高校干部人事檔案信息化建設(shè)研究

余利娜

目前國內(nèi)干部人事檔案（以下簡稱“人事檔案”）主要是紙質(zhì)型檔案，紙質(zhì)型檔案易磨損而毀壞，乃至個人信息失真，如何更好的保管這些重要憑證是一個亟需解決的問題。國外很多國家已實現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化管理，例如美國國家人事檔案部門就開發(fā)了人事檔案管理自動化系統(tǒng)軟件進行管理，采用縮微技術(shù)來存儲每個公民的人事檔案信息，從而節(jié)約了大量儲存空間，實現(xiàn)了人事檔案數(shù)字化管理 。本文通過調(diào)查分析廣東省本科院校人事檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、存在的問題，試提出改進人事檔案信息化的建議。

一、調(diào)查現(xiàn)狀分析

本文通過網(wǎng)站調(diào)查、郵箱、電話等調(diào)研方式，調(diào)查分析了廣東省62所本科院校的高校檔案機構(gòu)、人事檔案歸屬、檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)四個方面的內(nèi)容。62所本科院校包括37所公立本科院校，占59.7%；25所民辦本科院校，占40.3%，其中16所獨立學(xué)院，2所中外合作辦學(xué)的高校。

1.高校檔案機構(gòu)

高校檔案機構(gòu)包括檔案館和綜合檔案室。本次調(diào)查的62所本科院校中，如表1所示，20所（32.3%）高校設(shè)立了獨立的檔案機構(gòu)，其中2所是民辦高校，分別是是廣東理工學(xué)院和中山大學(xué)南方學(xué)院；2所高校的檔案機構(gòu)掛靠其他部門，廣東海洋大學(xué)檔案館掛靠校長辦公室，韓山師范學(xué)院綜合檔案室掛靠圖書館。這些獨立的檔案機構(gòu)命名各有不同：廣東理工學(xué)院、中山大學(xué)南方學(xué)院是檔案室，韓山師范學(xué)院、廣州體育學(xué)院是綜合檔案室，佛山科學(xué)技術(shù)學(xué)院是檔案管理中心，其他高校獨立的檔案機構(gòu)都是檔案館。

另外，42所（67.7%）高校未設(shè)立獨立的檔案機構(gòu)，其中公辦高校19所、民辦高校23所。這些非獨立的檔案機構(gòu)設(shè)在高校的學(xué)校/院辦公室或黨委辦公室。中外合作辦學(xué)的民辦高校又有不同，北京師范大學(xué)-香港浸會大聯(lián)合國際學(xué)院由秘書處負責(zé)公文審批的信息化管理和立卷歸檔工作，香港中文大學(xué)各個機構(gòu)形成的檔案一般都保存在各個學(xué)校機構(gòu)手里，無專門的學(xué)校檔案保管機構(gòu)。

2.干部人事檔案歸屬

從以上調(diào)查結(jié)果可知，除了中外合作辦學(xué)的民辦高校，廣東省的本科院校都已設(shè)立高校檔案機構(gòu)，接近1/3的本科院校設(shè)立了獨立的檔案機構(gòu)。高校人事檔案有兩種管理模式：一是歸入獨立的檔案機構(gòu)統(tǒng)一管理，一是歸入人事部門管理。

此次調(diào)查的62所本科院校中，僅有6所（9.7%）高校的人事檔案歸入獨立的檔案機構(gòu)管理。41所（66.1%）高校的人事檔案歸入人事部門管理，其中公辦高校31所，民辦高校10所，如表2所示。另外，有13所民辦高校的人事檔案掛靠在人才市場。北京師范大學(xué)-香港浸會大學(xué)聯(lián)合國際學(xué)院、香港中文大學(xué)（深圳）的員工并無人事檔案，但對于受聘的員工，人力資源部門在聘期收集其相關(guān)的個人信息資料并建立僅供內(nèi)部使用的個人檔案。

