探討做好公司檔案管理工作的途徑

方立青

摘要：檔案是公司的無形資產(chǎn)，為公司的發(fā)展和建設(shè)提供了基礎(chǔ)依據(jù)和價值。檔案管理是企業(yè)管理的一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和效率的必要條件。而科學(xué)規(guī)范的檔案管理水平是衡量企業(yè)管理水平的重要標(biāo)志。但在社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，公司的管理正從舊的管理模式向現(xiàn)代精細(xì)化管理模式轉(zhuǎn)變，檔案管理作為為公司管理的核心內(nèi)容，它必須跟上創(chuàng)新的工作時間和模式，以促進(jìn)管理效率的優(yōu)化，從而更好地適應(yīng)公司在新時期的發(fā)展。本文將從檔案管理的意義、存在的缺點以及管理工作途徑三個方面進(jìn)行深入討論。

關(guān)鍵詞：公司管理? 檔案管理 ?工作途徑

公司檔案是指在經(jīng)營生產(chǎn)過程中形成的文字、音像、圖像、圖形等具有較高保存價值的各類記錄。它們是公司發(fā)展過程的真實代表和縮影，在公司發(fā)展中起著重要的決策依據(jù)和宣傳價值。但目前公司檔案管理中存在一些問題，難以提高管理效果，不利于公司檔案的全面運行。因此，如何做好公司檔案管理工作，是檔案部門當(dāng)前需要思考的根本問題。

1.進(jìn)行檔案管理工作的意義

一個單位的健康發(fā)展需要努力做好檔案管理工作，因為檔案管理是單位管理的一部分，可以提高單位工作的質(zhì)量和效率，保持歷史的真實面目。一方面，檔案可以讓本單位高層管理人員及時了解本單位公司的總體情況，也是調(diào)整經(jīng)營戰(zhàn)略和做出相關(guān)經(jīng)營決策的準(zhǔn)確依據(jù);此外，檔案還有助于社會各方準(zhǔn)確識別公司的經(jīng)營成果，并為公司與社會各方之間的有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)。搞好檔案管理，對于提高單位在市場經(jīng)濟(jì)中的競爭力具有重要意義。因此，我們需要做好公司的檔案管理工作。

2.當(dāng)前檔案管理工作存在的缺點

隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理的重要性被削弱。許多人不能正確認(rèn)識到檔案管理的重要性，認(rèn)為檔案管理是可有可無的。由于一些單位的檔案管理人員不重視檔案管理，缺乏問責(zé)，職業(yè)道德，認(rèn)真工作的態(tài)度和敬業(yè)精神，也沒有扎實的檔案管理知識和科技知識和沒有充分認(rèn)識檔案在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和現(xiàn)實意義，所以在檔案管理中經(jīng)常出現(xiàn)職位流失、責(zé)任心差、廣告宣傳不足、意識差等現(xiàn)象。這將導(dǎo)致新舊管理方法的更換出現(xiàn)新的障礙，并將在整個單位的發(fā)展過程中被邊緣化。

3.做好公司檔案管理工作的途徑

3.1提高公司的歸檔意識

意識是行為的導(dǎo)航燈，那么檔案管理的順利開展就應(yīng)使公司領(lǐng)導(dǎo)和全體員工具有高度的檔案意識。首先要讓領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識檔案工作的重要性，才可以顯著優(yōu)化公司檔案管理的質(zhì)量。然而，許多公司的領(lǐng)導(dǎo)完全不能理解這一點，認(rèn)為檔案工作是可有可無的，不需要投入太多的精力和資金，所以導(dǎo)致該公司的檔案管理工作一塌糊涂。因此，領(lǐng)導(dǎo)要真正認(rèn)識到檔案在公司發(fā)展中的價值，轉(zhuǎn)變對檔案工作的看法。只有領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理有了充分的認(rèn)識，才能起到帶頭作用，積極參與，并提供資金和政策支持，為高質(zhì)量的檔案管理奠定基礎(chǔ)。同時，增加檔案管理人員的收入也會激發(fā)他們的興趣和熱情，為優(yōu)化工作效果奠定基礎(chǔ)。另一方面，公司還可以提高檔案管理人員的地位，以便積極參與和配合檔案管理工作。公司可以有計劃地組織檔案管理的宣傳活動，通過聊天群、公司網(wǎng)站，向全體員工推廣檔案管理工作的意義，以提高全體員工的檔案收集和使用意識，最終推動檔案管理朝著規(guī)范化方向快速發(fā)展。

