《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

二、企業(yè)檔案工作管理職責(zé)

5.2.1企業(yè)應(yīng)貫徹國家有關(guān)檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，建立健全檔案安工作規(guī)章制度，將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作規(guī)劃，為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供保障。

《中國人民共和國檔案法實(shí)施辦法》第五條第二款規(guī)定：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作依法開展。”《企業(yè)檔案管理規(guī)定》第三條規(guī)定：“企業(yè)應(yīng)遵守《檔案法》，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全?！?/p>

企業(yè)要切實(shí)落實(shí)檔案法規(guī)明確的職責(zé)，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入相關(guān)人員崗位責(zé)任制和相應(yīng)工作流程；設(shè)置檔案機(jī)構(gòu)，建立健全檔案工作規(guī)章制度，創(chuàng)造必要的條件，保障檔案工作正常開展、持續(xù)發(fā)展。

企業(yè)還應(yīng)自覺接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

5.2.2企業(yè)應(yīng)將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé)，并對分管領(lǐng)導(dǎo)、部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員職責(zé)履行情況進(jìn)行考核。

企業(yè)文件的形成和積累與企業(yè)各項(xiàng)活動開展具有同步性的特點(diǎn)，企業(yè)文件伴隨著企業(yè)各項(xiàng)活動的進(jìn)行而產(chǎn)生，是企業(yè)各項(xiàng)活動的有機(jī)組成部分。同時，企業(yè)各項(xiàng)活動又離不開有關(guān)文件的支持。因此，企業(yè)文件的形成、整理、歸檔工作是企業(yè)各職能部門（即文件形成部門）和項(xiàng)目及專項(xiàng)任務(wù)的本職工作，企業(yè)各職能部門和項(xiàng)目及專項(xiàng)工作負(fù)責(zé)人應(yīng)對本部門和項(xiàng)目文件的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)負(fù)責(zé)。檔案部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)本企業(yè)各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作。

企業(yè)檔案工作崗位責(zé)任制，是根據(jù)不同層級、不同崗位檔案工作職責(zé)和崗位任務(wù)的要求確定的，是針對企業(yè)各級人員檔案工作職責(zé)而制定，也是企業(yè)考核各崗位完成檔案工作情況的依據(jù)。

企業(yè)檔案工作崗位責(zé)任制內(nèi)容主要包括：分管企業(yè)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、檔案工作主管部門負(fù)責(zé)人、檔案人員、各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及兼職人員的工作標(biāo)準(zhǔn)、工作職責(zé)，獎勵和處罰等內(nèi)容。

企業(yè)應(yīng)將不同層級、不同崗位檔案工作職責(zé)和崗位任務(wù)的要求分解，逐項(xiàng)明確，并以制度形式固定下來，實(shí)施監(jiān)督。

企業(yè)檔案工作崗位責(zé)任制具體內(nèi)容，應(yīng)列入《企業(yè)的崗位責(zé)任制》之中，不應(yīng)單獨(dú)列出。

5.2.3企業(yè)應(yīng)采取必要措施，維護(hù)和確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。

必要措施包括體制、機(jī)制和制度保障措施以及人財物保障措施等。“三納入”、“四同步”的做法是多年實(shí)踐證明行之有效的重要措施。

將“三納入”要求納入企業(yè)管理制度。“三納入”就是將企業(yè)文件的形成和積累納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程，納入企業(yè)有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制。做到組織上有保證，制度上有規(guī)定，職責(zé)上有分工，工作上有安排，管理上有考核。有效地解決企業(yè)文件形成和積累問題。

將“四同步”做法納入工作程序。“四同步”就是企業(yè)下達(dá)工作任務(wù)、項(xiàng)目計劃與提出企業(yè)文件材料的歸檔要求同步，檢查工作、項(xiàng)目計劃進(jìn)度與檢查企業(yè)文件材料積累情況同步，驗(yàn)收、鑒定工作、項(xiàng)目成果與驗(yàn)收、鑒定企業(yè)文件材料歸檔情況同步，工作、項(xiàng)目總結(jié)與企業(yè)文件材料完成歸檔同步。

5.2.4企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動時應(yīng)做好檔案的處置工作，國有企業(yè)應(yīng)依照檔發(fā)字﹝1998﹞6號文件的要求進(jìn)行，其他企業(yè)可參照。

檔發(fā)﹝1998﹞6號文件即國家檔案局、國家經(jīng)濟(jì)體制改革委員會、國家經(jīng)濟(jì)貿(mào)易委員會和國家國有資產(chǎn)管理局《關(guān)于印發(fā)〈國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法〉的通知》。該辦法對國有企業(yè)在企業(yè)改組、聯(lián)合、兼并、租賃、承包經(jīng)營、股份合作和出售等改革過程中，檔案如何處置提出明確要求，是當(dāng)前國有企業(yè)改制與破產(chǎn)檔案處置的依據(jù)性文件。