正本清源，防微杜漸
——談運(yùn)用前端控制思想預(yù)防干部人事檔案造假問題

文·任勝云 李孟秋

正本清源，防微杜漸
——談運(yùn)用前端控制思想預(yù)防干部人事檔案造假問題

文·任勝云 李孟秋

干部人事檔案造假現(xiàn)象由來已久，近年來更是屢見不鮮，許多因貪污腐敗落馬的官員在審查過程中往往都會(huì)發(fā)現(xiàn)檔案造假的問題，其改動(dòng)幅度之大，涉及范圍之廣令人震驚。自2014年10月開始，在中央組織部部署之下，全國分三批開展干部人事檔案審查工作。截至2016年年初，首批省管干部檔案專項(xiàng)審核工作已經(jīng)完成，這一階段性成果表明干部人事檔案造假問題愈發(fā)得到關(guān)注。本文分析了造成干部人事檔案造假的原因，同時(shí)引入前端控制的概念，介紹運(yùn)用前端控制思想預(yù)防干部檔案造假的措施，希望借助前端控制理論杜絕干部人事檔案造假現(xiàn)象的發(fā)生。

一、造成干部人事檔案造假的原因

近年來有關(guān)干部檔案造假最著名的當(dāng)屬王亞麗檔案造假事件。王亞麗，原共青團(tuán)石家莊市委副書記，被稱為“騙官書記”。在冒充他人女兒意圖侵占他人遺產(chǎn)時(shí)，遭當(dāng)事人家人舉報(bào)。2011年1月，王亞麗被逮捕，同時(shí)有11名干部被查處。再后來的審查過程中被發(fā)現(xiàn)身份、年齡、履歷、檔案均涉嫌造假，除了性別無誤之外其他信息都存在造假現(xiàn)象，“12歲當(dāng)戰(zhàn)士、22歲成為一家大型軍醫(yī)院的藥劑師”等看似荒唐的內(nèi)容都出現(xiàn)在了王亞麗的檔案中，成為近年來轟動(dòng)的造假大案。

王亞麗檔案造假事件可以說是近年來非常典型的干部人事檔案造假事件，透視整個(gè)事件，可以總結(jié)出干部人事檔案造假的主因：

首先，管理者重視不夠：實(shí)際管理中往往很多相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)并沒有意識(shí)到所管理檔案的重要性，對(duì)于自己所負(fù)責(zé)的檔案聽之任之，并不上心管理，沒有組織統(tǒng)一的歸檔識(shí)別活動(dòng)；更有甚者睜一只眼閉一只眼，甚至在更高層領(lǐng)導(dǎo)的示意下對(duì)存在問題的干部人事檔案不予理睬，造成了許多虛假干部人事檔案的產(chǎn)生。

其次，具體管理人員水平低下：管理人員的專業(yè)技能存在問題，無法鑒定干部人事檔案中材料的真實(shí)性；不懂得從已有檔案中提取有效信息，為干部的任用升職提供依據(jù)。與此同時(shí)管理人員責(zé)任心缺失，在歸檔過程中片面追求速度與完成度，導(dǎo)致整體工作相當(dāng)粗線條，許多問題在此過程中被忽視，造成許多問題。

最后，檔案歸檔過程不規(guī)范、歸檔制度不完善、歸檔方式落后：在歸檔的一系列活動(dòng)中，工作人員并沒有按照規(guī)定的要求進(jìn)行歸檔，導(dǎo)致許多相關(guān)證明材料缺失或者遺漏甚至造假；在文書材料收集、鑒定、歸檔或銷毀的過程中職責(zé)劃分不明確，缺少行為規(guī)范，導(dǎo)致歸檔人員相互推諉，甚至發(fā)生肆意翻看、修改他人檔案的現(xiàn)象；文件傳遞渠道單一，僅僅依靠文書部門工作人員單向進(jìn)行材料傳遞，為造假提供了便利；同時(shí)許多地方仍然停留在紙質(zhì)檔案歸檔階段，檔案信息化程度不足，也為檔案材料造假提供了滋生的土壤。

要徹底解決干部人事檔案造假的問題，就要從源頭上改變，檔案歸檔過程中存在的一系列問題就是造成當(dāng)前造假現(xiàn)象的根源，為了規(guī)范檔案歸檔的每一個(gè)環(huán)節(jié)，可以引入目前在檔案學(xué)界已經(jīng)相當(dāng)盛行的一種理論——前端控制思想。