人事檔案歸入獨立的檔案機構(gòu)管理的六所高校，分別是中山大學(xué)、廣東工業(yè)大學(xué)、華南農(nóng)業(yè)大學(xué)、廣東外語外貿(mào)大學(xué)、廣東技術(shù)師范學(xué)院、佛山科學(xué)技術(shù)學(xué)院。這六所高校的教工人事檔案并入獨立的檔案機構(gòu)之前也都是由人事組織部門管理，中山大學(xué)檔案館是最早并入人事檔案的，其次是華南農(nóng)業(yè)大學(xué)，其他四所學(xué)校都是最近幾年才將人事檔案移交檔案館。

3.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

檔案管理系統(tǒng)是檔案館數(shù)字化、自動化管理的主要應(yīng)用軟件。人事檔案管理系統(tǒng)是專門針對干部人事檔案的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，能夠提高人事檔案管理的效率與準(zhǔn)確性，有利于實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化。國內(nèi)許多高校采用南大之星檔案管理系統(tǒng)，廣東省采用該系統(tǒng)的高校有華南師范大學(xué)、華南農(nóng)業(yè)大學(xué)、廣東技術(shù)師范學(xué)院、韶關(guān)學(xué)院等，部分高校的檔案管理系統(tǒng)是自主研發(fā)，如暨南大學(xué)（獨立開發(fā)），還有一些高校的系統(tǒng)開發(fā)外包，如廣東工業(yè)大學(xué)、中山大學(xué)。

本次調(diào)查的62所高校中，24所高校建有檔案管理系統(tǒng)，其中公辦高校22所，民辦高校2所是中山大學(xué)南方學(xué)院、廣東技術(shù)師范學(xué)院天河學(xué)院；有獨立的檔案機構(gòu)的高校中僅15所有檔案管理系統(tǒng)。人事檔案歸屬檔案館的6所高校中，中山大學(xué)、廣東工業(yè)大學(xué)、華南農(nóng)業(yè)大學(xué)、廣東技術(shù)師范學(xué)院5所高校建有檔案管理系統(tǒng)，其中中山大學(xué)、廣東工業(yè)大學(xué)建有教工人事檔案系統(tǒng)，廣東技術(shù)師范學(xué)院正在建設(shè)人事檔案管理系統(tǒng)。

4.檔案網(wǎng)站建設(shè)

檔案網(wǎng)站是檔案信息資源共享的網(wǎng)絡(luò)平臺，能把數(shù)字化加工整合之后的檔案資源，通過檔案網(wǎng)站以各種形式發(fā)布和展示出來。62所高校中，24所高校通過檔案網(wǎng)站提供了網(wǎng)絡(luò)平臺，既有獨立檔案機構(gòu)的高校，又有非獨立檔案機構(gòu)的高校。20所有獨立檔案機構(gòu)的高校中，18所高校建有檔案網(wǎng)站，其中2所民辦高校是廣東理工學(xué)院、中山大學(xué)南方學(xué)院。非獨立的檔案機構(gòu)的5所高校，五邑大學(xué)、仲愷農(nóng)業(yè)工程學(xué)院、廣州醫(yī)科大學(xué)、廣州工商學(xué)院、東莞理工學(xué)院城市學(xué)院在所屬的院辦、檔案網(wǎng)站上設(shè)置了獨立的檔案管理、檔案工作或檔案業(yè)務(wù)欄目，廣東財經(jīng)大學(xué)綜合檔案室隸屬學(xué)院辦公室，建有獨立的檔案網(wǎng)站；其他非獨立的檔案機構(gòu)在所屬部門的檔案網(wǎng)站上則只有零星的簡介。

