環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案數(shù)字化工作流程

馮濤

將傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化加工處理，并以網(wǎng)絡(luò)化的方式提供檢索利用，既是國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展的需要，也是適應(yīng)環(huán)境監(jiān)測(cè)事業(yè)發(fā)展的需要。如何科學(xué)、規(guī)范的開展檔案數(shù)字化工作，實(shí)現(xiàn)環(huán)境保護(hù)檔案信息資源共享，高效地為環(huán)境保護(hù)工作和社會(huì)提供服務(wù)，已成為檔案部門的首要任務(wù)。檔案工作者應(yīng)立足本職工作，積極地開展檔案數(shù)字化工作，為國(guó)家環(huán)境保護(hù)檔案館建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

一、明確檔案數(shù)字化的原則和范圍

環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案數(shù)字化的原則是以需求為導(dǎo)向，以必要為原則，確定數(shù)字化范圍，分清主次，把需要永久保存或者利用率高的檔案優(yōu)先數(shù)字化，以提高利用檔案的效率。

根據(jù)環(huán)境監(jiān)測(cè)工作的實(shí)際需要，需優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化的檔案包括：

文書檔案：30年和永久保管的檔案

科技檔案：計(jì)量認(rèn)證、實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可、能力驗(yàn)證、質(zhì)控考核、環(huán)境質(zhì)量監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)（水、氣、噪聲、土壤等）月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)、環(huán)境質(zhì)量報(bào)告書、環(huán)境質(zhì)量通報(bào)、環(huán)境質(zhì)量狀況公報(bào)、各類調(diào)查報(bào)告（污染源普查、土壤普查等）、各類環(huán)境質(zhì)量專報(bào)、環(huán)境統(tǒng)計(jì)、應(yīng)急監(jiān)測(cè)報(bào)告、“三同時(shí)”驗(yàn)收監(jiān)測(cè)報(bào)告、環(huán)境監(jiān)測(cè)規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)、獲獎(jiǎng)科研課題證書、儀器說明書、儀器檢定證書等。

二、加強(qiáng)檔案數(shù)字化的全過程管理，確保檔案數(shù)字化的質(zhì)量

1.檔案數(shù)字化前的宣傳、培訓(xùn)工作

檔案數(shù)字化加工處理是一項(xiàng)復(fù)雜而又細(xì)致的工作，檔案人員應(yīng)做好先期的宣傳、培訓(xùn)工作。聘請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)的老師對(duì)兼職檔案員和操作人員進(jìn)行檔案數(shù)字化知識(shí)培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的檔案意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，使他們掌握檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范、數(shù)字化加工流程、掃描儀等設(shè)備的使用、圖像文件處理方法等知識(shí)，減少工作中的盲目性和隨意性，提高工作效率，確保檔案數(shù)字化工作的有序開展和實(shí)施。

2.檔案數(shù)字化前的鑒定工作

檔案數(shù)字化之前，開展檔案鑒定工作尤為重要。不僅影響數(shù)字化工作的進(jìn)度和效率，也影響數(shù)字化工作的質(zhì)量和成果。檔案人員應(yīng)對(duì)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和案卷質(zhì)量進(jìn)行鑒定，把環(huán)境監(jiān)測(cè)工作中利用率高、檔案價(jià)值大、對(duì)外公開的檔案挑選出來優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化。在確定檔案數(shù)字化對(duì)象之后，再對(duì)案卷中每一份文件進(jìn)行鑒定，重要的文件做好標(biāo)識(shí)優(yōu)先進(jìn)行掃描。檔案人員還需對(duì)案卷質(zhì)量進(jìn)行鑒定，包括：檔號(hào)是否標(biāo)準(zhǔn)、案卷題目是否規(guī)范、文件頁碼標(biāo)注是否規(guī)范、目錄著錄是否完整、涉密檔案是否作標(biāo)識(shí)等。如發(fā)現(xiàn)案卷存在上述問題，應(yīng)重新對(duì)檔案進(jìn)行整理，并做好檔案數(shù)字化登記和統(tǒng)計(jì)工作。

3.檔案數(shù)字化前的整理工作

根據(jù)檔案鑒定情況，檔案人員應(yīng)對(duì)不符合要求的檔案重新進(jìn)行整理，以確保檔案數(shù)字化的質(zhì)量。環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案普遍存在如下問題，需重新進(jìn)行整理：

（1）案卷題目存在機(jī)構(gòu)稱呼不規(guī)范、信息不全等問題，應(yīng)進(jìn)行修改。如：全省噪聲監(jiān)測(cè)報(bào)表應(yīng)改為××××年××省噪聲監(jiān)測(cè)報(bào)表。

（2）文件頁碼錯(cuò)編、漏編，出現(xiàn)33-1、33-2現(xiàn)象；檔案正反兩面都有信息的，只標(biāo)正面頁碼；人工編寫頁碼存在字跡難以辨認(rèn)現(xiàn)象；以上問題應(yīng)進(jìn)行修改或重新編頁碼。

（3）卷內(nèi)目錄中著錄的題名與文件標(biāo)題不一致，應(yīng)重新進(jìn)行檔案著錄。

（4）卷內(nèi)目錄在著錄過程中出現(xiàn)“件中件”現(xiàn)象，應(yīng)進(jìn)行修改。如：合同及合同評(píng)審作為一份文件著錄時(shí)，應(yīng)按兩份文件分別著錄。

（5）若環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案編制頁碼的方式是大流水編號(hào)時(shí)，在掃描之前，應(yīng)按每份文件重新編頁碼。