二、前端控制及其理論遷移

（一）進(jìn)行前端控制的必要性

1.干部人事檔案造假現(xiàn)象日益猖獗

近年來，各種干部人事檔案造假的案件屢屢見諸報(bào)端，許多官員偽造、虛構(gòu)自己的人事檔案材料來騙取官職或?yàn)樽约耗踩±妫瑢?duì)社會(huì)的良性發(fā)展造成了極大的危害，也引起了社會(huì)的廣泛關(guān)注。如何杜絕干部人事檔案造假，維護(hù)國家、社會(huì)的利益愈發(fā)成為社會(huì)大眾的關(guān)注點(diǎn)。

2.對(duì)干部人事檔案從根源上進(jìn)行管理的客觀要求

如上文所提，在討論造成干部人事檔案造假的原因時(shí)，歸檔過程不規(guī)范、歸檔制度不完善、歸檔方式落后這三點(diǎn)之所以被合并討論，是因?yàn)檫@三點(diǎn)基本涵蓋了歸檔這一進(jìn)程中存在的相關(guān)問題。歸檔，作為干部人事檔案的起點(diǎn)在很大程度上決定了干部人事檔案最終的真實(shí)性與完整性。因此，對(duì)干部人事檔案的嚴(yán)格管理需要從根源上進(jìn)行。

3.前端控制思想的理論優(yōu)勢(shì)

如何從根源上規(guī)范干部人事檔案管理？進(jìn)行前端控制是非常合適的方法。前端控制思想是一種基于文件生命周期理論和文檔一體化管理理論，其核心思想是將以往的檔案管理起點(diǎn)遷移，對(duì)文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔等活動(dòng)實(shí)行全過程監(jiān)督控制。針對(duì)當(dāng)前干部人事檔案收集與人事材料使用完畢進(jìn)行下一步處理之間存在的脫節(jié)現(xiàn)象，合理采用前端控制思想管理干部人事檔案有利于前移管理起點(diǎn)，從根源上杜絕造假現(xiàn)象。

（二）前端控制理論在干部人事檔案管理領(lǐng)域的理論遷移

在逐漸接受前端控制理論在干部人事檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用之后，就要將其具體實(shí)施。由于干部人事檔案管理的特殊性，不可能完全借鑒前端控制理論，需要根據(jù)干部人事檔案的自身特點(diǎn)進(jìn)行分析與調(diào)整。在干部人事檔案管理領(lǐng)域，前端控制理論的具體應(yīng)用主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

第一，對(duì)干部人事檔案進(jìn)行前端控制，應(yīng)重新分析干部人事檔案的處理環(huán)節(jié)，采用綜合全面的管理方法，覆蓋從文件到檔案的每一個(gè)過程，協(xié)調(diào)各部門的文書檔案處理工作，消除原有過程存在的矛盾點(diǎn)，最大程度保障干部人事檔案在每一個(gè)處理環(huán)節(jié)的真實(shí)性與完整性，提高管理效率達(dá)到最優(yōu)效果。

第二，前端控制理論的適用對(duì)象在干部人事檔案管理領(lǐng)域應(yīng)拓寬到所有相關(guān)檔案，無論其載體是紙質(zhì)檔案還是電子檔案。這與原本前端控制理論的適用對(duì)象主要是電子檔案存在矛盾，但這一改變適應(yīng)了干部人事檔案載體主要是紙質(zhì)檔案的現(xiàn)實(shí)，有利于提高管理效率。這一點(diǎn)在下文會(huì)進(jìn)一步展開論述。

第三，在干部人事檔案管理領(lǐng)域中，采用前端控制理論的最終目標(biāo)應(yīng)該是實(shí)現(xiàn)對(duì)干部人事文件的全過程控制，實(shí)現(xiàn)人事材料從形成，利用到失去第一價(jià)值后收集、鑒定以及最終歸檔或銷毀，達(dá)到對(duì)文件的完全掌握，使管理行為提前到人事檔案形成之前。

三、促進(jìn)前端控制理論付諸實(shí)踐的措施與建議

（一）推進(jìn)干部人事檔案管理領(lǐng)域的制度創(chuàng)新

1.加強(qiáng)制度約束

要提高干部人事檔案工作人員的工作效率，不但要靠自覺，更要完善制度，加強(qiáng)制度約束。通過明確工作制度使相關(guān)人員了解各自的工作職責(zé)，清楚所在崗位的工作要求，不瀆職，不糊弄；設(shè)立相關(guān)獎(jiǎng)懲制度，獎(jiǎng)勵(lì)完成工作狀況出色的工作人員，對(duì)尸位素餐，或者故意泄露檔案信息甚至篡改檔案內(nèi)容的工作人員給予嚴(yán)厲懲罰甚至追究法律責(zé)任。

