如何做好檔案管理工作

管芳

現(xiàn)在是信息化的社會，對于檔案資料的需求是非常必要的，做好檔案的安全管理工作就變得尤為重要。目前檔案的安全管理是存在著檔案本身保管不當和檔案信息管理的不當?shù)纫幌盗袉栴}，所以要進行完善檔案安全管理制度體系、提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力、加強檔案管理工作的保密性和提高檔案庫房的安全性，這些都是做好檔案管理工作所必須的，這樣促進更好的進行檔案管理工作。隨著信息時代的發(fā)展，各種高新技術(shù)不斷的出現(xiàn)，但是對于檔案保管的安全性也構(gòu)成了威脅。在信息化的社會，檔案在社會的發(fā)展中占據(jù)著非常重要的地位，所以對于涉及保密工作的檔案的保管也是需要進行加強的。做好檔案管理工作的保密性，就可以保證各方的利益。對于檔案安全管理，不僅要做到檔案實體的安全保管，同時對于保密性的管理也非常重要。1.檔案安全管理中存在的問題1.1檔案本身的保管不當在檔案安全管理工作中，有諸多的情況會造成檔案本身的保管不到位，以致于檔案發(fā)生損毀。在實際的管理中，在檔案的管理柜中，經(jīng)常會放一些雜物，這會導致檔案放置過于混亂。一些檔案柜的日常維護管理工作不當，比如在防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防光、防塵、防污染方面做得不好。有時檔案的管理人員在下班后將門窗開著，如果遇到雷雨天氣對檔案的損害是一大隱患。對檔案柜里的溫度也沒有進行定期檢測。這些都是檔案本身的保管不當給檔案保管安全性帶來的威脅。1.2檔案信息管理的保管不當在進行檔案的安全保管工作時，管理檔案信息的人員由于工作的疏忽，會對一些檔案的信息的分類、排列和編號等工作遺忘，這不便于日常的檔案管理和信息查詢。在檔案中不乏有一些照片、底片等資料，這些資料有時沒有進行定期的檢查和管理，就會造成這些資料的發(fā)黃和發(fā)霉后都沒有進行及時的處理。對于聲音和錄像這一類的檔案要及時準確的復制刻錄，否則一旦遺失或損壞，便無法挽救。1.3檔案安全保管的硬件條件不夠檔案在進行安全保管時，是必要具備一定的硬件條件的。但是由于經(jīng)濟的發(fā)展存在不均衡的現(xiàn)象，那么就會導致檔案保管的條件差距也有一定的差別。對于一些經(jīng)濟比較富裕的地區(qū)，一般是有專門的檔案庫房，在檔案保護的設施方面做得也比較好。但是在經(jīng)濟條件比較差的地方，其檔案安全保管的硬性條件就比較低，這就會使得檔案的安全管理得不到保證。2.加強檔案安全管理的措施2.1完善檔案安全管理制度體系在加強檔案安全管理方面，必須要完善檔案安全管理制度體系。首先要對安全管理給予重視，必須要把檔案安全管理工作作為具體的考察制度納入工作績效的考核中。在進行檔案安全時，要制定具體的制度并且不斷進行完善，將檔案的安全管理和個人的責任制聯(lián)系在一起，這樣有助于管理人員明確自己的工作內(nèi)容和責任，具體有針對性的做好相應的制度管理。對具體的檔案管理人員，要有具體的制度進行定期的安全性的檢查，這樣確?？梢约皶r發(fā)現(xiàn)問題解決問題，促進檔案安全管理工作可以更高效的進行。2.2提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力對于檔案管理人員，其主要的工作任務就是要保護的檔案的安全性和完整性。在進行檔案安全管理時，其目的要保證的檔案的不壞、不丟、不散、不亂。不壞，使得檔案可以沒有被損壞。如果有發(fā)現(xiàn)檔案的損害，要及時采取措施進行補救。檔案管理人員需要能夠保證檔案的不遺失不被偷竊，對檔案進行安全備份，集中對檔案進行管理，防止出現(xiàn)檔案雜亂的現(xiàn)象，所以對于檔案管理人員而言，這是一項重要且需要有責任心和認真的態(tài)度的工作。因此，對于檔案管理人員的要求也比較高，這就需要檔案管理人員有較高的素質(zhì)和工作能力。首先要求檔案管理人員需要有高度的責任心，秉承著對人們認真負責的態(tài)度全心全意的為人民進行服務，對于這份工作也要有強烈的激情。然后就是要求檔案管理人員具有很好的工作能力，對保管的檔案需要熟悉其內(nèi)容和知道檔案管理的相關法律，這樣都是能力的體現(xiàn)。檔案管理工作人員也需要一定的文化知識，這樣可以對于工作中遇到的問題進行主動地分析得出解決的方案，這對于靈活的進行檔案管理工作是非常重要的。只有檔案管理人員具有很好的工作能力，才能具有觀察的能力，能很好的處理觀察工作中遇到的問題，管理人員具有較高的素質(zhì)，才能工作中可能出現(xiàn)的不合規(guī)定的行為反映給上級，這樣以保證檔案的安全性。2.3加強檔案管理工作的保密性為了做好檔案安全管理工作的保密性要求，就要對出入庫內(nèi)的檔案進行嚴格的清點檢查，這樣可以保證做到不泄密。現(xiàn)在網(wǎng)絡信息的發(fā)展逐漸深入人們的日常生活中，檔案所依附的載體也變得更加網(wǎng)絡化，但是這也給檔案安全管理埋下了安全隱患。對于數(shù)字化的檔案庫要進行設立系統(tǒng)的防火墻，只有擁有對的密碼才可以進行訪問，安裝保密隔離卡和建立備份的數(shù)據(jù)恢復系統(tǒng)都是必不可少的安全管理工作。2.4提高檔案庫房的安全性有些地方的檔案管理所用的檔案庫房是臨時的庫房或者是廢棄的廠房，但是這些地方?jīng)]有很好的防火防盜的設備，所以對于檔案的安全管理是非常不安全的。為了提高檔案庫房的安全性，在庫房中必須具有防火防盜的設備、測量溫度的裝置和防蟲的一些藥物。同時對于檔案庫房要經(jīng)常的進行維護，平時要定期進行庫房內(nèi)部的溫度和濕度的檢查，對防火防盜措施也要定期檢查是否可以正常使用。要檢查檔案庫房內(nèi)的線路是否安全、滅火器的安全性，這樣可以防止火災的發(fā)生。3.結(jié)語檔案管理對于一個企業(yè)和社會組織機構(gòu)都是非常重要的，檔案可以記錄在生產(chǎn)和各項活動中重要的有價值的信息，同時對于一些可貴的經(jīng)驗也是一種保存方式，所以檔案管理工作是占據(jù)著非常重要的地位的，必須要給予重視。如果檔案沒有進行很好的管理，就會對工作造成嚴重的耽誤。為了促進工作和活動的高效率的進行和加強結(jié)果的真實可靠性，做好檔案的安全管理工作是非常必要的。endprint