做好辦公室行政管理工作的思考與建議

郭彥鳳

【摘 要】作為組織服務(wù)的核心的辦公室，辦公室的天職是服務(wù)組織，立足于服務(wù)組織是辦公室工作的主要特點之一。辦公室行政工作要切實負(fù)責(zé)起本業(yè)務(wù)系統(tǒng)的本職工作，每一環(huán)節(jié)的工作都及時準(zhǔn)確地進行銜接和處理，才能做到各個機構(gòu)部門的協(xié)調(diào)一致。

【關(guān)鍵詞】辦公室；行政管理；員工素質(zhì)

1 辦公室行政管理工作的重要作用

1.1 它是組織上傳下達的咽喉

從行政管理角度看辦公室工作，主要完成的是上級部門下達的各項行政工作，處理的是領(lǐng)導(dǎo)和各部門工作人員之間的關(guān)系。辦公室是一個組織內(nèi)的重要助手，其助手作用體現(xiàn)在：辦公室結(jié)合本單位的實際情況來貫徹和執(zhí)行上級機關(guān)部署的各項任務(wù)和工作，并且監(jiān)督檢查實施落實的結(jié)果。辦公室是一個組織內(nèi)的重要參謀，其參謀作用表現(xiàn)在：辦公室工作人員的重要工作之一是深入員工，了解基層情況和需求，廣泛聽取基層意見和建議，及時向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出建設(shè)性意見，提出改進建議。

1.2 它是組織協(xié)調(diào)左右的紐帶

辦公室是一個綜合性的辦事部門，是保證組織正常運轉(zhuǎn)的中介和橋梁。辦公室在組織內(nèi)通常大量地溝通上下工作，聯(lián)系部門工作人員，通過對事務(wù)和工作人員的合理、及時銜接，來完成上級下達的各項任務(wù)。鑒于上級下達事務(wù)的時效性和重要性不同，辦公室工作的重點就要放在快捷、周密，以及規(guī)范地對其進行傳達和實施。隨著工作節(jié)奏的不斷加快，辦公室協(xié)調(diào)左右的紐帶作用也日益明顯。作為組織服務(wù)的核心的辦公室，辦公室的天職是服務(wù)組織，立足于服務(wù)組織是辦公室工作的主要特點之一。辦公室的服務(wù)作用首先體現(xiàn)在為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，辦公室從屬于相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)，服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)是每個員工的工作職責(zé)。辦公室行政工作就是為組織和領(lǐng)導(dǎo)提出科學(xué)合理、及時有效的意見和建議。其次是為組織和基層服務(wù)，辦公室工作及時地掌握組織的決策方向和基層的需求情況，為解決組織和基層存在的問題出謀劃策。最后是為員工服務(wù)，辦公室工作中對外工作的部分即是為員工服務(wù)的體現(xiàn)。簡言之，辦公室是組織行駛服務(wù)職能的核心。

2 辦公室行政管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題

2.1 辦事效率低下，不能及時地上傳下達

作為一個綜合全面的辦事機構(gòu)，辦公室行政工作在宏觀層面，肩負(fù)著傳達、執(zhí)行、監(jiān)督和服務(wù)等諸多方面的整體職能；在微觀層面，擔(dān)負(fù)著起草文件、處理文書、傳遞信息和進行接待等眾多事務(wù)。通常是組織承上啟下、協(xié)調(diào)左右和聯(lián)系內(nèi)外的橋梁和樞紐。在改革開放日益深化的今天，各組織的職能劃分越發(fā)清楚、各司其職，各部門的分工也越發(fā)細致。這樣的職能劃分導(dǎo)致眾多的機構(gòu)辦公室行政工作承擔(dān)組織事宜，上級機關(guān)傳達的任務(wù)和精神層層下達，中間經(jīng)過眾多的部門和人員，造成不必要的時間浪費。所以，隨著辦公室行政工作的細致劃分，導(dǎo)致上級命令和精神下達的程序變得繁瑣，時間花費更長，從而降低了辦公室行政工作的效率。

