)秘書心中的痛，因而學(xué)校里的每個人都不愿意做基層學(xué)院教學(xué)秘書的工作，導(dǎo)致教學(xué)秘書的流動性大，影響學(xué)校正常的教學(xué)工作。因此，想要確保教學(xué)秘書工作的穩(wěn)固性，就需要完善他們的績效考評機(jī)制，提高他們的福利待遇。（4）學(xué)校的教學(xué)管理要多使用教務(wù)管理系統(tǒng)?，F(xiàn)在一個軟件實現(xiàn)排課、選課、排考試、統(tǒng)計教師工作量等一些日常工作也不是什么困難的事，學(xué)校管理中要多使用這樣具有綜合功能的教務(wù)管理系統(tǒng)，減少多個不同系統(tǒng)同時存在所造成的混亂。這樣一來，也可以在很大程度上減少教學(xué)秘書從事重復(fù)無用工作的工作量，提高其工作效率，使原來紛繁復(fù)雜的教學(xué)數(shù)據(jù)管理工作變得更為簡單和更加合理科學(xué)。

2.教學(xué)秘書增強(qiáng)自身素質(zhì)。（1）調(diào)整心態(tài)，以積極樂觀的心態(tài)從事工作。教學(xué)秘書從事的工作不僅單調(diào)、乏味，而且責(zé)任重大。一旦任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就會影響教學(xué)的正常運行，甚至可能還會出現(xiàn)教學(xué)事故，導(dǎo)致教學(xué)秘書普遍存在心理壓力大的現(xiàn)象。因此，教學(xué)秘書需要自我調(diào)節(jié)，本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，以積極的心態(tài)對待工作，樹立只要認(rèn)真就可以做好工作的信心。（2）注重自身工作能力的提高。教學(xué)秘書服務(wù)的對象是大學(xué)生、大學(xué)教師，這些人普遍知識水平較高，對問題也往往會有自己的看法。因此，教學(xué)秘書也要積極學(xué)習(xí)，理解并掌握學(xué)校相關(guān)規(guī)定、相關(guān)文件，同時也要對本學(xué)院的不同專業(yè)有所了解與認(rèn)識，這樣才能更好地為學(xué)生和教師服務(wù)，做好溝通橋梁的工作。