淺議檔案館的社會(huì)服務(wù)功能

侯小龍

1987年9月5日第六屆全國人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十二次會(huì)議通過的《中華人民共和國檔案法》 規(guī)定：本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、 社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、 宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、 聲象等不同形式的歷史記錄。它所具有的記憶歷史、傳承文明、服務(wù)現(xiàn)實(shí)的獨(dú)特作用，在當(dāng)今社會(huì)各方面的不斷發(fā)展的大背景下，已越來越深入、越來越廣泛地滲透到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域和各個(gè)方面。同時(shí)也給作為保管黨和國家重要檔案基地的國家綜合檔案館，提出了如何適應(yīng)新形勢、新情況，以怎樣的站位、思路、方法，來做好服務(wù)社會(huì)的工作，本人認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手。

一、找準(zhǔn)站位，明確目標(biāo)

實(shí)現(xiàn)“五位一體”（愛國主義教育基地、檔案安全保管基地、檔案利用服務(wù)中心、政府信息公開中心、電子文件管理中心）和建立“三個(gè)體系”（建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系、建立方便人民群眾的檔案利用體系、建立確保檔案安全保密的檔案安全體系），是對(duì)檔案館社會(huì)功能的定位和工作目標(biāo)的確定。從中可以看出如何最大限度地滿足社會(huì)對(duì)檔案利用需求是其根本所在，這也就確定了檔案館應(yīng)把為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)服務(wù)作為一切工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，最大限度地滿足社會(huì)各界對(duì)檔案利用的需求。同時(shí)，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，社會(huì)對(duì)檔案的利用需求方式也發(fā)生了變化，對(duì)檔案館的傳統(tǒng)提供方式提出了新的要求。為此，檔案館要牢固樹立服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，以服務(wù)社會(huì)為出發(fā)點(diǎn)，充分發(fā)揮檔案館的社會(huì)服務(wù)功能，使檔案的價(jià)值在發(fā)揮檔案館的社會(huì)服務(wù)功能中得到充分體現(xiàn)，為社會(huì)和諧發(fā)展、傳承歷史文明、構(gòu)建良好的發(fā)展環(huán)境提供保障。

二、圍繞中心，服務(wù)大局

檔案館作為保管黨和國家重要檔案的基地，在為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為各部門工作服務(wù)中具有其它部門無法替代的服務(wù)功能。為此，檔案館就要從自身所具的優(yōu)勢出發(fā)，在開展服務(wù)大局的工作中，緊緊圍繞國家和本地工作中心，拓寬服務(wù)思路，及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地為各級(jí)部門工作提供檔案信息服務(wù)。應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)與各部門的溝通與聯(lián)系，及時(shí)了解對(duì)檔案信息的需求。同時(shí)，要積極介入到重大事件、突發(fā)事件的應(yīng)急處理過程中，在及時(shí)提供信息服務(wù)的同時(shí)，做好檔案的接收進(jìn)館工作。要建立起具有自身特點(diǎn)的檔案目錄信息中心，充分利用網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化管理手段，達(dá)到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各部門與檔案館間的“零距離”接觸，實(shí)現(xiàn)檔案館就在他們身邊。

三、貼近生活，創(chuàng)新服務(wù)

隨著社會(huì)的不斷向前發(fā)展，社會(huì)各界尤其是公眾對(duì)利用檔案的需求在不斷上升，這對(duì)于過去以為黨政機(jī)關(guān)服務(wù)為重點(diǎn)的檔案館提出了新的要求，檔案館舊有的服務(wù)方式、服務(wù)內(nèi)容已在很大程度上不能滿足公眾利用檔案的需求。為此，檔案館必須認(rèn)清所面臨的新形勢、新情況，通過創(chuàng)新服務(wù)，使檔案館的服務(wù)貼近社會(huì)、貼近公眾生活。如檔案館保管的檔案中有大量的諸如工商業(yè)者開歇業(yè)登記表、學(xué)生分配、知青、招工、先進(jìn)人物表彰、入黨登記、土地征用、公證、人事任免、仲裁、職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級(jí)、離退休、調(diào)動(dòng)、工資、婚姻等與群眾切身利益密切相關(guān)的民生檔案，這些檔案跨越年代長，涉及內(nèi)容眾多，開發(fā)和利用好這些檔案對(duì)社會(huì)有著不可估量的作用。為此，檔案館要進(jìn)一步加大涉民檔案的管理和利用的工作力度，通過建立專題檔案數(shù)據(jù)庫、檔案數(shù)字化等工作，使涉民檔案得到更好的保管和利用。同時(shí)，要繼續(xù)做好政府信息公開查閱場所的工作，使社會(huì)群眾能及時(shí)了解和掌握政府信息。還應(yīng)加快檔案開放的審查過程，使開放檔案盡快與社會(huì)“見面”。此外，還應(yīng)充分利用館藏檔案舉辦展覽、開辦檔案館網(wǎng)站、社會(huì)檔案咨詢站等服務(wù)公眾的方法，使檔案工作更加貼近社會(huì)、貼近群眾。