24所高校建有檔案管理系統(tǒng)，24所高校建有檔案網(wǎng)站，19所高校既建有檔案網(wǎng)站又建有檔案系統(tǒng)，5所高校建有檔案系統(tǒng)但無檔案網(wǎng)站，5所高校建有檔案網(wǎng)站但無檔案系統(tǒng)。20所高校的檔案管理系統(tǒng)在檔案網(wǎng)站上提供登錄鏈接或登錄平臺，其中包括廣州中醫(yī)藥大學(xué)、廣東技術(shù)師范學(xué)院天河學(xué)院的檔案系統(tǒng)掛在學(xué)校網(wǎng)站主頁。建有人事檔案管理系統(tǒng)的3所高校中，中山大學(xué)、廣東技術(shù)師范學(xué)院提供人事檔案管理系統(tǒng)登錄鏈接，廣東工業(yè)大學(xué)檔案網(wǎng)站未提供人事檔案管理系統(tǒng)入口。

二、人事檔案信息化建設(shè)中存在的問題

從調(diào)查分析可以看到，廣東省高校人事檔案信息化建設(shè)剛剛起步，獨立的高校檔案機構(gòu)建設(shè)、人事檔案歸屬、人事檔案系統(tǒng)建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)都存在諸多問題。

1.人事檔案分散管理問題嚴(yán)重

人事檔案是專門檔案的一種，專門檔案的管理仍然按照全宗原則實行集中統(tǒng)一管理。許多省份的高校的人事檔案納入到了獨立的檔案機構(gòu)，如四川、湖北、重慶、江蘇、上海、陜西、山西、浙江的高校。從廣東省高校檔案機構(gòu)調(diào)查情況可知，廣東省獨立的高校檔案機構(gòu)的建設(shè)比例（32.3%）低，而且大都是公辦高校，只有兩所是民辦高校。其中，54.1%的公辦本科高校有獨立的檔案機構(gòu)，6%的民辦高校有獨立的檔案機構(gòu)。從人事檔案歸屬的調(diào)查情況可知，6所公辦高校人事檔案歸屬獨立的檔案機構(gòu)，占廣東省本科院?？倲?shù)的9.7%、占廣東省公辦本科院?？倲?shù)的16.2%；而52%民辦高校的人事檔案掛靠在人才市場，超過半數(shù)的民辦高校的人事檔案掛靠在校外。從整體情況來看，廣東省獨立的高校檔案機構(gòu)偏少，而且只有少數(shù)幾所本科高校人事檔案歸屬檔案機構(gòu)，民辦本科高校的獨立的高校檔案機構(gòu)極少，人事檔案管理更加分散。

無論人事檔案歸入人事部門還是人才市場管理，檔案都得不到統(tǒng)一保管，檔案工作投入偏少，整理不規(guī)范，專業(yè)化建設(shè)滯后。這種低水平重復(fù)的分散管理，不利于人事檔案規(guī)范化、信息化的管理。獨立的高校檔案機構(gòu)才能承擔(dān)起歸屬人事檔案的能力，獨立的高校檔案機構(gòu)建設(shè)比例低，是干部人事檔案分散管理嚴(yán)重的原因之一。

2.人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)滯后

目前廣東省大部分高校仍沒有啟用檔案管理系統(tǒng)，62所高校中只有24所高校有檔案管理系統(tǒng)，保管的檔案主體仍然是紙質(zhì)檔案。大部分（75%）有獨立的檔案機構(gòu)的高校已建有檔案管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)主要實現(xiàn)目錄的數(shù)字化，有些高校已掃描部分綜合檔案，能進行全文檢索，如華南理工大學(xué)、中山大學(xué)，廣東技術(shù)師范學(xué)院、廣東工業(yè)大學(xué)等。中山大學(xué)已完成全部館藏黨政類檔案的數(shù)字化掃描和掛接。廣東技術(shù)師范學(xué)院完成了部分教學(xué)類檔案原件的數(shù)字化掃描、著錄、校驗和掛接等工作，基本實現(xiàn)了部分行政、黨群檔案與學(xué)生學(xué)籍檔案的全文檢索。