數(shù)字化前整理的檔案應(yīng)填寫備考表，并由整理人、審核人簽名。在備考表中除標(biāo)明文件頁數(shù)、重份、重新整理檔案等情況外，還可注明特殊檔案和需要說明的情況。

4.檔案掃描工作

（1）頁面為黑白兩色的檔案采用黑白二值模式進(jìn)行掃描，分辨率選用200dpi。頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可用彩色模式進(jìn)行掃描，分辨率選用150dpi。這樣既可以保證掃描的效果，又可以節(jié)省存儲(chǔ)空間。需要進(jìn)行OCR漢字識(shí)別的檔案，掃描分辨率建議選擇≥200dpi。

（2）對(duì)大幅面檔案可采用分區(qū)掃描，然后將多幅圖像進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整圖像。

（3）對(duì)紙張狀況較差，過薄、過軟或較厚的檔案，采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。

（4）對(duì)特殊紙張或檔案原件清晰度差、文字偏小、行間距和字間距密集的檔案可通過提高分辨率，調(diào)整亮度、對(duì)比度等技術(shù)參數(shù)，直至掃描圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。

5.圖像處理工作

檔案掃描工作結(jié)束后，檔案人員應(yīng)對(duì)圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量進(jìn)行檢查。掃描后的圖像視覺效果應(yīng)與檔案原貌相近，應(yīng)做到內(nèi)容齊全完整、字跡清晰、頁面整潔干凈、圖像端正。在檢查中如發(fā)現(xiàn)圖像放大后不清晰、排列順序亂、漏掃、不完整、圖像偏斜、方向顛倒、有白邊、黑邊、黑線等問題應(yīng)進(jìn)行處理或重新掃描。

6.圖像存儲(chǔ)工作

（1）檔案掃描后形成的圖像文件一般采用TIFF、JPEG格式存儲(chǔ)，在網(wǎng)絡(luò)上提供查詢的掃描圖像可采用PDF格式存儲(chǔ)。存儲(chǔ)空間：A4為20-30KB/頁。

（2）掃描后的圖像文件應(yīng)以文件夾方式進(jìn)行存儲(chǔ)。文件夾的命名應(yīng)以該份文件或該卷檔案的“檔號(hào)”命名，如：001-JY-SA21-1。工作中為了方便圖像、數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查和利用，在“檔號(hào)”文件夾下，再建立多個(gè)“件號(hào)”文件夾，分別用于存放不同份文件所屬的圖像文件。如：一本案卷由10份文件組成，首先建立一個(gè)“檔號(hào)”文件夾，然后在“檔號(hào)”文件夾下建立10個(gè)“件號(hào)”文件夾。“件號(hào)”文件夾的命名：檔號(hào)+件號(hào)，如：001-JY-SA21-1-1。

（3）檔案掃描后應(yīng)為圖像文件命名。圖像文件名由檔號(hào)與圖像順序號(hào)兩部分構(gòu)成。文書檔案按《歸檔文件整理規(guī)則》整理的檔案的圖像文件名為：全宗號(hào)+年度+保管期限+機(jī)構(gòu)（問題）+件號(hào)+頁號(hào)+.擴(kuò)展，如：001-2016-Y-DQL-1-1.JPEG?？萍紮n案以卷整理檔案的圖像文件名為：全宗號(hào)+案卷目錄號(hào)+分類號(hào)+案卷號(hào)+件號(hào)+頁號(hào)+.擴(kuò)展名，如：001-JY-SA21-1-1-1.JPEG。

7.目錄建庫工作

檔案掃描工作結(jié)束后，檔案人員應(yīng)按照《檔案著錄規(guī)則》的要求進(jìn)行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。檔案著錄時(shí)應(yīng)注意如下問題：錄入題名應(yīng)與文件標(biāo)題保持一致；題名不能揭示文件材料內(nèi)容時(shí)，原題名照錄，并根據(jù)其內(nèi)容填加信息。如：干部任免通知中有本單位職工時(shí)，應(yīng)在題名后錄入本單位職工姓名，加“[]”號(hào)；責(zé)任者必須著錄全稱或通用簡(jiǎn)稱，如：遼寧省不得著錄全??；文件日期應(yīng)為8位數(shù)字；姓名是兩個(gè)字時(shí)，中間不能有空格字符，以免影響檢索。

8. 檔案數(shù)字化后的驗(yàn)收工作

（1）為了保證檔案數(shù)字工作的總體質(zhì)量，需要以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接。由軟件隨機(jī)抽取圖像文件，以1：1的比例顯示，核對(duì)案卷原件與數(shù)字化后的檔案內(nèi)容，核對(duì)圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號(hào)是否一致，確保圖像文件保持檔案的真實(shí)性和原始性，保證掛接檔案系統(tǒng)后能正確地調(diào)取利用。

（2）為了保證檔案數(shù)字化成果的安全，驗(yàn)收合格的數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份。選用光盤或移動(dòng)硬盤分別進(jìn)行備份，一式三份，一份存檔，一份提供利用，一套異地保存。備份數(shù)據(jù)需在不同型號(hào)的計(jì)算機(jī)上進(jìn)行檢驗(yàn)，檢查能否打開、能否讀取、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。備份數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)介質(zhì)上需用記號(hào)筆做好標(biāo)識(shí)，方便查找和管理。

（作者單位：遼寧省環(huán)境監(jiān)測(cè)實(shí)驗(yàn)中心 ）