淺談辦公室文書檔案管理工作

曲海柱

摘 要：本文主要是對(duì)文書檔案管理的涵義、特點(diǎn)、重要性、當(dāng)前辦公室文書檔案管理工作存在的問題及其應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行分析論述，希望能夠提供一些有價(jià)值的參考。

關(guān)鍵詞：辦公室 文書檔案 管理

一、文書檔案管理的概述

1.文書檔案管理的涵義

文書檔案實(shí)際上就是反映行政或者黨務(wù)等活動(dòng)的檔案，主要包括布告、命令、信函、指示、決定、通知、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、批復(fù)、計(jì)劃和總結(jié)等。而文書檔案管理則是將已經(jīng)發(fā)生過的事件及其具體過程記錄下來，并以電子文件或者紙質(zhì)形式載體加以儲(chǔ)存，具體主要包括對(duì)這些文書檔案信息進(jìn)行收集、整理、檢索、堅(jiān)定、統(tǒng)計(jì)、利用以及保護(hù)等工作。同時(shí)，這些工作環(huán)節(jié)之間大都有緊密的聯(lián)系性，特別是利用環(huán)節(jié)更是文書檔案管理的核心。

2.文書檔案管理的特點(diǎn)

文書檔案管理工作的特點(diǎn)包括“一體化”和“綜合性”兩個(gè)主要特點(diǎn)。其中的“一體化”特點(diǎn)是指文書檔案整理是在文件搜集、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦和承辦基礎(chǔ)上所進(jìn)行的一個(gè)文書檔案管理環(huán)節(jié)，二者相輔相成，共同決定著文書檔案管理工作的質(zhì)量。而“綜合性”特點(diǎn)是指文書檔案管理工作除了負(fù)責(zé)管理文書檔案工作外，也涵蓋了會(huì)計(jì)、人事以及科技等方面檔案的管理，內(nèi)容比較豐富、復(fù)雜，所以綜合性很強(qiáng)。

3.文書檔案管理的重要性

在現(xiàn)代企事業(yè)單位管理中，文書檔案管理也是管理中一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。文書檔案管理不僅是確保事業(yè)單位工作質(zhì)量和效率得以提升的重要條件，同時(shí)也是衡量事業(yè)單位管理水平的關(guān)鍵尺度。而就文書檔案管理工作重要性的具體內(nèi)容而言，其主要包括兩個(gè)方面：一方面，文書檔案的憑證作用，其可以記錄下企業(yè)的真實(shí)發(fā)展情形，具有一定法律效用，同時(shí)由于其大都是當(dāng)事人的聲音文件、影響文件或者親筆手稿，所以真實(shí)性比較強(qiáng)；另一方面，文書檔案的參考作用，其是企業(yè)以前發(fā)展過程的完整記錄，也是企業(yè)發(fā)展的第一手資料，所以可以為企業(yè)未來的發(fā)展提供必要的參考數(shù)據(jù)，具有重要的作用。特別是隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，企業(yè)每天的發(fā)展過程中均會(huì)產(chǎn)生大量的文檔信息，加之人們對(duì)于文檔服務(wù)的質(zhì)量提出了更高的要求，所以文書檔案管理工作急需完善、創(chuàng)新和改革。

二、辦公室文書檔案管理工作存在的問題

1.缺乏規(guī)范的文書檔案管理制度

當(dāng)前，許多企事業(yè)單位的文書檔案管理一般都設(shè)置在行政辦公室的綜合檔案室里，由于行政辦公室工作任務(wù)繁重，沒有及時(shí)將分散在其他科室的文書檔案資料歸檔；或由于辦公室人員為了方便使用，沒有及時(shí)將使用完畢的文件歸檔；或其他科室人員對(duì)文書檔案歸檔沒有足夠的重視，使用后將文檔放在自己科室而導(dǎo)致流失，這樣的檔案管理不利于綜合開發(fā)利用，造成管理松散，使用效率低下，在出現(xiàn)問題時(shí)各個(gè)部門相互推諉，不利于管理。另外，目前很多單位不重視文書檔案的管理，管理意識(shí)薄弱，檔案管理的制度不完善，職責(zé)分工不明確。文書檔案的管理利用，跟不上企事業(yè)單位發(fā)展的新形勢(shì)，文書檔案資料如果能夠得到充分的利用，將會(huì)為企事業(yè)創(chuàng)造極大的經(jīng)濟(jì)利益，促進(jìn)單位管理的科學(xué)規(guī)范。

2.文書與檔案工作在銜接上存在著問題

文書檔案工作，即文書和檔案兩者組成，它們既有區(qū)分也有聯(lián)系，既有分工也有統(tǒng)一。一個(gè)“分體式”的管理體系能夠從根本上實(shí)現(xiàn)在現(xiàn)實(shí)中文書工作與檔案工作的和諧配合。就目前的情況看來，在大多數(shù)單位當(dāng)中，“分塊管理”是文書和檔案工作中所實(shí)行的管理制度。雖然說這種管理制度具備了有效性和科學(xué)性，但在現(xiàn)實(shí)工作當(dāng)中由于文書人員對(duì)于檔案的意識(shí)較為單薄以及檔案人員對(duì)于文秘的工作也很少有考慮，在某種程度上這種制度卻讓文書工作和檔案工作產(chǎn)生了分歧，沒能夠真正做到和諧的統(tǒng)一。