2.2 辦公室行政工作人員工作能力較差

辦公室行政工作事務(wù)繁多而瑣碎，因此有部分工作人員對待工作缺乏認(rèn)真求實的精神，得過且過。面對上級下達的任務(wù)和精神，出現(xiàn)與自己意見相左的情況時，不能做到客觀對待，主觀上產(chǎn)生敷衍情緒，導(dǎo)致潦草處理的結(jié)果。同時，面對當(dāng)今社會金錢物質(zhì)等各方面的誘惑，部分工作人員不能正確對待，以至于步入貪污腐敗的歧途。另外，還有個人能力方面的問題，有的工作人員辦事馬虎、缺乏嚴(yán)謹(jǐn)細致的品質(zhì)，導(dǎo)致辦公室行政工作的執(zhí)行不能沿著預(yù)期的軌道進行和發(fā)揮作用。最后，辦公室行政人員服務(wù)員工的意識不夠強烈，甚至認(rèn)為為員工服務(wù)是員工有求于自己，在工作中出現(xiàn)“擺架子”、“端姿態(tài)”的不良現(xiàn)象。以上這些辦公室行政工作人員個人能力和品格方面的問題是他們工作能力不夠、工作素質(zhì)較低的體現(xiàn)，這些問題都有待在日常工作中不斷改進。

3 做好辦公室行政工作的建議

3.1 精簡辦公部門和機構(gòu)，提高辦事效率

要提高辦公室行政工作的辦事效率，首先要做的是精簡辦公機構(gòu)和部門。減少中間部門的設(shè)置，才能使命令、精神的下達更加地快捷和有效。與此同時，辦公室行政工作要切實負(fù)責(zé)起本業(yè)務(wù)系統(tǒng)的本職工作，每一環(huán)節(jié)的工作都及時準(zhǔn)確地進行銜接和處理，才能做到各個機構(gòu)部門的協(xié)調(diào)一致。各部門和機構(gòu)只有找到并且認(rèn)識清楚辦公室行政工作的特定內(nèi)容和職能，才能樹立起全局觀念，從而積極努力地為領(lǐng)導(dǎo)辦事、為基層服務(wù)、為員工謀利。簡言之，辦公室行政部門要對機構(gòu)的設(shè)置進行精簡，各職能部門要各司其職，才能提高自身辦事效率，以自己良好的“服務(wù)”形象，為組織內(nèi)外“做實事”，為基層為員工“辦大事”。

3.2 加強對辦公室行政工作人員的培訓(xùn)，提升員工素質(zhì)

作為辦公室行政工作人員，為了適應(yīng)辦公室工作的新要求，首先要一如既往堅持學(xué)習(xí)，培養(yǎng)自己觀察、分析和解決問題的能力。辦公室繁雜的工作事務(wù)不僅要求工作人員要能高效處理好急需解決的事務(wù)，還要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀。同時始終保持自己良好的工作態(tài)度，從被動工作逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃庸ぷ?，探索做好行政工作的新方法和好路子。還要注重對新知識的學(xué)習(xí)、新問題的研究，用新的有用的知識去解決新的問題，做到與時俱進。最后，還要樹立和加深全心全意為人民服務(wù)的思想，提高自己的服務(wù)能力，在繁雜的工作中甘于吃苦、樂于奉獻、敢為人先，提高自己的工作能力和工作素質(zhì)，充分發(fā)揮自己的價值。

4 結(jié)束語

辦公室行政工作是一個組織機構(gòu)不可或缺的工作環(huán)節(jié)，它對組織機構(gòu)的正常運轉(zhuǎn)和各項事務(wù)的順利處理，起著承上啟下的橋梁作用，是協(xié)調(diào)左右的紐帶和服務(wù)工作的核心。但是現(xiàn)階段辦公室行政工作的問題在于，機構(gòu)的繁復(fù)和人員的冗雜造成的辦事效率低下、工作人員素質(zhì)有待提高，以及外界社會認(rèn)知的偏頗。針對這些問題，辦公室行政機構(gòu)需要精簡和規(guī)范，以提高辦事的效率；工作人員要不斷學(xué)習(xí)、樹立正確的思想意識，以更好地進行行政工作；同時，各機構(gòu)部門要努力糾正外界社會的認(rèn)知偏頗，使之成為自己完善工作的不竭動力。只有這樣，才能充分體現(xiàn)和發(fā)揮辦公室行政工作的積極作用。

【參考文獻】

[1]新時期如何做好辦公室行政管理工作[J]. 宋津方. 品牌（理論月刊）. 2011（06）

[2]淺談提高辦公室督查工作的效率[J]. 張克明. 三明高等?？茖W(xué)校學(xué)報. 2003（01）