廣東省高校的人事檔案的數(shù)字化工作還限于人事檔案的檢索和檔案目錄的數(shù)字化，絕大多數(shù)高校檔案館至今還沒有人事檔案管理系統(tǒng)，只憑借 Excel或 Word等常用辦公軟件進行人事檔案目錄管理。人事檔案已歸屬獨立的檔案機構(gòu)的高校，83.3%的高校建有檔案管理系統(tǒng)。建有教工人事檔案系統(tǒng)的3所高校中，中山大學(xué)的人事檔案管理系統(tǒng)已投入使用，但只是目錄的數(shù)字化，廣東工業(yè)大學(xué)的人事檔案系統(tǒng)正在完善，并且正在進行人事檔案內(nèi)容的數(shù)字化掃描工作?？偟膩碚f廣東省的本科高校還沒有針對檔案目錄和內(nèi)容數(shù)字化的成熟的人事檔案管理系統(tǒng)，而綜合檔案則已部分實現(xiàn)全文檢索，人事檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)遠遠滯后于其他綜合檔案。

3.人事檔案信息化建設(shè)與檔案網(wǎng)站建設(shè)脫節(jié)

人事檔案信息化，是利用檔案管理系統(tǒng)將紙質(zhì)型檔案轉(zhuǎn)換成電子型檔案，并通過一定的網(wǎng)絡(luò)平臺提供利用。人事檔案信息化不僅要建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，而且要通過檔案網(wǎng)站這個網(wǎng)絡(luò)平臺提供利用。

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，62所高校中，38.7%的高校建有檔案網(wǎng)站，這些高校中83.3%的高校檔案網(wǎng)站提供檔案管理系統(tǒng)入口；建有獨立檔案網(wǎng)站的有19所高校（30.6%），既建有檔案網(wǎng)站又建有檔案系統(tǒng)的比例30.6%，有獨立的檔案機構(gòu)的高校檔案網(wǎng)站建設(shè)的比例90%；民辦高校檔案網(wǎng)站建設(shè)比例（16%）低。從調(diào)查可知，廣東省本科高校檔案館 （室 ）獨立的檔案網(wǎng)站建設(shè)比例還不足1/3，而獨立的檔案機構(gòu)已普遍建立了專門的網(wǎng)站，且大都已啟用檔案管理系統(tǒng)。

僅3.2%的高校人事檔案管理系統(tǒng)掛接到檔案網(wǎng)站，人事檔案信息化的數(shù)據(jù)不能通過檔案網(wǎng)站對外提供利用，也不能提供全文檢索。即使已開展人事數(shù)字掃描工作的高校也未能及時將人事檔案管理系統(tǒng)掛接到檔案網(wǎng)站。

三、推進人事檔案信息化建設(shè)的建議

人事檔案信息化的進程刻不容緩，推進人事檔案信息化建設(shè)，應(yīng)從加快制度建設(shè)以及軟件硬件建設(shè)等方面著手。

1.加快制度建設(shè)，推進規(guī)范化管理

高校人事檔案信息化滯后，是由于硬件條件差，檔案人員業(yè)務(wù)不精、檔案不受重視等各種原因引起的，關(guān)鍵是制度的缺失。因此，必須自上而下建立人事檔案規(guī)范化管理制度，包括人事檔案信息化建設(shè)制度、材料收集歸檔制度、人事檔案審核制度、人事檔案歸屬制度、檔案管理人員進修培訓(xùn)制度等。

首先，人事檔案要實現(xiàn)信息化管理，需建立人事檔案管理系統(tǒng)，把所完整的檔案信息錄入系統(tǒng)，必須建立嚴(yán)密的材料收集歸檔制度，審核收集的散件，查看是否缺少簽名、公章、時間，復(fù)印件未蓋與原件相符的章等，增加電子歸檔，收集電子目錄、建立規(guī)范化的電子檔案、紙質(zhì)檔案收集渠道。定期審核檔案，查漏補缺，防止檔案造假。