2.加強(qiáng)各機(jī)構(gòu)之間協(xié)作，明確各自權(quán)限

干部人事檔案的管理并不僅是本機(jī)構(gòu)干部人事檔案管理部門的職責(zé)，更與文書處理部門、業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門、檔案管理部門等機(jī)構(gòu)息息相關(guān)。要取得良好的管理效果，必須強(qiáng)調(diào)檔案管理部門與相關(guān)部門的協(xié)作，各司其職，嚴(yán)謹(jǐn)完全地履行各自范圍內(nèi)的職責(zé)。例如文書處理部門與干部人事檔案管理部門要及時(shí)溝通，協(xié)商好檔案的交接問題；管理部門要及時(shí)與業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門取得聯(lián)系，接受業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門對(duì)于檔案管理的相關(guān)指導(dǎo)。

3.推進(jìn)干部人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

干部人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，主要是指文書處理工作與檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化，這既是檔案管理實(shí)踐的要求，也是推進(jìn)文檔一體化管理的必要條件。如果在兩個(gè)領(lǐng)域設(shè)立兩套標(biāo)準(zhǔn)，那么會(huì)極大阻礙工作的交接，降低文件處理效率，因此必須加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化一體化建設(shè)。同時(shí)相關(guān)建設(shè)應(yīng)和國家與國際標(biāo)準(zhǔn)接軌，確保形成科學(xué)的規(guī)范體系。

（二）簡(jiǎn)化干部人事檔案歸檔流程

原有的干部人事檔案歸檔過程非常繁雜，造成歸檔效率低下，實(shí)際歸檔效果較差等問題，加大了干部人事檔案造假的風(fēng)險(xiǎn)。要減少造假風(fēng)險(xiǎn)，必須從簡(jiǎn)化歸檔流程入手，重新分析歸檔過程經(jīng)歷的一系列環(huán)節(jié)，加強(qiáng)檔案管理部門與文書處理部門的直接聯(lián)系，減少兩者之間不必要的冗余，使文件處理直至歸檔的各個(gè)過程條理清晰，分工明確，沒有漏洞。為整個(gè)歸檔過程提供便利。

（三）提高檔案工作人員職業(yè)素養(yǎng)

檔案機(jī)構(gòu)要通過加強(qiáng)宣傳教育等方式提高干部人事檔案從業(yè)人員的職業(yè)道德修養(yǎng)，增強(qiáng)他們的職業(yè)觀念與責(zé)任感，讓他們明白干部人事檔案管理管理對(duì)于國家和社會(huì)的重要意義，使他們?cè)诠ぷ髦心車?yán)格遵守人事文檔工作規(guī)范，本著對(duì)檔案負(fù)責(zé)，對(duì)人事檔案當(dāng)事人負(fù)責(zé)的原則，遵照黨和國家的有關(guān)政策，嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真地對(duì)待人事文檔工作，切實(shí)維護(hù)人事檔案的真實(shí)完整性。

（四）改善檔案工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)

前端控制思想的引入對(duì)于干部人事檔案領(lǐng)域來說是一個(gè)改善管理的契機(jī)，但同時(shí)對(duì)于相關(guān)工作人員來說也是一個(gè)挑戰(zhàn)，這意味著以往的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備已不能適應(yīng)逐漸發(fā)展的檔案管理實(shí)踐，檔案工作人員必須及時(shí)更新專業(yè)技能，及時(shí)了解行業(yè)動(dòng)向，學(xué)習(xí)新知識(shí)，適應(yīng)行業(yè)發(fā)展規(guī)律；同時(shí)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)成為文檔一體化進(jìn)程中不可或缺的重要因素,文檔一體化軟件的開發(fā)也需要文檔人員熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)。檔案人員要有針對(duì)性地加強(qiáng)外語、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代通訊及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、辦公自動(dòng)化和電子輔助設(shè)計(jì)等知識(shí)的學(xué)習(xí)。

（五）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的宣傳

要加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案管理人員的宣傳教育，使他們了解涉及人事檔案管理的有關(guān)法規(guī)，增強(qiáng)他們的道德觀念與法律觀念。同時(shí)加強(qiáng)前端控制思想的灌輸，讓工作人員加強(qiáng)對(duì)前端控制理論的了解，主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，緊跟行業(yè)發(fā)展動(dòng)向，提高檔案管理效率。

干部人事檔案管理有關(guān)干部的任用與選拔，涉及國家與社會(huì)的利益，馬虎不得。加強(qiáng)干部人事檔案的前端控制，有利于從源頭加強(qiáng)管理，防止造假。相關(guān)檔案工作人員應(yīng)該盡早接受前端控制理論，及時(shí)掌握相關(guān)理論，提高管理效率，防止造假，維護(hù)國家與社會(huì)的利益。

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（作者單位：山東建筑大學(xué) / 山東大學(xué)歷史文化學(xué)院）