淺析交通運輸行業(yè)檔案資源管理體系建設(shè)

閆文靜

交通運輸行業(yè)檔案承載著記錄交通線路的維護(hù)、施工、管理，準(zhǔn)確反映交通工程項目建設(shè)具體情況等功能，科學(xué)完備的交通運輸檔案信息體系為交通運輸事業(yè)發(fā)展提供重要參考和依據(jù)，對確保交通工程的安全使用和正常運營具有重大意義。但隨著交通運輸事業(yè)迅猛發(fā)展，特別是交通工程建設(shè)有力推進(jìn)，交通運輸行業(yè)的檔案管理工作存在制度不健全、管理不規(guī)范、檔案資料收集不全、丟失損毀嚴(yán)重、開發(fā)利用不足等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響交通工程順利推進(jìn)，亟需完善交通運輸行業(yè)檔案資源管理體系，推動檔案管理工作科學(xué)化、高效化建設(shè)。

一是檔案管理機制不健全，保存價值不足。檔案管理工作的有效開展有賴于完善的管理制度。但部分交通運輸單位在實際的檔案管理工作中，缺乏科學(xué)的檔案管理制度，檔案管理人員職責(zé)不清、操作流程不完整，操作步驟隨意，檔案管理缺乏安全性和完整性，檔案資料保存價值不足。比如部分建管單位只對建設(shè)項目檔案驗收工作十分重視，卻不重視建設(shè)項目檔案的前期收集工作，使許多重要前期文件資料因收集不及時，而流失，損毀，空缺，導(dǎo)致項目建設(shè)檔案驗收不過關(guān)，最后整個建設(shè)項目驗收推遲或整體不過關(guān)。

二是檔案管理方式落后，信息化水平低。面對信息化和網(wǎng)絡(luò)化的時代特征，部分交通運輸單位的檔案數(shù)字化水平低，管理方式仍在沿用舊有的檢索方式與紙質(zhì)檔案模式，不僅環(huán)節(jié)復(fù)雜、流程重復(fù)、耗時耗力，更容易導(dǎo)致檔案文件損壞和老化，管理方式難以滿足信息化檔案管理的共享性、服務(wù)性和開發(fā)性的需求。

三是檔案信息過于封閉，利用率不高。檔案管理工作的目的是最大限度地開發(fā)利用檔案信息資源，但目前一些單位對檔案管理工作重視不夠，檔案利用觀念不強，雖然進(jìn)行了收集、整理和保管，但對檔案信息資源開發(fā)得不夠全面、深入，檔案信息過于封閉，閑置現(xiàn)象嚴(yán)重，檔案管理工作表現(xiàn)為一種高積累、低附加值的現(xiàn)象。

四是管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，歸檔能力缺失。部分交通運輸單位的檔案管理從業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平較低，其中一些檔案管理人員身兼數(shù)職，整天忙于事務(wù)性工作，根本無暇顧及檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、鉆研和培訓(xùn)，對基本的檔案工作程序缺乏了解和掌握，歸檔意識，文件歸檔分類能力差。特別部分管理人員受專業(yè)限制，根本不考慮交通運輸行業(yè)檔案的內(nèi)容構(gòu)成、專業(yè)特點和歸檔要求，缺乏特色管理和細(xì)節(jié)管理的手段，很多管理工作沒有實際效果。

針對交通運輸行業(yè)檔案管理工作存在的問題，建議在今后工作中，應(yīng)通過積極完善檔案管理制度，改進(jìn)檔案管理模式，加強檔案隊伍建設(shè)，推進(jìn)檔案資源管理系統(tǒng)化建設(shè)。

一要加強檔案收集整理。收集整理是檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，沒有收集就沒有檔案，檔案工作也就失去了對象。交通運輸單位必須建立完善的檔案收集制度，明確分工、職責(zé)、管理規(guī)則，使檔案收集工作貫穿交通工程項目建設(shè)的始終，做到全面覆蓋、全程跟進(jìn)、全程受控。同時，對本單位的重點工作、重大活動、重大建設(shè)項目等，檔案部門要積極參與，加強統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保相關(guān)文件材料同步收集、同步整理、同步歸檔。

二要完善落實歸檔制度。文件管理人員不光只是簡單的登記文件、傳閱文件，還需要有很強的歸檔意識和文件歸檔分類能力。要建立健全文件材料歸檔制度，及時制定或修訂本單位文件材料的歸檔范圍和保管期限表，管理人員要對照規(guī)定，分門別類地歸入到相應(yīng)的檔案類別中，切實做到檢索文件準(zhǔn)確及時，利用文件方便快捷。

三要創(chuàng)新管理服務(wù)形式。依法做好檔案利用服務(wù)，改進(jìn)查閱方式，簡化查閱手續(xù)，優(yōu)化工作流程，最大限度地為利用者提供便利。同時，要經(jīng)常對檔案信息資源進(jìn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析處理，從而獲取肉眼看不到的深層次二次信息，幫助單位領(lǐng)導(dǎo)清晰的掌握當(dāng)前的交通運輸狀況，深入了解交通事業(yè)的發(fā)展不足，推動交通事業(yè)不斷發(fā)展。

四要積極開發(fā)檔案產(chǎn)品。根據(jù)現(xiàn)有檔案的特點及利用情況，有針對性地編纂一些《專題文件匯集》《重要文件匯集》等史料，為單位日常檢索和查閱提供良好服務(wù)。同時，將檔案資料歸納分解為不同類別，形成新的文獻(xiàn)體系，把“死檔案”變成“活信息”，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策、政策研究、行政管理、生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營管理和科研教育等提供參考和依據(jù)。

五要提升檔案管理信息化水平。切實樹立便捷化、數(shù)字化、共享化理念，從人力、財力、物力上統(tǒng)籌安排，統(tǒng)一部署，同步實施，切實推進(jìn)檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。首先，建立網(wǎng)絡(luò)檔案信息系統(tǒng)。在交通運輸系統(tǒng)內(nèi)部建設(shè)數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺，即通過建立健全內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng)， 發(fā)揮網(wǎng)站的作用，實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)部各單位信息資源的合作共享。其次，推進(jìn)檔案資源數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)變。檔案管理人員要應(yīng)用OCR軟件、平面制圖軟件、視頻處理軟件，將傳統(tǒng)的檔案全部轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)文件，然后將數(shù)據(jù)文件分類管理，確保電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

六要提升管理人員業(yè)務(wù)能力。積極創(chuàng)造條件，引進(jìn)培養(yǎng)檔案專業(yè)人才，不斷提高檔案干部的業(yè)務(wù)技能。首先，加強教育培訓(xùn)。積極選送檔案管理人員參加檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其牢固掌握檔案學(xué)概論、檔案管理學(xué)等相關(guān)專業(yè)知識。其次，提升管理意識。鼓勵檔案管理人員自學(xué)檔案管理知識，并從時間和經(jīng)費上給予保障，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。

（作者單位：張家口市交通運輸局檔案中心）