淺議檔案的憑證與參考功能

侯麗媛

檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的具有保存價值的不同形式的歷史記錄。它是歷史的見證，如實地反映了歷史，維護著歷史的真實面貌。它的性質(zhì)決定了它是一項服務(wù)性工作，為其他一切工作提供便利條件。簡單來說，檔案的功能有兩個方面：憑證和參考。現(xiàn)以南宮市檔案館檔案的開發(fā)利用情況為例分別對這兩個功能加以闡述。

一、檔案的憑證功能

近幾年來，利用率較高的南宮市檔案館館藏檔案主要有組織人事、土地承包合同、婚姻登記和人口普查檔案等。

1、組織人事檔案。組織人事檔案是從各方面記錄個人詳情的文件材料。在個人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理退休、提拔等提交相關(guān)證明時，都需要使用組織人事檔案。2016年下半年，南宮市工資改革和工資系統(tǒng)管理兩個工作同時進行，屆時需要對正式在編人員進行信息采集。工資系統(tǒng)將根據(jù)信息錄入重新計算個人工資，然后與實發(fā)工資進行核對。系統(tǒng)工資和實發(fā)工資不一致者需提供組織介紹信、入編審批表、轉(zhuǎn)正定級表和畢業(yè)證等相關(guān)證明材料。在此關(guān)鍵之時，組織人事檔案的憑證功能發(fā)揮的淋漓盡致。

2、土地承包合同。土地承包合同是一種協(xié)議，里面涉及發(fā)包方和承包方的個人信息、承包土地的情況（名稱、坐落、面積、質(zhì)量等級）、承包期限和起止日期、承包土地的用途等，是農(nóng)民獲得土地承包經(jīng)營權(quán)的法律依據(jù)。為進一步深化農(nóng)村改革，南宮市農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記工作正在進行中。去年，有些地塊出現(xiàn)面積不準、四至不清、空間位置不準、登記薄不健全等問題，致使確權(quán)工作無法正常進行，甚至出現(xiàn)打官司事件。南宮市檔案館存留的1999年土地承包合同其原始記錄憑證作為具有法律效力的依據(jù)，在此次土地確權(quán)工作中起到至關(guān)重要的作用，特別是在處理爭議地問題上，有力地化解了土地矛盾糾紛，維護了農(nóng)民的合法權(quán)益。

3、婚姻檔案?；橐龅怯洐n案是婚姻登記機關(guān)在辦理結(jié)婚登記、撤銷婚姻、離婚登記、補發(fā)婚姻登記證的過程中形成的具有憑證作用的記錄。南宮市檔案館作為婚姻登記檔案保管部門建立了檔案利用制度，主要在居民辦理離婚、準生證、完善婚姻信息（更改身份證號，姓名）、復(fù)婚等事項時，為其復(fù)印本人婚姻登記檔案并加蓋婚姻登記印章，出具相關(guān)證明。近年來南宮市檔案館與民政部門協(xié)調(diào)，加大對婚姻檔案的接收力度，在豐富館藏的同時，檔案利用率得到極大地提高，年婚姻檔案利用達500余人次，產(chǎn)生了較好的社會效益。

4、人口普查檔案。人口普查主要調(diào)查人口和住戶的基本情況，內(nèi)容包括：性別、年齡、民族、受教育程度、行業(yè)、職業(yè)、遷移流動、社會保障、婚姻生育、死亡、住房情況等，特別是人口普查登記表，它是人口普查的第一手材料，是匯總、整理人口普查資料的依據(jù)，極具歷史價值。2016年底，南宮市委組織部對南宮市副科級及以上干部檔案進行現(xiàn)場認證，重點核查干部的“三齡二歷一身份”。其中不少干部被查出個人檔案中出生年月時間不一，在進行核實時要求以最早的原始記錄中的出生年月為準，這就需要出具證明，而人口普查登記表最能體現(xiàn)個人的具體情況。南宮市檔案館存留的歷次人口普查登記表起到了關(guān)鍵的憑證作用，基于南宮市現(xiàn)任科級以上干部所在的年齡層次，主要集中在1964年和1982年人口普查檔案。為大部份干部驗明身份、年齡，解決“出生”問題。

二、檔案的參考功能

南宮市檔案館檔案的參考功能主要體現(xiàn)在檔案編研上。檔案編研是以館藏檔案材料為主要對象，對檔案內(nèi)容進行深入研究，并按專題對檔案文件進行收集、篩選、加工整理、科學編排，使之轉(zhuǎn)化為一種編研成果。

自2008年以來，在市委、市政府的大力支持下，為切實發(fā)揮檔案資政惠民作用，借史鑒今，啟迪后人，在南宮市檔案館館藏檔案資料的基礎(chǔ)上，進行檔案的開發(fā)利用，其中編研成果頗豐。主要有：《冀南抗戰(zhàn)紅都南宮》《中共南宮歷史大事記》《南宮血淚》《南宮縣志擷萃點注》《中國共產(chǎn)黨南宮歷史第一卷（1930-1949）》《抗日戰(zhàn)爭時期南宮市人口傷亡和財產(chǎn)損失》和《中共南宮歷史大事記（1979-2015）上卷》等。

總之，檔案是一種廣泛性、豐富性和原始性的信息資源，希望我們能充分地發(fā)掘利用其功能，使其能夠在經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展中發(fā)揮巨大作用。

（作者單位：南宮市檔案局）