四、編纂史料，主動(dòng)服務(wù)

檔案館通過開展檔案編研工作來體現(xiàn)檔案的內(nèi)在價(jià)值，充分發(fā)揮檔案的作用，歷來是檔案館主動(dòng)服務(wù)社會(huì)的重要形式和有效途徑。檔案承載了悠久的歷史和厚重的文化，需要挖掘和傳承的內(nèi)容極其豐富。檔案館要通過采取諸如自主開發(fā)、聯(lián)合開發(fā)等多種形式，以緊貼社會(huì)發(fā)展、緊貼百姓生活為目的，以“大部頭”和“短平快”相結(jié)合的方法，主動(dòng)加大檔案史料的開發(fā)力度。檔案史料開發(fā)內(nèi)容既要有宣傳國家大政方針，又要有反映百姓生活情趣；既要有現(xiàn)實(shí)反映，又要有歷史回顧。通過公眾喜聞樂見的形式，以此來提高公眾閱讀情趣，使這些編研成果成為公眾生活中必不可少的得力助手和方便工具，成為提供正能量、傳播文化知識(shí)、豐富文化生活的宣傳平臺(tái)。

五、熱情服務(wù)，滿足需求

檔案館的服務(wù)工作是面向全社會(huì)，服務(wù)環(huán)境和服務(wù)意識(shí)決定檔案館在公眾心中的形象。為此，檔案館應(yīng)進(jìn)一步在提高服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平上下功夫。要進(jìn)一步樹立公眾第一、一切從公眾利益出發(fā)、服務(wù)至上的服務(wù)理念。一是要進(jìn)一步增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量。做到使用文明用語，規(guī)范接待用語，真正做到熱心、誠心、耐心，做到百問不煩、百拿不厭，想利用者所想、急利用者所急，盡我們最大的努力，滿足各方面利用者的需求；二是進(jìn)一步熟悉館藏。盡量縮短查找時(shí)間，方便、快捷、及時(shí)、準(zhǔn)確地為利用者提供服務(wù)，保證查準(zhǔn)率查全率；三是進(jìn)一步要拓寬服務(wù)渠道，多角度、全方位地開展服務(wù)。除接待來館查詢者外，進(jìn)一步做好通過檔案公布、檔案開放、電話咨詢、網(wǎng)上查詢等多種方式提供服務(wù)。四是要進(jìn)一步改善服務(wù)環(huán)境，為利用者營造一個(gè)更加文明舒適、休閑、溫馨、潔凈的利用檔案的環(huán)境。

六、豐富資源，高效服務(wù)

“巧婦難做無米之炊”。搞好檔案館社會(huì)服務(wù)，必須建立在豐富館藏檔案的基礎(chǔ)上。目前，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，社會(huì)各界對(duì)檔案的需求程度越來赿高，范圍也越來赿廣。由于受歷史原因的影響，過去檔案館接收進(jìn)館的范圍基本上是黨政機(jī)關(guān)所產(chǎn)生的檔案，其中絕大部分又是文書檔案，館藏內(nèi)容和結(jié)構(gòu)在很大程度上已經(jīng)不能滿足社會(huì)各界利用檔案的需求。為此，檔案館應(yīng)進(jìn)一步下大力解決好這一問題。應(yīng)在確保正常接收進(jìn)館的同時(shí)，采取一定的措施，在條件允許的情況下，盡最大可能將反映本地地方特色的諸如風(fēng)土人情、人物事件等方面的檔案接收進(jìn)館，將與百姓利益相關(guān)的公證檔案、房屋土地檔案、婚姻檔案等接收進(jìn)館，使檔案館所保存的檔案能夠較為全面的反映出本地社會(huì)各方面的歷史面貌，能夠滿足社會(huì)各界查閱檔案的需求。

總之，新的形勢、新的發(fā)展、新的要求，給檔案館的服務(wù)工作提出了新的更高的要求。因此，進(jìn)一步樹立服務(wù)大局、服務(wù)社會(huì)、服務(wù)群眾的理念，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，改進(jìn)服務(wù)方式，提高服務(wù)水平和質(zhì)量，使檔案館工作更好更快地為社會(huì)服務(wù)，為社會(huì)的發(fā)展加油助力。

（作者單位：張家口市檔案局 ）