淺談我國檔案信息化建設

屈民

摘 要：隨著電子計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術的全面普及，信息時代已經全面到來。信息化的技術手段也全面滲透到人們生活的方方面面。檔案屬于記錄重要事實的重要文獻，在社會生活中對于國家、政府及人民都有重要作用。用信息化技術手段代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工管理方法，應用到檔案管理工作中，能夠增加檔案管理的工作效率，為檔案管理工作人員減輕管理負擔。本文將對檔案信息化建設的意義、存在的問題及解決措施等進行簡要論述，希望能為檔案管理工作提供值得參考的意見。

關鍵詞：檔案 信息化建設 理論分析

目前，我國很多工作領域都已改變傳統(tǒng)法工作方式，引用了電子計算機網(wǎng)絡技術，從而使我國的各項產業(yè)都在一定程度上實現(xiàn)了現(xiàn)代化的發(fā)展。檔案作為記錄國家及個人主要信息的載體，具有嚴格保存與管理的必要。傳統(tǒng)的檔案管理工作，主要依賴人工管理。運用這樣的方式工作，通常工作量會比較大，而且常常會出現(xiàn)紕漏。引用信息化技術進行檔案管理工作，將能夠實現(xiàn)檔案管理的效、有序進行。實際管理工作中，還需要不斷對現(xiàn)有的技術進行完善。

1、檔案信息化管理的意義

檔案具有記錄人類社會發(fā)展中的重要事件的作用，在人類的生產生活中，具有不可替代的作用，因此，有必要通過一定手段實現(xiàn)檔案的安全管理工作。目前，對于檔案信息化這一概念尚無明確的界定，對于這一概念的解釋也是眾說紛紜，如有些專家和學者這樣認為，所謂的檔案信息化實質上就是指在檔案管理活動中，以網(wǎng)絡化、數(shù)字化和現(xiàn)代信息技術等作為核心，對檔案信息資源進行全面的開發(fā)、利用和管理，以提高檔案管理工作的效率和質量，使檔案管理有手工向自動化方向轉變。雖然這種解釋并不全面，但是其中卻闡述除了檔案信息化建設的實質，那就是積極應用計算機、網(wǎng)絡、信息以及數(shù)字化等技術來實現(xiàn)高質量、高效率的檔案管理。信息化技術的引用，可以實現(xiàn)檔案的高效管理和安全保存。檔案的信息化建設指運信息技術手段對檔案進行管理和整合，使檔案資料能被高效、合理的應用。我國主要通過建設特殊的檔案管理網(wǎng)絡，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，進再實現(xiàn)檔案的一體化建設和管理。特定的檔案管理網(wǎng)絡，有利于實現(xiàn)檔案資源的合理化共享。數(shù)字化管理有利于實現(xiàn)檔案信息化建設的目標。而一體化的建設和保存，有利于檔案的安全保存。這幾個方面，共同組成了我國方案信息化建設的網(wǎng)絡。檔案的信息化管理，將能夠減少檔案管理人員法工作量，提高檔案管理的工作效率，促進我國檔案管理的發(fā)展。進而形成一個完整的管理體系，這樣不但能夠提高檔案信息的管理效率，而且還能進一步減少各種資源的使用，有助于確保檔案信息的完整性和利用性。

2、檔案信息化建設的現(xiàn)狀

目前，我國檔案的信息化建設已經取得了一定的工作成果，但是在發(fā)展中還存在這會一定的問題。這些問題會對我國檔案的信息化建設帶來阻礙。因此，檔案管理部門和檔案管理工作者還應該不斷熟悉信息化技術手段的特點，從而使檔案信息化建設工作不斷得到完善。

2.1缺少相關網(wǎng)絡化建設的協(xié)調能力。

當前，我國在進行網(wǎng)絡化建設過程中，尤其是在資源共享與信息化、網(wǎng)絡化建設方面我國尚未能夠形成具有統(tǒng)一性管理機制，由此可知我國缺少相關網(wǎng)絡化的建設協(xié)調能力。當前階段形成的檔案信息網(wǎng)站相對比較分散，且存在無法資源共享的問題，這就會造成大量的資源、人財物方面的浪費。