3.2優(yōu)化文件使用效率

為檔案信息的充分利用提供條件是公司進(jìn)行檔案管理的最終目標(biāo)，因此應(yīng)盡可能優(yōu)化檔案的使用效率。然而，大多數(shù)企業(yè)普遍存在著檔案利用率低的問題，制約著檔案管理活動的和諧發(fā)展。如果文件無法檢查其充分使用價值，其意義將大大降低。因此，企業(yè)檔案管理者應(yīng)積極構(gòu)建堅實的檔案使用體系。而且公司檔案中的信息是私人資產(chǎn)，通常僅供內(nèi)部使用。所以各公司必須結(jié)合自身發(fā)展，制定具有高度可操作性的檔案使用計劃和規(guī)范，明確公司檔案的查閱層次和類別。制定檔案使用計劃和規(guī)范，可優(yōu)化文件使用效率，從而達(dá)到促進(jìn)公司檔案資源的充分利用和最大限度地提高使用價值的目的。

3.3重視信息化建設(shè)工作

過去，檔案管理主要是手工管理模式，但隨著科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，已經(jīng)難以適應(yīng)新時期的需要。因此，公司檔案管理人員應(yīng)跟隨時代的步伐，引入云計算技術(shù)，實現(xiàn)對多個可配置共享計算資源（服務(wù)、應(yīng)用程序、存儲、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)等）的按需訪問。云計算可以提高檔案管理人員的專業(yè)水平和各種檔案信息的安全性，能夠減輕管理人員的負(fù)擔(dān)，且經(jīng)濟(jì)實惠，可以節(jié)約信息建設(shè)成本，也可以為優(yōu)化公司檔案管理效率提供技術(shù)支持。所以在檔案管理信息化建設(shè)過程中，公司必須結(jié)合公司具體情況和檔案管理需要，適當(dāng)引入云計算技術(shù)，并使用云計算，一種先進(jìn)的技術(shù)，可以促進(jìn)檔案管理信息化水平的不斷提高，來幫助用戶查閱和使用各種檔案信息。

3.4提高管理人員素質(zhì)

公司檔案管理的主要因素是檔案管理人員。他們的專業(yè)知識和專業(yè)能力對檔案管理的效果有著直接而全面的影響。因此，要徹底改變目前公司檔案管理效率低下的現(xiàn)狀，必須積極提高管理者的素質(zhì)。可以通過測試或問卷調(diào)查，了解檔案管理人員在工作中的職業(yè)能力和職業(yè)素質(zhì);為檔案管理人員定制培訓(xùn)方案，促進(jìn)檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高;公司還可以要求檔案管理員向該領(lǐng)域的研究人員學(xué)習(xí)檔案管理理論和方法，以便他們能夠在第一時間將最新的研究成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。公司還可邀請專業(yè)計算機技術(shù)人員向檔案管理人員傳授檔案管理的新技術(shù)，使其掌握檔案管理所需的幾種計算機操作技術(shù)，以提高管理效率。公司還應(yīng)制定獎懲明確的激勵制度，定期對管理層的工作進(jìn)行全面考核，并根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行獎懲，以鼓勵管理層更加自覺、積極地工作。

4.結(jié)論

在信息時代，檔案管理在促進(jìn)企業(yè)發(fā)展中的作用更加突出[6]。因此，各公司必須繼續(xù)認(rèn)識檔案管理的價值和意義，盡可能優(yōu)化管理的有效性，提高檔案使用效率，注重信息化建設(shè)，提高管理者的素質(zhì)，最后，為公司的快速和長期發(fā)展提供堅實的信息支持。

參考文獻(xiàn)

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