3.檔案人員管理意識(shí)淡薄

在文書檔案的管理過程中，由于部分檔案人員的管理意識(shí)較為薄弱，僅側(cè)重于紅頭文件的管理，忽略無編號(hào)或一般性的文件資料，這間接影響了的歸檔工作，致使歸檔文件材料質(zhì)量不高，加上少數(shù)檔案人員的工作責(zé)任心不強(qiáng)，沒有認(rèn)真記錄與整理相關(guān)的檔案文件，造成檔案文件的真?zhèn)涡圆幻?，文件材料分散不好管理和利用查閱。具體表現(xiàn)于：個(gè)別檔案人員在處理文件資料時(shí)，沒有仔細(xì)鑒別檔案文件的真實(shí)性，不能區(qū)分檔案文件的原件與復(fù)印件，沒有及時(shí)歸檔文件資料的原件，無法確保它們的完整性與正確性，這些均會(huì)導(dǎo)致檔案文件材料的利用價(jià)值喪失或降低，法律依據(jù)性不強(qiáng)。因此，針對(duì)上述存在的管理問題，我們必須及時(shí)采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，加強(qiáng)辦公室文書檔案的收集與歸檔工作，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

三、完善辦公室文書檔案管理工作的措施

現(xiàn)階段，我國(guó)辦公室文書檔案管理工作存在著一些問題，不利于工作的順利開展，因此需要針對(duì)問題，采取有效的措施。具體措施如下所述。

1.建立健全完善的檔案管理制度

文書檔案管理對(duì)一個(gè)單位的管理有著重要作用，單位領(lǐng)導(dǎo)要充分重視文書檔案的管理工作，完善檔案管理制度，完善檔案管理需要的硬件配套，并將單位文書檔案管理制度深入貫徹實(shí)施，促進(jìn)文書檔案管理規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，切實(shí)提高文書管理水平。要提高檔案管理工作的規(guī)范化現(xiàn)代化管理水平，必須穩(wěn)辦公室人員隊(duì)伍，提供較好的工作條件和環(huán)境，使其能安心文書工作于檔案管理工作。另外，要從思想上牢固樹立做好文書檔案工作的責(zé)任意識(shí)，發(fā)揚(yáng)奉獻(xiàn)精神，認(rèn)真地做好文件資料的收集整理工作，進(jìn)行統(tǒng)一保管，以便查找和利用。

2.建設(shè)“自動(dòng)化”系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)一體化管理

在自動(dòng)化環(huán)境下，將實(shí)現(xiàn)淡化文書和檔案二者界限的效果。所有的文書將在相應(yīng)設(shè)定的系統(tǒng)下得到統(tǒng)一的體現(xiàn)，文書的儲(chǔ)存、分類、瀏覽等將更加容易、更加規(guī)范。在自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)時(shí)，需要考慮的是前期的文書處理以及后期的歸檔管理工作。將文書和檔案的信息歸入到相應(yīng)的系統(tǒng)之中，再通過計(jì)算機(jī)對(duì)其進(jìn)行有效的管理，從而達(dá)到資源共享的作用，并且能夠?qū)崿F(xiàn)文書、檔案工作合二為一的實(shí)現(xiàn)“多途徑檢索”“一次性輸入輸出”的信息化管理效果。這樣的情況下，能夠有效的將兩者的工作精密的結(jié)合起來，從根本上實(shí)現(xiàn)文書處理、檔案管理的一體化。

3.加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)

作為一名檔案的管理人員，需要具備豐富的檔案管理知識(shí)與扎實(shí)的管理能力。除利用業(yè)余時(shí)間自我學(xué)習(xí)外，還可參加相應(yīng)的省市檔案局的有關(guān)檔案管理培訓(xùn)，以此不斷深化自身的檔案管理專業(yè)知識(shí)與業(yè)務(wù)水平。同時(shí)，也要加強(qiáng)兼職檔案管理人員的知識(shí)與技能培訓(xùn)，使他們深化了解并掌握有關(guān)文書檔案的收集與歸檔范圍、歸檔流程、文書檔案的整理、分類、編目、編號(hào)、裝訂、立卷、保管、借閱管理等方法，以便為檔案管理工作打好基礎(chǔ)。對(duì)于檔案文件的收集期間存在的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)向各部門反饋，并要求其修改。對(duì)不熟悉的人員，可給予相關(guān)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，以確保辦公室文書檔案管理工作的順利進(jìn)行，減少檔案收集完成后出現(xiàn)較多的返工情況，確保檔案管理工作有序開展。同時(shí)也要爭(zhēng)取本單位本公司領(lǐng)導(dǎo)、同事們的高度重視支持和配合，才能確保檔案管理工作有序開展。

四、結(jié)束語

綜上所述，文書檔案工作對(duì)于我國(guó)的進(jìn)一步發(fā)展有著重要的意義，雖然現(xiàn)階段我國(guó)的文書檔案工作還存在著一些不足，但我們已經(jīng)找到了所需解決的問題，并根據(jù)問題提出了解決方案。相信在下一階段工作中認(rèn)真的落實(shí)這些優(yōu)化方案，文書檔案管理工作將得到很好的發(fā)展完善。

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