2.2檔案信息化建設與相關輔助能力方面存在缺陷。

傳統(tǒng)類型的檔案管理方面信息量相對較大，計算機在這個過程中無法對全部信息內容進行有效性管理，因此也在很大程度上阻礙了檔案信息化建設程度提升。

2.3檔案信息數(shù)據(jù)丟失情況嚴重。

在針對檔案信息完成收集的過程中，可能會存在人為性影響因素，造成信息搜集工作本身存在不完整性，這種不完整性也會嚴重影響檔案信息方面的正常發(fā)揮。

3、加強檔案信息化建設的有效手段

檔案信息化建設的實現(xiàn)，將對我國檔案管理工作帶來積極的促進作用。這就需要相關部門及管理人員制定出合理的建設措施。

3.1加大檔案信息網(wǎng)絡一體化建設力度。檔案信息網(wǎng)絡一體化管理是檔案建設的前提條件和物質基礎，其也是利用和保存檔案信息的重要保障，因此，我們務必要加大網(wǎng)絡一體化的管理力度。首先，應該加快發(fā)展各省市的檔案建設，并且在傳統(tǒng)的檔案管理上引入網(wǎng)絡技術，平且建立專門的數(shù)據(jù)庫和傳輸平臺。其次，各省市的檔案建設應該加強聯(lián)系，并且檔案數(shù)據(jù)庫要與當?shù)氐呢攧站W(wǎng)絡進行互聯(lián)，從而構建一個系統(tǒng)的網(wǎng)絡結構體系。最后，監(jiān)督部門要時刻關注檔案建設的進程和變化，為推動檔案信息化建設奠定基礎。

3.2科學規(guī)劃。檔案信息化建設需要科學合理的發(fā)展規(guī)劃來指導方向，從而確保檔案信息化建設往健康積極的方向發(fā)展。信息化建設的最大障礙就是資金的投入，對于基層的檔案信息化建設是一個大的挑戰(zhàn)，對于經濟欠發(fā)達地區(qū)的基層更是一個難題，因此，財政經費不足是制約檔案信息化建設的最大因素。因此，針對財政經費困難的現(xiàn)象，檔案管理部門要根據(jù)現(xiàn)有的條件進行人力精簡，將有限的人力、財力資源發(fā)揮到極限，制定科學可行的建設規(guī)劃，從而確?；鶎拥臋n案信息化建設能夠穩(wěn)妥地進行。

3.3加大資金投入。檔案信息化建設需要資金的投入和支持。基層檔案信息化管理部門應該爭取向上級單位申請經費撥款，將檔案信息化建設合并到電子財務建設中，盡可能地引起上級單位的充分重視，從而加大對檔案信息化建設的資金投入，并且確保投入的經費能夠維持檔案信息化建設的正常秩序，推動基層檔案信息化建設的發(fā)展。

3.4加強檔案人才培養(yǎng)。檔案信息化建設不僅需要充足的資金、先進的技術，還需要懂檔案管理知識和技術應用的復合型人才，因此，檔案管理部門應該對人力資源進行合理地調配，精簡管理人員的結構體系，將檔案管理知識淵博，工作作風嚴謹，同時愛好學習先進技術的人員調配到檔案信息化管理崗位上，加強培訓和管理。

4、結語

檔案信息化建設的發(fā)展將有利與檔案的合理運用和保存。通過以上的論述可知，目前我國的檔案信息化建設工作還存在一定的不足，為了促進我國的檔案管理工作進行，相關部門還需要對檔案信息化的管理手段不斷完善。應在科學理論的指導下，結合我國的國情和檔案管理的實際情況，制定出符合需要建設和管理措施，這樣才能實現(xiàn)我國現(xiàn)代化的檔案信息化建設。

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