其次，人事檔案歸屬高校檔案機構(gòu)是人事檔案信息化的基礎(chǔ)，有條件的高校應(yīng)加快推進獨立檔案機構(gòu)的建設(shè)，高校干部人事檔案歸入獨立的檔案機構(gòu)有利于提高人事檔案的利用率，提高人事檔案工作者的業(yè)務(wù)能力，能有效利用人員和設(shè)備，節(jié)約經(jīng)費，并且有利于干部人事檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化、數(shù)字化建設(shè)，更快實現(xiàn)人事檔案的信息化管理、檔案工作的整體協(xié)調(diào)發(fā)展。從近幾年高校獨立檔案機構(gòu)成立的時間、人事檔案并入獨立的檔案機構(gòu)的時間來看，獨立的檔案機構(gòu)統(tǒng)一管理的模式是高校人事檔案管理的發(fā)展方向。由獨立的檔案機構(gòu)管理人事檔案更加科學(xué)合理，也是大勢所趨。

再次，人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平不高，信息化人才短缺，制約著人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。規(guī)范化的管理離不開專業(yè)化的人才，應(yīng)配備具備檔案和計算機相關(guān)知識的人事檔案管理人員，定期培訓(xùn)，加強交流學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)先進的檔案管理理念。

只有建立完善的制度，人事檔案信息化建設(shè)才有保障，推進人事檔案歸屬合并的進程，加快啟動人事檔案信息化建設(shè)。

2.加快人事檔案內(nèi)容的數(shù)字化建設(shè)

人事檔案的信息化建設(shè)包括人事檔案目錄和內(nèi)容的數(shù)字化，數(shù)字化的檔案目錄和內(nèi)容還能通過網(wǎng)絡(luò)平臺提供利用。廣東省干部檔案目錄管理系統(tǒng)2005年就已投入使用，人事檔案目錄的數(shù)字化工作有了一定的基礎(chǔ)，而內(nèi)容的數(shù)字化建設(shè)還處于零基礎(chǔ)的起步階段。人事檔案內(nèi)容的數(shù)字化是將檔案材料逐一掃描后，掛接到人事檔案管理系統(tǒng)，掃描進入系統(tǒng)的檔案才能進行全文檢索，全文檢索實現(xiàn)了利用者對檔案信息快速檢索和方便利用，有利于檔案的永久保存。

人事檔案內(nèi)容數(shù)字化建設(shè)的缺失是人事檔案信息化建設(shè)的主要問題，也是制約人事檔案全文檢索的重要因素，應(yīng)加快人事檔案內(nèi)容的數(shù)字化建設(shè)，確保人事檔案整體信息化建設(shè)工作的順利進行。

3.加大經(jīng)費投入，靈活運用外包方式

人事檔案的數(shù)字化掃描工程既要有高校檔案機構(gòu)作為基礎(chǔ)、又要有人事檔案管理系統(tǒng)、檔案網(wǎng)站作為支撐，還需要必要的人力、財力、設(shè)備。無論是人事檔案的數(shù)字化掃描，還是檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和維護，以及檔案網(wǎng)站的建設(shè)和維護都需要經(jīng)費、人才及技術(shù)作為支撐，要啟動人事檔案數(shù)字化掃描工作，需要大量的經(jīng)費。從調(diào)查可以發(fā)現(xiàn)，完全依靠高校人事檔案管理機構(gòu)自身的財力、物力和人才儲備來獨立完成人事檔案信息化建設(shè)是不切實際的，因此，適當(dāng)采用外部的方式是當(dāng)前快速高效實現(xiàn)信息化的切實可行的方案。開展實施檔案數(shù)字化，在人事檔案信息化的審核、系統(tǒng)建設(shè)、錄入、掃描等過程中，遴選具備“檔案工作”和“保密工作”雙資質(zhì)的專業(yè)公司，靈活運用自主加工和外包加工兩種組織方式，短期實現(xiàn)全部人事檔案的信息化。

（作者單位：廣東工業(yè)大學(xué)）